Gevinster:
- Evne til å forklare rollene til robotprosessautomatisering (RPA) og kunstig intelligens og tilnærmingen til smart automatisering (hyperautomatisering).
- Evne til å designe en manuell prosess ved å dele den inn i trinn og skille mellom trinn som er egnet for automatisering og de som krever menneskelig godkjenning
- Evne til å evaluere AI-støttede automatiseringsdesign når det gjelder unntakshåndtering, revisjonsspor og feilkostnader
I hver organisasjon er det kjedelige og feilutsatte oppgaver som folk gjentar hver dag: kopiere data fra ett system og legge det inn i et annet, manuelt behandle faktureringsinformasjon, sortere innkommende e-poster. Robotic process automation (RPA) automatiserer disse vanlige og repeterende oppgavene med programvareroboter som imiterer trinnene tatt av et menneske på skjermen. «Robot» her er ikke en fysisk maskin, men programvare som klikker, skriver og kopierer på skjermen. Kraften til RPA er at den fungerer på toppen av eksisterende systemer uten å endre dem; Derfor gir det raske resultater selv i gamle systemer som er vanskelige å integrere.
RPA alene kan ikke forstå "ingen regler"-situasjoner. Hvis en faktura kommer i standardformat, leser roboten feltene; Men hvis hver leverandør sender den i et annet format, vil roboten bli forvirret. Det er her kunstig intelligens kommer inn i bildet: AI utfører trinnene som krever "dommer", som å forstå dokumentet, klassifisere teksten, trekke ut informasjon fra fritekst, og RPA utfører de kanoniske trinnene. Denne kombinasjonen kalles intelligent automatisering eller hyperautomatisering (ende-til-ende, kunstig intelligens-støttet prosessautomatisering). MIS-spesialistens rolle er å bryte en prosess i deler og designe hvilken del som tilhører RPA, hvilken del som tilhører AI, og hvilken del som tilhører mennesket.
Automatisering av en prosess
Hjertet i automatiseringsdesign er å dele prosessen i trinn og klassifisere hvert trinn. Det er tre kategorier. Styrte og strukturerte trinn (RPA-vennlig): "Skriv inn hver rad i Excel i ERP-skjermen." Trinn som krever kommentar (AI-drevet): «Hvilken kategori tilhører denne klageteksten?» Høy risiko eller usikre trinn (overlatt til personen): "Refusjonsgodkjenning over 5000 TL."
God automatisering sparer folk fra den gjentatte byrden, ikke fra hele jobben; overlater den kritiske avgjørelsen til folk. Dette kalles menneske-i-løkken-design: roboten forbereder arbeidet, mennesket godkjenner det. Roboten leser for eksempel fakturaen og legger utkastet inn i ERP, og regnskapsføreren gir den endelige godkjenningen. Dermed sikres hastighet og sikkerhet sammen.
Tips: Før du automatiserer en prosess, må du alltid forenkle den først. Automatisering av en dårlig prosess vil bare gi dårlige resultater raskere. Eliminer unødvendige trinn først, og automatiser deretter resten.
Unntaksledelse og revisjonsspor
Hver automatisering møter til slutt en situasjon som bryter reglene: manglende data, uventet format, systemkrasj. Unntakshåndtering lar roboten trygt stoppe og varsle et menneske i slike situasjoner, i stedet for å gjøre feil ting i det stille. Hvis ingen unntak er designet, vil roboten i stillhet spre feil og ingen vil legge merke til det.
En annen nødvendighet er revisjonssporet: en oversikt over hvert trinn i roboten, når det ble gjort, med hvilke data og med hvilket resultat. Uten revisjonsspor kan en feil ikke etterforskes senere; Denne sporbarheten er et lovkrav, spesielt i økonomiske prosesser. AI kan lage en oversikt over denne prosessdesignen, unntaksscenarier og dokumentasjon; Men hvilket trinn som er kritisk og hva kostnaden for feil er, bestemmes av forretningskunnskap.
Tre minivesker: etter tallene
Tilfelle 1 – Riktig splittprosess. I ett regnskapssenter ble 4000 månedlige leverandørfakturaer behandlet manuelt; Prosedyren tok 6 minutter per person. AI leste dokumentet og hentet ut feltene, RPA la inn utkastet i ERP, regnskapsføreren godkjente det. Behandlingstiden gikk ned fra 6 minutter til 1,5 minutter, men bekreftelsestrinnet forble hos mennesket; dermed fortsatte den feilaktige fakturaen å bli fanget opp.
Tilfelle 2 - Når det ikke er utformet noe unntak. Hos ett forsikringsselskap mishandlet en robot for fornyelse av forsikringen i stillhet 340 poster med uventede datoformater; ingen la merke til det og fornyelsene ble lagt inn med feil dato. Hvis unntaksregelen ("stopp og rapporter hvis formatet ikke gjenkjennes") ble designet fra bunnen av, ville roboten dirigere disse postene til mennesket. Reparasjonen tok uker.
Case 3 — Automatisering av feil prosess. Hos én forhandler hadde ordrebekreftelsesprosessen 11 trinn; Det vil bli automatisert med en robot. Da MIS-eksperten undersøkte prosessen, så han at de 4 trinnene var unødvendige dobbeltsjekker. Først ble prosessen redusert til 7 trinn, deretter ble den automatisert. Hvis det ble automatisert uten forenkling, ville 4 unødvendige trinn være permanente.
Svak forespørsel / sterk forespørsel
Svak melding:
Automatiser fakturabehandling.
Kraftig ledetekst:
Din rolle: Du er en prosessautomatiseringsdesigner. Bryt opp følgende manuelle prosess i trinn og klassifiser hvert trinn:- [RPA] kanonisk, strukturert, repeterende- [AI] som krever tolkning/kategorisering/tekstforståelse- [MENNESKELIG] høy risiko eller tvetydig beslutning Skriv ned mulige unntak og hva du skal gjøre i tilfelle feil. List opp informasjonen som må registreres for revisjonssporet. Prosess: [trinn-for-trinn manuell prosessbeskrivelse]
Kraftig forespørsel bryter ned prosessen, tildeler hvert trinn den riktige rollen, og tar opp unntak og revisjonsspor fra begynnelsen.
Fire kopierbare maler
1) Prosessnedbrytning:
Del opp den manuelle prosessen nedenfor i nummererte trinn. For hvert trinn: input, prosess, output og automatiseringstilgjengelighet ([RPA]/[AI]/[HUMAN]). Prosess: [tekst]
2) Generer et unntaksscenario:
For den følgende automatiserte prosessen, "hva kan gå galt?" Liste scenarier: manglende data, feil format, systemfeil, dobbel post. Foreslå hva roboten skal gjøre for hver. Prosess: [tekst]
3) Forenklingsgjennomgang:
Merk trinnene i prosessen nedenfor som er unødvendige, repeterende eller ikke gir verdi, og skriv hvorfor de kan fjernes. Foreslå forenkling FØR automatisering. Prosess: [tekst]
4) Utforming av revisjonsspor:
Design et revisjonsspor for følgende automatiserte prosess: hvilke felt (tid, bruker/robot, input, resultat, beslutning) skal registreres ved hvert trinn? Angi eventuelle hull når det gjelder økonomisk sporbarhet. Prosess: [tekst]
Sammenligningsdiagram: RPA / AI / Menneske
kriterium
RPA
Kunstig intelligens
menneskelig
Det han er best på
Regelmessig, repeterende
Kommentar, klassifisering
dømmekraft, ansvar
Inndatatype
strukturert
Halv/fri tekst
alle typer
Feiladferd
Følger regelen til punkt og prikke
Så sikkert som det kan være feil
Kan oppdage og stoppe
Revisjon
Enkel å logge
Utgang må logges
Signatur/godkjenning
endelig avgjørelse
nei
nei
Ja
Vanlige feil
- Automatisering av den dårlige prosessen. Automatisering uten å forenkle foreviger først sløsing.
- Ikke designe unntak. Roboten, bygget på antagelsen om at "alt går bra", produserer stille feil ved den første overraskelsen.
- Overlater den kritiske avgjørelsen til AI. Delegere høyrisikogodkjenning til modellen; Selv om modellen virker trygg, er den feil og bærer ikke noe ansvar.
- Omgå revisjonssporet. Uten spor kan feilen ikke etterforskes; Dette er et lovbrudd i den økonomiske prosessen.
- Ser ikke på roboten i det hele tatt. Systemendringer (skjerm, plass); En dag begynner den uovervåkede roboten lydløst å klikke på feil sted.
Forsiktig: Hastigheten til automatisering øker også feilen. Hvis et menneske gjør en feil mens han behandler 60 poster per time, er de begrenset til 60 feil; En feilinstallert robot kan ødelegge tusenvis av poster på minutter. Så pilot det i et lite volum først, under tilsyn.
Oppsummert
RPA automatiserer vanlige og repeterende oppgaver ved å etterligne skjermtrinn; Kunstig intelligens tar over trinnene som krever tolkning og klassifisering. Kombinasjonen av de to er intelligent automatisering. Hjertet av design er å bryte prosessen i trinn og tilordne hvert trinn til RPA, AI eller menneskelig; Høyrisikobeslutninger holder folk i løkken. Unntakshåndtering og revisjonsspor er et must. AI akselererer prosessnedbryting, unntaksscenario og dokumentasjonsutkast; Men som er det kritiske trinnet, og kostnadene ved feil bestemmes av forretningskunnskap. Før du automatiserer, forenkle og valider med liten pilot først.
Søknadsoppgave
Velg en "godkjenningsprosess for forlat forespørsel" (ansattforespørsler, ledergodkjenner, HR-prosesser). (1) Del prosessen inn i trinn med den kraftige ledeteksten og klassifiser hvert trinn som [RPA]/[AI]/[HUMAN]. (2) Beskriv minst 3 unntaksscenarier og hva roboten vil gjøre i hvert. (3) Finn minst 1 unødvendig trinn som kan fjernes før automatisering. (4) List opp områdene som skal registreres for revisjonssporet. (5) Marker det enkelte høyrisikotrinn og skriv hvorfor det skal forbli i mennesket.
sjekkliste
- [ ] Jeg delte prosessen inn i trinn og tildelte hvert trinn den riktige rollen.
- [ ] Jeg forenklet prosessen før automatisering.
- [ ] Jeg definerte unntaksatferd for hvert trinn.
- [ ] Jeg har bestemt områdene som skal registreres for revisjonssporet.
- [ ] Jeg la høyrisikoavgjørelser i den menneskelige loopen.
- [ ] Jeg planla først et lite volum, overvåket pilot.