ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਸੰਖੇਪ ਅਤੇ ਐਕਸ਼ਨ ਟਰੈਕਿੰਗ

ਲਾਭ:

• ਨਕਲੀ ਬੁੱਧੀ ਦੇ ਸਮਰਥਨ ਨਾਲ ਫੈਸਲੇ, ਕਾਰਵਾਈ ਅਤੇ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ (RACI) ਖੇਤਰਾਂ ਵਿੱਚ ਵੰਡਿਆ ਗਿਆ ਇੱਕ ਸੰਖੇਪ ਵਿੱਚ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਨੋਟਸ ਅਤੇ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਟਾਂ ਨੂੰ ਬਦਲਣ ਦੀ ਸਮਰੱਥਾ
• ਐਕਸ਼ਨ ਆਈਟਮਾਂ ਬਣਾਉਣ, ਡੈੱਡਲਾਈਨ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਨ ਅਤੇ ਡਰਾਫਟ ਐਕਸ਼ਨ ਟਰੈਕਰਾਂ ਲਈ ਨਕਲੀ ਬੁੱਧੀ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨ ਦੀ ਸਮਰੱਥਾ
• ਇਹ ਸਮਝਣਾ ਕਿ ਆਰਟੀਫੀਸ਼ੀਅਲ ਇੰਟੈਲੀਜੈਂਸ ਗਲਤ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਛੱਡਣ ਜਾਂ ਅਸਾਈਨ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਫੈਸਲੇ ਅਤੇ ਗੁਪਤਤਾ ਦੀ ਲੋੜ ਵਾਲੀ ਸਮੱਗਰੀ ਮਨੁੱਖੀ ਨਿਯੰਤਰਣ ਦੇ ਅਧੀਨ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ।

ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ ਪ੍ਰਬੰਧਿਤ ਕੀਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ; ਪਰ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਬਿਨਾਂ ਕਿਸੇ ਨਿਸ਼ਾਨ ਦੇ ਉੱਡ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ। "ਅਸੀਂ ਕਿਸ ਬਾਰੇ ਗੱਲ ਕੀਤੀ?", "ਇਹ ਕੌਣ ਕਰੇਗਾ?", "ਅਸੀਂ ਕਿਸ ਫੈਸਲੇ 'ਤੇ ਆਏ ਹਾਂ?" ਸਵਾਲ ਮਾੜੇ ਗ੍ਰੇਡਾਂ ਦੀ ਕੀਮਤ ਹਨ। ਇੱਕ ਚੰਗੀ ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਸਾਰ ਤਿੰਨ ਚੀਜ਼ਾਂ ਲਈ ਇੱਕ ਘੰਟੇ ਦੀ ਗੱਲਬਾਤ ਨੂੰ ਉਬਾਲਦਾ ਹੈ: ਲਏ ਗਏ ਫੈਸਲੇ, ਕੀਤੀਆਂ ਗਈਆਂ ਕਾਰਵਾਈਆਂ (ਕੌਣ, ਕੀ, ਕਦੋਂ), ਅਤੇ ਵਿਸ਼ੇ ਖੁੱਲ੍ਹੇ ਛੱਡੇ ਗਏ ਹਨ। AI ਇਸ ਨੌਕਰੀ ਵਿੱਚ ਬਹੁਤ ਸ਼ਕਤੀਸ਼ਾਲੀ ਹੈ: ਇੱਕ ਮੀਟਿੰਗ ਪ੍ਰਤੀਲਿਪੀ ਜਾਂ ਖਿੰਡੇ ਹੋਏ ਨੋਟਸ ਨੂੰ ਇੱਕ ਸੰਗਠਿਤ ਸੰਖੇਪ, ਫੈਸਲਿਆਂ ਦੀ ਸੂਚੀ, ਅਤੇ ਜਵਾਬਦੇਹ-ਤਾਰੀਖ ਕਾਰਵਾਈ ਟਰੈਕਿੰਗ ਚਾਰਟ ਨੂੰ ਸਕਿੰਟਾਂ ਵਿੱਚ ਬਦਲਣਾ। ਪਰ AI ਇੱਕ ਫੈਸਲੇ ਨੂੰ ਛੱਡ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਗਲਤ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਕੋਈ ਕਾਰਵਾਈ ਸੌਂਪ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਜਾਂ ਇੱਕ ਅਣ-ਬੋਲੀ ਵਚਨਬੱਧਤਾ ਬਣਾ ਸਕਦਾ ਹੈ; ਇਸ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ, ਗੁਪਤ ਗੱਲਬਾਤ ਨੂੰ ਸਾਵਧਾਨੀ ਨਾਲ ਸੰਭਾਲਿਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਸਾਰਾਂਸ਼ ਨੂੰ ਮਨੁੱਖੀ ਨਿਯੰਤਰਣ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਵੰਡਿਆ ਨਹੀਂ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ।

ਇੱਕ ਚੰਗੀ ਮੀਟਿੰਗ ਸੰਖੇਪ ਦੀ ਬਣਤਰ

ਇੱਕ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਸਾਰਾਂਸ਼ ਵਿੱਚ ਚਾਰ ਭਾਗ ਹੁੰਦੇ ਹਨ:

1. ਛਾਪ: ਮਿਤੀ, ਭਾਗੀਦਾਰ, ਵਿਸ਼ਾ, ਮਿਆਦ।
2. ਫੈਸਲੇ: ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ ਸਪੱਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਲਏ ਗਏ ਫੈਸਲੇ (ਨਤੀਜੇ, ਚਰਚਾ ਨਹੀਂ)।
3. ਕਿਰਿਆਵਾਂ: ਹਰ ਇੱਕ "ਕੀ, ਕੌਣ (ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ), ਕਦੋਂ (ਅੰਤ ਸੀਮਾ)" ਫਾਰਮੈਟ ਵਿੱਚ। ਇਹ ਟਰੈਕਿੰਗ ਦਾ ਦਿਲ ਹੈ.
4. ਵਿਸ਼ਿਆਂ / ਪਾਰਕਿੰਗ ਸੂਚੀ ਨੂੰ ਖੋਲ੍ਹੋ: ਉਹ ਵਿਸ਼ੇ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਦਾ ਫੈਸਲਾ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਅਤੇ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਰਹਿਣਗੇ।

ਐਕਸ਼ਨਾਂ ਨੂੰ ਸਪੱਸ਼ਟ ਕਰਨ ਲਈ ਆਰਏਸੀਆਈ ਦਾ ਸੰਖੇਪ ਰੂਪ ਲਾਭਦਾਇਕ ਹੈ: ਆਰ (ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ) ਕੰਮ ਕਰ ਰਿਹਾ ਹੈ, ਏ (ਜਵਾਬਦੇਹ) ਅੰਤ ਵਿੱਚ ਕੰਮ ਨੂੰ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ/ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ, ਸੀ (ਸਲਾਹ) ਨਾਲ ਸਲਾਹ-ਮਸ਼ਵਰਾ ਕੀਤਾ, ਮੈਂ (ਜਾਣਕਾਰੀ) ਸੂਚਿਤ ਕੀਤਾ। ਇੱਕ ਕਿਰਿਆ ਵਿੱਚ ਕੇਵਲ ਇੱਕ "A" ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ; ਜੇ ਦੋ ਵਿਅਕਤੀ ਬਰਾਬਰ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਹਨ, ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਕੋਈ ਵੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਨਹੀਂ ਹੈ।

ਇੱਕ ਐਕਸ਼ਨ ਟ੍ਰੈਕਰ ਇੱਕ ਲਾਈਵ ਚਾਰਟ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਸਾਰੀਆਂ ਖੁੱਲ੍ਹੀਆਂ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਥਾਂ 'ਤੇ ਟ੍ਰੈਕ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ: ਕਾਰਵਾਈ, ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ, ਨਿਯਤ ਮਿਤੀ, ਸਥਿਤੀ (ਖੁੱਲੀ/ਪ੍ਰਗਤੀ ਵਿੱਚ/ਮੁਕੰਮਲ/ਓਵਰਡਿਊ), ਨੋਟਸ। ਹਰ ਮੀਟਿੰਗ ਇਸ ਸੂਚੀ ਨੂੰ ਅੱਪਡੇਟ ਕਰਨ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦੀ ਹੈ (“ਪਿਛਲੇ ਹਫ਼ਤੇ ਦੀਆਂ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਬਾਰੇ ਕੀ?”) ਅਤੇ ਨਵੀਆਂ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਨਾਲ ਸਮਾਪਤ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।

ਖੇਤਰ

ਉਦਾਹਰਨ

ਇਹ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਕਿਉਂ ਹੈ?

ਕਾਰਵਾਈ

"ਟੈਸਟ ਵਾਤਾਵਰਨ ਸੈਟ ਅਪ ਕਰੋ"

ਇਹ ਸਪਸ਼ਟ ਹੈ ਕਿ ਕੀ ਕਰਨਾ ਹੈ

ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ (ਆਰ)

ਸਿੰਗਲ ਵਿਅਕਤੀ

ਦੋ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ = ਜ਼ੀਰੋ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ

ਡੈੱਡਲਾਈਨ

12 ਸਤੰਬਰ

ਮਿਤੀ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਕਾਰਵਾਈ ਮੁਲਤਵੀ ਕਰ ਦਿੱਤੀ ਗਈ ਹੈ

ਸਥਿਤੀ

ਜਾਰੀ ਹੈ

ਖੋਜਣਯੋਗਤਾ

ਸੰਦਰਭ/ਫੈਸਲਾ

"ਮੀਟਿੰਗ 5, ਫੈਸਲਾ 2"

ਟਰੇਸ ਕਰਨ ਦੀ ਯੋਗਤਾ

ਕਦਮ ਦਰ ਕਦਮ: AI ਨਾਲ ਸੰਖੇਪ ਅਤੇ ਐਕਸ਼ਨ ਐਕਸਟਰੈਕਸ਼ਨ

1. ਕੱਚਾ ਇੰਪੁੱਟ ਤਿਆਰ ਕਰੋ। ਮੀਟਿੰਗ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਟ, ਨੋਟਸ ਜਾਂ ਆਡੀਓ-ਟੈਕਸਟ ਆਉਟਪੁੱਟ। ਜੇਕਰ ਕੋਈ ਗੁਪਤ/ਨਿੱਜੀ ਸਮੱਗਰੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਸਨੂੰ ਗੁਮਨਾਮ ਬਣਾਓ।
2. ਇੱਕ ਢਾਂਚਾਗਤ ਸੰਖੇਪ ਦੀ ਬੇਨਤੀ ਕਰੋ। AI ਤੋਂ ਬਾਈਲਾਈਨ + ਫੈਸਲਿਆਂ + ਕਾਰਵਾਈਆਂ + ਖੁੱਲੇ ਵਿਸ਼ਿਆਂ ਦੇ ਫਾਰਮੈਟ ਵਿੱਚ ਸੰਖੇਪ ਲਈ ਪੁੱਛੋ।
3. ਮਨਘੜਤ ਪਾਬੰਦੀ. ਨਿਰਦੇਸ਼ "ਕਿਸੇ ਫੈਸਲੇ/ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਵਿਅਕਤੀ/ਤਾਰੀਖ ਨੂੰ ਨਾ ਜੋੜੋ ਜਿਸਦਾ ਪਾਠ ਵਿੱਚ ਸਪਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਜ਼ਿਕਰ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ; ਜੇਕਰ ਇਹ ਅਸਪਸ਼ਟ ਹੈ, ਤਾਂ 'ਅਨਿਸ਼ਚਿਤ' ਲਿਖੋ।"
4. ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਅਤੇ ਮਿਤੀ ਤਸਦੀਕ. ਹਰੇਕ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਅਤੇ ਇਤਿਹਾਸਕ ਭਾਗੀਦਾਰ ਤੱਥ ਦੇ ਨਾਲ ਜਾਂਚ ਕਰੋ ਕਿ ਏਆਈ ਦੁਆਰਾ ਨਿਯੁਕਤ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ; ਸਭ ਤੋਂ ਆਮ ਗਲਤੀ ਇੱਥੇ ਹੈ।
5. ਵਾਚਲਿਸਟ ਵਿੱਚ ਟ੍ਰਾਂਸਫਰ ਕਰੋ। ਐਕਸ਼ਨ ਟਰੈਕਰ ਵਿੱਚ ਨਵੀਆਂ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ, ਪਿਛਲੀਆਂ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਦੀ ਸਥਿਤੀ ਨੂੰ ਅੱਪਡੇਟ ਕਰੋ।
6. ਵੰਡਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਪੜ੍ਹੋ। ਭਾਗੀਦਾਰਾਂ ਨੂੰ ਇਸ ਨੂੰ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇੱਕ ਮਨੁੱਖ ਵਜੋਂ ਸਾਰ ਪੜ੍ਹੋ; ਲੁਕਵੀਂ ਸਮੱਗਰੀ ਅਤੇ ਗਲਤ ਅਸਾਈਨਮੈਂਟ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ।

ਨੁਕਤਾ: ਇੱਕ ਵਾਰ ਮੀਟਿੰਗ ਖਤਮ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਉਸੇ ਦਿਨ ਸਾਰਾਂਸ਼ ਨੂੰ ਵੰਡੋ। ਹਰ ਕੋਈ 24 ਘੰਟਿਆਂ ਬਾਅਦ ਵੱਖਰੇ ਢੰਗ ਨਾਲ ਯਾਦ ਕਰਦਾ ਹੈ; ਤਾਜ਼ਾ ਸੰਖੇਪ ਚਰਚਾ ਨੂੰ ਖਤਮ ਕਰਦਾ ਹੈ।

ਤਿੰਨ ਛੋਟੇ ਕੇਸ

ਕੇਸ 1 - ਗੁਆਚੀਆਂ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਮੁੜ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕੀਤੀਆਂ। ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਕੋਆਰਡੀਨੇਟਰ ਨੇ ਏਆਈ ਨੂੰ 70 ਮਿੰਟ ਦੀ ਮੀਟਿੰਗ ਦੀ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਟ ਦਿੱਤੀ ਅਤੇ ਕਾਰਵਾਈ ਕੀਤੀ। ਏਆਈ ਨੇ 14 ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਲੱਭੀਆਂ; ਕੋਆਰਡੀਨੇਟਰ ਨੇ ਇਹ ਸਿੱਟਾ ਕੱਢਿਆ ਕਿ ਉਹਨਾਂ ਵਿੱਚੋਂ 3 ਅਸਲ ਵਿੱਚ "ਵਿਚਾਰ" ਸਨ, ਕਾਰਵਾਈ ਨਹੀਂ, ਅਤੇ ਬਾਕੀ 11 ਲਈ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ-ਤਾਰੀਖ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕੀਤੀ। ਹੱਥੀਂ 40 ਮਿੰਟ ਲੱਗਣ ਵਾਲੇ ਕੰਮ ਨੂੰ 10 ਮਿੰਟਾਂ ਵਿੱਚ ਪੂਰਾ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਅਤੇ ਕੋਈ ਵੀ ਕਾਰਵਾਈ ਖਤਮ ਨਹੀਂ ਹੋਈ।

ਕੇਸ 2 - ਗਲਤ ਅਸਾਈਨਮੈਂਟ ਫੜੀ ਗਈ। ਇੱਕ ਪ੍ਰਧਾਨ ਮੰਤਰੀ ਨੇ ਏਆਈ ਦੇ ਸੰਖੇਪ ਵਿੱਚ "ਐਸ਼ ਕਰੇਗਾ ਡੇਟਾਬੇਸ ਮਾਈਗ੍ਰੇਸ਼ਨ" ਲਾਈਨ ਦੇਖੀ; ਹਾਲਾਂਕਿ, ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ, ਅਹਿਮਤ ਨੇ ਕਿਹਾ ਕਿ "ਮੈਂ ਇਸ ਨੂੰ ਦੇਖ ਸਕਦਾ ਹਾਂ" ਅਤੇ ਕੋਈ ਵਚਨਬੱਧਤਾ ਨਹੀਂ ਕੀਤੀ। ਪ੍ਰਧਾਨ ਮੰਤਰੀ ਨੇ ਇਸ ਨੂੰ ਠੀਕ ਕਰਦੇ ਹੋਏ ਕਿਹਾ, "ਅਹਿਮਤ ਸੰਭਾਵਨਾ ਨੂੰ ਦੇਖੇਗਾ, ਅਗਲੀ ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ ਫੈਸਲਾ ਲਿਆ ਜਾਵੇਗਾ।" ਸਬਕ: AI ਝਿਜਕ ਨੂੰ ਵਚਨਬੱਧਤਾ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਸਕਦਾ ਹੈ; ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਅਸਾਈਨਮੈਂਟਾਂ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ।

ਕੇਸ 3 - ਗੋਪਨੀਯਤਾ ਦੀ ਉਲੰਘਣਾ ਦਾ ਜੋਖਮ। ਇੱਕ ਟੀਮ ਲੀਡਰ ਨੇ ਇੱਕ ਮੀਟਿੰਗ ਦੀ ਪੂਰੀ ਪ੍ਰਤੀਲਿਪੀ ਦਿੱਤੀ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਸਟਾਫ ਮੈਂਬਰ ਦੇ ਪ੍ਰਦਰਸ਼ਨ ਦੇ ਮੁੱਦੇ ਨੂੰ ਜਨਤਕ ਸੰਖੇਪ ਵਜੋਂ ਵੰਡਣ ਲਈ ਏਆਈ ਨੂੰ ਵਿਚਾਰਿਆ ਗਿਆ ਸੀ। ਖੁਸ਼ਕਿਸਮਤੀ ਨਾਲ ਉਸਨੇ ਇਸਨੂੰ ਸੌਂਪਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇਸਨੂੰ ਪੜ੍ਹਿਆ ਅਤੇ ਨਿੱਜੀ/ਗੁਪਤ ਭਾਗ ਨੂੰ ਹਟਾ ਦਿੱਤਾ। ਪਾਠ: ਡਾਇਜੈਸਟ ਵੰਡ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਮਨੁੱਖੀ ਸਮੀਖਿਆ ਗੁਪਤਤਾ ਨੂੰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਰੱਖਦੀ ਹੈ।

ਕਮਜ਼ੋਰ ਪ੍ਰੋਂਪਟ / ਮਜ਼ਬੂਤ ਪ੍ਰੋਂਪਟ

ਕਮਜ਼ੋਰ ਪ੍ਰੋਂਪਟ:

ਇਹਨਾਂ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਨੋਟਸ ਨੂੰ ਸੰਖੇਪ ਕਰੋ।

AI ਇੱਕ ਆਮ ਸਾਰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ; ਇਹ ਫੈਸਲਿਆਂ ਨੂੰ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਤੋਂ ਵੱਖ ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ, ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀਆਂ/ਤਾਰੀਖਾਂ ਨਿਰਧਾਰਤ ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ, ਅਤੇ ਮਨਘੜਤ ਲਈ ਖੁੱਲ੍ਹਾ ਹੈ।

ਸ਼ਕਤੀਸ਼ਾਲੀ ਪ੍ਰਾਉਟ:

ਤੁਹਾਡੀ ਭੂਮਿਕਾ: ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਸਕੱਤਰ। ਇਨਪੁਟ: ਹੇਠਾਂ ਇੱਕ ਮੀਟਿੰਗ ਪ੍ਰਤੀਲਿਪੀ ਹੈ (ਨਿੱਜੀ/ਗੁਪਤ ਨਾਂ [ਮਾਸਕੇਡ])। ਕਾਰਜ: ਇੱਕ ਢਾਂਚਾਗਤ ਸੰਖੇਪ ਤਿਆਰ ਕਰੋ: 1) ਛਾਪ (ਤਾਰੀਖ, ਭਾਗੀਦਾਰਾਂ ਦੀ ਗਿਣਤੀ, ਵਿਸ਼ਾ) 2) ਫੈਸਲੇ (ਸਿਰਫ਼ ਸ਼ੁੱਧ ਫੈਸਲੇ) 3) ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਸਾਰਣੀ: ਕਾਰਵਾਈ | ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ (ਆਰ) | ਅੰਤਮ ਤਾਰੀਖ | ਸੰਦਰਭ 4) ਸਪੱਸ਼ਟ ਮੁੱਦੇ ਨਿਯਮ: - ਫੈਸਲਾ, ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਵਿਅਕਤੀ ਜਾਂ ਤਾਰੀਖ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ ਜਿਸਦਾ ਪਾਠ ਵਿੱਚ ਸਪਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਜ਼ਿਕਰ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ। ਜੇ ਇਹ ਅਸਪਸ਼ਟ ਹੈ, ਤਾਂ "ਅਨਿਸ਼ਚਿਤ" ਲਿਖੋ. - ਵਾਅਦਿਆਂ ਵਜੋਂ ਝਿਜਕਦੇ ਸਮੀਕਰਨ ("ਮੈਂ ਦੇਖਾਂਗਾ", "ਸ਼ਾਇਦ") ਨਾ ਲਿਖੋ; ਇਸ ਦੀ ਰਿਪੋਰਟ ਕਰੋ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਇਹ ਹੈ। - ਕਾਰਵਾਈ ਤੋਂ ਵੱਖਰਾ ਵਿਚਾਰ; ਹਰ ਕਾਰਵਾਈ ਲਈ ਪੂਰੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਬਣੋ।

ਇਹ ਮੰਗ ਮਜ਼ਬੂਤ ​​ਹੈ: ਬਣਤਰ ਵਿੱਚ ਮਨਘੜਤ ਪਾਬੰਦੀ, ਸੰਕੋਚ-ਵਚਨਬੱਧਤਾ ਦਾ ਭੇਦ, ਅਤੇ ਇਕੱਲੇ-ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਨਿਯਮ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ।

ਵਾਧੂ ਟੈਂਪਲੇਟ:

# ਐਕਸ਼ਨ ਸੰਪੂਰਨਤਾ ਜਾਂਚਕਰਤਾ ਹੇਠਾਂ ਦਿੱਤੀ ਕਾਰਵਾਈ ਸੂਚੀ ਵਿੱਚ, ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਚਿੰਨ੍ਹਿਤ ਕਰੋ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਜਾਂ ਨਿਯਤ ਮਿਤੀ ਗੁੰਮ ਹੈ। ਹਰੇਕ ਲਾਪਤਾ ਲਈ, ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ ਮੈਨੂੰ ਪੁੱਛੋ ਕਿ ਕਿਸਨੇ ਇਸਨੂੰ ਆਪਣੇ ਉੱਤੇ ਲਿਆ/ਕਦੋਂ; ਮੁਲਾਕਾਤਾਂ ਨਾ ਕਰੋ।

# ਵਾਚ ਲਿਸਟ ਅਪਡੇਟਰਮੇਰੀ ਪਿਛਲੀ ਫਾਲੋ ਲਿਸਟ (ਨੱਥੀ) ਅਤੇ ਇਸ ਹਫਤੇ ਦੀ ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਸਾਰ ਦਿੱਤਾ ਗਿਆ ਹੈ। ਪਿਛਲੀਆਂ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਦੀ ਸਥਿਤੀ ਨੂੰ ਅੱਪਡੇਟ ਕਰੋ, ਪੂਰੀਆਂ ਹੋਈਆਂ ਨੂੰ ਚਿੰਨ੍ਹਿਤ ਕਰੋ, ਨਵੀਆਂ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ। ਸੂਚੀ ਤਬਦੀਲੀਆਂ।

# ਗੋਪਨੀਯਤਾ ਸਕੈਨਰ ਇਸ ਨੂੰ ਵੰਡਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇਸ ਸੰਖੇਪ ਨੂੰ ਸਕੈਨ ਕਰੋ: ਨਿੱਜੀ ਪ੍ਰਦਰਸ਼ਨ, ਤਨਖਾਹ, ਸਿਹਤ, ਅਨੁਸ਼ਾਸਨ ਜਾਂ ਗੁਪਤ ਵਪਾਰਕ ਜਾਣਕਾਰੀ ਵਾਲੇ ਫਲੈਗ ਵਾਕ ਅਤੇ ਸਿਫ਼ਾਰਿਸ਼ ਕਰਦੇ ਹਾਂ ਕਿ ਮੈਂ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਵੰਡ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਰੱਖਾਂ।

ਆਮ ਗਲਤੀਆਂ

• ਇੱਕ ਕਾਰਵਾਈ ਲਈ ਇੱਕ ਵਿਚਾਰ ਨੂੰ ਗਲਤ ਕਰਨਾ: ਕਿਹਾ ਗਿਆ ਹਰ ਚੀਜ਼ ਇੱਕ ਵਚਨਬੱਧਤਾ ਨਹੀਂ ਹੈ; AI ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਵੱਖਰਾ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ।
• ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਵਿਅਕਤੀ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਨਾ ਕਰਨਾ: ਗਲਤ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਸੌਂਪੀ ਗਈ ਕਾਰਵਾਈ ਟਰੈਕਿੰਗ ਵਿੱਚ ਗੁਆਚ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।
• ਡੈੱਡਲਾਈਨ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਕਾਰਵਾਈ: ਡੈੱਡਲਾਈਨ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਕਾਰਵਾਈ ਅਣਮਿੱਥੇ ਸਮੇਂ ਲਈ ਮੁਲਤਵੀ ਕਰ ਦਿੱਤੀ ਗਈ ਹੈ।
• ਝਿਜਕ ਨੂੰ ਵਚਨਬੱਧਤਾ ਵਿੱਚ ਬਦਲਣਾ: "ਮੈਂ ਦੇਖਾਂਗਾ" ਅਤੇ "ਮੈਂ ਕਰਾਂਗਾ" ਵੱਖਰੇ ਹਨ।
• ਫਿਲਟਰ ਕੀਤੇ ਬਿਨਾਂ ਗੁਪਤ ਸਮੱਗਰੀ ਨੂੰ ਵੰਡਣਾ: ਪ੍ਰਦਰਸ਼ਨ/ਨਿੱਜੀ ਮੁੱਦੇ ਸੰਖੇਪ ਵਿੱਚ ਲੀਕ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ।
• ਵਾਚ ਲਿਸਟ ਨੂੰ ਅਪਡੇਟ ਨਾ ਕਰਨਾ: ਇੱਕ ਵਾਰ ਕੋਈ ਕਾਰਵਾਈ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਜੇਕਰ ਇਸਦਾ ਪਾਲਣ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਇਹ ਅਰਥਹੀਣ ਹੈ।

ਧਿਆਨ ਦਿਓ: ਆਰਟੀਫੀਸ਼ੀਅਲ ਇੰਟੈਲੀਜੈਂਸ ਕਈ ਵਾਰ ਅਜਿਹੀ ਕਾਰਵਾਈ ਜੋੜ ਸਕਦੀ ਹੈ ਜਿਸਦਾ ਕਦੇ ਵੀ ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ ਜ਼ਿਕਰ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਸੀ ਪਰ "ਤਰਕਪੂਰਨ" ਲੱਗਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਇੱਕ ਚੰਗੀ-ਇਰਾਦਾ ਭਰਮ ਹੈ, ਪਰ ਇਹ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਉਹਨਾਂ ਕੰਮਾਂ ਲਈ ਜਵਾਬਦੇਹ ਠਹਿਰਾਉਂਦਾ ਹੈ ਜੋ ਉਹਨਾਂ ਨੇ ਕਦੇ ਨਹੀਂ ਕੀਤੇ। ਹਰੇਕ ਲਾਈਨ ਦੀ ਅਸਲ ਪ੍ਰਤੀਲਿਪੀ ਨਾਲ ਤੁਲਨਾ ਕਰੋ।

ਸੰਖੇਪ ਵਿੱਚ

ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਸੰਖੇਪ ਫੈਸਲਿਆਂ, ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਅਤੇ ਖੁੱਲ੍ਹੇ ਵਿਸ਼ਿਆਂ ਲਈ ਗੱਲਬਾਤ ਨੂੰ ਘਟਾਉਂਦਾ ਹੈ; ਐਕਸ਼ਨ ਟਰੈਕਿੰਗ ਸੂਚੀ ਇਹਨਾਂ ਨੂੰ ਜ਼ਿੰਦਾ ਰੱਖਦੀ ਹੈ। ਆਰਟੀਫੀਸ਼ੀਅਲ ਇੰਟੈਲੀਜੈਂਸ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਟਾਂ ਨੂੰ ਸਕਿੰਟਾਂ ਵਿੱਚ ਢਾਂਚਾਗਤ ਸੰਖੇਪ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਦਿੰਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਇੱਕ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ-ਤਾਰੀਖ ਸਾਰਣੀ ਤਿਆਰ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਹਾਲਾਂਕਿ, ਇਹ ਵਿਚਾਰ ਨੂੰ ਕਾਰਵਾਈ ਨਾਲ ਉਲਝਾ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਝਿਜਕ ਨੂੰ ਵਚਨਬੱਧਤਾ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਗਲਤ ਕੰਮ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਜਾਂ ਲੁਕਵੀਂ ਸਮੱਗਰੀ ਲੈ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਪ੍ਰਿੰਸੀਪਲਾਂ ਅਤੇ ਤਾਰੀਖਾਂ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਨਾ, ਗੁਪਤਤਾ ਨੂੰ ਫਿਲਟਰ ਕਰਨਾ, ਅਤੇ ਇਸ ਨੂੰ ਵੰਡਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਸੰਖੇਪ ਨੂੰ ਪੜ੍ਹਨਾ ਮਨੁੱਖੀ ਕੰਮ ਹੈ।

ਐਪਲੀਕੇਸ਼ਨ ਦਾ ਕੰਮ

ਆਪਣੀ ਪਿਛਲੀ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਨੋਟਸ (ਗੁਪਤ ਨਾਵਾਂ ਨੂੰ ਲੁਕਾਉਣਾ) AI ਨੂੰ ਦਿਓ ਅਤੇ ਇੱਕ ਢਾਂਚਾਗਤ ਸੰਖੇਪ ਅਤੇ ਕਾਰਵਾਈ ਸਾਰਣੀ ਤਿਆਰ ਕਰੋ। ਤੱਥਾਂ ਦੇ ਨਾਲ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਵਿਅਕਤੀ ਅਤੇ ਹਰੇਕ ਕਾਰਵਾਈ ਦੀ ਮਿਤੀ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ; ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਇੱਕ "ਵਿਚਾਰ" ਨੂੰ ਕਾਰਵਾਈ ਤੋਂ ਵੱਖ ਕਰੋ। "ਗੋਪਨੀਯਤਾ ਸਕੈਨਰ" ਟੈਂਪਲੇਟ ਨਾਲ ਪ੍ਰੀ-ਡਿਪਲਾਇਮੈਂਟ ਜਾਂਚ ਕਰੋ ਅਤੇ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਨੂੰ ਆਪਣੀ ਵਾਚ ਲਿਸਟ ਵਿੱਚ ਟ੍ਰਾਂਸਫਰ ਕਰੋ।

ਚੈੱਕਲਿਸਟ

• [ ] ਮੈਂ ਸਾਰਾਂਸ਼ ਨੂੰ ਫੈਸਲੇ, ਕਾਰਵਾਈ ਅਤੇ ਖੁੱਲੇ ਵਿਸ਼ੇ ਵਿੱਚ ਵੰਡਿਆ ਹੈ।
• [ ] ਹਰੇਕ ਕਾਰਵਾਈ ਲਈ ਇੱਕ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਵਿਅਕਤੀ ਅਤੇ ਇੱਕ ਸਮਾਂ ਸੀਮਾ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।
• [ ] ਮੈਂ ਅਸਲ ਪ੍ਰਤੀਲਿਪੀ ਨਾਲ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਅਤੇ ਮਿਤੀ ਅਸਾਈਨਮੈਂਟਾਂ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕੀਤੀ ਹੈ।
• [ ] ਮੈਂ ਵਿਚਾਰ ਨੂੰ ਵਚਨਬੱਧਤਾ ਤੋਂ ਵੱਖ ਕੀਤਾ; ਮੈਂ ਝਿਜਕ ਨੂੰ ਜਿਵੇਂ ਉਹ ਸਨ ਛੱਡ ਦਿੱਤਾ.
• [] ਮੈਂ ਵੰਡਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਨਿੱਜੀ/ਨਿੱਜੀ ਸਮੱਗਰੀ ਨੂੰ ਫਿਲਟਰ ਕੀਤਾ।
• [ ] ਮੈਂ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਸੂਚੀ ਵਿੱਚ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਨੂੰ ਜੋੜਿਆ ਹੈ ਅਤੇ ਪਿਛਲੀਆਂ ਸਥਿਤੀਆਂ ਨੂੰ ਅੱਪਡੇਟ ਕੀਤਾ ਹੈ।