Ganhos:
- Capacidade de produzir rascunhos de ajuda para localização (ferramenta de descrição), notas de conteúdo de escopo e seções de layout com inteligência artificial
- Capacidade de compreender o risco alucinatório da história biográfica/institucional e basear esta seção apenas em fontes verificadas
- Capacidade de permitir que a inteligência artificial direcione o pesquisador à fonte em vez de fornecer os fatos diretamente no serviço de referência
Um arquivo não é apenas responsável pela preservação de documentos; também é responsável por torná-los acessíveis ao pesquisador. Existem dois meios principais para esse acesso: ferramentas de descrição que apresentam o acervo (auxílio à localização — documento orientador que define o conteúdo, organização e escopo de um acervo arquivístico) e um serviço de referência que auxilia diretamente os pesquisadores. Ambos exigem um grande esforço: escrever um guia para uma coleção leva semanas e responder às perguntas dos pesquisadores ao longo do dia consome tempo. Além disso, estas duas obras são a “cara” do arquivo; O primeiro contato do pesquisador com o acervo muitas vezes se dá por meio do guia e do balcão de informações, portanto um erro aqui se reflete diretamente na confiabilidade do arquivo.
A IA é uma ajuda poderosa na elaboração de ferramentas de descrição e no apoio ao serviço de referência. Nesta unidade, aprenderemos como redigir um guia de coleta (ajuda para encontrar), redigir descrições de escopo e conteúdo, auxiliar nas dúvidas do pesquisador e ver por que a precisão não é negociável nesses serviços.
Ferramentas de descrição: mapa da coleção
Uma ferramenta de descrição permite ao pesquisador perguntar “o que há nesta coleção que funciona para mim?” Ele permite que você responda à pergunta. Normalmente inclui:
- Descrição geral: Nome, escopo, intervalo de datas, tamanho da coleção.
- História biográfica/institucional: Breve história da pessoa ou instituição que produziu os documentos.
- Nota de escopo e conteúdo: Explicação sobre que tipo de documentos e sobre quais assuntos fazem parte do acervo.
- Disposição: Como os documentos são agrupados (séries, subséries).
- Inventário: lista detalhada em nível de caixa/arquivo.
Esses documentos são escritos de acordo com padrões (por exemplo, ISAD(G) ou EAD - Encoded Archival Description, o padrão de codificação digital para guias de arquivo). A IA pode produzir esboços dessas seções a partir de inventário bruto e resumos de documentos; mas todos os fatos (história, história da pessoa, da instituição) devem ser verificados.
Outro valor das ferramentas de descrição é que elas podem ser escritas em diferentes níveis de detalhe. Às vezes não há tempo ou recursos suficientes para descrever milhares de caixas de um arquivo ao nível do documento; Neste caso, é feita uma descrição multinível: primeiro uma descrição geral ao nível do fundo, depois a série e, sempre que possível, ao nível do ficheiro. A IA é particularmente útil para redigir a nota de escopo geral de nível superior a partir de resumos de casos de nível inferior; Faz um resumo da massa ao todo. Mas cada camada deste resumo deve ser consistente com os documentos reais da camada inferior; A IA não deve fazer uma declaração de escopo que não esteja na coleção de nível superior.
Cuidado: A seção de história biográfica/institucional é onde a alucinação mais frequentemente se insinua. A IA pode escrever uma história fluente sobre uma pessoa ou instituição a partir do “conhecimento comum”, ao mesmo tempo que adiciona eventos inexistentes, datas falsas e títulos inventados. Esta seção deve ser baseada apenas em fontes verificadas.
Fluxo de trabalho: passo a passo
1. Colete matéria-prima. Inventário, resumos de documentos, listas de caixas, notas existentes, se houver.
2. Defina o padrão. De acordo com qual padrão de descrição será escrito (ISAD(G)/EAD)?
3. Produza um rascunho capítulo por capítulo. Tenha seções de rascunho de IA, como escopo e nota de conteúdo e descrição de layout da matéria-prima.
4. Verifique os fatos. Principalmente na seção de história, verifique cada data, nome e evento com fontes independentes.
5. Verifique as restrições de acesso. Existem documentos confidenciais/com restrição de direitos autorais na coleção? Estes devem ser indicados no guia.
6. Aprovação de especialistas. O guia final passa pela aprovação do arquivista.
Serviço de referência: atendimento ao pesquisador
No serviço de referência, a IA ajuda de duas maneiras: (1) dando sentido à pergunta do pesquisador e sugerindo quais coleções observar, e (2) redigindo respostas para perguntas frequentes. Mas há um limite crítico aqui: a IA não deve dar ao pesquisador uma resposta direta de “fato”, mas deve direcioná-lo à fonte. Em vez de dizer “Esta data é esta”, deveria dizer “Você pode encontrar esta informação em tais e tais documentos nesta coleção”. Porque a resposta factual direta dada pela IA pode ser fabricada e o pesquisador pode confundi-la com a fonte.
Tarefa de referência
Papel apropriado da IA
uso questionável
Entendendo a pergunta
Sugira perguntas esclarecedoras
-
Roteamento de coleta
Sugestão "olha lá"
Dizendo "A resposta é"
Rascunho de perguntas frequentes
Rascunho de informações verificadas
resposta falsa
Lista de fontes
Sugestão de pesquisa no catálogo
Dando uma referência inventada
questão de fato
Redirecionar para a fonte
Resposta direta aos fatos
três mini cases
Caso 1 — O projeto de orientação foi reduzido de 4 semanas para 1 semana. Um arquivo preparava um auxílio para localização de uma coleção de 120 caixas. Listas de caixas e resumos de arquivos foram fornecidos à IA; YZ produziu o rascunho da nota de conteúdo do escopo e das seções de layout. O arquivista verificou e organizou os factos numa semana; pelo método tradicional esta estimativa era de um mês. Mas 3 datas e 2 títulos na seção de história biográfica estavam errados; Corrigido na verificação.
Caso 2 — História institucional fictícia. Um estagiário fez com que a IA escrevesse a história de uma instituição e a colocasse diretamente no diretório. YZ deu a data errada de criação da instituição e mencionou uma fusão que não existia. Um pesquisador percebeu e relatou o erro; O guia foi corrigido, mas a confiabilidade do arquivo foi prejudicada. Lição: a seção de história não será publicada sem verificação.
Caso 3 – Orientação certa, fato errado. Um pesquisador pediu um encontro. Um assistente baseado em IA forneceu uma data direta (inventada). O pesquisador usaria isso como fonte; O arquivista sénior interveio e disse: “A IA não dá factos, dirige-te para a colecção” e fez-o olhar o documento real; a história era diferente. Lição: no serviço de referência, a IA orienta, não dá fatos.
Quatro modelos copiáveis
1) Rascunho do escopo e nota de conteúdo:
COM BASE nas listas de caixas/arquivos e nos resumos de documentos abaixo, escreva um rascunho de "nota de escopo e conteúdo" para uma coleção. Utilize apenas o que está incluído no material fornecido; ADICIONE um tópico, data ou pessoa que não esteja na coleção. Marque qualquer fato sobre o qual você não tem certeza [precisa de verificação]. Material: [aqui]
2) História biográfica/institucional (controlada):
Abaixo estão notas VERIFICADAS sobre [pessoa/organização]. Escreva um breve esboço histórico baseado APENAS nessas notas. NÃO ADICIONE datas, eventos ou títulos que não estejam nas notas; Não adicione informações gerais de "conhecimento". Deixe os espaços [sem informações]. Notas: [aqui]
3) Orientação do pesquisador:
Pergunta de um pesquisador: [pergunta]. NÃO dê uma resposta factual DIRETA a esta pergunta. Em vez disso: (1) sugira 1-2 perguntas que irão esclarecer a questão, (2) diga-lhe que TIPO de colecção/documento ele deve consultar, (3) sugira que termos ele poderá pesquisar no catálogo. Não faça uma referência inventada.
4) Rascunho da resposta do FAQ:
Abaixo estão as fichas técnicas VERIFICADAS de nosso arquivo. Com base nessas notas, redija uma resposta para a seguinte pergunta frequente: [pergunta].Adicionar informações que não estão nas notas; [check]marque onde você não tem certeza. Ao final da resposta, direcione o pesquisador para a coleção relevante. Notas: [aqui]
Alerta fraco / Alerta forte
Fraco:
Escreva um auxílio de busca abrangente para esta coleção, incluindo história.
“Extenso” e “incluindo histórico” levam a IA a ir além do material fornecido e adicionar informações inventadas sobre a instituição/pessoa.
Forte:
Escreva o esboço do auxílio para localização COM BASE nas seguintes listas de caixas e notas históricas verificadas: seções de conteúdo de escopo e layout. Não inclua quaisquer fatos não incluídos no material fornecido; Use apenas notas verificadas no histórico, deixe espaços em branco [sem informações]. Marque todos os fatos questionáveis [precisa de verificação]. Material: [aqui]
A diferença: aderência ao material determinado, proibição de fabricação, preservação de vãos e marcas de verificação tornam a guia confiável.
Erros comuns
- Deixando a história para o “conhecimento comum” da IA. Esta parte é a mais suscetível à alucinação; deve basear-se apenas em notas verificadas.
- Dando fatos diretos na referência. A IA deve orientar o pesquisador, não substituir a fonte.
- Ignorando restrições de acesso. Documentos restritos a confidencialidade/direitos autorais devem ser marcados no diretório.
- Sugerindo uma referência inventada. Qualquer referência não verificada no catálogo não será fornecida ao pesquisador.
- Publicação do rascunho sem aprovação. O guia final é aprovado pelo arquivista.
Em resumo
O acesso a arquivos e o serviço de referência são uma área frutífera em que a IA está a acelerar a elaboração de ferramentas de descrição e a apoiar a orientação dos investigadores. Mas a história biográfica/institucional é o ponto de penetração da alucinação, e no serviço de referência a IA não deve dar factos, mas sim dirigir à fonte. Baseie o guia apenas em material autenticado, preserve lacunas, marque restrições de acesso e deixe a aprovação final para o arquivista. AI elabora um mapa da coleção; O arquivo é responsável pela precisão desse mapa.
Tarefa de aplicativo
Pegue uma caixa/lista de arquivos de uma coleção (real ou amostra) e peça à IA um esboço com o modelo “esboço de notas de escopo e conteúdo”; Verifique se vai além do material fornecido. Em seguida, execute o modelo de “histórico biográfico” para uma pessoa/organização apenas com notas verificadas e observe se a IA tenta se encaixar nas lacunas. Por fim, processe uma pergunta do pesquisador com o modelo de “orientação do pesquisador”.
lista de verificação
- [ ] Baseei o guia apenas no material fornecido/verificado.
- [] Verifiquei de forma independente todas as datas e nomes do histórico.
- [ ] Marquei as restrições de acesso (privacidade/direitos autorais) no guia.
- [] Em vez de fornecer fatos na referência, direcionei você à fonte.
- [ ] Submeti o guia final à aprovação do arquivista.