ਲਾਭ:
- ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਚਾਰਟਰ, ਟੈਂਪਲੇਟਸ, ਸਿੱਖੇ ਗਏ ਸਬਕ ਅਤੇ ਗਿਆਨ ਅਧਾਰ ਸੰਕਲਪਾਂ ਨੂੰ ਸਮਝਣ ਅਤੇ ਨਕਲੀ ਬੁੱਧੀ ਸਹਾਇਤਾ ਨਾਲ ਮਿਆਰੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਡਰਾਫਟ ਤਿਆਰ ਕਰਨ ਦੀ ਯੋਗਤਾ
- ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਮਾਨਕੀਕਰਨ, ਪੁਰਾਲੇਖ ਸੰਖੇਪ ਅਤੇ ਸੰਗਠਨਾਤਮਕ ਜਾਣਕਾਰੀ ਕੱਢਣ ਲਈ ਨਕਲੀ ਬੁੱਧੀ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨ ਦੀ ਸਮਰੱਥਾ
- ਉਸ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦੀ ਸ਼ੁੱਧਤਾ ਨੂੰ ਸਮਝਣਾ, ਸੰਸਕਰਣ ਨਿਯੰਤਰਣ ਅਤੇ ਕਾਰਪੋਰੇਟ ਮੈਮੋਰੀ ਨੂੰ ਮਨੁੱਖੀ ਨਿਯੰਤਰਣ ਵਿੱਚ ਰੱਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ
ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਖਤਮ ਹੋ ਜਾਂਦੇ ਹਨ, ਪਰ ਸੰਸਥਾਵਾਂ ਦੀ ਯਾਦ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ - ਜਾਂ ਨਹੀਂ। ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਸੰਸਥਾਵਾਂ ਵਿੱਚ, ਹਰ ਨਵਾਂ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਸਕ੍ਰੈਚ ਤੋਂ ਸ਼ੁਰੂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ; ਪਿਛਲੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ ਦੇ ਸਬਕ, ਨਮੂਨੇ ਅਤੇ ਗਿਆਨ ਲੋਕਾਂ ਦੇ ਦਿਮਾਗ ਵਿੱਚ ਰਹਿੰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਨਾਲ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। PMO (ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਮੈਨੇਜਮੈਂਟ ਆਫਿਸ) ਇਕਾਈ ਹੈ ਜੋ ਸੰਸਥਾ ਵਿਚ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ ਨੂੰ ਮਿਆਰ, ਢੰਗ ਅਤੇ ਸਹਾਇਤਾ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਦੀ ਹੈ; ਉਨ੍ਹਾਂ ਦਾ ਇੱਕ ਕਰਤੱਵ ਇਸ ਸੰਸਥਾਗਤ ਯਾਦ ਨੂੰ ਜ਼ਿੰਦਾ ਰੱਖਣਾ ਹੈ। ਇਸ ਯੂਨਿਟ ਦਾ ਵਿਸ਼ਾ ਵਧੀਆ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਅਤੇ ਗਿਆਨ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਹੈ: ਸਟੈਂਡਰਡ ਟੈਂਪਲੇਟਸ, ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਚਾਰਟਰ, ਸਬਕ ਸਿੱਖਣਾ, ਅਤੇ ਖੋਜਯੋਗ ਗਿਆਨ ਅਧਾਰ ਸਥਾਪਤ ਕਰਨਾ। ਆਰਟੀਫੀਸ਼ੀਅਲ ਇੰਟੈਲੀਜੈਂਸ ਇਸ ਖੇਤਰ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਬਹੁਤ ਸ਼ਕਤੀਸ਼ਾਲੀ ਸਹਾਇਕ ਹੈ: ਇਹ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੇ ਮਿਆਰੀ ਡਰਾਫਟ ਤਿਆਰ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਖਿੰਡੇ ਹੋਏ ਪੁਰਾਲੇਖ ਨੂੰ ਸੰਖੇਪ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਪਿਛਲੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ ਤੋਂ ਥੀਮ ਅਤੇ ਸੂਝ ਨੂੰ ਕੱਢਦਾ ਹੈ। ਪਰ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦੀ ਸ਼ੁੱਧਤਾ, ਸੰਸਕਰਣ ਨਿਯੰਤਰਣ, ਅਤੇ ਸੰਸਥਾਗਤ ਮੈਮੋਰੀ ਦੀ ਭਰੋਸੇਯੋਗਤਾ ਲਈ ਮਨੁੱਖੀ ਨਿਯੰਤਰਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।
ਮੂਲ PMO ਦਸਤਾਵੇਜ਼
ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਚਾਰਟਰ ਉਹ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਹੈ ਜੋ ਅਧਿਕਾਰਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੀ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਇਸਦੇ ਉਦੇਸ਼, ਦਾਇਰੇ, ਸਪਾਂਸਰ, ਮੁੱਖ ਮੀਲ ਪੱਥਰ ਅਤੇ ਪ੍ਰਧਾਨ ਮੰਤਰੀ ਦੇ ਅਧਿਕਾਰ ਨੂੰ ਪਰਿਭਾਸ਼ਤ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਇੱਕ ਛੋਟੇ ਪਰ ਨਾਜ਼ੁਕ ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ ਵਾਂਗ ਹੈ: "ਅਸੀਂ ਇਹ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਕਿਉਂ ਕਰ ਰਹੇ ਹਾਂ ਅਤੇ ਕੌਣ ਇੰਚਾਰਜ ਹੈ?"
ਨਮੂਨੇ ਦੁਹਰਾਉਣ ਵਾਲੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਮਿਆਰੀ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹਨ: ਡਬਲਯੂਬੀਐਸ ਟੈਂਪਲੇਟ, ਜੋਖਮ ਰਜਿਸਟਰ ਟੈਂਪਲੇਟ, ਸਥਿਤੀ ਰਿਪੋਰਟ ਟੈਮਪਲੇਟ, ਮੀਟਿੰਗ ਸੰਖੇਪ ਟੈਪਲੇਟ। ਸਟੈਂਡਰਡ ਟੈਂਪਲੇਟਸ ਸਮੇਂ ਦੀ ਬਚਤ ਕਰਦੇ ਹਨ ਅਤੇ ਗੁਣਵੱਤਾ ਅਤੇ ਤੁਲਨਾਤਮਕਤਾ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹਨ; ਇਹ PMO ਦੇ ਸਭ ਤੋਂ ਕੀਮਤੀ ਆਉਟਪੁੱਟਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਇੱਕ ਹੈ।
ਸਿੱਖੇ ਗਏ ਸਬਕ ਇੱਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਹੈ ਜੋ ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੇ ਅੰਤ ਵਿੱਚ (ਜਾਂ ਪੜਾਅ ਦੇ ਅੰਤ ਵਿੱਚ) "ਕੀ ਚੰਗਾ ਹੋਇਆ, ਕੀ ਮਾੜਾ ਹੋਇਆ, ਅਸੀਂ ਅੱਗੇ ਕੀ ਕਰਾਂਗੇ" ਦੇ ਸਵਾਲਾਂ ਦੇ ਜਵਾਬਾਂ ਨੂੰ ਰਿਕਾਰਡ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਸੰਗਠਨ ਨੂੰ ਵਾਰ-ਵਾਰ ਉਹੀ ਗਲਤੀ ਕਰਨ ਤੋਂ ਰੋਕਣ ਲਈ ਸਭ ਤੋਂ ਸਸਤਾ ਸਾਧਨ ਹੈ — ਪਰ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਸੰਸਥਾਵਾਂ ਵਿੱਚ, ਇਹ ਜਾਂ ਤਾਂ ਕਦੇ ਲਿਖਿਆ ਜਾਂ ਲਿਖਿਆ ਨਹੀਂ ਜਾਂਦਾ ਅਤੇ ਦੁਬਾਰਾ ਕਦੇ ਨਹੀਂ ਖੋਲ੍ਹਿਆ ਜਾਂਦਾ।
ਗਿਆਨ ਅਧਾਰ ਸਮੂਹਿਕ ਮੈਮੋਰੀ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਇਹ ਸਾਰੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਇੱਕ ਖੋਜਯੋਗ, ਪਹੁੰਚਯੋਗ ਫਾਰਮੈਟ ਵਿੱਚ ਸਟੋਰ ਕੀਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਕੀਮਤੀ ਹੋਣ ਲਈ, ਇਹ ਸੰਗਠਿਤ, ਅਪ-ਟੂ-ਡੇਟ ਅਤੇ ਖੋਜਯੋਗ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ; ਫਾਈਲਾਂ ਦਾ ਗੰਦਾ ਢੇਰ ਗਿਆਨ ਅਧਾਰ ਨਹੀਂ ਹੈ।
ਦਸਤਾਵੇਜ਼
ਮਕਸਦ
AI ਦਾ ਯੋਗਦਾਨ
ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਚਾਰਟਰ
ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਨੂੰ ਅਧਿਕਾਰਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਲਾਂਚ ਕਰੋ
ਮਿਆਰੀ ਡਰਾਫਟ ਤਿਆਰ ਕਰੋ
ਟੈਂਪਲੇਟ
ਦੁਹਰਾਓ ਨੂੰ ਮਿਆਰੀ ਬਣਾਓ
ਟੈਂਪਲੇਟ ਪਿੰਜਰ ਦਾ ਸੁਝਾਅ ਦਿਓ
ਸਬਕ ਲੈਣਾ
ਮੈਮੋਰੀ ਨੂੰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਰੱਖੋ
ਰਿਕਾਰਡਿੰਗਾਂ ਤੋਂ ਥੀਮ ਐਕਸਟਰੈਕਟ ਕਰਨਾ
ਸਥਿਤੀ ਰਿਪੋਰਟ ਆਰਕਾਈਵ
ਤਰੱਕੀ ਦਾ ਇਤਿਹਾਸ
ਰੁਝਾਨ ਸੰਖੇਪ ਪੈਦਾ ਕਰੋ
ਗਿਆਨ ਅਧਾਰ
ਖੋਜਣਯੋਗ ਮੈਮੋਰੀ
ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਵਰਗੀਕਰਣ/ਸਾਰਾਂਸ਼
ਕਦਮ ਦਰ ਕਦਮ: ਏਆਈ ਨਾਲ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ੀ ਅਤੇ ਗਿਆਨ ਪ੍ਰਬੰਧਨ
- ਮਿਆਰੀ ਟੈਮਪਲੇਟ ਤਿਆਰ ਕਰੋ। ਤੁਹਾਡੀ ਸੰਸਥਾ ਦੀਆਂ ਲੋੜਾਂ ਅਨੁਸਾਰ ਇੱਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਟੈਂਪਲੇਟ ਪਿੰਜਰ ਲਈ YZ ਨੂੰ ਪੁੱਛੋ; ਸੰਸਥਾਗਤ ਸੰਦਰਭ ਦੇ ਅਨੁਕੂਲ.
- ਚਾਰਟਰ ਦਾ ਖਰੜਾ ਤਿਆਰ ਕਰੋ। ਅਗਿਆਤ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੇ ਨਾਲ AI ਤੋਂ ਡਰਾਫਟ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਚਾਰਟਰ ਦੀ ਬੇਨਤੀ ਕਰੋ; ਸਪਾਂਸਰ ਅਤੇ ਅਧਿਕਾਰ ਖੇਤਰ ਨੂੰ ਸੱਚਾਈ ਨਾਲ ਭਰੋ।
- ਪੁਰਾਲੇਖ ਨੂੰ ਸੰਖੇਪ ਕਰੋ. AI ਨੂੰ ਇਤਿਹਾਸਕ ਸਥਿਤੀ ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਜਾਂ ਬੰਦ ਹੋਣ ਵਾਲੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦਿਓ ਅਤੇ ਇਸ ਨੂੰ ਥੀਮ ਅਤੇ ਆਵਰਤੀ ਮੁੱਦਿਆਂ ਨੂੰ ਐਕਸਟਰੈਕਟ ਕਰੋ।
- ਸਬਕ ਟੇਕਅਵੇ ਨੂੰ ਸਿੰਥੇਸਾਈਜ਼ ਕਰੋ। ਏਆਈ ਦੇ ਨਾਲ ਆਮ ਥੀਮਾਂ ਵਿੱਚ ਕਈ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ ਦੇ ਪਾਠਾਂ ਨੂੰ ਸੰਘਣਾ ਕਰੋ; ਪਰ ਹਰੇਕ ਅਨੁਮਾਨ ਨੂੰ ਇਸਦੇ ਸੰਦਰਭ ਨਾਲ ਪ੍ਰਮਾਣਿਤ ਕਰੋ।
- ਸੰਸਕਰਣ ਅਤੇ ਤੱਥ ਜਾਂਚ। AI ਦੁਆਰਾ ਤਿਆਰ ਕੀਤੇ ਗਏ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ; ਮਿਤੀ, ਸੰਸਕਰਣ ਨੰਬਰ ਅਤੇ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ। ਇੱਕ ਗਲਤ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਗਿਆਨ ਅਧਾਰ ਨੂੰ ਜ਼ਹਿਰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
- ਗੋਪਨੀਯਤਾ ਅਤੇ ਅਗਿਆਤਤਾ। ਪਾਠ ਟੇਕਵੇਅ ਅਤੇ ਪੁਰਾਲੇਖ ਸਾਰਾਂਸ਼ਾਂ ਤੋਂ ਕੋਈ ਵੀ ਅਪਰਾਧਕ ਜਾਂ ਗੁਪਤ ਡੇਟਾ ਹਟਾਓ।
ਸਾਵਧਾਨ: ਸਬਕ ਸਿੱਖੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ "ਅਪਰਾਧਿਕ ਖੋਜ" ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਬਣ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ-ਕੇਂਦ੍ਰਿਤ, ਅਗਿਆਤ ਭਾਸ਼ਾ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ ਜਿਵੇਂ ਕਿ "ਵਿਅਕਤੀ X ਦੇਰ ਨਾਲ ਸੀ" ਦੀ ਬਜਾਏ "ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਨਹੀਂ ਸੀ"। AI ਦੋਸ਼ੀ ਬਿਆਨ ਪੈਦਾ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ; ਇਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਨਰਮ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਤਿੰਨ ਛੋਟੇ ਕੇਸ
ਕੇਸ 1 — ਸਟੈਂਡਰਡ ਦੇ ਨਾਲ ਪ੍ਰਵੇਗ। ਇੱਕ PMO ਮਾਹਰ ਸਥਿਤੀ ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਨੂੰ ਮਾਨਕੀਕਰਨ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦਾ ਸੀ ਜੋ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਪ੍ਰਧਾਨ ਮੰਤਰੀ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਫਾਰਮੈਟਾਂ ਵਿੱਚ ਲਿਖਦੇ ਹਨ। ਇਸਨੇ ਏਆਈ ਤੋਂ ਇੱਕ ਆਮ ਟੈਂਪਲੇਟ ਫਰੇਮਵਰਕ ਲਿਆ ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ ਐਂਟਰਪ੍ਰਾਈਜ਼ ਸੰਦਰਭ ਵਿੱਚ ਅਨੁਕੂਲ ਬਣਾਇਆ। ਤਿੰਨ ਮਹੀਨਿਆਂ ਦੇ ਅੰਦਰ, ਸਾਰੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਇੱਕੋ ਫਾਰਮੈਟ ਵਿੱਚ ਰਿਪੋਰਟ ਕੀਤੇ ਗਏ ਹਨ; ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਤੁਲਨਾ ਕਰਨ ਦੇ ਯੋਗ ਸੀ ਅਤੇ ਰਿਪੋਰਟ ਤਿਆਰ ਕਰਨ ਦੇ ਸਮੇਂ ਵਿੱਚ ਔਸਤਨ 40% ਦੀ ਕਮੀ ਆਈ ਹੈ।
ਕੇਸ 2 - ਲੁਕੀ ਹੋਈ ਮੈਮੋਰੀ ਦਾ ਖੁਲਾਸਾ। ਇੱਕ ਸੰਸਥਾ ਨੇ AI ਨੂੰ ਪਿਛਲੇ 2 ਸਾਲਾਂ ਦੀਆਂ 14 ਸਮਾਪਤੀ ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਦਿੱਤੀਆਂ ਅਤੇ ਆਮ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਦੀ ਪਛਾਣ ਕੀਤੀ (ਡੇਟਾ ਅਗਿਆਤ)। AI ਨੇ ਇੱਕ ਪੈਟਰਨ ਲੱਭਿਆ ਜਿਵੇਂ "ਪੂਰਤੀਕਰਤਾ ਏਕੀਕਰਣ 9 ਵਿੱਚੋਂ 6 ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ ਵਿੱਚ ਦੇਰੀ ਨਾਲ ਹੋਇਆ ਸੀ।" ਇਸ ਸੂਝ ਦੇ ਨਾਲ, PMO ਨੇ ਇੱਕ ਮਿਆਰੀ "ਸਪਲਾਇਰ ਏਕੀਕਰਣ ਚੈਕਲਿਸਟ" ਬਣਾਈ। ਲੋਕਾਂ ਦੇ ਮਨਾਂ ਵਿੱਚ ਖਿੱਲਰੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਇੱਕ ਕਾਰਪੋਰੇਟ ਸਾਧਨ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਗਈ ਹੈ।
ਕੇਸ 3 - ਜ਼ਹਿਰੀਲਾ ਗਿਆਨ ਅਧਾਰ। ਇੱਕ ਟੀਮ ਨੇ AI ਦੁਆਰਾ ਤਿਆਰ ਕੀਤੇ "ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਅਭਿਆਸ" ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨੂੰ ਪ੍ਰਮਾਣਿਤ ਕੀਤੇ ਬਿਨਾਂ ਗਿਆਨ ਅਧਾਰ ਵਿੱਚ ਪਾ ਦਿੱਤਾ। ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਕਾਰਜਪ੍ਰਣਾਲੀ ਦਾ ਵਰਣਨ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ ਜੋ ਸੰਸਥਾ ਵਿੱਚ ਕਦੇ ਵੀ "ਸਾਡੇ ਸਟੈਂਡਰਡ" (ਇੱਕ ਭਰਮ) ਵਜੋਂ ਨਹੀਂ ਵਰਤੀ ਗਈ ਸੀ। ਨਵੇਂ ਪ੍ਰਧਾਨ ਮੰਤਰੀ ਨੇ ਸੋਚਿਆ ਕਿ ਇਹ ਅਸਲ ਸੀ ਅਤੇ ਉਲਝਣ ਪੈਦਾ ਹੋ ਗਿਆ। ਸਬਕ: ਗਿਆਨ ਅਧਾਰ ਵਿੱਚ ਦਾਖਲ ਹੋਣ ਵਾਲਾ ਹਰ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਮਨੁੱਖੀ-ਤਸਦੀਕ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਕਮਜ਼ੋਰ ਪ੍ਰੋਂਪਟ / ਮਜ਼ਬੂਤ ਪ੍ਰੋਂਪਟ
ਕਮਜ਼ੋਰ ਪ੍ਰੋਂਪਟ:
ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਚਾਰਟਰ ਲਿਖੋ।
ਸੰਦਰਭ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ; ਇੱਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦਿਖਾਈ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਆਮ ਹੈ, ਤੁਹਾਡੀ ਸੰਸਥਾ ਲਈ ਅਪ੍ਰਸੰਗਿਕ ਹੈ, ਅਤੇ ਸੰਭਾਵਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਬਣਾਏ ਗਏ ਖੇਤਰ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ।
ਸ਼ਕਤੀਸ਼ਾਲੀ ਪ੍ਰਾਉਟ:
ਤੁਹਾਡੀ ਭੂਮਿਕਾ: ਇੱਕ PMO ਦਸਤਾਵੇਜ਼ੀ ਮਾਹਰ। ਪ੍ਰਸੰਗ: [ਅਗਿਆਤ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ: ਉਦੇਸ਼, ਸਪਾਂਸਰ ਭੂਮਿਕਾ, ਮੁੱਖ ਡਿਲੀਵਰੇਬਲ, ਮਿਆਦ, ਬਜਟ ਰੇਂਜ]। ਕੰਮ: ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਚਾਰਟਰ ਡਰਾਫਟ ਤਿਆਰ ਕਰੋ। ਸੈਕਸ਼ਨ: ਉਦੇਸ਼/ਤਰਕ, ਦਾਇਰੇ ਦਾ ਸਾਰ, ਮੁੱਖ ਮੀਲਪੱਥਰ, ਸਪਾਂਸਰ ਅਤੇ ਆਦੇਸ਼, ਉੱਚ-ਪੱਧਰੀ ਜੋਖਮ, ਸਫਲਤਾ ਦੇ ਮਾਪਦੰਡ। ਨਿਯਮ:- ਸਿਰਫ ਮੇਰੇ ਦੁਆਰਾ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕੀਤੀ ਗਈ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ; ਅਣਜਾਣ ਖੇਤਰ "[ਭਰਨ ਲਈ]" ਛੱਡੋ, ਇਸਨੂੰ ਬਣਾਓ।- ਸੰਸਥਾ ਦਾ ਨਾਮ, ਅਸਲੀ ਵਿਅਕਤੀ ਦਾ ਨਾਮ ਜਾਂ ਅਸਲ ਰਕਮ ਨਾ ਜੋੜੋ।- ਛੋਟੀ ਅਤੇ ਰਸਮੀ ਭਾਸ਼ਾ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ; ਹਰੇਕ ਭਾਗ ਵੱਧ ਤੋਂ ਵੱਧ 4 ਵਾਕ।
ਇਹ ਪ੍ਰੋਂਪਟ ਸ਼ਕਤੀਸ਼ਾਲੀ ਹੈ: ਇਸ ਵਿੱਚ ਢਾਂਚਾ, ਭਰਨ ਲਈ ਫੀਲਡ ਮਾਰਕਿੰਗ, ਫੈਬਰੀਕੇਸ਼ਨ 'ਤੇ ਪਾਬੰਦੀ, ਅਤੇ ਗੋਪਨੀਯਤਾ ਸੀਮਾ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ।
ਵਾਧੂ ਟੈਂਪਲੇਟ:
# ਪਾਠ ਅਨੁਮਾਨ ਸਿੰਥੇਸਾਈਜ਼ਰ ਹੇਠਾਂ ਕਈ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ (ਅਗਿਆਤ) ਤੋਂ ਪਾਠ ਅਨੁਮਾਨ ਨੋਟਸ ਹਨ। ਸਮੂਹ ਸਾਂਝੇ ਥੀਮਾਂ (ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ, ਸੰਚਾਰ, ਪੂਰਵ ਅਨੁਮਾਨ, ਖਰੀਦ)। ਹਰੇਕ ਥੀਮ ਲਈ ਇੱਕ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ-ਕੇਂਦ੍ਰਿਤ, ਅਗਿਆਤ ਸੁਧਾਰ ਸੁਝਾਅ ਲਿਖੋ। ਦੋਸ਼ਾਤਮਕ ਸਮੀਕਰਨ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਨਾ ਕਰੋ।
# ਟੈਂਪਲੇਟ ਸਟੈਂਡਰਡਾਈਜ਼ਰ ਹੇਠਾਂ 3 ਵੱਖ-ਵੱਖ ਫਾਰਮੈਟਾਂ ਵਿੱਚ ਸਥਿਤੀ ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਹਨ। ਇੱਕ ਆਮ, ਮੁੜ ਵਰਤੋਂ ਯੋਗ ਟੈਂਪਲੇਟ ਫਰੇਮਵਰਕ ਦਾ ਪ੍ਰਸਤਾਵ ਕਰੋ; ਦੱਸੋ ਕਿ ਕਿਹੜੇ ਖੇਤਰ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹਨ ਅਤੇ ਕਿਹੜੇ ਵਿਕਲਪਿਕ ਹੋਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ।
# ਪੁਰਾਲੇਖ ਰੁਝਾਨ ਐਕਸਟਰੈਕਟਰ ਇਸ ਇਤਿਹਾਸਕ ਸਥਿਤੀ ਰਿਪੋਰਟ ਆਰਕਾਈਵ (ਅਗਿਆਤ) ਤੋਂ ਸੁਧਾਰ ਲਈ ਆਵਰਤੀ ਮੁੱਦਿਆਂ ਅਤੇ ਖੇਤਰਾਂ ਨੂੰ ਐਕਸਟਰੈਕਟ ਕਰੋ। ਹਰੇਕ ਖੋਜ ਲਈ, ਦੱਸੋ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸ ਰਿਪੋਰਟ 'ਤੇ ਭਰੋਸਾ ਕਰਦੇ ਹੋ; ਬੇਬੁਨਿਆਦ ਦਾਅਵੇ ਕਰ ਰਹੇ ਹਨ।
ਆਮ ਗਲਤੀਆਂ
- ਸਬਕ ਬਿਲਕੁਲ ਨਾ ਲਿਖਣਾ: ਜੋ ਸਬਕ ਨਾ ਲਿਖਿਆ ਗਿਆ ਉਹ ਦੁਹਰਾਉਣ ਵਾਲੀ ਗਲਤੀ ਹੈ।
- ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨੂੰ ਪ੍ਰਮਾਣਿਤ ਕੀਤੇ ਬਿਨਾਂ ਪੁਰਾਲੇਖਬੱਧ ਕਰਨਾ: ਗਲਤ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਗਿਆਨ ਅਧਾਰ ਨੂੰ ਜ਼ਹਿਰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਨਵੇਂ ਆਏ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਗੁੰਮਰਾਹ ਕਰਦਾ ਹੈ।
- ਸੰਸਕਰਣ ਨਿਯੰਤਰਣ ਨੂੰ ਬਾਈਪਾਸ ਕਰਨਾ: ਜੇਕਰ ਇਹ ਅਸਪਸ਼ਟ ਹੈ ਕਿ ਕਿਹੜਾ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਮੌਜੂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਕਾਰਪੋਰੇਟ ਮੈਮੋਰੀ ਉਲਝਣ ਵਿੱਚ ਪੈ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।
- ਇਲਜ਼ਾਮ ਭਰੀ ਭਾਸ਼ਾ: ਨਾਮਕਰਨ ਦਾ ਅਨੁਮਾਨ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਇਮਾਨਦਾਰ ਹੋਣ ਤੋਂ ਰੋਕਦਾ ਹੈ।
- ਟੈਂਪਲੇਟ ਲਗਾਉਣਾ ਹੈ ਜਾਂ ਨਹੀਂ: ਜੇਕਰ AI ਦਾ ਆਮ ਟੈਂਪਲੇਟ ਸੰਸਥਾ ਦੀ ਅਸਲੀਅਤ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕੀਤੇ ਬਿਨਾਂ ਵਰਤਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਹ ਕੰਮ ਨਹੀਂ ਕਰੇਗਾ।
- ਗੁਪਤ ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਪੁਰਾਲੇਖ ਵਿੱਚ ਤਬਦੀਲ ਕਰਨਾ: ਗਾਹਕ/ਵਿਅਕਤੀ ਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਅਗਿਆਤ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਸਟੋਰ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਸੰਕੇਤ: ਮੀਲਪੱਥਰ 'ਤੇ ਸਿੱਖੇ ਗਏ ਸਬਕ ਇਕੱਠੇ ਕਰੋ, ਨਾ ਕਿ ਸਿਰਫ਼ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਪੂਰਾ ਹੋਣ 'ਤੇ। ਜਦੋਂ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਖਤਮ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਹਰ ਕੋਈ ਥੱਕ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਵੇਰਵੇ ਭੁੱਲ ਜਾਂਦੇ ਹਨ; ਤਾਜ਼ੇ ਸਬਕ ਵਧੇਰੇ ਕੀਮਤੀ ਹਨ।
ਸੰਖੇਪ ਵਿੱਚ
PMO ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਅਤੇ ਗਿਆਨ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਸੰਗਠਨ ਨੂੰ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਤੋਂ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਤੱਕ ਸਿੱਖਣ ਦੇ ਯੋਗ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਚਾਰਟਰ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੀ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਸਟੈਂਡਰਡ ਟੈਂਪਲੇਟਸ ਦੁਹਰਾਅ ਨੂੰ ਤੇਜ਼ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਪਾਠ ਅਨੁਮਾਨ ਮੈਮੋਰੀ ਨੂੰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਰੱਖਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਗਿਆਨ ਅਧਾਰ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਖੋਜਣ ਯੋਗ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਨਕਲੀ ਬੁੱਧੀ ਟੈਂਪਲੇਟ ਜਨਰੇਸ਼ਨ, ਆਰਕਾਈਵ ਸੰਖੇਪ ਅਤੇ ਕੋਰਸ ਸੰਸਲੇਸ਼ਣ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਸ਼ਕਤੀਸ਼ਾਲੀ ਸਹਾਇਕ ਹੈ। ਪਰ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦੀ ਸ਼ੁੱਧਤਾ, ਸੰਸਕਰਣ ਨਿਯੰਤਰਣ, ਅਪਰਾਧਕ ਭਾਸ਼ਾ ਤੋਂ ਆਜ਼ਾਦੀ, ਅਤੇ ਗੁਪਤਤਾ ਲਈ ਮਨੁੱਖੀ ਨਿਗਰਾਨੀ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ; ਇੱਕ ਅਪ੍ਰਮਾਣਿਤ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਸੰਸਥਾਗਤ ਮੈਮੋਰੀ ਨੂੰ ਜ਼ਹਿਰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
ਐਪਲੀਕੇਸ਼ਨ ਦਾ ਕੰਮ
ਇੱਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਕਿਸਮ ਚੁਣੋ ਜੋ ਤੁਹਾਡੀ ਸੰਸਥਾ ਵਿੱਚ ਮਿਆਰੀ ਨਹੀਂ ਹੈ (ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ ਸਥਿਤੀ ਰਿਪੋਰਟ ਜਾਂ ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਸਾਰ)। AI ਤੋਂ ਇੱਕ ਮਿਆਰੀ ਟੈਮਪਲੇਟ ਫਰੇਮਵਰਕ ਤਿਆਰ ਕਰੋ ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ ਆਪਣੇ ਐਂਟਰਪ੍ਰਾਈਜ਼ ਸੰਦਰਭ ਵਿੱਚ ਅਨੁਕੂਲ ਬਣਾਓ। ਇਸ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ, ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਦੋ ਪੁਰਾਣੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ ਦੇ ਲੈਕਚਰ ਨੋਟਸ ਨੂੰ AI ਨਾਲ ਆਮ ਥੀਮਾਂ 'ਤੇ ਘਟਾਓ (ਅਗਿਆਤ ਕਰਕੇ) ਅਤੇ ਤਿੰਨ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ-ਅਧਾਰਿਤ, ਅਗਿਆਤ ਸੁਧਾਰ ਸੁਝਾਅ ਬਣਾਓ। ਤੁਹਾਡੇ ਦੁਆਰਾ ਤਿਆਰ ਕੀਤੇ ਗਏ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਸੰਸਕਰਣ/ਤਾਰੀਖ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੇ ਨਾਲ ਗਿਆਨ ਅਧਾਰ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ।
ਚੈੱਕਲਿਸਟ
- [ ] ਮੈਂ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਚਾਰਟਰ/ਟੈਂਪਲੇਟ ਨੂੰ ਸੰਸਥਾਗਤ ਸੰਦਰਭ ਵਿੱਚ ਢਾਲ ਲਿਆ ਹੈ, ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਵਿਸ਼ਵਾਸ ਕਰਨ ਲਈ ਕੋਈ ਥਾਂ ਨਹੀਂ ਬਚੀ ਹੈ।
- [ ] ਮੈਂ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕੀਤੀ ਹੈ ਅਤੇ ਸੰਸਕਰਣ ਅਤੇ ਮਿਤੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸ਼ਾਮਲ ਕੀਤੀ ਹੈ।
- [ ] ਮੈਂ ਪਾਠ ਨੂੰ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ-ਅਧਾਰਿਤ ਅਤੇ ਅਗਿਆਤ ਭਾਸ਼ਾ ਵਿੱਚ ਲਿਖਿਆ।
- [ ] ਮੈਂ ਪੁਰਾਲੇਖ ਦੇ ਸੰਖੇਪਾਂ ਨੂੰ ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਆਧਾਰ (ਜੋ ਰਿਪੋਰਟ) ਦੇ ਨਾਲ ਰੱਖਿਆ ਹੈ।
- [ ] ਮੈਂ ਗੁਪਤ/ਨਿੱਜੀ ਡਾਟਾ ਗੁਮਨਾਮ ਕੀਤਾ ਹੈ।
- [ ] ਮੈਂ ਗਿਆਨ ਅਧਾਰ ਵਿੱਚ ਸਿਰਫ਼ ਪ੍ਰਮਾਣਿਤ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਸ਼ਾਮਲ ਕੀਤੇ ਹਨ।