ਈਮੇਲ ਪ੍ਰਬੰਧਨ: ਡਰਾਫਟ, ਜਵਾਬ, ਸੰਖੇਪ ਅਤੇ ਟੋਨ

ਲਾਭ:

• ਆਉਣ ਵਾਲੇ ਈ-ਮੇਲਾਂ ਦਾ ਸਾਰ ਦਿੰਦੇ ਹੋਏ ਅਤੇ ਇੱਕ ਜਵਾਬ ਡਰਾਫਟ ਤਿਆਰ ਕਰਦੇ ਹੋਏ ਮੁੱਖ ਸੰਦੇਸ਼ ਅਤੇ ਫੈਸਲੇ ਨੂੰ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਨ ਦੀ ਸਮਰੱਥਾ, ਅਤੇ ਇੱਕ ਸਹਾਇਕ ਦੇ ਤੌਰ ਤੇ ਨਕਲੀ ਬੁੱਧੀ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ ਜੋ ਸਿਰਫ ਸ਼ਬਦਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਸਤਰ ਵਿੱਚ ਬਦਲਦਾ ਹੈ
• ਸੰਦਰਭ ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਟੋਨਾਂ ਵਿੱਚ ਇੱਕੋ ਸੰਦੇਸ਼ ਨੂੰ ਵਿਵਸਥਿਤ ਕਰਕੇ ਅਤੇ ਕਲੀਚਾਂ ਅਤੇ ਪੈਸਿਵ-ਅਗਰੈਸਿਵ ਪੈਟਰਨਾਂ ਨੂੰ ਸਾਫ਼ ਕਰਕੇ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਸੰਚਾਰ ਪੈਦਾ ਕਰਨ ਦੀ ਸਮਰੱਥਾ।
• ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਡੇਟਾ ਵਾਲੀ ਬੇਨਾਮੀ ਚੇਨ ਭੇਜੇ ਅਤੇ ਬਿਨਾਂ ਕਿਸੇ ਠੋਸ ਵਾਅਦੇ (ਤਾਰੀਖ, ਕੀਮਤ, ਸਟਾਕ, ਵਾਅਦਾ) ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰਨ ਦੀ ਸਮਰੱਥਾ

ਔਸਤ ਗਿਆਨ ਕਰਮਚਾਰੀ ਈਮੇਲ 'ਤੇ ਆਪਣੇ ਦਿਨ ਦਾ ਇੱਕ ਚੌਥਾਈ ਹਿੱਸਾ ਖਰਚ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਈਮੇਲ ਉਹ ਖੇਤਰ ਹੈ ਜਿੱਥੇ AI ਨਿੱਜੀ ਉਤਪਾਦਕਤਾ 'ਤੇ ਸਭ ਤੋਂ ਠੋਸ, ਤੁਰੰਤ ਵਾਪਸੀ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਦਾ ਹੈ - ਕਿਉਂਕਿ ਬਹੁਤ ਸਾਰਾ ਕੰਮ ਭਾਸ਼ਾ ਦਾ ਕੰਮ ਹੈ: ਇੱਕ ਸੰਦੇਸ਼ ਨੂੰ ਸਮਝਣਾ, ਉਚਿਤ ਟੋਨ ਵਿੱਚ ਜਵਾਬ ਦੇਣਾ, ਇੱਕ ਲੰਮੀ ਲੜੀ ਦਾ ਸਾਰ ਦੇਣਾ। ਇਸ ਯੂਨਿਟ ਵਿੱਚ, ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਸਹਾਇਕ ਦੇ ਤੌਰ 'ਤੇ AI ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨਾ ਸਿੱਖੋਗੇ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਇਨਬਾਕਸ ਨੂੰ ਪ੍ਰਭਾਵਿਤ ਕੀਤੇ ਬਿਨਾਂ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਸਾਫ਼ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਪਰ ਆਓ ਸ਼ੁਰੂ ਤੋਂ ਹੀ ਰੇਖਾਂਕਿਤ ਕਰੀਏ: ਤੁਸੀਂ ਭੇਜੋ ਬਟਨ ਦਬਾਓ; ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਈ-ਮੇਲ ਲਈ ਦਸਤਖਤ ਅਤੇ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਹੈ।

ਕੁਝ ਸ਼ਰਤਾਂ। ਡਰਾਫਟ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਸੰਪਾਦਿਤ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਪਹਿਲਾ ਟੈਕਸਟ ਹੈ। ਟੋਨ ਸੰਦੇਸ਼ ਦਾ ਭਾਵਨਾਤਮਕ ਰੰਗ ਹੈ - ਰਸਮੀ, ਦੋਸਤਾਨਾ, ਸਖ਼ਤ, ਮੁਆਫ਼ੀਯੋਗ। ਇੱਕ ਧਾਗਾ ਉਸੇ ਵਿਸ਼ੇ 'ਤੇ ਅੱਗੇ ਅਤੇ ਪਿੱਛੇ ਜਾਣ ਵਾਲੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਦੀ ਇੱਕ ਲੜੀ ਹੈ। ਟੈਮਪਲੇਟ ਦੁਹਰਾਉਣ ਵਾਲੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਲਈ ਤਿਆਰ-ਬਣਾਇਆ ਪਿੰਜਰ ਟੈਕਸਟ ਹੈ। ਇਸ ਯੂਨਿਟ ਦਾ ਸੰਖੇਪ: AI ਡਰਾਫਟ ਤਿਆਰ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਤੁਸੀਂ ਟੋਨ ਅਤੇ ਤੱਥ ਨੂੰ ਨਿਯੰਤਰਿਤ ਕਰਦੇ ਹੋ।

ਈਮੇਲ ਵਰਕਫਲੋ ਵਿੱਚ AI ਦੀਆਂ ਚਾਰ ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ

1. ਡਰਾਫਟ ਪੀੜ੍ਹੀ: ਖਾਲੀ ਪੰਨਾ ਸਿੰਡਰੋਮ ਨੂੰ ਖਤਮ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਮਕਸਦ ਦੱਸੋ ਅਤੇ AI ਪਹਿਲਾ ਡਰਾਫਟ ਦੇਵੇਗਾ।
2. ਜਵਾਬ ਤਿਆਰ ਕਰੋ: ਆਉਣ ਵਾਲੀ ਈਮੇਲ ਨੂੰ ਪੇਸਟ ਕਰੋ, ਕਹੋ "ਇਹਨਾਂ ਬਿੰਦੂਆਂ ਵਾਲਾ ਜਵਾਬ ਲਿਖੋ।"
3. ਸੰਖੇਪ: "ਕਿਸਨੇ ਕੀ ਕਿਹਾ, ਕਿਸ ਫੈਸਲੇ ਦੀ ਉਡੀਕ ਹੈ" ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਲੰਬੀ ਲੜੀ ਨੂੰ ਸੰਕੁਚਿਤ ਕਰੋ।
4. ਟੋਨ ਐਡਜਸਟਮੈਂਟ: ਤੁਹਾਡੇ ਦੁਆਰਾ ਲਿਖੀ ਗਈ ਇੱਕ ਕਠੋਰ ਰੂਪਰੇਖਾ ਨੂੰ ਨਰਮ ਕਰੋ, ਜਾਂ ਬਹੁਤ ਢਿੱਲੀ ਇੱਕ ਨੂੰ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਬਣਾਓ।

ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਡਾ ਲਾਭ ਇਹਨਾਂ ਚਾਰਾਂ ਨੂੰ ਜੋੜਨ ਨਾਲ ਮਿਲਦਾ ਹੈ: ਆਉਣ ਵਾਲੀ ਲੜੀ → ਡਰਾਫਟ ਜਵਾਬ → ਸੈੱਟ ਟੋਨ → ਪੜ੍ਹੋ, ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ, ਭੇਜੋ।

ਕਦਮ ਦਰ ਕਦਮ: AI ਨਾਲ ਆਉਣ ਵਾਲੀ ਈਮੇਲ ਦਾ ਜਵਾਬ ਦਿਓ

1. ਆਉਣ ਵਾਲੀ ਈਮੇਲ (ਜਾਂ ਚੇਨ) ਨੂੰ ਕਾਪੀ ਕਰੋ।
2. AI ਨੂੰ ਸੰਦਰਭ ਦਿਓ: ਇਸਨੂੰ ਕਿਸ ਨੇ ਲਿਖਿਆ, ਤੁਹਾਡਾ ਰਿਸ਼ਤਾ ਕੀ ਹੈ, ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਜਵਾਬ ਦੇਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ।
3. ਜਵਾਬ ਦੇ ਮੁੱਖ ਸੰਦੇਸ਼ ਨੂੰ ਖੁਦ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ — AI ਨੂੰ ਫੈਸਲਾ ਨਾ ਕਰਨ ਦਿਓ, ਬੱਸ ਇਸਨੂੰ ਛਾਪੋ।
4. ਡਰਾਫਟ ਤਿਆਰ ਕਰੋ, ਇਸਨੂੰ ਪੜ੍ਹੋ; ਅਤਿਕਥਨੀ ਵਾਲੇ ਵਾਅਦਿਆਂ, ਝੂਠੀਆਂ ਤਾਰੀਖਾਂ, ਜਾਂ ਮਨਘੜਤ ਵੇਰਵਿਆਂ ਦੀ ਭਾਲ ਕਰੋ।
5. ਪ੍ਰਸੰਗ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਟੋਨ ਸੈਟ ਕਰੋ.
6. ਇਸ ਨੂੰ ਆਪਣੇ ਦਸਤਖਤ, ਆਪਣੀ ਆਵਾਜ਼ ਨਾਲ ਮੁੜ ਛੂਹੋ ਅਤੇ ਭੇਜੋ।

ਸੁਝਾਅ: ਹਮੇਸ਼ਾ ਜਵਾਬ ਦਾ ਮੁੱਖ ਫੈਸਲਾ ਕਰੋ (ਹਾਂ/ਨਹੀਂ/ਮੁਲਤਵੀ)। AI ਨੂੰ ਪੁੱਛੋ "ਕੀ ਮੈਨੂੰ ਇਹ ਪੇਸ਼ਕਸ਼ ਸਵੀਕਾਰ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ?" ਨਾ ਪੁੱਛੋ; ਕਹੋ "ਇਸ ਪੇਸ਼ਕਸ਼ ਨੂੰ ਨਿਮਰਤਾ ਨਾਲ ਅਸਵੀਕਾਰ ਕਰਦੇ ਹੋਏ ਇੱਕ ਜਵਾਬ ਲਿਖੋ।" ਤੁਸੀਂ ਫੈਸਲਾ ਕਰੋ, AI ਸ਼ਬਦ।

ਟੋਨ ਪ੍ਰਬੰਧਨ: ਇੱਕੋ ਸੁਨੇਹਾ, ਵੱਖਰਾ ਰੰਗ

ਟੋਨ ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਵਿੱਚ ਸਮੱਗਰੀ ਨਾਲੋਂ ਵੀ ਵੱਧ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਉਹੀ "ਨਹੀਂ" ਜਵਾਬ ਟੋਨ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦੇ ਹੋਏ, ਰਿਸ਼ਤੇ ਨੂੰ ਖਤਮ ਜਾਂ ਮਜ਼ਬੂਤ ​​ਕਰਦਾ ਹੈ। AI ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਟੋਨ ਬਦਲਣ ਵਿੱਚ ਬਹੁਤ ਵਧੀਆ ਹੈ। ਇਸ ਸਪੈਕਟ੍ਰਮ ਨੂੰ ਪਛਾਣੋ: ਰਸਮੀ (ਉੱਪਰ ਪ੍ਰਬੰਧਨ, ਸਰਕਾਰੀ ਏਜੰਸੀ), ਪੇਸ਼ੇਵਰ-ਨਿਰਪੱਖ (ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਵਪਾਰਕ ਪੱਤਰ-ਵਿਹਾਰ, ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਡਿਫੌਲਟ), ਦੋਸਤਾਨਾ-ਪੇਸ਼ੇਵਰ (ਪਛਾਣਿਆ ਸਹਿਕਰਮੀ), ਨਿੱਘਾ (ਲੰਬੀ ਮਿਆਦ ਦੇ ਗਾਹਕ)। AI ਨੂੰ ਸਪਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਟੋਨ ਦੱਸੋ; "ਨਿਮਰ" ਵਰਗੇ ਅਸਪਸ਼ਟ ਸ਼ਬਦਾਂ ਦੀ ਬਜਾਏ "ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਪਰ ਦੂਰ" ਵਰਗੇ ਸਪਸ਼ਟ ਵਰਣਨ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ।

ਸਥਿਤੀ

ਸਿਫ਼ਾਰਸ਼ੀ ਟੋਨ

ਤੋਂ ਬਚਿਆ ਜਾਵੇ

ਦੇਰੀ/ਮੁਆਫੀਨਾਮਾ

ਇਮਾਨਦਾਰ, ਮਾਲਕ

ਰੱਖਿਆ ਕਰਨ ਵਾਲਾ, ਬਹਾਨਾ ਕਰਨ ਵਾਲਾ

ਬੁਰੀ ਖ਼ਬਰ ਨਾ ਦਿਓ

ਨਿਰਪੱਖ, ਸਪਸ਼ਟ, ਆਦਰਯੋਗ

ਅਸਪਸ਼ਟ, ਦੇਰੀ

ਪੇਸ਼ਕਸ਼ ਅਸਵੀਕਾਰ

ਪੇਸ਼ੇਵਰ, ਧੰਨਵਾਦੀ

ਠੰਡਾ, ਬੇਲੋੜਾ

ਪਹਿਲਾ ਸੰਪਰਕ (ਠੰਡੇ)

ਛੋਟਾ, ਸਪੱਸ਼ਟ, ਆਦਰਯੋਗ

ਬਹੁਤ ਗੂੜ੍ਹਾ, ਲੰਮਾ

ਸੀਨੀਅਰ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਨੂੰ ਰਿਪੋਰਟ ਕਰੋ

ਰਸਮੀ, ਸੰਖੇਪ

ਢਿੱਲੀ, ਗੜਬੜ

ਚਾਰ ਕਾਪੀ ਕਰਨ ਯੋਗ ਈਮੇਲ ਟੈਂਪਲੇਟਸ

ਆਉਣ ਵਾਲੀ ਈਮੇਲ ਦਾ ਜਵਾਬ ਦਿਓ। ਸਬੰਧ: [ਗਾਹਕ/ਪ੍ਰਬੰਧਕ/ਸਹਿਯੋਗੀ]।ਸੁਨੇਹਾ: [ਮੁੱਖ ਬਿੰਦੂ — ਹਾਂ/ਨਹੀਂ/ਦੇਰੀ + ਕਾਰਨ]।ਟੋਨ: [ਪ੍ਰੋਫੈਸ਼ਨਲ-ਨਿਰਪੱਖ]। ਲੰਬਾਈ: [100] ਸ਼ਬਦਾਂ ਤੱਕ। ਬਣਾਇਆ ਗਿਆ ਵੇਰਵਾ ਜਾਂ ਵਾਅਦਾ; ਸਿਰਫ਼ ਮੇਰੇ ਵੱਲੋਂ ਦਿੱਤੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ। ਆਉਣ ਵਾਲੀ ਈਮੇਲ: """[ਪੇਸਟ]"""

ਨਿਮਨਲਿਖਤ ਈਮੇਲ ਲੜੀ ਦਾ ਸਾਰ ਦਿਓ: - TOPIC ਦੁਆਰਾ ਸੰਖੇਪ ਕਰੋ, ਕਾਲਕ੍ਰਮ ਅਨੁਸਾਰ ਨਹੀਂ। - "ਸਹਿਮਤ", "ਬਕਾਇਆ ਫੈਸਲੇ", "ਮੇਰੇ ਲਈ ਕੰਮ" ਸਿਰਲੇਖਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ। - ਹਰੇਕ ਕੰਮ ਲਈ ਅੰਤਮ ਤਾਰੀਖ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ, ਜੇਕਰ ਕੋਈ ਹੋਵੇ। ਚੇਨ: """[ਪੇਸਟ]"""

ਇਸ ਰੂਪਰੇਖਾ ਨੂੰ [ਦੋਸਤਾਨਾ-ਪੇਸ਼ੇਵਰ] ਬਣਾਓ। ਨਿਯਮ:- ਅਰਥ ਅਤੇ ਤੱਥਾਂ ਨੂੰ ਬਦਲੋ।- ਰੱਖਿਆਤਮਕ ਬਿਆਨਾਂ ਨੂੰ ਅਧਿਕਾਰਤ ਬਿਆਨਾਂ ਵਿੱਚ ਬਦਲੋ।- ਪੈਸਿਵ-ਅਗਰੈਸਿਵ ਟੋਨਸ ਸਾਫ਼ ਕਰੋ। ਡਰਾਫਟ: """[ਆਪਣਾ ਡਰਾਫਟ]"""

ਹੇਠਾਂ ਦਿੱਤੀ ਈਮੇਲ ਲਈ ਇੱਕ ਮੁੜ ਵਰਤੋਂ ਯੋਗ ਟੈਂਪਲੇਟ ਬਣਾਓ ਜੋ ਮੈਂ ਅਕਸਰ ਲਿਖਦਾ ਹਾਂ:ਸਥਿਤੀ: [ਉਦਾ. ਨਵੇਂ ਗਾਹਕ ਦਾ ਸੁਆਗਤ ਕਰਦੇ ਹੋਏ]। [ਵਰਗ ਬਰੈਕਟਾਂ] ਦੇ ਨਾਲ ਵੇਰੀਏਬਲ ਫੀਲਡ ਦਿਖਾਓ। ਟੋਨ: [ਗਰਮ-ਪੇਸ਼ੇਵਰ]। 2 ਛੋਟੇ ਪੈਰੇ।

ਕਮਜ਼ੋਰ ਪ੍ਰੋਂਪਟ / ਮਜ਼ਬੂਤ ਪ੍ਰੋਂਪਟ

ਕਮਜ਼ੋਰ: "ਇਸ ਈਮੇਲ ਦਾ ਜਵਾਬ ਦਿਓ।" (ਏਆਈ ਨਹੀਂ ਜਾਣਦਾ ਕਿ ਕੀ ਜਵਾਬ ਦੇਣਾ ਹੈ, ਆਮ ਅਤੇ ਸੰਭਾਵਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਵਾਅਦਾ ਕਰਨ ਵਾਲਾ ਟੈਕਸਟ ਵਾਪਸ ਕਰਨਾ।)

ਮਜ਼ਬੂਤ: "ਇਸ ਗਾਹਕ ਈਮੇਲ ਦਾ ਜਵਾਬ ਦਿਓ। ਮੇਰਾ ਸੁਨੇਹਾ: ਮੈਂ ਉਸ ਛੋਟ ਨਹੀਂ ਦੇ ਸਕਦਾ ਜੋ ਉਸਨੇ ਬੇਨਤੀ ਕੀਤੀ ਹੈ, ਪਰ ਮੈਂ 12-ਮਹੀਨਿਆਂ ਦੀ ਵਫ਼ਾਦਾਰੀ ਦੀ ਛੋਟ ਦੇ ਸਕਦਾ ਹਾਂ। ਟੋਨ: ਨਿੱਘਾ, ਰਿਸ਼ਤੇ ਨੂੰ ਕਾਇਮ ਰੱਖਣਾ। ਅਸਵੀਕਾਰਨ ਨੂੰ ਨਰਮ ਕਰੋ ਪਰ ਸਪੱਸ਼ਟ ਰਹੋ, ਇਸਨੂੰ ਅਸਪਸ਼ਟ ਨਾ ਛੱਡੋ। ਵੱਧ ਤੋਂ ਵੱਧ 90 ਸ਼ਬਦ।"

ਮਜ਼ਬੂਤ ​​ਸੰਸਕਰਣ ਵਿੱਚ, ਤੁਸੀਂ ਫੈਸਲਾ ਲਿਆ ਹੈ (ਕੋਈ ਛੋਟ ਨਹੀਂ, ਵਿਕਲਪਕ), ਟੋਨ ਸੈੱਟ ਕਰੋ ਅਤੇ ਸੀਮਾਵਾਂ ਸੈਟ ਕਰੋ। AI ਸਿਰਫ਼ ਟਾਈਪਸੈੱਟ ਸ਼ਬਦ — ਜੋ ਕਿ ਇਹ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਹੈ।

ਤਿੰਨ ਛੋਟੇ ਕੇਸ

ਕੇਸ 1 — ਇਨਬਾਕਸ ਦੀ ਸਫਾਈ। ਇੱਕ ਮੈਨੇਜਰ 320 ਅਣਪੜ੍ਹੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਨਾਲ ਛੁੱਟੀਆਂ ਤੋਂ ਵਾਪਸ ਆਇਆ। ਉਸਨੇ ਏਆਈ ਨੂੰ ਹਰੇਕ ਚੇਨ ਦੇ ਪਹਿਲੇ ਸੰਦੇਸ਼ ਦਾ ਸਾਰ ਦਿੱਤਾ ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ "ਜ਼ਰੂਰੀ / ਜਾਣਕਾਰੀ / ਕੰਮ" ਵਜੋਂ ਲੇਬਲ ਕੀਤਾ। ਪੜ੍ਹਨ ਦੇ 3 ਘੰਟੇ ਘਟਾ ਕੇ 40 ਮਿੰਟ ਕਰ ਦਿੱਤੇ ਗਏ। ਕਿਕਰ: ਉਸਨੇ ਅਜੇ ਵੀ 6 ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਖੋਲ੍ਹਿਆ ਅਤੇ ਤਸਦੀਕ ਕੀਤਾ ਜੋ AI ਨੇ ਕਿਹਾ "ਜ਼ਰੂਰੀ" ਸਨ - ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਇੱਕ ਨੂੰ ਗਲਤ ਸ਼੍ਰੇਣੀਬੱਧ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਸੀ।

ਕੇਸ 2 - ਟੋਨ ਰਿਕਵਰੀ। “ਇਸ ਟੋਨ ਨੂੰ ਪੇਸ਼ੇਵਰ-ਨਿਰਪੱਖ ਬਣਾਓ, ਪੈਸਿਵ-ਅਗਰੈਸਿਵ ਟੋਨਸ ਨੂੰ ਸਾਫ਼ ਕਰੋ,” ਇੱਕ ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੇ ਦੇਰ ਰਾਤ ਨੂੰ ਗੁੱਸੇ ਵਿੱਚ ਆਈ ਈਮੇਲ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਏਆਈ ਨੂੰ ਦੱਸਿਆ। ਏਆਈ ਨੇ ਤਿੰਨ ਤਿੱਖੇ ਵਾਕਾਂ ਨੂੰ ਨਰਮ ਕੀਤਾ। ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੇ ਬਾਅਦ ਵਿਚ ਕਿਹਾ, "ਜੇ ਮੈਂ ਉਸ ਈਮੇਲ ਨੂੰ ਇਸ ਦੇ ਅਸਲ ਰੂਪ ਵਿਚ ਭੇਜਿਆ ਹੁੰਦਾ, ਤਾਂ ਇਸ ਨਾਲ ਰਿਸ਼ਤਾ ਖਰਾਬ ਹੋ ਸਕਦਾ ਸੀ।" ਭੁਗਤਾਨ AI ਦੁਆਰਾ ਇਸਦੇ ਆਪਣੇ ਪਾਠ ਦੇ ਨਿਰਪੱਖ ਦ੍ਰਿਸ਼ਟੀਕੋਣ ਤੋਂ ਆਇਆ ਹੈ।

ਕੇਸ 3 - ਬਣਿਆ ਸ਼ਬਦ ਜਾਲ। ਇੱਕ ਪ੍ਰਤੀਨਿਧੀ ਨੇ ਇਸ ਨੂੰ ਪੜ੍ਹੇ ਬਿਨਾਂ AI ਦੁਆਰਾ ਤਿਆਰ ਜਵਾਬ ਭੇਜਿਆ; ਟੈਕਸਟ ਵਿੱਚ ਕਿਹਾ ਗਿਆ ਸੀ "ਤੁਹਾਡਾ ਉਤਪਾਦ ਕੱਲ੍ਹ ਭੇਜ ਦਿੱਤਾ ਜਾਵੇਗਾ" - ਪਰ ਕੋਈ ਸਟਾਕ ਨਹੀਂ ਸੀ ਅਤੇ AI ਨੇ ਇਸਨੂੰ ਬਣਾ ਲਿਆ ਸੀ। ਗਾਹਕ ਅਗਲੇ ਦਿਨ ਮਾਲ ਦੀ ਉਡੀਕ ਕਰਦਾ ਰਿਹਾ ਅਤੇ ਜਦੋਂ ਇਹ ਨਹੀਂ ਆਇਆ ਤਾਂ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਕੀਤੀ। ਪਾਠ: AI ਟੈਕਸਟ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਵਾਅਦਾ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜਿਸ ਬਾਰੇ ਤੁਸੀਂ ਨਹੀਂ ਜਾਣਦੇ ਹੋ; ਹਰ ਠੋਸ ਸ਼ਬਦ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ।

ਆਮ ਗਲਤੀਆਂ

• AI ਨੂੰ ਫੈਸਲਾ ਕਰਨ ਦਿਓ: ਤੁਸੀਂ ਈਮੇਲ ਦੇ ਸੰਦੇਸ਼ ਨੂੰ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਦੇ ਹੋ; AI ਨੂੰ ਲਿਖਣ ਦਿਓ।
• ਠੋਸ ਵਾਅਦਿਆਂ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਨਹੀਂ ਕਰਨਾ: ਮਿਤੀ, ਕੀਮਤ, ਉਪਲਬਧਤਾ, ਵਾਅਦਾ - ਇਸ ਸਭ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ।
• ਇੱਕ ਸਿੰਗਲ ਟੋਨ ਨਾਲ ਚਿਪਕਣਾ: ਉਸੇ "ਨਿਮਰ" ਟੋਨ ਨਾਲ ਹਰ ਈਮੇਲ ਭੇਜਣਾ ਨਕਲੀ ਲੱਗਦਾ ਹੈ; ਸੰਦਰਭ ਨੂੰ ਅਨੁਕੂਲ.
• Overextension: AI ਕਈ ਵਾਰ ਬੇਲੋੜੇ ਲੰਬੇ ਸ਼ਬਦ ਲਿਖਦਾ ਹੈ; ਇੱਕ "ਅਧਿਕਤਮ X ਸ਼ਬਦ" ਸੀਮਾ ਸੈਟ ਕਰੋ।
• ਦਸਤਖਤ ਅੰਨ੍ਹਾਪਣ: AI ਦੇ ਕਲੀਚ ਕਲੋਜ਼ਿੰਗ ਨੂੰ ਸਾਫ਼ ਕੀਤੇ ਬਿਨਾਂ ਭੇਜਣਾ ("ਇਮਾਨਦਾਰੀ ਨਾਲ, [ਨਾਮ]")।
• ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਡੇਟਾ ਪੇਸਟ ਕਰਨਾ: ਗਾਹਕਾਂ ਦੇ ਨਿੱਜੀ ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਬਿਨਾਂ ਕਿਸੇ ਅਗਿਆਤ ਦੇ AI ਨੂੰ ਨਿਰਯਾਤ ਕਰਨਾ।

ਸਾਵਧਾਨ: AI ਦੁਆਰਾ ਤਿਆਰ ਕੀਤੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਅਕਸਰ "ਬਹੁਤ ਵਧੀਆ" ਅਤੇ ਕਲੀਚ ਹੋ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ ("ਮੈਨੂੰ ਉਮੀਦ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਈਮੇਲ ਤੁਹਾਨੂੰ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਲੱਭੇਗੀ")। ਇਹਨਾਂ ਪੈਟਰਨਾਂ ਨੂੰ ਸਾਫ਼ ਕਰੋ; ਨਹੀਂ ਤਾਂ, ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਵਾਲਾ ਸਮਝੇਗਾ ਕਿ ਟੈਕਸਟ ਏਆਈ ਦੁਆਰਾ ਤਿਆਰ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ ਅਤੇ ਇਮਾਨਦਾਰੀ ਖਤਮ ਹੋ ਜਾਵੇਗੀ।

ਸੰਖੇਪ ਵਿੱਚ

• AI ਲਈ ਈਮੇਲ ਸਭ ਤੋਂ ਤੇਜ਼ੀ ਨਾਲ ਵਧਣ ਵਾਲਾ ਖੇਤਰ ਹੈ ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਭਾਸ਼ਾ ਦਾ ਕਾਰੋਬਾਰ ਹੈ।
• AI ਦੀਆਂ ਚਾਰ ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ: ਡਰਾਫਟਿੰਗ, ਰਿਸਪਾਂਸ ਕ੍ਰਾਫਟਿੰਗ, ਸੰਖੇਪ, ਟੋਨ ਸੈਟਿੰਗ — ਚਾਰਾਂ ਨੂੰ ਇਕੱਠੇ ਚੇਨ ਕਰਨਾ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਹੈ।
• ਤੁਸੀਂ ਹਮੇਸ਼ਾ ਜਵਾਬ ਦਾ ਮੁੱਖ ਫੈਸਲਾ ਕਰਦੇ ਹੋ; AI ਸ਼ਬਦਾਂ ਨੂੰ ਜੋੜਦਾ ਹੈ, ਤੁਸੀਂ ਸੰਦੇਸ਼ ਨੂੰ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਦੇ ਹੋ।
• ਸੰਦਰਭ ਵਿੱਚ ਧੁਨ ਦਾ ਸਪਸ਼ਟ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਵਰਣਨ ਕਰੋ; ਇਸਨੂੰ ਸਪੱਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕਹੋ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ "ਨਿਮਰ" ਦੀ ਬਜਾਏ "ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਪਰ ਦੂਰ"
• ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹਰੇਕ ਠੋਸ ਵਾਅਦੇ (ਤਾਰੀਖ, ਕੀਮਤ, ਵਾਅਦਾ) ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ; ਕਲੀਚ ਏਆਈ ਪੈਟਰਨਾਂ ਨੂੰ ਸਾਫ਼ ਕਰੋ।

ਐਪਲੀਕੇਸ਼ਨ ਦਾ ਕੰਮ

ਆਪਣੇ ਇਨਬਾਕਸ ਤੋਂ ਇੱਕ ਅਸਲੀ ਈਮੇਲ ਚੇਨ ਚੁਣੋ (ਕੋਈ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਡੇਟਾ ਨਹੀਂ)। ਦੂਜੇ ਟੈਮਪਲੇਟ ਨਾਲ ਪਹਿਲਾਂ ਸੰਖੇਪ ਕਰੋ, ਫਿਰ ਪਹਿਲੇ ਟੈਮਪਲੇਟ ਨਾਲ ਜਵਾਬ ਦਾ ਖਰੜਾ ਤਿਆਰ ਕਰੋ। ਡਰਾਫਟ ਨੂੰ ਤਿੰਨ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਸੁਰਾਂ ("ਰਸਮੀ," "ਪੇਸ਼ੇਵਰ-ਨਿਰਪੱਖ," "ਸਪੱਸ਼ਟ") ਵਿੱਚ ਪੁੱਛੋ ਅਤੇ ਵਿਚਾਰ ਕਰੋ ਕਿ ਕਿਹੜਾ ਸੰਦਰਭ ਵਿੱਚ ਫਿੱਟ ਹੈ। ਸਬਮਿਟ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇਸ ਵਿੱਚ ਹਰ ਠੋਸ ਕਥਨ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ।

ਚੈੱਕਲਿਸਟ

• [ ] ਮੈਂ ਜਵਾਬ ਦਾ ਮੁੱਖ ਸੁਨੇਹਾ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕੀਤਾ, ਨਾ ਕਿ AI।
• [ ] ਮੈਂ ਸਪਸ਼ਟ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਪ੍ਰਸੰਗ ਦੇ ਅਧਾਰ ਤੇ ਸੁਰ ਦਾ ਵਰਣਨ ਕੀਤਾ ਹੈ।
• ਮੈਂ ਖਰੜੇ ਵਿੱਚ ਹਰ ਤਾਰੀਖ, ਕੀਮਤ ਅਤੇ ਵਾਅਦੇ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕੀਤੀ ਹੈ।
• [ ] ਮੈਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਮੋਲਡਾਂ ਨੂੰ ਸਾਫ਼ ਕੀਤਾ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਤੋਂ ਕਲੀਚ/ਏਆਈ ਦੀ ਬਦਬੂ ਆਉਂਦੀ ਸੀ।
• [ ] ਮੈਂ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਡੇਟਾ ਵਾਲੇ ਭਾਗਾਂ ਨੂੰ ਅਗਿਆਤ ਕੀਤਾ ਹੈ।
• [ ] ਮੈਂ ਭੇਜੋ ਦਬਾਉਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇਸਨੂੰ ਕਵਰ ਟੂ ਕਵਰ ਪੜ੍ਹਦਾ ਹਾਂ।