Winst:
- Mogelijkheid om concepten van zoekhulpmiddelen (beschrijvingstool), scope-inhoudsnotitie en lay-outsecties te maken met kunstmatige intelligentie
- Vermogen om het hallucinerende risico van de biografische/institutionele geschiedenis te begrijpen en dit gedeelte alleen op geverifieerde bronnen te baseren
- Mogelijkheid om kunstmatige intelligentie in staat te stellen de onderzoeker naar de bron te leiden in plaats van feiten rechtstreeks in de referentiedienst te verstrekken
Een archief is niet alleen verantwoordelijk voor het bewaren van documenten; is tevens verantwoordelijk voor het toegankelijk maken ervan voor de onderzoeker. Er zijn twee primaire middelen voor deze toegang: beschrijvingsinstrumenten die de collectie introduceren (zoekhulp – een begeleidend document dat de inhoud, organisatie en reikwijdte van een archiefcollectie definieert) en een referentiedienst die onderzoekers rechtstreeks helpt. Beide vergen grote inspanningen: het schrijven van een gids voor een collectie kost weken, en het beantwoorden van vragen van onderzoekers gedurende de dag kost tijd. Bovendien vormen deze twee werken het ‘gezicht’ van het archief; Het eerste contact van een onderzoeker met de collectie verloopt vaak via de gids en informatiebalie, waardoor een fout hier direct tot uiting komt in de betrouwbaarheid van het archief.
AI is een krachtig hulpmiddel bij het opstellen van beschrijvingstools en het ondersteunen van referentiediensten. In deze unit leren we hoe we een collectiegids kunnen opstellen (zoekhulp), beschrijvingen van de reikwijdte en inhoud kunnen schrijven, kunnen helpen met vragen van onderzoekers, en zien waarom nauwkeurigheid bij deze diensten niet onderhandelbaar is.
Beschrijvingshulpmiddelen: kaart van de collectie
Met een beschrijvingstool kan een onderzoeker vragen: “Wat zit er in deze collectie dat voor mij werkt?” Het geeft je de mogelijkheid om de vraag te beantwoorden. Omvat doorgaans:
- Algemene beschrijving: Naam, omvang, datumbereik, omvang van de collectie.
- Biografische/institutionele geschiedenis: korte geschiedenis van de persoon of instelling die de documenten heeft geproduceerd.
- Toelichting reikwijdte en inhoud: Uitleg over wat voor documenten en over welke onderwerpen zich in de collectie bevinden.
- Rangschikking: hoe documenten zijn gegroepeerd (reeksen, subreeksen).
- Inventaris: Gedetailleerde lijst op doos-/dossierniveau.
Deze documenten zijn geschreven volgens standaarden (bijvoorbeeld ISAD(G) of EAD - Encoded Archival Description, de digitale coderingsstandaard voor archiefgidsen). AI kan schetsen van deze secties maken op basis van ruwe inventaris en documentsamenvattingen; maar elk feit (geschiedenis, persoon, instellingsgeschiedenis) moet worden geverifieerd.
Een andere waarde van beschrijvingstools is dat ze op verschillende detailniveaus kunnen worden geschreven. Soms is er niet genoeg tijd of middelen om duizenden dozen van een archief op documentniveau te beschrijven; In dit geval wordt een beschrijving op meerdere niveaus gemaakt: eerst een algemene beschrijving op fondsniveau, vervolgens op reeksen en vervolgens, waar mogelijk, op dossierniveau. AI is met name nuttig voor het opstellen van de algemene reikwijdtenota op het hoogste niveau op basis van samenvattingen van zaken op een lager niveau; Het maakt een samenvatting van de massa naar het geheel. Maar elke laag van deze samenvatting moet consistent zijn met de feitelijke documenten op de onderste laag; De AI mag geen reikwijdteclaim verzinnen die niet in de collectie op het hoogste niveau staat.
Let op: in het gedeelte over de biografische/institutionele geschiedenis sluipt de hallucinatie het vaakst binnen. AI kan op basis van ‘algemene kennis’ een vloeiende geschiedenis over een persoon of instelling schrijven en daarbij niet-bestaande gebeurtenissen, valse data en verzonnen titels toevoegen. Deze sectie mag alleen gebaseerd zijn op geverifieerde bronnen.
Werkstroom: stap voor stap
1. Verzamel grondstoffen. Inventaris, documentsamenvattingen, boxlijsten, eventuele bestaande aantekeningen.
2. Stel de norm in. Volgens welke beschrijvingsstandaard zal het geschreven worden (ISAD(G)/EAD)?
3. Maak een hoofdstuk-voor-hoofdstuk-concept. Zorg voor AI-conceptsecties zoals reikwijdte en inhoudsnotitie en lay-outbeschrijving van ruw materiaal.
4. Controleer de feiten. Controleer vooral in het geschiedenisgedeelte elke datum, naam en gebeurtenis met onafhankelijke bronnen.
5. Controleer de toegangsbeperkingen. Zijn er vertrouwelijke/auteursrechtelijk beperkte documenten in de collectie? Deze moeten in de gids worden vermeld.
6. Goedkeuring door deskundigen. De definitieve gids wordt goedgekeurd door de archivaris.
Referentiedienst: assistentie aan de onderzoeker
In de referentiedienst helpt AI op twee manieren: (1) door de vraag van de onderzoeker te duiden en suggesties te doen voor welke collecties hij moet bekijken, en (2) door antwoorden op veelgestelde vragen te formuleren. Maar er is hier een kritische grens: AI mag de onderzoeker geen direct ‘feit’-antwoord geven, maar moet hem naar de bron leiden. In plaats van te zeggen: "Deze datum is deze", zou er moeten staan: "Je kunt deze informatie uit die en die documenten in deze collectie vinden". Omdat het directe feitelijke antwoord van de AI verzonnen kan zijn en de onderzoeker het voor de bron kan aanzien.
Referentie taak
Passende rol van AI
bezwaarlijk gebruik
Begrijp de vraag
Stel verduidelijkende vragen voor
—
Routing van incasso's
"Kijk daar" suggestie
Zeggen "Het antwoord is"
Veelgestelde vragen concept
Ontwerp van geverifieerde informatie
vals antwoord
Bronlijst
Zoeksuggestie in de catalogus
Het geven van een verzonnen referentie
kwestie van feit
Omleiden naar bron
Directe feitelijke reactie
drie minikoffers
Geval 1 — De ontwerprichtsnoeren werden van vier weken teruggebracht tot één week. Een archief was bezig met het voorbereiden van een zoekhulp voor een verzameling van 120 dozen. Boxlijsten en dossiersamenvattingen werden aan AI gegeven; YZ produceerde het concept van de scope-inhoudelijke notitie en lay-outsecties. De archivaris controleerde en ordende de feiten binnen een week; volgens de traditionele methode bedroeg deze schatting één maand. Maar 3 data en 2 titels in het biografische geschiedenisgedeelte waren verkeerd; Opgelost tijdens verificatie.
Geval 2 — Fictieve institutionele geschiedenis. Een stagiair liet de AI de geschiedenis van een instelling schrijven en deze direct in de directory plaatsen. YZ gaf de verkeerde oprichtingsdatum van de instelling op en maakte melding van een fusie die niet bestond. Een onderzoeker merkte de fout op en rapporteerde deze; De gids werd gecorrigeerd, maar de betrouwbaarheid van het archief werd aangetast. Les: het geschiedenisgedeelte wordt niet gepubliceerd zonder verificatie.
Geval 3 — Juiste begeleiding, verkeerd feit. Een onderzoeker vroeg om een datum. Een op AI gebaseerde assistent gaf een directe datum (verzonnen). De onderzoeker zou dit als bron gebruiken; De senior archivaris kwam tussenbeide en zei: "AI geeft geen feiten, het verwijst je naar de collectie" en liet hem naar het echte document kijken; de geschiedenis was anders. Les: in de referentiedienst regisseert AI, en geeft geen feiten.
Vier kopieerbare sjablonen
1) Concept reikwijdte en inhoudsnotitie:
GEBASEERD OP de dozen-/dossierlijsten en documentsamenvattingen hieronder, schrijft u een concept-'scope- en inhoudsnotitie' voor een collectie. Gebruik alleen datgene wat bij het geleverde materiaal is inbegrepen; VOEG een onderwerp, datum of persoon toe die niet in de collectie staat. Markeer elk feit waarvan u niet zeker bent [verificatie vereist]. Materiaal: [hier]
2) Biografische/institutionele geschiedenis (gecontroleerd):
Hieronder vindt u GEVERIFIEERDE opmerkingen over [persoon/organisatie]. Schrijf een kort overzicht van de geschiedenis, gebaseerd op ALLEEN deze aantekeningen. VOEG GEEN data, evenementen of titels toe die niet in de notities staan; Voeg geen algemene ‘kennis’-informatie toe. Verlaat de spaties [geen informatie]. Opmerkingen: [hier]
3) Begeleiding van onderzoekers:
Vraag van een onderzoeker: [vraag]. Geef GEEN DIRECT feitelijk antwoord op deze vraag. In plaats daarvan: (1) stel 1-2 vragen voor die de vraag zullen verduidelijken, (2) vertel hem naar welk TYPE collectie/document hij moet kijken, (3) stel voor op welke termen hij in de catalogus zou kunnen zoeken. Maak geen verzonnen verwijzing.
4) FAQ-antwoordconcept:
Hieronder vindt u GEVERIFIEERDE factsheets uit ons archief. Stel op basis van deze aantekeningen een antwoord op de volgende veelgestelde vraag: [vraag]. Informatie toevoegen die niet in de toelichting staat; [vink] aan waar u het niet zeker weet. Aan het eind van het antwoord verwijst u de onderzoeker naar de betreffende collectie. Opmerkingen: [hier]
Zwakke prompt/sterke prompt
Zwak:
Schrijf een uitgebreid zoekhulpmiddel voor deze collectie, inclusief geschiedenis.
‘Uitgebreid’ en ‘inclusief geschiedenis’ dwingen de AI om verder te gaan dan het gegeven materiaal en verzonnen informatie over de instelling/persoon toe te voegen.
Sterk:
Schrijf de schets van het zoekhulpmiddel GEBASEERd op de volgende boxlijsten en geverifieerde geschiedenisnotities: reikwijdte-inhoud en lay-outsecties. Neem geen feiten op die niet in het gegeven materiaal zijn opgenomen; Gebruik alleen geverifieerde aantekeningen in de geschiedenis, laat blanco velden achter [geen informatie]. Markeer elk twijfelachtig feit [vereist verificatie]. Materiaal: [hier]
Het verschil: naleving van het gegeven materiaal, verbod op fabricage, behoud van gaten en keurmerken maken de gids betrouwbaar.
Veel voorkomende fouten
- De geschiedenis overlaten aan de ‘algemene kennis’ van de AI. Dit deel is het meest vatbaar voor hallucinaties; mag alleen gebaseerd zijn op geverifieerde aantekeningen.
- Het geven van directe feiten in de referentie. AI moet de onderzoeker begeleiden en niet de bron vervangen.
- Toegangsbeperkingen omzeilen. Documenten met vertrouwelijkheid/auteursrecht moeten in de directory worden gemarkeerd.
- Een verzonnen referentie voorstellen. Elke niet-geverifieerde referentie in de catalogus wordt niet aan de onderzoeker doorgegeven.
- Het concept publiceren zonder goedkeuring. De definitieve gids wordt goedgekeurd door de archivaris.
Samengevat
De dienst voor toegang tot archieven en naslagwerken is een vruchtbaar terrein waarop AI het opstellen van beschrijvingsinstrumenten versnelt en de begeleiding van onderzoekers ondersteunt. Maar de biografische/institutionele geschiedenis is het punt van penetratie van de hallucinatie, en in de referentiedienst zou AI geen feiten moeten geven, maar rechtstreeks naar de bron moeten verwijzen. Baseer de gids alleen op authentiek materiaal, voorkom gaten, markeer toegangsbeperkingen en laat de definitieve goedkeuring over aan de archivaris. AI maakt een kaart van de collectie; Het archief is verantwoordelijk voor de juistheid van die kaart.
Applicatie taak
Neem een dozen-/dossierlijst van een collectie (echt of voorbeeld) en vraag de AI om een schets met het sjabloon ‘scope and content note schets’; Controleer of het verder gaat dan het gegeven materiaal. Voer vervolgens het sjabloon ‘biografische geschiedenis’ uit voor een persoon/organisatie met alleen geverifieerde aantekeningen en kijk of de AI de gaten probeert op te vullen. Verwerk ten slotte een onderzoeksvraag met het sjabloon ‘onderzoekeroriëntatie’.
controlelijst
- [ ] Ik heb de gids uitsluitend gebaseerd op het gegeven/geverifieerde materiaal.
- [ ] Ik heb elke datum en naam in de geschiedenis onafhankelijk geverifieerd.
- [ ] Ik heb de toegangsbeperkingen (privacy/copyright) in de gids gemarkeerd.
- [ ] In plaats van feiten te geven in de referentie, heb ik u naar de bron verwezen.
- [ ] Ik heb de definitieve gids ter goedkeuring voorgelegd aan de archivaris.