ਵਰਕ ਬਰੇਕਡਾਊਨ ਸਟ੍ਰਕਚਰ (WBS) ਅਤੇ ਸਕੋਪ ਪਲੈਨਿੰਗ

ਲਾਭ:

• ਸਕੋਪ ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਅਤੇ ਵਰਕ ਬਰੇਕਡਾਊਨ ਸਟ੍ਰਕਚਰ (ਡਬਲਯੂਬੀਐਸ) ਦੀਆਂ ਧਾਰਨਾਵਾਂ ਨੂੰ ਸਮਝੋ ਅਤੇ ਵਰਕ ਪੈਕੇਜਾਂ ਵਿੱਚ ਵੰਡਿਆ ਇੱਕ ਡਰਾਫਟ ਡਬਲਯੂਬੀਐਸ ਤਿਆਰ ਕਰਨ ਲਈ AI ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ
• ਆਰਟੀਫੀਸ਼ੀਅਲ ਇੰਟੈਲੀਜੈਂਸ ਸਪੋਰਟ ਨਾਲ ਦਾਇਰੇ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਦੀਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ, ਡਿਲੀਵਰੀ ਅਤੇ ਸਵੀਕ੍ਰਿਤੀ ਦੇ ਮਾਪਦੰਡਾਂ ਨੂੰ ਸਪੱਸ਼ਟ ਕਰੋ ਅਤੇ ਸਕੋਪ ਕ੍ਰੀਪ ਨੂੰ ਜਲਦੀ ਦੇਖੋ
• ਇਹ ਸਮਝਣ ਦੀ ਯੋਗਤਾ ਕਿ ਟੀਮ ਅਤੇ ਹਿੱਸੇਦਾਰ ਤਸਦੀਕ ਦੁਆਰਾ ਸੰਗਠਨਾਤਮਕ ਸੰਦਰਭ ਦੇ ਨਾਲ ਨਕਲੀ ਬੁੱਧੀ ਦੁਆਰਾ ਤਿਆਰ WBS ਦੀ ਅਖੰਡਤਾ, ਯਥਾਰਥਵਾਦ ਅਤੇ ਅਨੁਕੂਲਤਾ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਨਾ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਮੈਨੇਜਰ ਦੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਹੈ।

ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ "ਅਸੀਂ ਕੀ ਕਰਨ ਜਾ ਰਹੇ ਹਾਂ?" ਨਾਲ ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਦੇ ਹੋ ਇਸ ਨਾਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨਾ ਹਨੇਰੇ ਵਿੱਚ ਚੱਲਣ ਵਾਂਗ ਹੈ। ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਅਕਸਰ ਇਸ ਲਈ ਅਸਫਲ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੇ ਕਿਉਂਕਿ ਉਹਨਾਂ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਮਾੜਾ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ, ਪਰ ਕਿਉਂਕਿ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਸ਼ੁਰੂ ਤੋਂ ਹੀ ਗਲਤ ਢੰਗ ਨਾਲ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਸੀ। ਇਸ ਯੂਨਿਟ ਦਾ ਵਿਸ਼ਾ ਦੋ ਬੁਨਿਆਦੀ ਟੂਲ ਹਨ ਜੋ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੀਆਂ ਸੀਮਾਵਾਂ ਦੀ ਰੂਪਰੇਖਾ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਕੰਮ ਨੂੰ ਪ੍ਰਬੰਧਨਯੋਗ ਟੁਕੜਿਆਂ ਵਿੱਚ ਵੰਡਦੇ ਹਨ: ਸਕੋਪ ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਅਤੇ ਕੰਮ ਦੇ ਟੁੱਟਣ ਦਾ ਢਾਂਚਾ। ਜਦੋਂ ਇਹ ਦੋ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਸਹੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਸਥਾਪਤ ਕੀਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ, ਸਮਾਂ-ਸਾਰਣੀ, ਪੂਰਵ ਅਨੁਮਾਨ, ਜੋਖਮ ਅਤੇ ਬਜਟ ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਸਿਖਰ 'ਤੇ ਮਜ਼ਬੂਤੀ ਨਾਲ ਬੈਠਦੇ ਹਨ; ਜਦੋਂ ਗਲਤ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਸੈਟ ਅਪ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਸਾਰੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੌਰਾਨ ਸਭ ਕੁਝ ਹਿੱਲ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। AI ਦੋਵਾਂ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਸ਼ਕਤੀਸ਼ਾਲੀ ਡਰਾਫਟ ਕਰਨ ਵਾਲਾ ਭਾਈਵਾਲ ਹੈ: ਇਹ ਇੱਕ ਸਕੋਪ ਪਿੰਜਰ ਅਤੇ ਮਿੰਟਾਂ ਵਿੱਚ ਕੰਮ ਦੇ ਪੈਕੇਜਾਂ ਵਿੱਚ ਟੁੱਟਣ ਦਾ ਪ੍ਰਸਤਾਵ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਪਰ ਯਾਦ ਰੱਖੋ: AI ਇੱਕ ਆਮ ਪੈਟਰਨ ਪੈਦਾ ਕਰਦਾ ਹੈ; ਸਿਰਫ਼ ਤੁਸੀਂ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੀ ਟੀਮ ਹੀ ਤੁਹਾਡੀ ਸੰਸਥਾ ਦੇ ਅਸਲ ਸਪੁਰਦਗੀ, ਰੁਕਾਵਟਾਂ, ਅਤੇ ਸਵੀਕ੍ਰਿਤੀ ਦੇ ਮਾਪਦੰਡਾਂ ਨੂੰ ਜਾਣਦੀ ਹੈ।

ਸਕੋਪ ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਕੀ ਹੈ?

ਸਕੋਪ ਉਹ ਹੈ ਜੋ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ ਅਤੇ ਇਸ ਵਿੱਚ ਕੀ ਸ਼ਾਮਲ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਸਕੋਪ ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਉਹ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਹੈ ਜੋ ਇਸਨੂੰ ਲਿਖਤੀ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਰੱਖਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਇਹ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਦਾ ਹੈ: ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦਾ ਉਦੇਸ਼, ਮੁੱਖ ਸਪੁਰਦਗੀ, ਸਵੀਕ੍ਰਿਤੀ ਮਾਪਦੰਡ, ਦਾਇਰੇ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਦੀਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ, ਧਾਰਨਾਵਾਂ, ਅਤੇ ਰੁਕਾਵਟਾਂ। ਇੱਥੇ ਸਭ ਤੋਂ ਨਾਜ਼ੁਕ ਅਤੇ ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਧ ਨਜ਼ਰਅੰਦਾਜ਼ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹਿੱਸਾ ਸਕੋਪ ਸੂਚੀ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਹੈ: "ਅਸੀਂ ਇਸ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਵਿੱਚ X ਨਹੀਂ ਕਰਾਂਗੇ" "ਪਰ ਮੈਂ ਸੋਚਿਆ ਕਿ ਇਹ ਸ਼ਾਮਲ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਸੀ" ਦਲੀਲ ਨੂੰ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਰੋਕਦਾ ਹੈ।

ਜਦੋਂ ਸਕੋਪ ਕੰਟਰੋਲ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਸਨੂੰ ਸਕੋਪ ਕ੍ਰੀਪ ਕਿਹਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ: ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਛੋਟਾ, ਗੈਰ-ਪ੍ਰਵਾਨਿਤ ਕੰਮ ਸਮੇਂ ਦੇ ਨਾਲ ਇਸ ਨੂੰ ਫੁੱਲਦਾ ਹੈ। "ਬਸ ਇੱਕ ਹੋਰ ਛੋਟਾ ਜਿਹਾ ਜੋੜ", ਜਦੋਂ ਦੁਹਰਾਇਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਬਜਟ ਅਤੇ ਸਮਾਂ-ਸਾਰਣੀ ਨੂੰ ਉਡਾ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਵਧੀਆ ਸਕੋਪ ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਅਤੇ ਸਪੱਸ਼ਟ ਸਵੀਕ੍ਰਿਤੀ ਮਾਪਦੰਡ ਸਕੋਪ ਕ੍ਰੀਪ ਦੇ ਵਿਰੁੱਧ ਬਚਾਅ ਦੀ ਪਹਿਲੀ ਲਾਈਨ ਹਨ। ਸਵੀਕ੍ਰਿਤੀ ਮਾਪਦੰਡ ਮਾਪਣਯੋਗ ਸਥਿਤੀ ਹੈ ਜਿਸ ਨੂੰ "ਪੂਰਾ" ਮੰਨਿਆ ਜਾਣ ਲਈ ਪੂਰਾ ਕਰਨਾ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੈ (ਜਿਵੇਂ ਕਿ "2 ਸਕਿੰਟਾਂ ਤੋਂ ਘੱਟ ਵਿੱਚ ਫਾਰਮ ਲੋਡ")।

ਸੰਕੇਤ: ਸਕੋਪ ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਨੂੰ ਲਿਖਣ ਵੇਲੇ, "ਅਸੀਂ ਕੀ ਨਹੀਂ ਕਰਾਂਗੇ" ਸੂਚੀ ਵਿੱਚ "ਅਸੀਂ ਕੀ ਕਰਾਂਗੇ" ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਜ਼ਿਆਦਾ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰੋ। ਬਾਹਰ ਕੱਢੀਆਂ ਗਈਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਲਈ ਸਭ ਤੋਂ ਸਸਤੀਆਂ ਬੀਮਾ ਹਨ।

ਵਰਕ ਬਰੇਕਡਾਊਨ ਸਟਰਕਚਰ (WBS) ਕੀ ਹੈ?

ਵਰਕ ਬਰੇਕਡਾਊਨ ਸਟ੍ਰਕਚਰ (WBS) ਇੱਕ ਲੜੀਵਾਰ ਰੁੱਖ ਹੈ ਜੋ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੇ ਕੁੱਲ ਕੰਮ ਨੂੰ ਲਾਜ਼ੀਕਲ ਟੁਕੜਿਆਂ ਵਿੱਚ ਵੰਡਦਾ ਹੈ ਜੋ ਉੱਪਰ ਤੋਂ ਹੇਠਾਂ ਤੱਕ ਹੌਲੀ-ਹੌਲੀ ਛੋਟੇ ਹੁੰਦੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਸਿਖਰ 'ਤੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਹੈ, ਇਸਦੇ ਹੇਠਾਂ ਮੁੱਖ ਸਪੁਰਦਗੀ/ਪੜਾਅ ਹਨ, ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਹੇਠਾਂ ਕੰਮ ਦੇ ਪੈਕੇਜ ਹਨ। ਇੱਕ ਕੰਮ ਪੈਕੇਜ ਕੰਮ ਦਾ ਸਭ ਤੋਂ ਹੇਠਲੇ ਪੱਧਰ ਦਾ ਟੁਕੜਾ ਹੈ ਜੋ ਕਿਸੇ ਵਿਅਕਤੀ/ਟੀਮ ਨੂੰ ਦਿੱਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇਸਦੀ ਮਿਆਦ ਅਤੇ ਲਾਗਤ ਦਾ ਅੰਦਾਜ਼ਾ ਲਗਾਉਣ ਲਈ ਕਾਫੀ ਛੋਟਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਚੰਗਾ WBS ਦੋ ਨਿਯਮਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਦਾ ਹੈ: 100% ਨਿਯਮ (ਹੇਠਲੇ ਭਾਗਾਂ ਦੇ ਜੋੜ ਵਿੱਚ ਪੂਰਾ ਉੱਪਰਲਾ ਹਿੱਸਾ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਕੋਈ ਹੋਰ ਨਹੀਂ, ਕੋਈ ਘੱਟ ਨਹੀਂ) ਅਤੇ ਆਪਸੀ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ (ਕੋਈ ਵੀ ਦੋ ਪੈਕੇਜਾਂ ਵਿੱਚ ਇੱਕੋ ਕੰਮ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ, ਕੋਈ ਓਵਰਲੈਪ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦਾ)।

WBS ਇੰਨਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਕਿਉਂ ਹੈ? ਕਿਉਂਕਿ ਪੂਰਵ ਅਨੁਮਾਨ, ਸਮਾਂ-ਸਾਰਣੀ, ਬਜਟ ਅਤੇ ਜੋਖਮ ਹਮੇਸ਼ਾ ਕੰਮ ਪੈਕੇਜ ਪੱਧਰ 'ਤੇ ਕੀਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। "ਅਸੀਂ ਇੱਕ ਵੈਬਸਾਈਟ ਬਣਾਵਾਂਗੇ" ਅਸੰਭਵ ਹੈ; ਪਰ ਪੈਕੇਜ ਜਿਵੇਂ ਕਿ "ਲੌਗਇਨ ਪੇਜ ਡਿਜ਼ਾਈਨ", "ਉਪਭੋਗਤਾ ਰਜਿਸਟ੍ਰੇਸ਼ਨ ਫਾਰਮ", "ਭੁਗਤਾਨ ਏਕੀਕਰਣ ਟੈਸਟਿੰਗ" ਅਨੁਮਾਨਤ ਹਨ। WBS ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਸੌਂਪਣ (RACI), ਪ੍ਰਗਤੀ ਨਿਗਰਾਨੀ ਅਤੇ ਸੰਚਾਰ ਲਈ ਢਾਂਚਾ ਵੀ ਹੈ।

ਕਦਮ ਦਰ ਕਦਮ: AI ਨਾਲ WBS ਡਰਾਫਟ ਤਿਆਰ ਕਰਨਾ

1. ਦਾਇਰੇ ਨੂੰ ਸਪੱਸ਼ਟ ਕਰੋ। ਅਗਿਆਤ ਰੂਪ ਵਿੱਚ AI ਨੂੰ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦਾ ਉਦੇਸ਼, ਮੁੱਖ ਡਿਲੀਵਰੇਬਲ, ਅਤੇ ਜਾਣੀਆਂ ਗਈਆਂ ਰੁਕਾਵਟਾਂ ਦਿਓ। ਇੱਕ ਚੰਗਾ WBS ਕਿਸੇ ਅਸਪਸ਼ਟ ਉਦੇਸ਼ ਤੋਂ ਨਹੀਂ ਆਉਂਦਾ ਹੈ।
2. ਡਰਾਫਟ ਬ੍ਰੇਕਡਾਊਨ ਲਈ ਪੁੱਛੋ। ਪੜਾਵਾਂ ਅਤੇ ਕੰਮ ਦੇ ਪੈਕੇਜਾਂ ਵਿੱਚ ਵੰਡਿਆ ਗਿਆ ਇੱਕ ਲੜੀ ਲਈ AI ਨੂੰ ਪੁੱਛੋ; ਹਰੇਕ ਪੈਕੇਜ ਲਈ ਇੱਕ-ਲਾਈਨ ਸਕੋਪ ਵਰਣਨ ਅਤੇ ਸੁਝਾਏ ਗਏ ਡਿਲੀਵਰੀ ਲਈ ਪੁੱਛੋ।
3. 100% ਨਿਯਮ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ। ਜਾਂਚ ਕਰੋ ਕਿ ਕੀ ਕੁੱਲ ਤਿਆਰ ਕੀਤੇ ਪੈਕੇਜ ਦਾਇਰੇ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਦੇ ਹਨ; ਗੁੰਮ ਅਤੇ ਬੇਲੋੜੀਆਂ ਚੀਜ਼ਾਂ 'ਤੇ ਨਿਸ਼ਾਨ ਲਗਾਓ।
4. ਸਵੀਕ੍ਰਿਤੀ ਦੇ ਮਾਪਦੰਡ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ। ਹਰੇਕ ਕੁੰਜੀ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਨ ਯੋਗ ਲਈ ਡਰਾਫਟ ਮਾਪਣਯੋਗ ਸਵੀਕ੍ਰਿਤੀ ਮਾਪਦੰਡ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ, ਫਿਰ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਅਸਲੀਅਤ ਦੇ ਵਿਰੁੱਧ ਸੁਧਾਰੋ।
5. ਦਾਇਰੇ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਸਪੱਸ਼ਟ ਕਰੋ। AI ਨੂੰ "ਉਹ ਚੀਜ਼ਾਂ ਜੋ ਸ਼ਾਇਦ ਇਸ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਲਈ ਦਾਇਰੇ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਹੋਣੀਆਂ ਚਾਹੀਦੀਆਂ ਹਨ" ਦੀ ਸੂਚੀ ਲਈ ਕਹੋ ਅਤੇ ਟੀਮ ਨਾਲ ਇਸ ਬਾਰੇ ਚਰਚਾ ਕਰੋ।
6. ਟੀਮ ਅਤੇ ਹਿੱਸੇਦਾਰ ਪ੍ਰਮਾਣਿਕਤਾ। ਕੰਮ ਦੇ ਪੈਕੇਜ ਦੇ ਮਾਲਕਾਂ ਨਾਲ ਡਰਾਫਟ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰੋ। ਡਬਲਯੂਬੀਐਸ ਕਦੇ ਵੀ ਟੀਮ ਦੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ "ਯੋਜਨਾ" ਨਹੀਂ ਹੈ।

ਸਾਵਧਾਨ: AI ਦੁਆਰਾ ਤਿਆਰ WBS ਅਕਸਰ ਇੱਕ ਨਾਜ਼ੁਕ ਪੈਕੇਜ (ਜਿਵੇਂ ਕਿ "ਕਾਨੂੰਨੀ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ," "ਡੇਟਾ ਮਾਈਗ੍ਰੇਸ਼ਨ," "ਉਪਭੋਗਤਾ ਸਿਖਲਾਈ") ਨੂੰ ਖੁੰਝ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜੋ ਤਰਕਪੂਰਨ ਲੱਗਦਾ ਹੈ ਪਰ ਤੁਹਾਡੀ ਸੰਸਥਾ ਲਈ ਖਾਸ ਹੈ। ਗੁੰਮ ਹੋਇਆ ਪੈਕੇਟ ਸ਼ੁਰੂ ਤੋਂ ਹੀ ਤੁਹਾਡੀ ਭਵਿੱਖਬਾਣੀ ਨੂੰ ਗਲਤ ਬਣਾ ਦੇਵੇਗਾ। ਮਨੁੱਖੀ ਦ੍ਰਿਸ਼ਟੀਕੋਣ ਤੋਂ 100% ਨਿਯਮ ਨੂੰ ਲਾਗੂ ਕਰਨਾ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ।

ਤਿੰਨ ਛੋਟੇ ਕੇਸ

ਕੇਸ 1 — ਸਮਾਂ ਬਚਾਉਣ ਵਾਲਾ ਬਲੂਪ੍ਰਿੰਟ। ਇੱਕ ਨਵੇਂ ਇੰਟਰਾਨੈੱਟ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਲਈ ਸ਼ੁਰੂ ਤੋਂ WBS ਬਣਾਉਣ ਦੀ ਬਜਾਏ, ਇੱਕ PMO ਮਾਹਰ ਨੇ YZ ਨੂੰ ਅਗਿਆਤ ਸਕੋਪ ਸੰਖੇਪ ਦਿੱਤਾ ਅਤੇ ਇੱਕ ਡਰਾਫਟ ਮੰਗਿਆ। YZ ਨੇ 6 ਪੜਾਵਾਂ ਅਤੇ 34 ਕਾਰਜ ਪੈਕੇਜ ਪ੍ਰਸਤਾਵਿਤ ਕੀਤੇ ਹਨ। ਮਾਹਰ ਨੇ ਟੀਮ ਦੇ ਨਾਲ 45-ਮਿੰਟ ਦੀ ਵਰਕਸ਼ਾਪ ਵਿੱਚ 5 ਪੈਕੇਜ ਹਟਾਏ ਅਤੇ 3 ਗੁੰਮ ਪੈਕੇਜ (SSO ਏਕੀਕਰਣ, ਪਹੁੰਚਯੋਗਤਾ ਟੈਸਟਿੰਗ, ਸਮੱਗਰੀ ਮਾਈਗ੍ਰੇਸ਼ਨ) ਸ਼ਾਮਲ ਕੀਤੇ। ਕੰਮ, ਜਿਸ ਨੂੰ ਸ਼ੁਰੂ ਤੋਂ ਇੱਕ ਦਿਨ ਲੱਗਣਾ ਸੀ, ਅੱਧੇ ਦਿਨ ਵਿੱਚ ਪੂਰਾ ਹੋ ਗਿਆ ਅਤੇ ਹੋਰ ਪੂਰਾ ਹੋ ਗਿਆ।

ਕੇਸ 2 — ਕੈਚਿੰਗ ਸਕੋਪ ਕ੍ਰੀਪ। ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਮੈਨੇਜਰ ਗਾਹਕ ਤੋਂ AI 12 ਛੋਟੀਆਂ ਬੇਨਤੀਆਂ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਪੁੱਛਦਾ ਹੈ "ਕੀ ਇਹ ਮੌਜੂਦਾ ਸਕੋਪ ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਦਾਇਰੇ ਵਿੱਚ ਹਨ ਜਾਂ ਦਾਇਰੇ ਤੋਂ ਬਾਹਰ?" ਉਸਨੇ ਇਸਨੂੰ ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਸ਼੍ਰੇਣੀਬੱਧ ਕੀਤਾ ਸੀ: YZ 7 ਨੇ ਬੇਨਤੀ ਨੂੰ "ਸੰਭਵ ਤੌਰ 'ਤੇ ਦਾਇਰੇ ਤੋਂ ਬਾਹਰ" ਵਜੋਂ ਫਲੈਗ ਕੀਤਾ। ਪ੍ਰਧਾਨ ਮੰਤਰੀ ਨੇ ਇਹਨਾਂ ਨੂੰ ਅਧਿਕਾਰਤ ਤਬਦੀਲੀ ਦੀਆਂ ਬੇਨਤੀਆਂ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਦਿੱਤਾ; ਨਹੀਂ ਤਾਂ ਵਾਧੂ 3 ਹਫ਼ਤਿਆਂ ਦਾ ਕੰਮ ਚੁੱਪਚਾਪ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਵਿੱਚ ਲੀਕ ਹੋ ਜਾਵੇਗਾ।

ਕੇਸ 3 - ਗੁੰਮ ਪੈਕੇਟ ਟ੍ਰੈਪ। ਇੱਕ ਟੀਮ ਨੇ ਬਿਨਾਂ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕੀਤੇ YZ ਦੁਆਰਾ ਤਿਆਰ ਕੀਤੇ WBS ਦੇ 28 ਪੈਕੇਜਾਂ ਨੂੰ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦਿੱਤੀ। ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੇ ਮੱਧ ਵਿੱਚ, ਇਹ ਦੇਖਿਆ ਗਿਆ ਸੀ ਕਿ ਕੋਈ "ਡੇਟਾ ਮਾਈਗ੍ਰੇਸ਼ਨ" ਅਤੇ "ਗੋ-ਲਾਈਵ ਰਿਹਰਸਲ" ਪੈਕੇਜ ਨਹੀਂ ਸਨ; ਇਹਨਾਂ ਦੋ ਮਿਸਜ਼ ਨੇ ਅਨੁਸੂਚੀ ਵਿੱਚ 4 ਹਫ਼ਤੇ ਸ਼ਾਮਲ ਕੀਤੇ। ਪਾਠ: AI ਡਰਾਫਟ ਨੂੰ 100% ਨਿਯਮ ਦੇ ਨਾਲ ਮਨੁੱਖੀ ਜਾਂਚ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਨਹੀਂ ਦਿੱਤੀ ਜਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ।

ਕਮਜ਼ੋਰ ਪ੍ਰੋਂਪਟ / ਮਜ਼ਬੂਤ ਪ੍ਰੋਂਪਟ

ਕਮਜ਼ੋਰ ਪ੍ਰੋਂਪਟ:

ਇੱਕ ਮੋਬਾਈਲ ਐਪਲੀਕੇਸ਼ਨ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਲਈ WBS ਲਿਖੋ।

ਇਹ ਪ੍ਰੋਂਪਟ ਬਹੁਤ ਆਮ ਹੈ: AI ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਇੱਕ ਟੈਂਪਲੇਟ ਤਿਆਰ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਤੁਹਾਡੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੇ ਅਸਲ ਡਿਲੀਵਰੇਬਲ, ਰੁਕਾਵਟਾਂ, ਅਤੇ ਸਵੀਕ੍ਰਿਤੀ ਦੇ ਮਾਪਦੰਡਾਂ ਨਾਲ ਬਹੁਤ ਘੱਟ ਪ੍ਰਸੰਗਿਕਤਾ ਹੈ।

ਸ਼ਕਤੀਸ਼ਾਲੀ ਪ੍ਰਾਉਟ:

ਤੁਹਾਡੀ ਭੂਮਿਕਾ: ਇੱਕ ਸੀਨੀਅਰ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਯੋਜਨਾ ਮਾਹਰ। ਸੰਦਰਭ: ਇੱਕ ਪ੍ਰਚੂਨ ਕਲਾਇੰਟ ਲਈ ਇੱਕ ਵਸਤੂ ਟ੍ਰੈਕਿੰਗ ਮੋਬਾਈਲ ਐਪਲੀਕੇਸ਼ਨ (ਨਾਮ ਮਾਸਕ)। ਪਾਬੰਦੀਆਂ: 4 ਮਹੀਨੇ, ਮੌਜੂਦਾ ERP ਲਾਜ਼ਮੀ ਨਾਲ ਏਕੀਕਰਣ, iOS+Android, ਡਾਟਾ ਮਾਈਗ੍ਰੇਸ਼ਨ ਉਪਲਬਧ। ਕਾਰਜ: ਪੜਾਵਾਂ ਅਤੇ ਕੰਮ ਦੇ ਪੈਕੇਜਾਂ ਵਿੱਚ ਵੰਡਿਆ ਇੱਕ ਡਰਾਫਟ WBS ਤਿਆਰ ਕਰੋ। ਨਿਯਮ:-10% ਨਿਯਮ; ਹਰੇਕ ਪੜਾਅ ਦੇ ਅਧੀਨ ਪੈਕੇਜ ਪੂਰੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਪੜਾਅ ਨੂੰ ਕਵਰ ਕਰਨੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ।- ਹਰੇਕ ਕੰਮ ਦੇ ਪੈਕੇਜ ਲਈ: ਸਿੰਗਲ ਲਾਈਨ ਸਕੋਪ + ਮੁੱਖ ਡਿਲੀਵਰੇਬਲ + ਮਾਪਣਯੋਗ ਸਵੀਕ੍ਰਿਤੀ ਮਾਪਦੰਡ।- ਅੰਤ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਵੱਖਰੀ "ਸੰਭਵ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸਕੋਪ ਤੋਂ ਬਾਹਰ" ਸੂਚੀ ਦਿਓ।- ਸੰਸਥਾ-ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਪੈਕੇਜਾਂ ਨੂੰ ਚਿੰਨ੍ਹਿਤ ਕਰੋ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਬਾਰੇ ਤੁਸੀਂ "[ਟੀਮ ਨਾਲ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ]" ਨਾਲ ਯਕੀਨੀ ਨਹੀਂ ਹੋ, ਫਿਟਿੰਗ। ਆਉਟਪੁੱਟ: ਮਾਰਕਡਾਊਨ ਟੇਬਲ (ਪੜਾਅ | ਪੈਕੇਜ | ਸਕੋਪ | ਡਿਲਿਵਰੀ | ਸਵੀਕ੍ਰਿਤੀ ਮਾਪਦੰਡ)।

ਇਹ ਬੇਨਤੀ ਮਜ਼ਬੂਤ ​​ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਸੰਦਰਭ, ਰੁਕਾਵਟ, 100% ਨਿਯਮ, ਸਵੀਕ੍ਰਿਤੀ ਦੇ ਮਾਪਦੰਡ, ਅਤੇ ਦਾਇਰੇ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਦੀ ਬੇਨਤੀ ਸਪਸ਼ਟ ਹੈ; "[ਟੀਮ ਨਾਲ ਪੁਸ਼ਟੀ]" ਨਾਲ ਅਨਿਸ਼ਚਿਤਤਾ ਨੂੰ ਵੀ ਲਾਗੂ ਕਰਦਾ ਹੈ।

ਵਾਧੂ ਟੈਂਪਲੇਟ:

# ਸਕੋਪ ਫਾਈਂਡਰ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਹੇਠਾਂ ਦਿੱਤੇ ਸਕੋਪ ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਨੂੰ ਪੜ੍ਹੋ। "ਦਾਇਰੇ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਦੇ ਉਮੀਦਵਾਰਾਂ" ਦੇ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸੂਚੀਬੱਧ ਕਰੋ ਜੋ ਆਮ ਹਨ ਪਰ ਇੱਥੇ ਸਪਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਜ਼ਿਕਰ ਨਹੀਂ ਕੀਤੇ ਗਏ ਹਨ (ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਸਿਖਲਾਈ, ਦਸਤਾਵੇਜ਼, ਸਹਾਇਤਾ, ਮਾਈਗ੍ਰੇਸ਼ਨ, ਸੁਰੱਖਿਆ ਜਾਂਚ)। ਹਰੇਕ ਲਈ, ਪੁੱਛੋ ਕਿ ਇਸਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ/ਬਾਹਰ ਕਿਉਂ ਰੱਖਿਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।

# ਸਵੀਕ੍ਰਿਤੀ ਮਾਪਦੰਡ ਨਿਰਮਾਤਾ ਨਿਮਨਲਿਖਤ ਸਪੁਰਦਗੀ ਲਈ 3-5 ਮਾਪਣਯੋਗ ਸਵੀਕ੍ਰਿਤੀ ਮਾਪਦੰਡ ਸੁਝਾਓ (SMART ਫਾਰਮੈਟ ਵਿੱਚ):[ਡਿਲੀਵਰੀ]। ਮਾਪਦੰਡ ਨਾ ਲਿਖੋ ਜੋ ਮਾਪਿਆ ਨਹੀਂ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ (ਜਿਵੇਂ "ਇਹ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਕੰਮ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ")।

# 100% ਨਿਯਮ ਚੈਕਰ ਹੇਠਾਂ WBS ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ। ਸਕੋਪ ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਤੋਂ ਕਿਸ ਡਿਲੀਵਰੇਬਲ ਦਾ ਕਿਸੇ ਵੀ ਵਰਕਪੈਕ ਵਿੱਚ ਕੋਈ ਹਮਰੁਤਬਾ ਨਹੀਂ ਹੈ? ਕਿਹੜੇ ਪੈਕੇਜ ਸਕੋਪ ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਤੋਂ ਵੱਧ ਹਨ? ਅੰਤਰਾਂ ਦੀ ਸੂਚੀ ਬਣਾਓ।

ਆਮ ਗਲਤੀਆਂ

• ਦਾਇਰੇ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਨਾ ਲਿਖਣਾ: ਜੇਕਰ "ਅਸੀਂ ਕੀ ਨਹੀਂ ਕਰਾਂਗੇ" ਅਸਪਸ਼ਟ ਹੈ, ਤਾਂ ਸਕੋਪ ਕ੍ਰੀਪ ਅਟੱਲ ਹੈ।
• ਪੈਕੇਜ ਜੋ ਬਹੁਤ ਵੱਡੇ ਜਾਂ ਬਹੁਤ ਪਤਲੇ ਹਨ: ਇੱਕ ਵਿਸ਼ਾਲ ਪੈਕੇਜ ਜੋ ਇੱਕ ਮਹੀਨੇ ਤੱਕ ਚੱਲਦਾ ਹੈ, ਅਨੁਮਾਨਿਤ ਨਹੀਂ ਹੈ; ਇੱਕ ਘੰਟੇ ਦਾ ਛੋਟਾ ਪੈਕੇਜ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਨੂੰ ਹਾਵੀ ਕਰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਪੈਕੇਜ ਅਨੁਮਾਨ ਲਗਾਉਣ ਯੋਗ ਅਤੇ ਟਰੈਕ ਕਰਨ ਯੋਗ ਹੋਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ।
• AI ਬਲੂਪ੍ਰਿੰਟ ਨੂੰ ਪ੍ਰਮਾਣਿਤ ਕੀਤੇ ਬਿਨਾਂ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰਨਾ: ਇੱਕ ਅਧੂਰਾ ਐਂਟਰਪ੍ਰਾਈਜ਼-ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਪੈਕੇਜ (ਡੇਟਾ ਮਾਈਗ੍ਰੇਸ਼ਨ, ਰੈਗੂਲੇਟਰੀ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ, ਸਿਖਲਾਈ) ਸ਼ੁਰੂ ਤੋਂ ਹੀ ਯੋਜਨਾ ਨੂੰ ਝੂਠਾ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ।
• ਸਵੀਕ੍ਰਿਤੀ ਦੇ ਮਾਪਦੰਡ ਨੂੰ ਛੱਡਣਾ: ਜੇਕਰ ਕੋਈ ਮਾਪਦੰਡ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਤਾਂ "ਕੀਤੀ" ਚਰਚਾ ਬੇਅੰਤ ਹੈ।
• ਡਬਲਯੂਬੀਐਸ ਨੂੰ ਗਤੀਵਿਧੀਆਂ ਦੀ ਬਜਾਏ ਆਉਟਪੁੱਟ 'ਤੇ ਕੇਂਦ੍ਰਿਤ ਨਾ ਕਰਨਾ: ਚੰਗਾ ਡਬਲਯੂਬੀਐਸ ਡਿਲੀਵਰੇਬਲ (ਨਾਮ) ਦਿਖਾਉਂਦਾ ਹੈ, "ਮੀਟਿੰਗ ਆਯੋਜਿਤ" ਵਰਗੀਆਂ ਗਤੀਵਿਧੀਆਂ ਨਹੀਂ।

ਸੁਝਾਅ: WBS ਨੂੰ ਇੱਕ ਵਾਰ ਨਾ ਲਿਖੋ ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ ਉਸੇ 'ਤੇ ਛੱਡੋ। ਜਦੋਂ ਕੋਈ ਪ੍ਰਵਾਨਿਤ ਤਬਦੀਲੀ ਆਉਂਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ WBS, ਫਿਰ ਸਮਾਂ-ਸਾਰਣੀ ਅਤੇ ਬਜਟ ਨੂੰ ਅੱਪਡੇਟ ਕਰੋ। WBS ਇੱਕ ਜੀਵਤ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਹੈ।

ਸੰਖੇਪ ਵਿੱਚ

ਸਕੋਪ ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੀਆਂ ਸੀਮਾਵਾਂ ਨੂੰ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਜਦੋਂ ਕਿ WBS ਕੰਮ ਦੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨਯੋਗ ਹਿੱਸਿਆਂ ਨੂੰ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਚੰਗੇ ਸਕੋਪ ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਵਿੱਚ ਸਪੱਸ਼ਟ ਸਵੀਕ੍ਰਿਤੀ ਮਾਪਦੰਡ ਅਤੇ ਇੱਕ ਮਜ਼ਬੂਤ ​​"ਦਾਇਰੇ ਤੋਂ ਬਾਹਰ" ਸੂਚੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦੀ ਹੈ; ਇੱਕ ਚੰਗਾ WBS 100% ਨਿਯਮ ਅਤੇ ਆਪਸੀ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਦਾ ਹੈ। AI ਦੋਵਾਂ ਲਈ ਤੇਜ਼ ਅਤੇ ਸੰਪੂਰਨ ਬਲੂਪ੍ਰਿੰਟ ਤਿਆਰ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਸੰਸਥਾ-ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਪੈਕੇਜਾਂ ਨੂੰ ਛੱਡ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਮੈਨੇਜਰ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਉਹ ਮਨੁੱਖੀ ਦ੍ਰਿਸ਼ਟੀਕੋਣ ਤੋਂ 100% ਨਿਯਮ ਨੂੰ ਲਾਗੂ ਕਰੇ, ਦਾਇਰੇ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਨੂੰ ਸਪੱਸ਼ਟ ਕਰੇ, ਅਤੇ ਟੀਮ ਪ੍ਰਮਾਣਿਕਤਾ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰੇ।

ਐਪਲੀਕੇਸ਼ਨ ਦਾ ਕੰਮ

ਤੁਹਾਡੇ ਮੌਜੂਦਾ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਲਈ, ਪੜਾਵਾਂ ਅਤੇ ਕੰਮ ਦੇ ਪੈਕੇਜਾਂ ਵਿੱਚ ਵੰਡਿਆ ਹੋਇਆ AI ਤੋਂ ਇੱਕ ਡਰਾਫਟ WBS ਤਿਆਰ ਕਰੋ (ਡਾਟਾ ਗੁਮਨਾਮ ਕਰੋ)। ਫਿਰ, ਆਪਣੀ ਟੀਮ ਦੇ ਇੱਕ ਮੈਂਬਰ ਦੇ ਨਾਲ, 100% ਨਿਯਮ ਲਾਗੂ ਕਰੋ: ਕਿਹੜੇ ਪੈਕੇਜ ਗੁੰਮ ਹਨ, ਕਿਹੜੇ ਬੇਲੋੜੇ ਹਨ, ਕਿਹੜੀ ਡਿਲੀਵਰੀ ਵਿੱਚ ਕੋਈ ਸਵੀਕ੍ਰਿਤੀ ਮਾਪਦੰਡ ਨਹੀਂ ਹੈ? ਘੱਟੋ-ਘੱਟ 3 ਗੁੰਮ/ਗਲਤ ਪੁਆਇੰਟਾਂ ਨੂੰ ਠੀਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਸਹੀ ਕੀਤੇ WBS ਨੂੰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਕਰੋ।

ਚੈੱਕਲਿਸਟ

• [] ਮੇਰੇ ਸਕੋਪ ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਵਿੱਚ ਉਦੇਸ਼, ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਨ ਯੋਗ, ਸਵੀਕ੍ਰਿਤੀ ਮਾਪਦੰਡ, ਦਾਇਰੇ ਤੋਂ ਬਾਹਰ, ਧਾਰਨਾ ਅਤੇ ਰੁਕਾਵਟ ਹੈ।
• [ ] ਮੈਂ ਜਾਣਬੁੱਝ ਕੇ "ਦਾਇਰੇ ਤੋਂ ਬਾਹਰ" ਸੂਚੀ ਭਰੀ ਹੈ।
• [ ] WBS 100% ਨਿਯਮ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਦਾ ਹੈ (ਕੋਈ ਗੁੰਮ/ਵੱਧ ਪੈਕੇਟ ਨਹੀਂ)।
• [ ] ਹਰੇਕ ਕੰਮ ਦਾ ਪੈਕੇਜ ਪੂਰਵ ਅਨੁਮਾਨਯੋਗ ਅਤੇ ਖੋਜਣਯੋਗ ਹੈ।
• [ ] ਹਰੇਕ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਡਿਲੀਵਰੇਬਲ ਵਿੱਚ ਮਾਪਣਯੋਗ ਸਵੀਕ੍ਰਿਤੀ ਮਾਪਦੰਡ ਹੁੰਦੇ ਹਨ।
• [ ] ਮੈਂ ਟੀਮ ਨਾਲ AI ਡਰਾਫਟ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕੀਤੀ; ਮੈਂ ਸੰਸਥਾ-ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਪੈਕੇਜ ਸ਼ਾਮਲ ਕੀਤੇ ਹਨ।