Zyski:
- Możliwość tworzenia projektów pomocy archiwalnych (narzędzie opisowe), notatek dotyczących zakresu i sekcji układu za pomocą sztucznej inteligencji
- Umiejętność zrozumienia ryzyka halucynacji związanego z historią biograficzną/instytucjonalną i oparcia tej części wyłącznie na zweryfikowanych źródłach
- Możliwość umożliwienia sztucznej inteligencji skierowania badacza do źródła zamiast podawania faktów bezpośrednio w serwisie referencyjnym
Archiwum nie jest odpowiedzialne tylko za przechowywanie dokumentów; jest także odpowiedzialny za udostępnienie ich badaczowi. Istnieją dwa podstawowe sposoby tego dostępu: narzędzia opisowe wprowadzające do zbioru (pomoc archiwalna – dokument przewodni określający zawartość, organizację i zakres zbioru archiwalnego) oraz serwis referencyjny, który bezpośrednio pomaga badaczom. Jedno i drugie wymaga wielkiego wysiłku: napisanie przewodnika po kolekcji zajmuje tygodnie, a odpowiadanie na pytania badaczy w ciągu dnia pochłania czas. Co więcej, te dwa dzieła są „twarzą” archiwum; Pierwszy kontakt badacza ze zbiorem często następuje za pośrednictwem przewodnika i punktu informacyjnego, zatem błąd w tym przypadku bezpośrednio przekłada się na rzetelność archiwum.
Sztuczna inteligencja jest potężną pomocą w opracowywaniu narzędzi opisowych i wspieraniu usług referencyjnych. W tej części nauczymy się, jak napisać przewodnik po zbiorach (pomoc w wyszukiwaniu), napisać opisy zakresu i treści, odpowiedzieć na pytania badaczy i przekonać się, dlaczego dokładność w tych usługach nie podlega negocjacjom.
Narzędzia opisu: mapa kolekcji
Narzędzie do opisu pozwala badaczowi zadać pytanie „co w tej kolekcji jest dla mnie odpowiednie?” Pozwala odpowiedzieć na pytanie. Zwykle obejmuje:
- Opis ogólny: Nazwa, zakres, zakres dat, wielkość zbioru.
- Historia biograficzna/instytucjonalna: Krótka historia osoby lub instytucji, która stworzyła dokumenty.
- Uwaga dotycząca zakresu i treści: Wyjaśnienie, jakiego rodzaju dokumenty i o jakiej tematyce znajdują się w zbiorze.
- Układ: sposób grupowania dokumentów (serie, podserie).
- Inwentarz: Szczegółowa lista na poziomie pudełka/pliku.
Dokumenty te są pisane zgodnie ze standardami (np. ISAD(G) lub EAD – Encoded Archival Opis, standard kodowania cyfrowego przewodników archiwalnych). Sztuczna inteligencja może tworzyć kontury tych sekcji na podstawie surowych podsumowań zapasów i dokumentów; ale każdy fakt (historia, osoba, historia instytucji) musi zostać zweryfikowany.
Kolejną zaletą narzędzi opisu jest to, że można je pisać na różnych poziomach szczegółowości. Czasami nie ma wystarczającej ilości czasu lub zasobów, aby opisać tysiące pudełek archiwum na poziomie dokumentu; W tym przypadku dokonuje się opisu wielopoziomowego: najpierw opis ogólny na poziomie funduszu, następnie serii, a w miarę możliwości na poziomie akt. Sztuczna inteligencja jest szczególnie przydatna do sporządzania ogólnych notatek dotyczących zakresu na najwyższym szczeblu na podstawie podsumowań przypadków na niższym poziomie; Stanowi podsumowanie od masy do całości. Jednak każda warstwa tego podsumowania musi być zgodna z rzeczywistymi dokumentami znajdującymi się na dolnej warstwie; Sztuczna inteligencja nie powinna tworzyć roszczeń dotyczących zakresu, których nie ma w kolekcji najwyższego poziomu.
Uwaga: do sekcji historii biograficznej/instytucjonalnej najczęściej wkrada się halucynacja. Sztuczna inteligencja może napisać płynną historię osoby lub instytucji na podstawie „powszechnej wiedzy”, dodając nieistniejące wydarzenia, fałszywe daty i wymyślone tytuły. Ta sekcja powinna opierać się wyłącznie na zweryfikowanych źródłach.
Przebieg pracy: krok po kroku
1. Zbierz surowiec. Inwentarz, streszczenia dokumentów, listy skrzynek, istniejące notatki, jeśli istnieją.
2. Ustaw standard. Według jakiego standardu opisu będzie on zapisany (ISAD(G)/EAD)?
3. Przygotuj projekt rozdział po rozdziale. Przygotuj sekcje projektu AI, takie jak notatka dotycząca zakresu i zawartości oraz opis układu z surowca.
4. Zweryfikuj fakty. Zwłaszcza w sekcji historii sprawdź każdą datę, nazwę i wydarzenie w niezależnych źródłach.
5. Sprawdź ograniczenia dostępu. Czy w zbiorach znajdują się dokumenty poufne/zastrzeżone prawem autorskim? Należy je podać w przewodniku.
6. Zgoda eksperta. Ostateczna wersja przewodnika podlega zatwierdzeniu przez archiwistę.
Usługa referencyjna: pomoc badaczowi
W serwisie referencyjnym sztuczna inteligencja pomaga na dwa sposoby: (1) nadając sens pytaniu badacza i sugerując, które zbiory należy przejrzeć, oraz (2) opracowując odpowiedzi na często zadawane pytania. Istnieje jednak krytyczna granica: sztuczna inteligencja nie powinna dawać badaczowi bezpośredniej odpowiedzi w postaci „faktu”, ale powinna skierować go do źródła. Zamiast mówić „Ta data jest ta”, należy powiedzieć: „Te informacje można znaleźć w takich a takich dokumentach w tym zbiorze”. Ponieważ bezpośrednia, oparta na faktach odpowiedź udzielona przez sztuczną inteligencję może zostać sfabrykowana, a badacz może pomylić ją ze źródłem.
Zadanie referencyjne
Właściwa rola AI
niewłaściwe użycie
Sens pytania
Zaproponuj pytania wyjaśniające
—
Trasowanie kolekcji
Sugestia „Spójrz tam”.
Mówiąc: „Odpowiedź brzmi”
Wersja robocza często zadawanych pytań
Wersja robocza na podstawie zweryfikowanych informacji
fałszywa odpowiedź
Lista źródeł
Wyszukaj sugestię w katalogu
Podawanie wymyślonych referencji
kwestia faktu
Przekieruj do źródła
Bezpośrednia odpowiedź na fakt
trzy mini etui
Przypadek 1 – W projekcie wytycznych skrócono 4 tygodnie do 1 tygodnia. Archiwum przygotowywało pomoc archiwalną do zbioru 120 pudeł. Listy skrzynek i streszczenia plików zostały przekazane AI; Firma YZ przygotowała projekt notatki dotyczącej zakresu i sekcji układu. Archiwista zweryfikował i uporządkował fakty w ciągu tygodnia; metodą tradycyjną szacunki te wynosiły jeden miesiąc. Jednak 3 daty i 2 tytuły w dziale historii biograficznej były błędne; Naprawiono podczas weryfikacji.
Przypadek 2 – Fikcyjna historia instytucji. Stażysta zlecił AI napisanie historii instytucji i umieszczenie jej bezpośrednio w katalogu. YZ podała błędną datę powstania instytucji i wspomniała o fuzji, która nie nastąpiła. Badacz zauważył i zgłosił błąd; Poradnik został poprawiony, ale wiarygodność archiwum została nadszarpnięta. Lekcja: sekcja historii nie zostanie opublikowana bez weryfikacji.
Przypadek 3 – Właściwe wskazówki, błędny fakt. Badacz poprosił o randkę. Asystent oparty na sztucznej inteligencji podał bezpośrednią datę (zmyśloną). Badacz wykorzystałby to jako źródło; Wkroczył starszy archiwista i powiedział: „AI nie podaje faktów, ona kieruje do zbiorów” i kazał mu przyjrzeć się prawdziwemu dokumentowi; historia była inna. Lekcja: w serwisie referencyjnym AI kieruje, a nie podaje fakty.
Cztery szablony do kopiowania
1) Projekt zakresu i notatki merytorycznej:
NA podstawie poniższych list skrzynek/plików i podsumowań dokumentów, napisz wersję roboczą „notatki dotyczącej zakresu i zawartości” kolekcji. Używaj tylko tego, co jest zawarte w dostarczonym materiale; DODAJ temat, datę lub osobę, której nie ma w kolekcji. Zaznacz każdy fakt, którego nie jesteś pewien [wymaga weryfikacji]. Materiał: [tutaj]
2) Historia biograficzna/instytucjonalna (kontrolowana):
Poniżej znajdują się ZWERYFIKOWANE notatki na temat [osoby/organizacji]. Napisz krótki zarys historii, opierając się WYŁĄCZNIE na tych notatkach. NIE DODAWAJ żadnych dat, wydarzeń ani tytułów, których nie ma w notatkach; Nie dodawaj ogólnych informacji o „wiedzy”. Pozostaw spacje [brak informacji]. Uwagi: [tutaj]
3) Wskazówki dla badacza:
Pytanie badacza: [pytanie]. NIE udzielaj BEZPOŚREDNIEJ, opartej na faktach odpowiedzi na to pytanie. Zamiast tego: (1) zaproponuj 1-2 pytania, które wyjaśnią pytanie, (2) powiedz mu, na jaki TYP zbioru/dokumentu powinien spojrzeć, (3) zasugeruj, pod jakimi terminami mógłby wyszukiwać w katalogu. Nie twórz zmyślonych odniesień.
4) Wersja robocza odpowiedzi na często zadawane pytania:
Poniżej znajdują się ZWERYFIKOWANE arkusze informacyjne z naszego archiwum. Na podstawie tych notatek przygotuj odpowiedź na najczęściej zadawane pytanie: [pytanie]. Dodanie informacji, których nie ma w notatkach; [sprawdź] zaznacz tam, gdzie nie jesteś pewien. Na koniec odpowiedzi skieruj badacza do odpowiedniej kolekcji. Uwagi: [tutaj]
Słaba zachęta/silna zachęta
Słabe:
Napisz obszerną pomoc archiwalną do tego zbioru, zawierającą historię.
„Rozbudowane” i „zawierające historię” zmuszają sztuczną inteligencję do wyjścia poza zadany materiał i dodania zmyślonych informacji na temat instytucji/osoby.
Mocny:
Napisz zarys pomocy archiwalnej W OPARCIU o następujące listy skrzynek i zweryfikowane notatki historyczne: sekcje dotyczące zakresu i układu. Nie należy podawać żadnych faktów, które nie zostały zawarte w danym materiale; Używaj w historii wyłącznie zweryfikowanych notatek, pozostaw puste miejsca [brak informacji]. Zaznacz każdy fakt budzący wątpliwości [wymaga weryfikacji]. Materiał: [tutaj]
Różnica: trzymanie się danego materiału, zakaz fabrykacji, zachowanie luk i znaków legalizacyjnych sprawiają, że przewodnik jest niezawodny.
Typowe błędy
- Pozostawienie historii „powszechnej wiedzy” AI. Ta część jest najbardziej podatna na halucynacje; należy opierać się wyłącznie na zweryfikowanych notatkach.
- Podawanie bezpośrednich faktów w odnośniku. Sztuczna inteligencja powinna kierować badaczem, a nie zastępować źródło.
- Omijanie ograniczeń dostępu. Dokumenty opatrzone klauzulą poufności/zastrzeżone prawami autorskimi należy zaznaczyć w katalogu.
- Sugerowanie zmyślonego odniesienia. Wszelkie niezweryfikowane odniesienia w katalogu nie zostaną przekazane badaczowi.
- Publikacja projektu bez akceptacji. Ostateczna wersja przewodnika jest zatwierdzana przez archiwistę.
Podsumowując
Dostęp do archiwów i usługi referencyjne to owocny obszar, w którym sztuczna inteligencja przyspiesza opracowywanie narzędzi opisowych i wspiera wytyczne dla badaczy. Punktem penetracji halucynacji jest jednak historia biograficzna/instytucjonalna, a w serwisie referencyjnym sztuczna inteligencja nie powinna podawać faktów, ale kierować się do źródła. Opieraj przewodnik wyłącznie na potwierdzonych materiałach, zachowaj luki, zaznacz ograniczenia dostępu i zostaw ostateczną akceptację archiwisty. AI opracowuje mapę kolekcji; Za dokładność tej mapy odpowiada archiwum.
Zadanie aplikacji
Weź listę pudełek/plików kolekcji (prawdziwą lub próbkę) i poproś sztuczną inteligencję o konspekt z szablonem „konspektu notatki o zakresie i treści”; Sprawdź, czy wykracza poza zadany materiał. Następnie uruchom szablon „historia biograficzna” dla osoby/organizacji z jedynie zweryfikowanymi notatkami i obserwuj, czy sztuczna inteligencja stara się zmieścić w lukach. Na koniec przeanalizuj pytanie badacza, korzystając z szablonu „orientacja na badacza”.
lista kontrolna
- [ ] Poradnik oparłem wyłącznie na podanym/sprawdzonym materiale.
- [ ] Niezależnie zweryfikowałem każdą datę i nazwisko w historii.
- [ ] W poradniku zaznaczyłem ograniczenia dostępu (prywatność/prawa autorskie).
- [ ] Zamiast podawać fakty w odnośniku, odsyłam do źródła.
- [ ] Przesłałem ostateczną wersję przewodnika do akceptacji archiwisty.