Gevinster:
- Evne til å lage utkast til hjelpemiddel (beskrivelsesverktøy), omfang-innholdsnotat og layoutseksjoner med kunstig intelligens
- Evne til å forstå den hallusinatoriske risikoen ved biografisk/institusjonell historie og basere denne delen kun på bekreftede kilder
- Evne til å gjøre det mulig for kunstig intelligens å lede forskeren til kilden i stedet for å gi fakta direkte i referansetjenesten
Et arkiv er ikke bare ansvarlig for å bevare dokumenter; har også ansvar for å gjøre dem tilgjengelige for forskeren. Det er to hovedmåter for denne tilgangen: beskrivelsesverktøy som introduserer samlingen (finnehjelp — et veiledende dokument som definerer innholdet, organiseringen og omfanget av en arkivsamling) og en referansetjeneste som direkte assisterer forskere. Begge krever stor innsats: å skrive en guide til en samling tar uker, og det å svare på forskerspørsmål gjennom dagen tar tid. Dessuten er disse to verkene "ansiktet" til arkivet; En forskers første kontakt med samlingen er ofte gjennom guide og informasjonsskranke, så en feil her gjenspeiles direkte i arkivets pålitelighet.
AI er et kraftig hjelpemiddel for å utarbeide beskrivelsesverktøy og støtte referansetjeneste. I denne enheten lærer vi hvordan du utarbeider en innsamlingsguide (finnehjelp), skriver omfang og innholdsbeskrivelser, bistår med forskerspørsmål og ser hvorfor nøyaktighet ikke er omsettelig i disse tjenestene.
Beskrivelsesverktøy: kart over samlingen
Et beskrivelsesverktøy lar en forsker spørre "hva er det i denne samlingen som fungerer for meg?" Den lar deg svare på spørsmålet. Inkluderer vanligvis:
- Generell beskrivelse: Navn, omfang, datoperiode, størrelse på samlingen.
- Biografisk/institusjonell historie: Kort historie om personen eller institusjonen som har produsert dokumentene.
- Omfang og innholdsnotat: Forklaring av hva slags dokumenter og om hvilke emner som er i samlingen.
- Ordning: Hvordan dokumenter grupperes (serier, underserier).
- Inventar: Detaljert liste på boks-/filnivå.
Disse dokumentene er skrevet i henhold til standarder (for eksempel ISAD(G) eller EAD - Encoded Archival Description, den digitale kodingsstandarden for arkivveiledere). AI kan produsere konturer av disse seksjonene fra rå inventar og dokumentsammendrag; men hvert faktum (historie, person, institusjonshistorie) må verifiseres.
En annen verdi med beskrivelsesverktøy er at de kan skrives på forskjellige detaljnivåer. Noen ganger er det ikke nok tid eller ressurser til å beskrive tusenvis av bokser i et arkiv på dokumentnivå; I dette tilfellet lages en beskrivelse på flere nivåer: først en generell beskrivelse på fondsnivå, deretter serien, deretter når det er mulig filnivået. AI er spesielt nyttig for å utarbeide det overordnede omfangsnotatet på toppnivå fra saksoppsummeringer på lavere nivå; Den lager en oppsummering fra messen til helheten. Men hvert lag i denne oppsummeringen må være i samsvar med de faktiske dokumentene i det nederste laget; AI skal ikke utgjøre et omfangskrav som ikke er i samlingen på toppnivå.
Forsiktig: Den biografiske/institusjonelle historiedelen er der hallusinasjonene oftest kommer snikende. AI kan skrive en flytende historie om en person eller institusjon fra "allmenn kunnskap" mens du legger til ikke-eksisterende hendelser, falske datoer og oppdiktede titler. Denne delen skal kun være basert på bekreftede kilder.
Arbeidsflyt: trinn for trinn
1. Samle inn råstoff. Inventar, dokumentsammendrag, bokslister, eventuelt eksisterende notater.
2. Sett standarden. I henhold til hvilken beskrivelsesstandard vil den skrives (ISAD(G)/EAD)?
3. Lag et kapittel-for-kapittel-utkast. Ha AI-utkastseksjoner som omfang og innholdsnotat og layoutbeskrivelse fra råstoff.
4. Bekreft fakta. Spesielt i historiedelen, sjekk hver dato, navn og hendelse med uavhengige kilder.
5. Sjekk tilgangsbegrensninger. Er det konfidensielle/opphavsrettsbegrensede dokumenter i samlingen? Disse bør fremgå av veiledningen.
6. Ekspertgodkjenning. Den endelige veiledningen gjennomgår arkivargodkjenning.
Referansetjeneste: bistand til forskeren
I referansetjenesten hjelper AI på to måter: (1) ved å gi mening om forskerens spørsmål og foreslå hvilke samlinger man skal se på, og (2) ved å utarbeide svar på ofte stilte spørsmål. Men det er en kritisk grense her: AI skal ikke gi forskeren et direkte «fakta»-svar, men henvise ham til kilden. I stedet for å si "Denne datoen er denne", skal det stå "Du kan finne denne informasjonen fra slike og slike dokumenter i denne samlingen". Fordi det direkte faktuelle svaret gitt av AI kan være fabrikkert og forskeren kan forveksle det med kilden.
Referanseoppgave
Passende rolle for AI
upassende bruk
Å gi mening ut av spørsmålet
Foreslå oppklarende spørsmål
—
Samlingsruting
"Se der" forslag
Å si "svaret er"
FAQ-utkast
Utkast fra verifisert informasjon
falskt svar
Kildeliste
Søkeforslag i katalogen
Gi en oppdiktet referanse
spørsmål om fakta
Omdirigere til kilden
Direkte faktarespons
tre minisaker
Sak 1 — Utkastet til veiledning reduserte 4 uker til 1 uke. Et arkiv var i ferd med å utarbeide et hjelpemiddel for en samling på 120 esker. Bokslister og filsammendrag ble gitt til AI; YZ produserte utkastet til seksjonene for omfang-innholdsnotat og layout. Arkivaren verifiserte og organiserte fakta på en uke; ved tradisjonell metode var dette anslaget en måned. Men 3 datoer og 2 titler i avsnittet om biografisk historie var feil; Rettet i verifisering.
Sak 2 — Fiktiv institusjonshistorie. En praktikant fikk AI til å skrive historien til en institusjon og legge den direkte inn i katalogen. YZ ga feil dato for etablering av institusjonen og nevnte en fusjon som ikke eksisterte. En forsker la merke til og rapporterte feilen; Veiledningen ble rettet, men påliteligheten til arkivet ble skadet. Leksjon: historiedelen vil ikke bli publisert uten bekreftelse.
Sak 3 – Rett veiledning, feil faktum. En forsker ba om en date. En AI-basert assistent ga en direkte date (oppgjort). Forskeren ville bruke dette som kilde; Seniorarkivaren grep inn og sa: "AI gir ikke fakta, den leder deg til samlingen" og fikk ham til å se på det virkelige dokumentet; historien var annerledes. Leksjon: i referansetjenesten dirigerer AI, gir ikke fakta.
Fire kopierbare maler
1) Utkast til omfang og innholdsnotat:
BASERT PÅ boks-/fillistene og dokumentsammendragene nedenfor, skriv et utkast til «omfang og innholdsnotat» for en samling. Bruk kun det som er inkludert i materialet som følger med; LEGG TIL et emne, en dato eller en person som ikke er i samlingen. Merk ethvert faktum du er usikker på [trenger bekreftelse]. Materiale: [her]
2) Biografisk/institusjonell historie (kontrollert):
Nedenfor er VERIFISERT notater om [person/organisasjon]. Skriv en kort historieskisse basert KUN på disse notatene. IKKE LEGG TIL noen datoer, hendelser eller titler som ikke er i notatene; Ikke legg til generell "kunnskapsinformasjon". Forlat plassene [ingen informasjon]. Merknader: [her]
3) Forskerveiledning:
En forskerspørsmål: [spørsmål]. IKKE gi et DIREKTE saklig svar på dette spørsmålet. I stedet: (1) foreslå 1-2 spørsmål som vil avklare spørsmålet, (2) fortelle ham hvilken TYPE samling/dokument han bør se på, (3) foreslå hvilke termer han kan søke i katalogen. Ikke lag en oppdiktet referanse.
4) Svarutkast til vanlige spørsmål:
Nedenfor er VERIFISERT faktaark fra vårt arkiv. Basert på disse notatene, lag et svar på følgende ofte stilte spørsmål: [spørsmål]. Legger til informasjon som ikke er i notatene; [kryss] av der du ikke er sikker. På slutten av svaret henviser du forskeren til den aktuelle samlingen. Merknader: [her]
Svak forespørsel / Sterk forespørsel
Svak:
Skriv et omfattende hjelpemiddel for denne samlingen, inkludert historie.
"Omfattende" og "inkludert historie" presser AI til å gå utover det gitte materialet og legge til oppdiktet informasjon om institusjonen/personen.
Sterk:
Skriv omrisset av hjelpemiddelet BASERT på følgende bokslister og verifiserte historienotater: omfang-innhold og layoutseksjoner. Ikke ta med noen fakta som ikke er inkludert i det gitte materialet; Bruk kun verifiserte notater i loggen, la det være tomt [ingen informasjon]. Merk alle tvilsomme fakta [trenger bekreftelse]. Materiale: [her]
Forskjellen: overholdelse av det gitte materialet, forbud mot fabrikasjon, bevaring av hull og verifikasjonsmerker gjør veiledningen pålitelig.
Vanlige feil
- Overlater historien til "allmennkunnskapen" om AI. Denne delen er mest utsatt for hallusinasjoner; bør kun være basert på bekreftede notater.
- Gi direkte fakta i referansen. AI skal veilede forskeren, ikke erstatte kilden.
- Omgå tilgangsbegrensninger. Konfidensialitet/opphavsrettsbegrensede dokumenter bør merkes i katalogen.
- Foreslår en oppdiktet referanse. Eventuelle ubekreftede referanser i katalogen vil ikke bli gitt til forskeren.
- Publiserer utkastet uten godkjenning. Den endelige veiledningen godkjennes av arkivaren.
Oppsummert
Arkivtilgang og referansetjeneste er et fruktbart område der AI akselererer utformingen av beskrivelsesverktøy og støtter forskerveiledning. Men den biografiske/institusjonelle historien er inntrengningspunktet for hallusinasjonen, og i referansetjenesten skal AI ikke gi fakta, men direkte til kilden. Baser veiledningen kun på autentisert materiale, bevar hull, merk tilgangsbegrensninger og overlat endelig godkjenning til arkivaren. AI tegner et kart over samlingen; Arkivet er ansvarlig for nøyaktigheten til det kartet.
Søknadsoppgave
Ta en boks-/filliste over en samling (ekte eller prøve) og be AI om en disposisjon med malen "omfang og innholdsnotat"; Sjekk om det går utover det gitte materialet. Kjør deretter malen "biografisk historie" for en person/organisasjon med kun verifiserte notater og observer om AI-en prøver å passe inn i hullene. Behandle til slutt et forskerspørsmål med malen «forskerorientering».
sjekkliste
- [ ] Jeg har basert veiledningen kun på gitt/verifisert materiale.
- [ ] Jeg har uavhengig bekreftet hver dato og navn i historien.
- [ ] Jeg markerte tilgangsbegrensningene (personvern/opphavsrett) i veiledningen.
- [ ] I stedet for å gi fakta i referansen, henviste jeg deg til kilden.
- [ ] Jeg sendte inn den endelige veiledningen til arkivarens godkjenning.