Zyski:
- Możliwość rozróżniania typów dokumentów, takich jak notatki, notatki ustne, démarche i raporty wewnętrzne oraz odpowiednie tworzenie wersji roboczych za pomocą sztucznej inteligencji
- Umiejętność korzystania z języka formalnego z zatwierdzonych szablonów i dostosowywania intensywności tonu dyplomatycznego i konstruktywnej dwuznaczności zgodnie z intencjami strategicznymi
- Umiejętność oddzielenia transmisji od interpretacji w protokole i stosowania dyscypliny polegającej na nieprzesyłaniu żadnego dokumentu urzędowego bez zgody upoważnionego podmiotu.
Dyplomacja w dużej mierze odbywa się w formie pisemnej. Komunikacja między ambasadą a kwaterą główną, oficjalne wiadomości między dwoma państwami, nagrywanie rozmów – wszystko to odbywa się za pomocą pisemnych dokumentów zgodnych z określonymi zasadami formatu i języka. Dokumenty te nie tylko niosą ze sobą informacje; Daje także przesłanie dyplomatyczne poprzez swój ton, formę i dobór słów. W tym module dowiesz się, jak szybciej i bardziej spójnie sporządzać korespondencję dyplomatyczną i raporty za pomocą sztucznej inteligencji; ale nauczysz się, jak zachować formalną formę, wyważony język i ostateczną odpowiedzialność.
Poznajmy kilka rodzajów dokumentów. Notatka dyplomatyczna to oficjalna pisemna wiadomość wysłana przez jedno państwo do drugiego; Ma bardzo specyficzną formę i język wzorów. Notatka ustna to rodzaj niepodpisanej notatki urzędowej napisanej w trzeciej osobie liczby pojedynczej. Demarche ma przekazać oficjalną inicjatywę/ostrzeżenie w danej sprawie. Telegram/list dyplomatyczny jest wewnętrznym dokumentem sprawozdawczym pomiędzy przedstawicielstwem a centralą; zazwyczaj przekazuje centrali rozmowę, rozwój lub ocenę. AI szybko tworzy format i pierwszą wersję tych dokumentów; Ale dokładność wzorów, miara tonu i odpowiedzialność za przekaz należą do ludzi.
Krok po kroku: pisanie dokumentu dyplomatycznego
1. Określ typ dokumentu i odbiorcę. Czy to notatka, raport wewnętrzny, marsz? Czy odbiorcą jest obce państwo czy Twoja własna siedziba? Gatunek determinuje formę i język.
2. Wyjaśnij cel i główne przesłanie. Co ten dokument chce przekazać? Informacja, protest, żądanie, ocena? Główny przekaz należy wyrazić w jednym zdaniu.
3. Zastosuj odpowiednie formatowanie i frazeologię. Dokumenty dyplomatyczne mają standardowe wzorce otwierania i zamykania („... składa najgłębsze wyrazy szacunku”, „… ma zaszczyt przejąć inicjatywę przed…” itp.). Wzorce te różnią się w zależności od kraju i instytucji; Szablony zatwierdzone przez Twoją instytucję są niezbędne. Sztuczna inteligencja zna ogólne wzorce, ale może nie znać dokładnej formy Twojej organizacji.
4. Napisz treść: wyraźną, wyważoną, jednoznaczną. Tekst dyplomatyczny nie rozmywa się; Każde zdanie powinno mieć jedno znaczenie. Jest również umiarkowany: nie powinien być ani zbyt twardy, ani miękki.
5. Jeżeli jest to raport, oddziel ocenę od faktu. W raporcie wewnętrznym wyraźnie widać rozróżnienie pomiędzy „tym, co się wydarzyło” (co powiedziano na spotkaniu), a „tym, co myślimy” (ocena agencji). Centrum musi zobaczyć, co jest transmisją, a co interpretacją.
6. Sprawdź, ustaw ton, podpisz. Połącz każdy fakt ze źródłem, sam nadaj ton i weź odpowiedzialność za ostateczny tekst.
Wskazówka: poproś sztuczną inteligencję o język wzorców dyplomatycznych jako „próbkę ogólną”, ale ostateczne wzorce uzyskaj z szablonu zatwierdzonego przez Twoją instytucję. Formuła otwarcia/zamknięcia wygenerowana przez sztuczną inteligencję może wydawać się poprawna, ale może różnić się od oficjalnej procedury Twojego stanu; Błędny wzór jest postrzegany jako błąd formalny.
Subtelności języka dyplomatycznego
W korespondencji dyplomatycznej język jest równie ważny jak sama wiadomość. To samo wydarzenie można wyrazić słowami „odnotowujemy z zaniepokojeniem”, „jesteśmy poważnie zaniepokojeni” lub „zdecydowanie protestujemy”; każdy ma inną intensywność i intencję. Ta subtelność nazywana jest „intensywnością dyplomatyczną”, a jej zły wybór prowadzi do niepożądanej eskalacji lub postrzegania słabości. Sztuczna inteligencja na ogół zna tę skalę, ale nie może znać Twoich aktualnych zamiarów strategicznych; więc dostosowujesz intensywność.
Kolejną subtelnością jest konstruktywna dwuznaczność: w niektórych przypadkach celowo używa się stwierdzenia, które można poddać więcej niż jednej interpretacji, aby strony mogły osiągnąć porozumienie. Jest to trudna technika i może kolidować z rzekomą tendencją sztucznej inteligencji do „przejrzystości”. Kiedy pisać wyraźnie, a kiedy celowo i elastycznie, to strategiczna decyzja człowieka.
Uwaga: Oficjalna notatka lub dekret stanowi oficjalne stanowisko państwa i może mieć trudne do odwrócenia skutki. Żadna wersja robocza stworzona przez YZ nie jest wysyłana bez dokładnego sprawdzenia jej formatu, języka wzoru i treści przez upoważnioną osobę. Nawet błąd w słowie może prowadzić do dyplomatycznego nieporozumienia.
trzy mini etui
Przypadek 1 — Zgłoś zaoszczędzony czas szkieletu. Po dwugodzinnym spotkaniu podsekretarz musiał napisać długi raport do centrali. Przekazywał AI swoje notatki i przygotowywał szkielet raportu ze spotkania (uczestnicy, program, co zostało powiedziane, ocena); Mój artykuł, który miał zająć 90 minut, został skrócony do 25 minut. Sam napisał sekcję oceniającą i ton.
Przypadek 2 — skorygowano błąd wzoru. YZ użył pierwszej osoby („nasza prośba…”) w szkicu notatek ustnych; natomiast notatka ustna napisana jest w trzeciej osobie („Składa wyrazy szacunku Ambasadzie…, Ministerstwu…”). Starszy dyplomata poprawił format; Byłoby to błędem i błędem proceduralnym.
Przypadek 3 — Zapobiegnięto eskalacji tonu. W projekcie dekretu sztuczna inteligencja użyła sformułowań takich jak „niedopuszczalne” i „będą poważne konsekwencje”. Na tym etapie zamierzoną wiadomością było ostrzeżenie, a nie groźba. Ekspert złagodził ton do wyważonego poziomu, w stylu „jeśli nasze oczekiwania nie zostaną spełnione, może to mieć negatywny wpływ na relacje”.
Cztery szablony do kopiowania
1) Szkielet protokołu przesłuchania:
Twoja rola: specjalista ds. raportów dyplomatycznych. Szkielet raportu dla centrum wyłania się z następujących notatek z wywiadu: (1) Uczestnicy i data wywiadu, (2) Agenda, (3) Co powiedziała druga strona (przeniesienie), (4) Co przekazaliśmy, (5) Ocena (komentarz) – zachowaj to pod ODDZIELNYM tytułem. Nie mylić przekazu z komentarzem. Uwagi: [tutaj]
2) Notatka/projekt marcowy:
Przygotuj [notatkę / notatkę mówioną / marsz] PROJEKT następującej wiadomości. Użyj powszechnej frazeologii dyplomatycznej, ale pozostaw symbol zastępczy otwierający/zamykający, zakładając, że „ostateczne zwroty uzyskam z szablonu zatwierdzonego przez instytucję”. Ton: [wybierz: informacyjny / niespokojny / stanowcze ostrzeżenie]. Pisz w jednym znaczeniu i z umiarem. Wiadomość: [tutaj]
3) Regulacja intensywności tonu:
Przepisz następujący akapit z trzema stopniami intensywności dyplomatycznej: (a) łagodna/informacyjna, (b) umiarkowana/niespokojna, (c) ostra/protest. Zachowaj ten sam fakt, po prostu zmień intensywność. Streść przesłanie każdej wersji w jednym zdaniu. Akapit: [tutaj]
4) Uproszczenie raportu:
Skondensuj następujący długi raport dla centrum: najpierw jednoakapitowe podsumowanie (BLUF), następnie sekcje. Oddziel fakt od oceny. Nie zmieniaj/nie wymyślaj żadnych faktów ani liczb. Wymień wyodrębnione szczegóły w nagłówku „załączniki”. Raport: [tutaj]
Słaba zachęta/silna zachęta
Słaba zachęta:
Napisz o tym notatkę, a my ją wyślemy.
Gatunek, adresat, ton i forma są niejasne; Co więcej, traktowanie dokumentu urzędowego bezpośrednio jako „do wysłania” jest ryzykowne. AI tworzy ogólny tekst, którego wzór może być nieprawidłowy.
Potężny monit:
Twoja rola: specjalista ds. korespondencji dyplomatycznej. Typ dokumentu: partytura ustna (w trzeciej osobie liczby pojedynczej). Odbiorca: ministerstwo. Cel: wyrażenie wyważonej troski o rozwój (nie protestu). Pozostaw wzorce otwarcia/zamknięcia jako symbole zastępcze; Pobiorę go z zatwierdzonego szablonu. Ciało: jednoznaczne, powściągliwe. To jest projekt, będzie podlegał zatwierdzeniu przez upoważnione osoby. Temat: [tutaj]
Różnica jest wyraźna: rodzaj, odbiorca, cel, ton, format i ramy „szkic/zatwierdzenie” sprawiają, że dokument jest bezpieczny.
Tabela typów dokumentów
dokument
Kierunek
język
Rola sztucznej inteligencji
punkt krytyczny
uwaga
od stanu do stanu
oficjalny wzór
projekt
forma, ton
wynik słowny
od stanu do stanu
Trzecia osoba liczby pojedynczej
projekt
osoba, pleśń
Demarsh
oficjalna inicjatywa
mierzone/dokładne
projekt
Regulacja gęstości
Wewnętrzny raport/telegram
Siedziba przedstawicielstwa
Przenieś+komentarz
szkielet
Rozróżnienie fakt-interpretacja
Typowe błędy
- Pozostawienie języka wzorców AI. Formuły otwarcia/zamknięcia należy zaczerpnąć z zatwierdzonego szablonu.
- Mylenie przeniesienia z interpretacją. „Co powiedziano” w raporcie i „naszą ocenę” należy oddzielić od siebie.
- Nieprawidłowe ustawienie tonu. Jeśli intensywność dyplomatyczna jest niewłaściwa, pojawia się eskalacja lub poczucie słabości.
- Wysyłanie wersji roboczej bez kontroli. Dokumentów urzędowych nie można przesyłać bez zgody osoby upoważnionej.
- Rozmyte pismo (niezamierzone). Z wyjątkiem konstruktywnej dwuznaczności, każde zdanie powinno być jednoznaczne.
Podsumowując
W korespondencji dyplomatycznej i raportach sztuczna inteligencja jest potężnym asystentem, który szybko tworzy szkielet dokumentu, pierwszy szkic i zmiany tonalne. Ale oficjalna forma i język, dostosowanie intensywności dyplomatycznej, rozróżnienie między faktem a interpretacją, decyzja o konstruktywnej niepewności i ostateczna akceptacja należą do ludzi. Weź szablony z zatwierdzonych szablonów, nadaj ton zgodnie ze swoim strategicznym zamysłem, oddziel w raporcie transmisję od interpretacji i nie wysyłaj żadnych oficjalnych dokumentów bez kontroli.
Zadanie aplikacji
Przygotuj notatki do wyimaginowanego scenariusza rozmowy kwalifikacyjnej. Sporządzić raport dla ośrodka wraz z „szkieletem protokołu przesłuchania”; Zachowaj oddzielność przeniesienia i oceny. Utwórz wersję roboczą notatki mówionej i sprawdź jej format za pomocą opcji „wersja robocza notatki”. Dzięki opcji „Regulacja gęstości tonu” porównaj trzy wersje tego samego komunikatu i wybierz tę, która pasuje do sytuacji.
lista kontrolna
- [ ] Ustaliłem rodzaj dokumentu, odbiorcę i cel.
- [ ] Sprawdziłem język i format wzoru względem zatwierdzonego szablonu.
- [ ] W raporcie pokazałem transfer i ocenę osobno.
- [ ] Dostosowałem ton dyplomatyczny do moich celów strategicznych.
- [ ] Nie wysłałem wersji roboczej bez autoryzowanej zgody.