Sommarju tal-Laqgħa u Traċċar tal-Azzjoni

Qligħ:

• Kapaċità li tikkonverti noti tal-laqgħat u traskrizzjonijiet f'sommarju maqsum f'oqsma ta' deċiżjoni, azzjoni u responsabbli (RACI) bl-appoġġ tal-intelliġenza artifiċjali
• Kapaċità li tuża intelliġenza artifiċjali biex toħloq oġġetti ta 'azzjoni, tassenja skadenzi u tabbozza trackers ta' azzjoni
• Nifhmu li d-deċiżjonijiet li l-intelliġenza artifiċjali taqbeż jew tassenja ħażin u l-kontenut li jeħtieġ il-kunfidenzjalità għandhom ikunu soġġetti għal kontroll uman.

Ħafna mill-proġetti huma ġestiti fil-laqgħa; imma l-biċċa l-kbira tal-laqgħat itiru mingħajr traċċa. "Fuhiex tkellimna?", "min kien jagħmel dan?", "għal liema deċiżjoni wasalna?" mistoqsijiet huma l-prezz tal-gradi ħżiena. Sommarju ta’ laqgħa tajba tiġbor konversazzjoni ta’ siegħa għal tliet affarijiet: deċiżjonijiet meħuda, azzjonijiet meħuda (min, x’, meta), u suġġetti li tħallew miftuħa. L-AI hija b'saħħitha oerhört f'dan ix-xogħol: iddawwar traskrizzjoni ta' laqgħa jew noti mferrxa f'sommarju organizzat, lista ta' deċiżjonijiet, u tabella ta' traċċar ta' azzjoni ta' data responsabbli f'sekondi. Iżda l-AI tista' taqbeż deċiżjoni, tassenja azzjoni lill-persuna ħażina, jew tagħmel impenn mhux mitkellem; Barra minn hekk, konversazzjonijiet kunfidenzjali għandhom jiġu ttrattati b'kawtela. Is-sommarju m'għandux jitqassam mingħajr kontroll uman.

Struttura ta' sommarju tajjeb tal-laqgħa

Sommarju effettiv jikkonsisti f'erba' partijiet:

1. Imprint: Data, parteċipanti, suġġett, tul.
2. Deċiżjonijiet: Deċiżjonijiet (eżiti, mhux diskussjonijiet) meħuda b'mod ċar fil-laqgħa.
3. Azzjonijiet: Kull wieħed f’format “x’, min (responsabbli), meta (iskadenza)”. Din hija l-qalba tat-traċċar.
4. Suġġetti miftuħa / lista tal-parkeġġ: Suġġetti li ma jistgħux jiġu deċiżi u jibqgħu għal aktar tard.

L-akronimu RACI huwa utli biex jiċċara l-azzjonijiet: R (Responsabbli) li tagħmel ix-xogħol, A (Kontabbli) finalment responsabbli/approva x-xogħol, C (Ikkonsultat) ikkonsultat, Jien (Informat) infurmat. Azzjoni għandu jkollha "A" waħda biss; Jekk żewġ persuni huma responsabbli bl-istess mod, ħadd ma huwa fil-fatt responsabbli.

Tracker ta 'azzjoni huwa chart ħaj fejn l-azzjonijiet miftuħa kollha jiġu ssorveljati f'post wieħed: azzjoni, responsabbli, data ta' skadenza, status (miftuħa / fil-progress / kompluta / skaduta), noti. Kull laqgħa tibda billi taġġorna din il-lista (“x’inhu l-azzjonijiet tal-ġimgħa li għaddiet?”) u tispiċċa b’azzjonijiet ġodda.

żona

eżempju

Għaliex huwa importanti?

azzjoni

"Imwaqqaf l-ambjent tat-test"

Huwa ċar x'għandek tagħmel

Responsabbli (R)

persuna waħda

Żewġ responsabbli = żero responsabbli

skadenza

12 ta’ Settembru

Azzjoni mingħajr data hija posposta

Status

fil-progress

traċċabilità

Kuntest/deċiżjoni

"Laqgħa 5, deċiżjoni 2"

abbiltà li jintraċċaw

Pass pass: Sommarju u estrazzjoni ta 'azzjoni bl-AI

1. Ipprepara l-input mhux ipproċessat. Traskrizzjoni tal-laqgħa, noti jew output tat-test awdjo. Jekk hemm kontenut kunfidenzjali/personali, anonimizzah.
2. Itlob sommarju strutturat. Staqsi lill-AI għal sommarju fil-format ta' linja prinċipali + deċiżjonijiet + azzjonijiet + suġġetti miftuħa.
3. Projbizzjoni tal-fabbrikazzjoni. Istruzzjoni "Iżżidx deċiżjoni/persuna responsabbli/data li mhix imsemmija b'mod ċar fit-test; jekk ma tkunx ċara, ikteb 'inċert'."
4. Responsabbli u verifika tad-data. Iċċekkja ma 'kull parteċipant responsabbli u storiku l-fatt li l-AI taħtar; L-iżball l-aktar komuni huwa hawnhekk.
5. Ittrasferixxi għal-lista tal-għassa. Żid azzjonijiet ġodda mat-tracker tal-azzjoni, aġġorna l-istatus tal-azzjonijiet preċedenti.
6. Aqra qabel ma tqassam. Aqra l-astratt bħala bniedem qabel ma tibgħatu lill-parteċipanti; Iċċekkja għal kontenut moħbi u assenjazzjoni mhux korretta.

Tip: Ladarba l-laqgħa tkun intemmet, qassam is-sommarju fl-istess jum. Kulħadd jiftakar differenti wara 24 siegħa; sommarju ġdid itemm id-diskussjoni.

tliet każijiet żgħar

Każ 1 — Azzjonijiet mitlufa rkuprati. Koordinatur tal-proġett ta t-traskrizzjoni ta' laqgħa ta' 70 minuta lill-AI u ħa azzjoni. AI sabet 14-il azzjoni; Il-koordinatur iddeduċiet li 3 minnhom kienu fil-fatt "ideat" u mhux azzjoni, u kkonferma d-data responsabbli għall-bqija 11. Ix-xogħol li kien jieħu 40 minuta manwalment tlesta f'10 minuti u ma ntilfet l-ebda azzjoni.

Każ 2 — Assenjazzjoni ħażina maqbuda. PM ra l-linja "Ash will do the database migration" fis-sommarju tal-AI; Madankollu, waqt il-laqgħa, Ahmet qal “Nista’ nħares fuqha” u ma ħa l-ebda impenn. Il-PM ikkoreġa dan billi qal, "Ahmet se jħares lejn il-fattibilità, id-deċiżjoni se tittieħed fil-laqgħa li jmiss." Lezzjoni: L-IA tista' tibdel l-eżitazzjoni f'impenn; Inkarigi responsabbli għandhom jiġu vverifikati.

Każ 3 — Riskju ta' ksur tal-privatezza. Mexxej tat-tim ta t-traskrizzjoni sħiħa ta' laqgħa li fiha l-kwistjoni tal-prestazzjoni ta' membru tal-persunal ġiet diskussa lill-AI għad-distribuzzjoni bħala sommarju pubbliku. Fortunatament qara qabel ma qassmu u neħħa t-taqsima personali/kunfidenzjali. Lezzjoni: reviżjoni umana qabel id-distribuzzjoni tad-diġestiva tippreserva l-kunfidenzjalità.

Pront dgħajjef / Pront qawwi

Pront dgħajjef:

Agħti fil-qosor dawn in-noti tal-laqgħat.

AI tagħti sommarju ġenerali; Ma tisseparax deċiżjonijiet minn azzjonijiet, ma tassenjax responsabbiltajiet/dati, u hija miftuħa għall-fabbrikazzjoni.

Pront qawwi:

Ir-rwol tiegħek: segretarju ta' laqgħa ta' proġett.Input: Hawn taħt hawn traskrizzjoni tal-laqgħa (ismijiet personali/kunfidenzjali [MASKRAT]).Kompitu: Ipproduċi sommarju strutturat:1) Imprint (data, numru ta' parteċipanti, suġġett)2) DEĊIŻJONIJIET (deċiżjonijiet netti biss)3) Tabella AZZJONIJIET: Azzjoni | Responsabbli (R) | Skadenza | Kuntest4) KWISTJONIJIET SPLITTIĊI Regoli:- ADD deċiżjoni, persuna responsabbli jew data mhux ESPRESSAMENT imsemmija fit-test. Jekk ma jkunx ċar, ikteb "inċert". - Tiktebx espressjonijiet inċerti ("nħares", "forsi") bħala wegħdiet; irrapporta kif inhi.- Issepara l-idea mill-azzjoni; Kun unikament responsabbli għal kull azzjoni.

Din id-domanda hija b'saħħitha: l-istruttura tinkludi l-projbizzjoni tal-fabbrikazzjoni, id-distinzjoni bejn l-eżitazzjoni u l-impenn, u r-regola unikament responsabbli.

Mudelli addizzjonali:

# Kontroll tal-kompletezza tal-azzjoniFil-lista tal-azzjonijiet hawn taħt, immarka dawk li d-data tal-iskadenza responsabbli tagħhom JEW hija nieqsa. Għal kull nieqes, SAQSI lili fil-laqgħa min ħadu fuqhom/meta; Tagħmel appuntamenti.

# Aġġornament tal-lista tal-għassa. Il-lista ta' segwitu preċedenti tiegħi (mehmuża) u s-sommarju tal-laqgħa ta' din il-ġimgħa huma pprovduti. Aġġorna l-istatus ta 'azzjonijiet preċedenti, immarka dawk lesti, żid azzjonijiet ġodda. Lista bidliet.

# Skaner tal-privatezza Skennja dan is-sommarju qabel ma tqassam: sentenzi tal-bandiera li fihom prestazzjoni personali, salarju, saħħa, dixxiplina jew informazzjoni kummerċjali kunfidenzjali u nirrakkomanda li neskludihom mit-tqassim.

Żbalji komuni

• Tiżbalja idea għal azzjoni: Mhux dak kollu li jingħad huwa impenn; L-AI ma tistax tiddistingwihom.
• Mhux verifika tal-persuna responsabbli: L-azzjoni assenjata lill-persuna ħażina tintilef fit-traċċar.
• Azzjoni mingħajr skadenza: Azzjoni mingħajr skadenza hija posposta għal żmien indefinit.
• Nibdlu l-eżitazzjoni f'impenn: "Se nara" u "Se" huma differenti.
• Tqassam kontenut kunfidenzjali mingħajr filtrazzjoni: Kwistjonijiet ta' prestazzjoni/personali jistgħu joħorġu fil-qosor.
• Mhux taġġorna l-lista tal-għassa: Ladarba tittieħed azzjoni, hija bla sens jekk ma tiġix segwita.

Attenzjoni: L-intelliġenza artifiċjali kultant tista' żżid azzjoni li qatt ma ssemmiet fil-laqgħa iżda tidher "loġika". Din hija alluċinazzjoni bi intenzjoni tajba, iżda żżomm lin-nies responsabbli għal kompiti li qatt ma ħaduhom. Qabbel kull linja mat-traskrizzjoni attwali.

Fil-qosor

Is-sommarju tal-laqgħa inaqqas il-konversazzjoni għal deċiżjonijiet, azzjonijiet, u suġġetti miftuħa; lista ta 'traċċar ta' azzjoni żżomm dawn ħajjin. L-intelliġenza artifiċjali tikkonverti t-traskrizzjonijiet f'sommarju strutturat f'sekondi u tipproduċi tabella tad-data responsabbli. Madankollu, jistaʼ jħawwad l- idea maʼ l- azzjoni, ibiddel l- eżitazzjoni f’impenn, jagħmel inkarigi mhux korretti, jew iġorr kontenut moħbi. Huwa xogħol uman li tivverifika l-prinċipali u d-dati, tiffiltra l-kunfidenzjalità, u taqra s-sommarju qabel ma tqassamha.

Kompitu ta' applikazzjoni

Agħti n-noti tal-aħħar laqgħa tiegħek (maskra l-ismijiet sigrieti) lill-AI u pproduċi sommarju strutturat u tabella ta 'azzjoni. Ivverifika bil-fatti l-persuna responsabbli u d-data ta’ kull azzjoni; Issepara mill-inqas "idea" waħda mill-azzjoni. Wettaq kontroll ta' qabel l-iskjerament bil-mudell "iskaner tal-privatezza" u ttrasferixxi l-azzjonijiet għal-lista tal-għassa tiegħek.

lista ta' kontroll

• [ ] Qassejt is-sommarju f'deċiżjoni, azzjoni u suġġett miftuħ.
• [ ] Kull azzjoni għandha persuna responsabbli waħda u skadenza.
• [ ] Ivverifikajt l-inkarigi responsabbli u d-data bit-traskrizzjoni attwali.
• [ ] Separajt l-idea mill-impenn; Ħallejt l-eżitazzjoni kif kienu.
• [ ] Iffiltrajt il-kontenut privat/personali qabel id-distribuzzjoni.
• [ ] Żidt l-azzjonijiet mal-lista ta' segwitu u aġġornajt is-sitwazzjonijiet preċedenti.