Zyski:
- Umiejętność wyjaśnienia roli robotycznej automatyzacji procesów (RPA) i sztucznej inteligencji oraz podejścia inteligentnej automatyzacji (hiperautomatyzacji).
- Umiejętność zaprojektowania procesu ręcznego poprzez podzielenie go na etapy i rozróżnienie między krokami, które nadają się do automatyzacji, a tymi, które wymagają zgody człowieka
- Możliwość oceny projektów automatyzacji wspieranych przez sztuczną inteligencję pod kątem zarządzania wyjątkami, ścieżki audytu i kosztów błędów
W każdej organizacji istnieją żmudne i podatne na błędy zadania, które ludzie powtarzają każdego dnia: kopiowanie danych z jednego systemu i wprowadzanie ich do drugiego, ręczne przetwarzanie informacji rozliczeniowych, sortowanie przychodzącej poczty elektronicznej. Robotyczna automatyzacja procesów (RPA) automatyzuje te regularne i powtarzalne zadania za pomocą robotów programowych imitujących kroki wykonywane przez człowieka na ekranie. „Robot” nie jest tutaj fizyczną maszyną, ale oprogramowaniem, które klika, pisze i kopiuje na ekranie. Siła RPA polega na tym, że działa na istniejących systemach, nie zmieniając ich; Dzięki temu zapewnia szybkie rezultaty nawet w starych systemach, które są trudne do zintegrowania.
Samo RPA nie jest w stanie zrozumieć sytuacji „braku zasad”. Jeśli faktura dotrze w standardowym formacie, robot odczytuje pola; Jeśli jednak każdy dostawca wyśle go w innym formacie, robot będzie zdezorientowany. Tutaj w grę wchodzi sztuczna inteligencja: AI wykonuje kroki wymagające „osądu”, takie jak zrozumienie dokumentu, klasyfikacja tekstu, wydobywanie informacji z dowolnego tekstu, a RPA wykonuje kroki kanoniczne. Ta kombinacja nazywana jest inteligentną automatyzacją lub hiperautomatyzacją (kompleksowa automatyzacja procesów wspierana sztuczną inteligencją). Rolą specjalisty MIS jest podzielenie procesu na części i zaprojektowanie, która część należy do RPA, która do AI, a która do człowieka.
Automatyzacja procesu
Istotą projektowania automatyzacji jest podzielenie procesu na etapy i klasyfikacja każdego z nich. Istnieją trzy kategorie. Uporządkowane i uporządkowane kroki (przyjazne RPA): „Wprowadź każdy wiersz w programie Excel na ekranie ERP”. Kroki wymagające komentarza (z wykorzystaniem sztucznej inteligencji): „Do jakiej kategorii należy ten tekst skargi?” Kroki wysokiego ryzyka lub niepewne (pozostawione osobie): „Zatwierdzenie zwrotu kwoty powyżej 5000 TL”.
Dobra automatyzacja oszczędza ludzi od powtarzalnych obciążeń, a nie od całej pracy; pozostawia kluczową decyzję ludziom. Nazywa się to projektowaniem human-in-the-loop: robot przygotowuje pracę, człowiek ją zatwierdza. Przykładowo robot czyta fakturę i wprowadza jej wersję roboczą do systemu ERP, a księgowy wydaje ostateczną akceptację. W ten sposób szybkość i bezpieczeństwo są zapewnione jednocześnie.
Wskazówka: zanim zautomatyzujesz proces, zawsze najpierw go uprość. Automatyzacja złego procesu spowoduje tylko szybsze uzyskanie złych wyników. Najpierw wyeliminuj niepotrzebne kroki, a potem zautomatyzuj resztę.
Zarządzanie wyjątkami i ścieżka audytu
Każda automatyzacja w końcu napotyka sytuację, która łamie zasady: brak danych, nieoczekiwany format, awaria systemu. Obsługa wyjątków pozwala robotowi bezpiecznie zatrzymać się i powiadomić człowieka w takich sytuacjach, zamiast po cichu robić coś złego. Jeśli nie zaprojektowano żadnych wyjątków, robot będzie po cichu rozsyłał błędy i nikt tego nie zauważy.
Kolejną koniecznością jest ścieżka audytu: zapis każdego kroku robota, kiedy został on wykonany, z jakimi danymi i z jakim skutkiem. Bez ścieżki audytu nie można później zbadać błędu; Ta identyfikowalność jest wymogiem prawnym, szczególnie w procesach finansowych. Sztuczna inteligencja może stworzyć zarys projektu procesu, scenariusze wyjątków i dokumentację; Ale który krok jest krytyczny i jaki jest koszt błędu, zależy od wiedzy biznesowej.
Trzy mini etui: w liczbach
Przypadek 1 – Prawidłowy proces podziału. W jednym centrum księgowym ręcznie przetwarzano 4000 miesięcznych faktur od dostawców; Procedura trwała 6 minut na osobę. AI przeczytała dokument i wyodrębniła pola, RPA wprowadziła wersję roboczą do ERP, księgowy właśnie ją zatwierdził. Czas przetwarzania skrócił się z 6 minut do 1,5 minuty, ale etap potwierdzenia pozostał w gestii człowieka; w związku z tym błędna faktura nadal była wychwytywana.
Przypadek 2 – Gdy nie przewidziano wyjątku. U jednego ubezpieczyciela robot odnawiający polisę po cichu błędnie obsłużył 340 rekordów z nieoczekiwanymi formatami dat; nikt tego nie zauważył i wprowadzono odnowienia z błędną datą. Gdyby zasada wyjątku („zatrzymaj i zgłoś, jeśli format nie został rozpoznany”) została zaprojektowana od podstaw, robot kierowałby te zapisy do człowieka. Naprawa trwała tygodnie.
Przypadek 3 — Automatyzacja niewłaściwego procesu. U jednego sprzedawcy proces potwierdzenia zamówienia składał się z 11 kroków; Byłoby to zautomatyzowane za pomocą robota. Kiedy ekspert MIS zbadał ten proces, stwierdził, że te 4 kroki stanowiły niepotrzebne podwójne kontrole. Najpierw proces został zredukowany do 7 kroków, następnie został zautomatyzowany. Gdyby było to zautomatyzowane bez uproszczeń, 4 niepotrzebne kroki zostałyby na stałe.
Słaba podpowiedź/silna podpowiedź
Słaba zachęta:
Zautomatyzuj przetwarzanie faktur.
Potężny monit:
Twoja rola: Jesteś projektantem automatyzacji procesów. Podziel następujący ręczny proces na etapy i sklasyfikowaj każdy krok: - [RPA] kanoniczny, ustrukturyzowany, powtarzalny - [AI] wymagający interpretacji/kategoryzacji/zrozumienia tekstu - [HUMAN] decyzja wysokiego ryzyka lub niejednoznaczna Dla każdego kroku zapisz możliwe wyjątki i co zrobić w przypadku błędu. Wymień informacje, które należy zapisać w ścieżce audytu. Proces: [ręczny opis procesu krok po kroku]
Potężny monit przerywa proces, przypisuje każdemu krokowi odpowiednią rolę i od początku zgłasza wyjątki i ścieżkę audytu.
Cztery szablony do kopiowania
1) Rozkład procesu:
Podziel poniższy proces ręczny na ponumerowane kroki. Dla każdego etapu: wejście, proces, wyjście i dostępność automatyzacji ([RPA]/[AI]/[HUMAN]). Proces: [tekst]
2) Generowanie scenariusza wyjątkowego:
W przypadku następującego zautomatyzowanego procesu „co może pójść nie tak?” Lista scenariuszy: brak danych, nieprawidłowy format, błąd systemu, podwójny rekord. Zaproponuj, co robot powinien zrobić dla każdego z nich. Proces: [tekst]
3) Przegląd uproszczeń:
Zaznacz w poniższym procesie kroki, które są niepotrzebne, powtarzalne lub nie przynoszą wartości, i napisz, dlaczego można je usunąć. Zaproponuj uproszczenie PRZED automatyzacją. Proces: [tekst]
4) Projekt ścieżki audytu:
Zaprojektuj ścieżkę audytu dla następującego zautomatyzowanego procesu: które pola (czas, użytkownik/robot, dane wejściowe, wynik, decyzja) powinny być rejestrowane na każdym etapie? Wskaż wszelkie luki w zakresie identyfikowalności finansowej. Proces: [tekst]
Tabela porównawcza: RPA / AI / Człowiek
kryterium
RPA
Sztuczna inteligencja
człowiek
W czym jest najlepszy
Regularne, powtarzalne
Komentarz, klasyfikacja
osąd, odpowiedzialność
Typ wejścia
zorganizowany
Tekst pół/dowolny
wszystkie typy
Błędne zachowanie
Trzyma się zasady co do joty
Tak pewne, jak tylko może się mylić
Potrafi wykryć i zatrzymać
Audyt
Łatwe do zalogowania
Dane wyjściowe muszą być rejestrowane
Podpis/zatwierdzenie
ostateczna decyzja
nie
nie
Tak
Typowe błędy
- Automatyzacja złego procesu. Automatyzacja bez uprzedniego uproszczenia utrwala marnotrawstwo.
- Nie projektowanie wyjątków. Robot zbudowany w oparciu o założenie, że „wszystko pójdzie dobrze”, już przy pierwszym zaskoczeniu po cichu produkuje błędy.
- Pozostawienie krytycznej decyzji AI. Delegowanie zatwierdzenia wysokiego ryzyka na model; Nawet jeśli model wydaje się pewny siebie, jest w błędzie i nie ponosi odpowiedzialności.
- Ominięcie ścieżki audytu. Bez śladu nie można zbadać błędu; Jest to naruszenie prawa w procesie finansowym.
- W ogóle nie obserwuję robota. Zmiany systemów (ekran, przestrzeń); Pewnego dnia niemonitorowany robot po cichu zaczyna klikać w niewłaściwym miejscu.
Uwaga: Szybkość automatyzacji przyspiesza także występowanie błędów. Jeśli człowiek popełni błąd podczas przetwarzania 60 rekordów na godzinę, ogranicza się do 60 błędów; Nieprawidłowo zainstalowany robot może w ciągu kilku minut uszkodzić tysiące rekordów. Dlatego na początku pilotuj go w małej objętości, pod nadzorem.
Podsumowując
RPA automatyzuje regularne i powtarzalne zadania, naśladując kroki ekranowe; Sztuczna inteligencja przejmuje kroki wymagające interpretacji i klasyfikacji. Połączenie tych dwóch elementów to inteligentna automatyzacja. Istotą projektowania jest podzielenie procesu na etapy i przypisanie każdego z nich do RPA, AI lub człowieka; Decyzje wysokiego ryzyka sprawiają, że ludzie są na bieżąco. Obsługa wyjątków i ścieżka audytu są koniecznością. AI przyspiesza dekompozycję procesów, tworzenie scenariuszy wyjątków i sporządzanie dokumentacji; Ale który krok jest krytyczny, a koszt błędu zależy od wiedzy biznesowej. Przed automatyzacją uprość i zweryfikuj najpierw za pomocą małego pilota.
Zadanie aplikacji
Wybierz „proces zatwierdzania wniosku urlopowego” (wnioski pracownika, akceptacja menedżera, procesy HR). (1) Podziel proces na etapy za pomocą potężnego podpowiedzi i sklasyfikuj każdy krok jako [RPA]/[AI]/[HUMAN]. (2) Opisz co najmniej 3 scenariusze wyjątków i co w każdym z nich zrobi robot. (3) Znajdź przynajmniej 1 niepotrzebny krok, który można usunąć przed automatyzacją. (4) Wymień obszary, które mają zostać zapisane w ścieżce audytu. (5) Zaznacz pojedynczy krok wysokiego ryzyka i napisz, dlaczego powinien on pozostać w organizmie człowieka.
lista kontrolna
- [ ] Podzieliłem proces na etapy i każdemu z nich przypisałem odpowiednią rolę.
- [ ] Uprościłem proces przed automatyzacją.
- [ ] Zdefiniowałem zachowanie wyjątkowe dla każdego kroku.
- [ ] Ustaliłem obszary, które mają zostać zarejestrowane w ścieżce audytu.
- [ ] Decyzje o wysokim ryzyku pozostawiłem w ludzkiej pętli.
- [ ] Najpierw planowałem pilotaż o małej objętości, pod nadzorem.