ਮੀਟਿੰਗ: ਤਿਆਰੀ, ਨੋਟਸ, ਸੰਖੇਪ ਅਤੇ ਕਾਰਵਾਈ ਦੀ ਪਾਲਣਾ

ਲਾਭ:

• ਮੀਟਿੰਗ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇੱਕ ਸਮਾਂਬੱਧ ਏਜੰਡਾ ਅਤੇ ਨਕਲੀ ਬੁੱਧੀ ਨਾਲ ਸੰਭਾਵਿਤ ਇਤਰਾਜ਼ਾਂ ਦੀ ਸੂਚੀ ਤਿਆਰ ਕਰਕੇ ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ ਦਾਖਲ ਹੋਣ ਦੀ ਸਮਰੱਥਾ
• ਕੱਚੇ ਨੋਟਾਂ ਜਾਂ ਪ੍ਰਤੀਲਿਪੀਆਂ ਨੂੰ ਫੈਸਲਿਆਂ/ਕਾਰਵਾਈਆਂ (ਕੌਣ-ਕੀ-ਕਦੋਂ)/ਗੁੰਮੀਆਂ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਨੂੰ ਰੋਕਣ ਲਈ ਖੁੱਲ੍ਹੇ ਸਵਾਲਾਂ ਵਜੋਂ ਢਾਂਚਾ ਕਰਨ ਦੀ ਸਮਰੱਥਾ
• ਅਸਾਈਨਮੈਂਟਸ ਅਤੇ ਫੈਸਲਿਆਂ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਕੇ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਟ ਦੀ ਸਹਿਮਤੀ ਅਤੇ ਗੁਪਤਤਾ ਵੱਲ ਧਿਆਨ ਦੇਣ ਦੀ ਯੋਗਤਾ ਜੋ ਕਿ ਨਕਲੀ ਬੁੱਧੀ ਸਾਰਾਂਸ਼ ਨੂੰ ਬਣਾ ਸਕਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਵੰਡ ਸਕਦੀ ਹੈ

ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਕਾਰਪੋਰੇਟ ਸਮੇਂ ਦੀ ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਡੀ - ਅਤੇ ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਧ ਸ਼ਿਕਾਇਤਾਂ - ਆਈਟਮ ਹਨ। ਮਾੜੀ ਮੀਟਿੰਗ; ਇਹ ਇੱਕ ਮੀਟਿੰਗ ਹੈ ਜੋ ਬਿਨਾਂ ਤਿਆਰ, ਖਿੰਡੇ ਹੋਏ ਦਾਖਲ ਹੋਈ ਹੈ, ਅਤੇ ਅੰਤ ਵਿੱਚ, ਇਹ ਅਸਪਸ਼ਟ ਹੈ ਕਿ ਕੌਣ ਕੀ ਕਰੇਗਾ। ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਵਰਕਫਲੋ ਦੇ ਹਰ ਪੜਾਅ 'ਤੇ AI ਦਾ ਲਾਭ ਉਠਾਇਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ: ਏਜੰਡਾ ਅਤੇ ਤਿਆਰੀ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਨੋਟਸ ਦੌਰਾਨ, ਸੰਖੇਪ ਅਤੇ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਕਾਰਵਾਈ ਟਰੈਕਿੰਗ। ਪਰ ਲੋਕ ਮੀਟਿੰਗ ਦੀ ਗੁਣਵੱਤਾ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਦੇ ਹਨ; AI ਸਿਰਫ ਤਿਆਰੀ ਨੂੰ ਤਿੱਖਾ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਫਾਲੋ-ਅਪ ਨੂੰ ਅਯੋਗ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਡਾ ਲਾਭ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਮੀਟਿੰਗ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਆਉਂਦਾ ਹੈ: ਫੈਸਲੇ ਅਤੇ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਨਹੀਂ ਨਿਕਲਦੀਆਂ।

ਸ਼ਰਤਾਂ। ਏਜੰਡਾ ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ ਵਿਚਾਰੇ ਜਾਣ ਵਾਲੇ ਵਿਸ਼ਿਆਂ ਦੀ ਇੱਕ ਕ੍ਰਮਬੱਧ ਸੂਚੀ ਹੈ। ਇੱਕ ਐਕਸ਼ਨ ਆਈਟਮ ਇੱਕ ਕੰਮ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਮੀਟਿੰਗ ਤੋਂ ਬਾਹਰ ਆਉਂਦਾ ਹੈ, ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਸੌਂਪਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਇੱਕ ਤਾਰੀਖ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਸਾਰ/ਮਿੰਟ ਇੱਕ ਰਿਕਾਰਡ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਿਸ ਬਾਰੇ ਚਰਚਾ ਕੀਤੀ ਗਈ ਸੀ ਅਤੇ ਫੈਸਲਿਆਂ ਦਾ। ਇੱਕ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਟ ਗੱਲਬਾਤ ਦਾ ਇੱਕ ਸ਼ਬਦ-ਲਈ-ਸ਼ਬਦ ਪ੍ਰਤੀਲਿਪੀ ਹੈ — ਕੁਝ ਮੀਟਿੰਗ ਟੂਲ ਇਸਨੂੰ ਆਪਣੇ ਆਪ ਤਿਆਰ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਫਾਲੋ-ਅਪ ਨਿਗਰਾਨੀ ਕਰ ਰਿਹਾ ਹੈ ਕਿ ਕੀ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਕੀਤੀਆਂ ਗਈਆਂ ਹਨ।

ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਤਿੰਨ ਪੜਾਅ ਅਤੇ ਏ.ਆਈ

ਪਹਿਲਾਂ (ਤਿਆਰੀ): AI ਵਿਸ਼ਿਆਂ ਦੀ ਖਿੰਡੇ ਹੋਏ ਸੂਚੀ ਵਿੱਚੋਂ ਇੱਕ ਢਾਂਚਾਗਤ ਏਜੰਡਾ ਕੱਢਦਾ ਹੈ, ਸੰਭਾਵਿਤ ਸਵਾਲਾਂ ਅਤੇ ਵਿਰੋਧੀ ਦਲੀਲਾਂ ਬਾਰੇ ਪੂਰਵ-ਸੋਚਦਾ ਹੈ, ਸੰਬੰਧਿਤ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦਾ ਸਾਰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਤੁਹਾਨੂੰ ਤਿਆਰ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਚੰਗੀ ਤਿਆਰੀ ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਸਮਾਂ ਅੱਧਾ ਕਰ ਸਕਦੀ ਹੈ।

ਆਰਡਰ (ਨੋਟ): ਮੀਟਿੰਗ ਦੌਰਾਨ AI ਨਾਲ ਗੜਬੜ ਨਾ ਕਰੋ; ਕੱਚੇ ਨੋਟ ਲਓ ਜਾਂ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਟ ਟੂਲ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ (ਜੇ ਆਗਿਆ ਹੋਵੇ)। ਆਪਣਾ ਧਿਆਨ ਗੱਲਬਾਤ 'ਤੇ ਰੱਖੋ।

ਬਾਅਦ (ਸਾਰਾਂਸ਼ ਅਤੇ ਕਾਰਵਾਈ): ਇੱਥੇ ਅਸਲ ਅਦਾਇਗੀ ਹੈ। ਤੁਸੀਂ ਕੱਚੇ ਨੋਟ ਜਾਂ ਪ੍ਰਤੀਲਿਪੀ ਨੂੰ AI ਨੂੰ ਫੀਡ ਕਰਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ "ਫੈਸਲਿਆਂ, ਕਾਰਵਾਈਆਂ (ਕੌਣ-ਕੀ-ਕਦੋਂ), ਖੁੱਲ੍ਹੇ ਸਵਾਲਾਂ ਵਿੱਚ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹੋ। ਫਿਰ ਤੁਸੀਂ ਇਸਨੂੰ ਭਾਗੀਦਾਰਾਂ ਨੂੰ ਸਪਸ਼ਟ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਵੰਡਦੇ ਹੋ. ਤਾਂ "ਅਸੀਂ ਅੱਗੇ ਕੀ ਕਰਨ ਜਾ ਰਹੇ ਸੀ?" ਅਨਿਸ਼ਚਿਤਤਾ ਖਤਮ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।

ਕਦਮ ਦਰ ਕਦਮ: ਵਰਕਫਲੋ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰੋ

1. ਏਜੰਡਾ ਸੈੱਟ ਕਰੋ। AI ਨੂੰ ਕੱਚੇ ਵਿਸ਼ੇ ਦਿਓ ਅਤੇ ਇੱਕ ਤਰਜੀਹੀ ਅਤੇ ਸਮਾਂਬੱਧ ਏਜੰਡੇ ਦੇ ਨਾਲ ਆਓ।
2. ਤਿਆਰ ਹੋ ਜਾਓ। ਸੰਬੰਧਿਤ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦਾ ਸਾਰ ਦੇਣਾ; ਸੰਭਾਵਿਤ ਇਤਰਾਜ਼ਾਂ 'ਤੇ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਵਿਚਾਰ ਕਰੋ।
3. ਕੱਚੇ ਨੋਟ ਲਓ। ਦੇ ਦੌਰਾਨ ਸਰਲ, ਕੱਚੀ ਰਿਕਾਰਡਿੰਗ; AI ਨਾਲ ਗੜਬੜ ਨਾ ਕਰੋ।
4. ਕੌਂਫਿਗਰ ਕਰੋ। ਫਿਰ AI ਨੂੰ ਨੋਟ/ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਟ ਦਿਓ ਅਤੇ ਫੈਸਲੇ ਅਤੇ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਕਰੋ।
5. ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ। ਹਰੇਕ ਫੈਸਲੇ ਅਤੇ ਅਸਾਈਨਮੈਂਟ ਦੀ ਤੁਲਨਾ ਉਸ ਨਾਲ ਕਰੋ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਯਾਦ ਹੈ; AI ਗਲਤ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਅਸਾਈਨ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ।
6. ਤੈਨਾਤ ਅਤੇ ਟਰੈਕ. ਸੰਖੇਪ ਭੇਜੋ; ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਨੂੰ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਸੂਚੀ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ।

ਸੁਝਾਅ: AI ਨਾਲ ਮੀਟਿੰਗ ਦਾ ਸੰਖੇਪ ਤਿਆਰ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਭਾਗੀਦਾਰਾਂ ਨੂੰ ਪੁੱਛਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ "ਕੀ ਇਹ ਸੰਖੇਪ ਸਹੀ ਹੈ, ਕੀ ਕੋਈ ਗੁੰਮ/ਗਲਤ ਹੈ?" 24 ਘੰਟਿਆਂ ਦੇ ਅੰਦਰ ਪੁੱਛੋ। ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਤੁਸੀਂ ਗਲਤੀਆਂ ਨੂੰ ਫੜਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹੋ ਕਿ ਹਰ ਕੋਈ ਇੱਕੋ ਪੰਨੇ 'ਤੇ ਹੈ।

ਪ੍ਰਤੀਲਿਪੀ ਅਤੇ ਗੁਪਤਤਾ

ਕਈ ਮੀਟਿੰਗ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਆਟੋਮੈਟਿਕ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਟਾਂ ਅਤੇ AI ਸਾਰਾਂਸ਼ ਪੇਸ਼ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਇਹ ਸ਼ਕਤੀਸ਼ਾਲੀ ਹੈ, ਪਰ ਦੋ ਗੱਲਾਂ ਦਾ ਧਿਆਨ ਰੱਖੋ। ਪਹਿਲੀ ਸਹਿਮਤੀ ਹੈ: ਭਾਗੀਦਾਰਾਂ ਨੂੰ ਇਹ ਜਾਣਨ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਕਿ ਉਹ ਰਿਕਾਰਡ ਕੀਤੇ ਜਾ ਰਹੇ ਹਨ; ਕੁਝ ਥਾਵਾਂ 'ਤੇ ਇਹ ਕਾਨੂੰਨੀ ਲੋੜ ਹੈ। ਦੂਜਾ ਗੋਪਨੀਯਤਾ ਹੈ: ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਟਾਂ ਵਿੱਚ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਜਾਣਕਾਰੀ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ; ਜਾਣੋ ਕਿ ਇਹ ਕਿੱਥੇ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਹੈ ਅਤੇ ਕਿਸ ਨੇ ਇਸ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਕੀਤੀ ਹੈ। ਇੱਕ ਆਮ AI ਟੂਲ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਗੁਪਤ ਮੀਟਿੰਗ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਟ ਨੂੰ ਪੇਸਟ ਕਰਨਾ ਸਿਰਫ਼ ਉਸ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਬਾਹਰ ਕੱਢ ਰਿਹਾ ਹੈ।

ਸਟੇਜ

AI ਦਾ ਯੋਗਦਾਨ

ਆਦਮੀ ਦੀ ਭੂਮਿਕਾ

ਏਜੰਡਾ

ਢਾਂਚਾ, ਤਰਜੀਹ ਦਿੰਦਾ ਹੈ

ਫੈਸਲਾ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕਿਸ ਬਾਰੇ ਗੱਲ ਕਰਨੀ ਹੈ

ਤਿਆਰੀ

ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਸਾਰ ਦਿੰਦਾ ਹੈ, ਇਤਰਾਜ਼ ਦਾ ਸੁਝਾਅ ਦਿੰਦਾ ਹੈ

ਰਣਨੀਤੀ ਤੈਅ ਕਰਦਾ ਹੈ

ਨੋਟ

ਪ੍ਰਤੀਲਿਪੀ/ਸਾਰਾਂਸ਼ (ਟੂਲ ਦੇ ਨਾਲ)

ਗੱਲਬਾਤ 'ਤੇ ਧਿਆਨ ਕੇਂਦਰਿਤ ਰੱਖਦਾ ਹੈ

ਸੰਖੇਪ

ਫੈਸਲਾ+ਕਾਰਵਾਈ ਕਰਦਾ ਹੈ

ਸ਼ੁੱਧਤਾ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਦਾ ਹੈ

ਟਰੈਕਿੰਗ

ਰੀਮਾਈਂਡਰ, ਸਥਿਤੀ ਪੁੱਛਦੀ ਹੈ

ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਲੈਂਦਾ ਹੈ

ਚਾਰ ਕਾਪੀ ਕਰਨ ਯੋਗ ਮੀਟਿੰਗ ਟੈਂਪਲੇਟ

ਹੇਠਾਂ ਦਿੱਤੇ ਕੱਚੇ ਵਿਸ਼ਿਆਂ ਤੋਂ ਇੱਕ ਢਾਂਚਾਗਤ ਮੀਟਿੰਗ ਏਜੰਡਾ ਬਣਾਓ:- ਹਰੇਕ ਵਿਸ਼ੇ ਨੂੰ ਅੰਦਾਜ਼ਨ ਸਮਾਂ ਦਿਓ, ਕੁੱਲ [45] ਮਿੰਟਾਂ ਤੋਂ ਵੱਧ ਨਹੀਂ।- ਸਭ ਤੋਂ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ/ਫੈਸਲੇ-ਲੋੜੀਂਦੇ ਵਿਸ਼ਿਆਂ ਨੂੰ ਪਹਿਲਾਂ ਰੱਖੋ।- ਹਰੇਕ ਵਿਸ਼ੇ ਲਈ "ਇੱਛਤ ਨਤੀਜਾ" (ਫੈਸਲਾ ਜਾਂ ਜਾਣਕਾਰੀ) ਦੱਸੋ। ਵਿਸ਼ੇ: """[ਕੱਚੀ ਸੂਚੀ]"""

ਕੱਲ੍ਹ ਦੀ ਮੀਟਿੰਗ ਦੀ ਤਿਆਰੀ ਵਿੱਚ ਮੇਰੀ ਮਦਦ ਕਰੋ। ਵਿਸ਼ਾ: [X]।- 5 ਔਖੇ ਸਵਾਲ/ਇਤਰਾਜ਼ ਜੋ ਦੂਜੀ ਧਿਰ ਤੋਂ ਆ ਸਕਦੇ ਹਨ।- ਹਰੇਕ ਲਈ 1-2 ਵਾਕ ਤਿਆਰ ਜਵਾਬ ਦਿਸ਼ਾ।- 3 ਨਾਜ਼ੁਕ ਨੁਕਤੇ ਜੋ ਮੈਨੂੰ ਮੀਟਿੰਗ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਜਾਣਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ। ਸੰਦਰਭ: """[ਛੋਟਾ ਪਿਛੋਕੜ]"""

ਮੇਰੇ ਕੱਚੇ ਮੀਟਿੰਗ ਨੋਟ ਦੀ ਬਣਤਰ:- ਸਿਰਲੇਖ "ਫੈਸਲੇ", "ਕਾਰਵਾਈਆਂ (ਕੌਣ-ਕੀ-ਕਦ)", "ਖੁੱਲ੍ਹੇ ਸਵਾਲ"।- ਜੇਕਰ ਅਸਾਈਨਮੈਂਟ ਅਸਪਸ਼ਟ ਹੈ, ਤਾਂ ਲਿਖੋ "ਨਹੀਂ ਦਿੱਤਾ ਗਿਆ", ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਬਣਾਇਆ ਗਿਆ ਕੰਮ ਨਾ ਸੌਂਪੋ।- ਜੇਕਰ ਕੋਈ ਮਿਤੀ ਨਿਰਧਾਰਤ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਤਾਂ "ਕੋਈ ਤਾਰੀਖ ਨਹੀਂ" ਲਿਖੋ। ਕੱਚਾ ਨੋਟ: """[ਪੇਸਟ]"""

ਨਿਮਨਲਿਖਤ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਸੰਖੇਪ ਤੋਂ ਇੱਕ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਸੁਨੇਹਾ ਤਿਆਰ ਕਰੋ:- ਸੰਖੇਪ ਵਿੱਚ, ਭਾਗੀਦਾਰਾਂ ਨੂੰ ਦਿੱਤਾ ਜਾਵੇਗਾ।- ਸਿਰਫ਼ ਉਹ ਫੈਸਲੇ ਜੋ ਹਰੇਕ ਲਈ ਚਿੰਤਾ ਕਰਦੇ ਹਨ + ਹਰੇਕ ਵਿਅਕਤੀ ਦੀ ਆਪਣੀ ਕਾਰਵਾਈ।- ਅੰਤ ਵਿੱਚ ਨੋਟ ਕਰੋ "ਜੇ ਕੁਝ ਵੀ ਗੁੰਮ/ਗਲਤ ਹੈ ਤਾਂ ਮੈਨੂੰ 24 ਘੰਟਿਆਂ ਦੇ ਅੰਦਰ ਦੱਸੋ"। ਸੰਖੇਪ: """[ਪੇਸਟ]"""

ਕਮਜ਼ੋਰ ਪ੍ਰੋਂਪਟ / ਮਜ਼ਬੂਤ ਪ੍ਰੋਂਪਟ

ਕਮਜ਼ੋਰ: "ਇਸ ਮੀਟਿੰਗ ਨੋਟ ਦਾ ਸਾਰ ਦਿਓ।" (ਫ਼ੈਸਲਿਆਂ ਅਤੇ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਗੜਬੜ ਵਾਲੇ ਟੈਕਸਟ ਵਿੱਚ ਮਿਲਾਇਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ; ਇਹ ਅਸਪਸ਼ਟ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕੌਣ ਕੀ ਕਰੇਗਾ।)

ਮਜ਼ਬੂਤ: "ਇਸ ਕੱਚੇ ਮੀਮੋ ਨੂੰ ਤਿੰਨ ਸਿਰਲੇਖਾਂ ਵਿੱਚ ਢਾਂਚਾ ਬਣਾਓ: ਫੈਸਲੇ, ਕਾਰਵਾਈਆਂ (ਕੌਣ-ਕੀ-ਕਦੋਂ), ਸਵਾਲ ਖੋਲ੍ਹੋ। ਜੇਕਰ ਇਹ ਅਸਪਸ਼ਟ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਕੌਣ ਕਰੇਗਾ, ਤਾਂ 'ਨਿਰਧਾਰਤ ਨਹੀਂ' ਲਿਖੋ - ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਕੰਮ ਨਾ ਸੌਂਪੋ। ਜੇਕਰ ਕੋਈ ਤਾਰੀਖ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਤਾਂ 'ਕੋਈ ਤਾਰੀਖ ਨਹੀਂ' ਲਿਖੋ।" ਸ਼ਕਤੀਸ਼ਾਲੀ ਸੰਸਕਰਣ ਇੱਕ ਕਾਰਵਾਈਯੋਗ, ਸਿੱਧੀ-ਤੈਨਾਤ-ਨਿਰਮਾਣਯੋਗ-ਆਉਟਪੁੱਟ-ਅਪ-ਅਪ-ਅਪ-ਅਪ-ਅਪ-ਅਪ-ਅਪ-ਅਪ-ਅਪ-ਅਪ ਦੇ ਨਾਲ ਇੱਕ ਕਾਰਵਾਈਯੋਗ, ਸਿੱਧੀ-ਤੈਨਾਤ-ਨਿਰਧਾਰਨ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।

ਤਿੰਨ ਛੋਟੇ ਕੇਸ

ਕੇਸ 1 - ਤਿਆਰੀ ਦੀ ਸ਼ਕਤੀ। ਇੱਕ ਸੇਲਜ਼ ਮੈਨੇਜਰ ਨੇ ਇੱਕ ਨਾਜ਼ੁਕ ਗਾਹਕ ਮੀਟਿੰਗ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ AI ਨੂੰ "5 ਸੰਭਾਵੀ ਇਤਰਾਜ਼ਾਂ ਅਤੇ ਜਵਾਬ ਨਿਰਦੇਸ਼ਾਂ" ਨਾਲ ਲਿਆਇਆ ਸੀ। ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ, ਗਾਹਕ ਨੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਬਿਲਕੁਲ ਤਿੰਨ ਇਤਰਾਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਆਵਾਜ਼ ਦਿੱਤੀ; ਮੈਨੇਜਰ ਤਿਆਰ ਸੀ। ਉਸ ਮੀਟਿੰਗ ਵਿੱਚ ਸੌਦਾ ਬੰਦ ਹੋ ਗਿਆ ਸੀ। ਅਦਾਇਗੀ ਸੰਭਾਵਿਤ ਸਥਿਤੀਆਂ ਬਾਰੇ ਪਹਿਲਾਂ ਤੋਂ ਸੋਚਦੇ ਹੋਏ AI ਤੋਂ ਆਈ ਹੈ।

ਕੇਸ 2 - ਗੁੰਮ ਹੋਈਆਂ ਕਾਰਵਾਈਆਂ। ਇੱਕ ਟੀਮ ਨੇ ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਕੀਤੀਆਂ ਪਰ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਨੂੰ ਰਿਕਾਰਡ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ; ਉਹੀ ਵਿਸ਼ਿਆਂ ਨੂੰ ਹਰ ਹਫ਼ਤੇ ਦੁਬਾਰਾ ਲਿਆਇਆ ਜਾਂਦਾ ਸੀ। ਉਹਨਾਂ ਨੇ AI ਨਾਲ ਹਰੇਕ ਮੀਟਿੰਗ ਤੋਂ ਬਾਅਦ "ਕਿਰਿਆਵਾਂ (ਕੌਣ-ਕੀ-ਕਦੋਂ)" ਸੂਚੀਆਂ ਬਣਾਉਣਾ ਅਤੇ ਸਾਂਝਾ ਕਰਨਾ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰ ਦਿੱਤਾ। 4 ਹਫ਼ਤਿਆਂ ਬਾਅਦ, ਦੁਬਾਰਾ ਖੋਲ੍ਹੇ ਗਏ ਵਿਸ਼ਿਆਂ ਦੀ ਗਿਣਤੀ ਵਿੱਚ 70% ਦੀ ਕਮੀ ਆਈ ਅਤੇ ਮੀਟਿੰਗ ਦੀ ਮਿਆਦ ਘਟਾਈ ਗਈ।

ਕੇਸ 3 - ਗਲਤ ਅਸਾਈਨਮੈਂਟ ਟਰੈਪ। ਇੱਕ ਸਹਾਇਕ ਨੇ ਬਿਨਾਂ ਤਸਦੀਕ ਕੀਤੇ AI- ਸਟ੍ਰਕਚਰਡ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਸਾਰ ਨੂੰ ਵੰਡਿਆ। AI ਨੇ ਇੱਕ ਅਸਪਸ਼ਟ ਵਾਕ ਤੋਂ ਇੱਕ ਕਾਰਵਾਈ ਕੀਤੀ ਸੀ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਕਿਹਾ ਗਿਆ ਸੀ ਕਿ "Ayse ਬਜਟ ਰਿਪੋਰਟ ਤਿਆਰ ਕਰੇਗੀ" - ਹਾਲਾਂਕਿ ਅਜਿਹੀ ਕੋਈ ਨਿਯੁਕਤੀ ਨਹੀਂ ਕੀਤੀ ਗਈ ਸੀ। ਆਇਸ਼ੇ ਹੈਰਾਨ ਸੀ, ਉਲਝਣ ਪੈਦਾ ਹੋ ਗਈ। ਪਾਠ: AI ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਅਤੇ ਅਸਾਈਨਮੈਂਟਾਂ ਨੂੰ ਬਣਾ ਸਕਦਾ ਹੈ; ਆਪਣੀ ਯਾਦ ਨਾਲ ਹਰੇਕ ਲਾਈਨ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ।

ਆਮ ਗਲਤੀਆਂ

• ਬਿਨਾਂ ਤਿਆਰੀ ਦੇ ਜਾਣਾ: AI ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਸਿਰਫ਼ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਕਰਨਾ; ਇਹ ਘੱਟੋ ਘੱਟ ਪਹਿਲਾਂ ਜਿੰਨਾ ਕੀਮਤੀ ਹੈ.
• ਦੌਰਾਨ AI ਨਾਲ ਨਜਿੱਠਣਾ: ਸਪਲਿਟ ਫੋਕਸ; ਕੱਚੇ ਨੋਟ ਲਓ, ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਛੱਡੋ।
• ਅਸਾਈਨਮੈਂਟਾਂ ਨੂੰ ਪ੍ਰਮਾਣਿਤ ਨਹੀਂ ਕਰਨਾ: AI ਕੰਮ ਅਤੇ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਬਣਾ ਸਕਦਾ ਹੈ; ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ।
• ਸਾਰਾਂਸ਼ ਨੂੰ ਵੰਡਣ ਲਈ ਨਹੀਂ: ਅੰਦਰ ਛੱਡਿਆ ਗਿਆ ਸੰਖੇਪ ਉਹ ਸੰਖੇਪ ਹੈ ਜੋ ਮੌਜੂਦ ਨਹੀਂ ਹੈ; ਸ਼ੇਅਰ ਕਰੋ ਅਤੇ ਪੁਸ਼ਟੀ ਲਈ ਪੁੱਛੋ.
• ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਟ ਗੋਪਨੀਯਤਾ ਨੂੰ ਬਾਈਪਾਸ ਕਰਨਾ: ਸਹਿਮਤੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰੋ, ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਟ ਨੂੰ ਜਨਤਕ ਟੂਲ ਵਿੱਚ ਪੇਸਟ ਨਾ ਕਰੋ।
• ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਅਣਗਹਿਲੀ: ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਕੋਈ ਐਕਸ਼ਨ ਲਿਸਟ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਇਸਦੀ ਪਾਲਣਾ ਨਹੀਂ ਕਰਦੇ, ਤਾਂ ਸੂਚੀ ਖਤਮ ਹੋ ਜਾਵੇਗੀ।

ਸਾਵਧਾਨ: ਸਵੈਚਲਿਤ ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਸਾਰ ਅਸਪਸ਼ਟ ਗੱਲਬਾਤ ਨੂੰ ਨਿਸ਼ਚਿਤ ਫੈਸਲਿਆਂ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਸੰਖੇਪ ਸੰਦ ਵਿੱਚ "ਸ਼ਾਇਦ ਅਸੀਂ ਇਹ ਕਰਾਂਗੇ" ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ "ਇਹ ਕਰਨ ਦਾ ਫੈਸਲਾ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ"। ਮਨੁੱਖੀ ਮੈਮੋਰੀ ਦੇ ਨਾਲ ਹਮੇਸ਼ਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਫੈਸਲਿਆਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ।

ਸਾਰੰਸ਼ ਵਿੱਚ

• ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਸਾਰੇ ਤਿੰਨ ਪੜਾਵਾਂ ਵਿੱਚ AI ਦਾ ਲਾਭ ਉਠਾਇਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਅਸਲ ਅਦਾਇਗੀ ਇਸ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਹੁੰਦੀ ਹੈ: ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣਾ ਕਿ ਫੈਸਲੇ ਅਤੇ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਖਤਮ ਨਾ ਹੋਣ।
• ਪਹਿਲਾਂ, ਏਜੰਡਾ ਸੈੱਟ ਕਰੋ ਅਤੇ ਸੰਭਾਵਿਤ ਇਤਰਾਜ਼ਾਂ ਬਾਰੇ ਸੋਚੋ; ਤਿਆਰੀ ਮੀਟਿੰਗ ਨੂੰ ਛੋਟਾ ਕਰਦੀ ਹੈ।
• ਇਸ ਦੌਰਾਨ AI ਨਾਲ ਗੜਬੜ ਨਾ ਕਰੋ, ਕੱਚੇ ਨੋਟ ਲਓ; ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਕਾਰਵਾਈ ਕਰਨ ਲਈ ਛੱਡੋ.
• ਫਿਰ ਨੋਟ ਨੂੰ "ਫੈਸਲੇ + ਕਾਰਵਾਈਆਂ (ਕੌਣ-ਕੀ-ਕਦੋਂ) + ਸਵਾਲ ਖੋਲ੍ਹੋ" ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਬਣਤਰ ਦਿਓ।
• AI ਨਿਯੁਕਤੀਆਂ ਅਤੇ ਫੈਸਲੇ ਲੈ ਸਕਦਾ ਹੈ; ਹਰੇਕ ਲਾਈਨ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ, ਸੰਖੇਪ ਵੰਡੋ ਅਤੇ ਫੀਡਬੈਕ ਮੰਗੋ; ਟ੍ਰਾਂਸਕ੍ਰਿਪਟ ਦੀ ਗੁਪਤਤਾ ਅਤੇ ਸਹਿਮਤੀ ਦਾ ਧਿਆਨ ਰੱਖੋ।

ਐਪਲੀਕੇਸ਼ਨ ਦਾ ਕੰਮ

ਪਹਿਲੇ ਟੈਮਪਲੇਟ ਨਾਲ ਆਉਣ ਵਾਲੀ ਮੀਟਿੰਗ ਲਈ ਸਮਾਂਬੱਧ ਏਜੰਡਾ ਅਤੇ ਦੂਜੇ ਟੈਪਲੇਟ ਨਾਲ ਸੰਭਾਵਿਤ ਇਤਰਾਜ਼ਾਂ ਦੀ ਸੂਚੀ ਬਣਾਓ। ਆਪਣੇ ਪੋਸਟ-ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਕੱਚੇ ਮੀਮੋ ਨੂੰ ਤੀਜੇ ਟੈਂਪਲੇਟ ਨਾਲ ਢਾਂਚਾ ਬਣਾਓ ਅਤੇ ਹਰੇਕ ਐਕਸ਼ਨ ਅਸਾਈਨਮੈਂਟ ਦੀ ਤੁਲਨਾ ਉਸ ਨਾਲ ਕਰੋ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਯਾਦ ਹੈ — ਇਹ ਦੇਖਣ ਲਈ ਜਾਂਚ ਕਰੋ ਕਿ ਕੀ AI ਨੇ ਕੋਈ ਜਾਅਲੀ ਅਸਾਈਨਮੈਂਟ ਕੀਤੀ ਹੈ। ਅੰਤ ਵਿੱਚ, ਚੌਥੇ ਟੈਂਪਲੇਟ ਨਾਲ ਇੱਕ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ ਸੁਨੇਹਾ ਤਿਆਰ ਕਰੋ ਅਤੇ ਭਾਗੀਦਾਰਾਂ ਨੂੰ ਪੁਸ਼ਟੀ ਲਈ ਕਹੋ।

ਚੈੱਕਲਿਸਟ

• [ ] ਮੈਂ ਪ੍ਰੀ-ਮੀਟਿੰਗ ਏਜੰਡੇ ਅਤੇ ਤਿਆਰੀ ਲਈ AI ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕੀਤੀ।
• ਮੈਂ [ ] ਦੌਰਾਨ ਕੱਚੇ ਨੋਟ ਲਏ, ਮੈਂ AI ਨਾਲ ਪਰੇਸ਼ਾਨ ਨਹੀਂ ਹੋਇਆ।
• [ ] ਮੈਂ ਨੋਟ ਨੂੰ ਫੈਸਲੇ/ਕਾਰਵਾਈਆਂ/ਖੁੱਲ੍ਹੇ ਸਵਾਲਾਂ ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਬਣਾਇਆ ਹੈ।
• [ ] ਮੈਂ ਆਪਣੀ ਯਾਦ ਨਾਲ ਹਰੇਕ ਐਕਸ਼ਨ ਅਸਾਈਨਮੈਂਟ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕੀਤੀ।
• [ ] ਮੈਂ ਸੰਖੇਪ ਵੰਡਿਆ ਅਤੇ 24 ਘੰਟਿਆਂ ਦੇ ਅੰਦਰ ਫੀਡਬੈਕ ਮੰਗਿਆ।
• [ ] ਮੈਂ ਪ੍ਰਤੀਲਿਪੀ ਲਈ ਸਹਿਮਤੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕੀਤੀ ਅਤੇ ਗੁਪਤਤਾ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਇਆ।