Ganhos:
- Capacidade de explicar as funções da automação de processos robóticos (RPA) e da inteligência artificial e a abordagem de automação inteligente (hiperautomação).
- Capacidade de projetar um processo manual, dividindo-o em etapas e distinguindo entre etapas que são adequadas para automação e aquelas que requerem aprovação humana
- Capacidade de avaliar projetos de automação apoiados por IA em termos de gerenciamento de exceções, trilha de auditoria e custo de erros
Em todas as organizações, existem tarefas tediosas e propensas a erros que as pessoas repetem todos os dias: copiar dados de um sistema e inseri-los em outro, processar manualmente informações de faturamento, classificar e-mails recebidos. A automação robótica de processos (RPA) automatiza essas tarefas regulares e repetitivas com robôs de software que imitam as etapas executadas por um ser humano na tela. “Robô” aqui não é uma máquina física, mas sim um software que clica, escreve e copia na tela. O poder do RPA é que ele funciona sobre sistemas existentes sem alterá-los; Portanto, proporciona resultados rápidos mesmo em sistemas antigos e de difícil integração.
A RPA por si só não consegue entender situações “sem regras”. Se chegar uma fatura em formato padrão, o robô lê os campos; Mas se cada fornecedor enviar em um formato diferente, o robô ficará confuso. É aqui que entra a inteligência artificial: a IA executa as etapas que exigem “julgamento”, como compreender o documento, classificar o texto, extrair informações do texto livre, e a RPA realiza as etapas canônicas. Essa combinação é chamada de automação inteligente ou hiperautomação (automação de processos ponta a ponta apoiada por inteligência artificial). O papel do especialista em MIS é dividir um processo em partes e projetar qual parte pertence ao RPA, qual parte pertence à IA e qual parte pertence ao ser humano.
Automatizando um Processo
O cerne do projeto de automação é dividir o processo em etapas e classificar cada etapa. Existem três categorias. Etapas regulamentadas e estruturadas (compatíveis com RPA): "Insira cada linha do Excel na tela do ERP." Etapas que exigem comentários (com tecnologia de IA): “A qual categoria pertence este texto de reclamação?” Passos de alto risco ou incertos (deixados para a pessoa): "Aprovação de reembolso acima de 5.000 TL."
Uma boa automação salva as pessoas da carga repetitiva, e não do trabalho inteiro; deixa a decisão crítica para as pessoas. Isso é chamado de design human-in-the-loop: o robô prepara o trabalho, o humano o aprova. Por exemplo, o robô lê a fatura e insere a minuta no ERP, e o contador dá a aprovação final. Assim, velocidade e segurança são garantidas juntas.
Dica: Antes de automatizar um processo, sempre simplifique-o primeiro. Automatizar um processo ruim só produzirá resultados ruins mais rapidamente. Elimine primeiro as etapas desnecessárias e depois automatize o resto.
Gerenciamento de exceções e trilha de auditoria
Toda automação eventualmente encontra uma situação que quebra as regras: dados ausentes, formato inesperado, falha do sistema. O tratamento de exceções permite que o robô pare e notifique um humano com segurança em tais situações, em vez de fazer silenciosamente a coisa errada. Se nenhuma exceção for projetada, o robô proliferará erros silenciosamente e ninguém notará.
Outra necessidade é a trilha de auditoria: um registro de cada etapa do robô, quando foi realizada, com quais dados e com qual resultado. Sem uma pista de auditoria, um erro não pode ser investigado posteriormente; Essa rastreabilidade é uma exigência legal, principalmente em processos financeiros. A IA pode produzir um esboço desse design de processo, cenários de exceção e documentação; Mas qual etapa é crítica e qual é o custo do erro é determinado pelo conhecimento do negócio.
Três minicasos: em números
Caso 1 — Processo de divisão correto. Num centro de contabilidade, 4.000 faturas mensais de fornecedores eram processadas manualmente; O procedimento durou 6 minutos por pessoa. AI leu o documento e extraiu os campos, o RPA inseriu a minuta no ERP, o contador acabou de aprovar. O tempo de processamento diminuiu de 6 minutos para 1,5 minutos, mas a etapa de confirmação permaneceu com o humano; assim, a fatura errada continuou a ser detectada.
Caso 2 — Quando nenhuma exceção é projetada. Em uma seguradora, um robô de renovação de apólices manipulou silenciosamente 340 registros com formatos de data inesperados; ninguém percebeu e as renovações foram inseridas com data errada. Se a regra de exceção (“parar e relatar se o formato não for reconhecido”) fosse projetada do zero, o robô direcionaria esses registros para o humano. A correção levou semanas.
Caso 3 — Automação do processo errado. Em um varejista, o processo de confirmação do pedido teve 11 etapas; Seria automatizado com um robô. Quando o especialista do MIS examinou o processo, percebeu que as quatro etapas eram verificações duplas desnecessárias. Primeiro o processo foi reduzido para 7 etapas, depois foi automatizado. Se fosse automatizado sem simplificação, 4 passos desnecessários seriam permanentes.
Alerta Fraco/Prompt Forte
Alerta fraco:
Automatize o processamento de faturas.
Alerta poderoso:
Sua função: você é um designer de automação de processos. Divida o seguinte processo manual em etapas e classifique cada etapa: - [RPA] canônico, estruturado, repetitivo - [IA] exigindo interpretação/categorização/compreensão de texto - [HUMANO] alto risco ou decisão ambígua Para cada etapa, anote possíveis exceções e o que fazer em caso de erro. Liste as informações que precisam ser registradas para a trilha de auditoria. Processo: [descrição manual passo a passo do processo]
O prompt poderoso divide o processo, atribui cada etapa à função correta e levanta exceções e trilha de auditoria desde o início.
Quatro modelos copiáveis
1) Decomposição do processo:
Divida o processo manual abaixo em etapas numeradas. Para cada etapa: disponibilidade de entrada, processo, saída e automação ([RPA]/[AI]/[HUMAN]).Processo: [texto]
2) Gerando um cenário de exceção:
Para o seguinte processo automatizado, “o que poderia dar errado?” Liste cenários: dados faltantes, formato incorreto, erro de sistema, registro duplo. Sugira o que o robô deve fazer para cada um. Processo: [texto]
3) Revisão de simplificação:
Marque as etapas do processo abaixo que são desnecessárias, repetitivas ou que não produzem valor e escreva por que elas podem ser removidas. Sugira simplificação ANTES da automação. Processo: [texto]
4) Desenho da trilha de auditoria:
Projete uma trilha de auditoria para o seguinte processo automatizado: quais campos (tempo, usuário/robô, entrada, resultado, decisão) devem ser registrados em cada etapa?Indique eventuais lacunas em termos de rastreabilidade financeira. Processo: [texto]
Gráfico de comparação: RPA / IA / Humano
critério
RPA
Inteligência Artificial
humano
No que ele é melhor
Regular, repetitivo
Comentário, classificação
julgamento, responsabilidade
Tipo de entrada
estruturado
Texto semi/livre
todos os tipos
Comportamento de erro
Segue a regra ao pé da letra
Tão certo quanto pode estar errado
Pode detectar e parar
Auditoria
Fácil de registrar
A saída deve ser registrada
Assinatura/aprovação
decisão final
não
não
Sim
Erros comuns
- Automatizando o processo ruim. Automatizar sem primeiro simplificar perpetua o desperdício.
- Não projetando exceções. O robô, construído com base no pressuposto de que “tudo vai bem”, produz erros silenciosamente à primeira surpresa.
- Deixando a decisão crítica para a IA. Delegar aprovação de alto risco ao modelo; Mesmo que o modelo pareça confiante, está errado e não tem qualquer responsabilidade.
- Ignorando a trilha de auditoria. Sem deixar vestígios, o erro não pode ser investigado; Esta é uma violação legal no processo financeiro.
- Não estou observando o robô. Mudança de sistemas (tela, espaço); Um dia, o robô não monitorado começa a clicar silenciosamente no lugar errado.
Cuidado: A velocidade da automação também acelera o erro. Se um ser humano cometer um erro ao processar 60 registros por hora, ele estará limitado a 60 erros; Um robô instalado incorretamente pode corromper milhares de registros em minutos. Portanto, experimente inicialmente em um volume pequeno, sob supervisão.
Resumindo
O RPA automatiza tarefas regulares e repetitivas imitando etapas da tela; A inteligência artificial assume as etapas que exigem interpretação e classificação. A combinação dos dois é a automação inteligente. O cerne do design é dividir o processo em etapas e atribuir cada etapa ao RPA, IA ou humano; Decisões de alto risco mantêm as pessoas informadas. O tratamento de exceções e a trilha de auditoria são essenciais. A IA acelera a decomposição de processos, cenários de exceção e elaboração de documentação; Mas qual é a etapa crítica e o custo do erro é determinado pelo conhecimento do negócio. Antes de automatizar, simplifique e valide primeiro com um pequeno piloto.
Tarefa de aplicativo
Escolha um “processo de aprovação de solicitação de licença” (solicitações de funcionários, aprovações de gerentes, processos de RH). (1) Divida o processo em etapas com o prompt poderoso e classifique cada etapa como [RPA]/[AI]/[HUMAN]. (2) Descreva pelo menos 3 cenários de exceção e o que o robô fará em cada um. (3) Encontre pelo menos uma etapa desnecessária que possa ser removida antes da automação. (4) Liste as áreas a serem registradas para a trilha de auditoria. (5) Marque o único passo de alto risco e escreva por que ele deve permanecer no ser humano.
lista de verificação
- [] Dividi o processo em etapas e atribuí cada etapa à função correta.
- [ ] Simplifiquei o processo antes da automação.
- [] Eu defini o comportamento de exceção para cada etapa.
- [ ] Eu determinei as áreas a serem registradas para a trilha de auditoria.
- [] Deixei decisões de alto risco no circuito humano.
- [] Planejei primeiro um piloto supervisionado de pequeno volume.