Keuntungan:
- Keupayaan untuk menerangkan peranan automasi proses robotik (RPA) dan kecerdasan buatan dan pendekatan automasi pintar (hiperautomasi).
- Keupayaan untuk mereka bentuk proses manual dengan membahagikannya kepada langkah dan membezakan antara langkah yang sesuai untuk automasi dan yang memerlukan kelulusan manusia
- Keupayaan untuk menilai reka bentuk automasi yang disokong AI dari segi pengurusan pengecualian, jejak audit dan kos ralat
Dalam setiap organisasi, terdapat tugas yang membosankan dan ralat yang diulangi setiap hari: menyalin data daripada satu sistem dan memasukkannya ke dalam sistem yang lain, memproses maklumat pengebilan secara manual, mengisih e-mel masuk. Automasi proses robotik (RPA) mengautomasikan tugas biasa dan berulang ini dengan robot perisian yang meniru langkah yang diambil oleh manusia pada skrin. "Robot" di sini bukanlah mesin fizikal, tetapi perisian yang mengklik, menulis dan menyalin pada skrin. Kuasa RPA ialah ia berfungsi di atas sistem sedia ada tanpa mengubahnya; Oleh itu, ia memberikan hasil yang pantas walaupun dalam sistem lama yang sukar untuk disepadukan.
RPA sahaja tidak dapat memahami situasi "tiada peraturan". Jika invois tiba dalam format standard, robot membaca medan; Tetapi jika setiap pembekal menghantarnya dalam format yang berbeza, robot akan keliru. Di sinilah kecerdasan buatan berperanan: AI melaksanakan langkah-langkah yang memerlukan "penghakiman" seperti memahami dokumen, mengelaskan teks, mengekstrak maklumat daripada teks percuma dan RPA menjalankan langkah kanonik. Gabungan ini dipanggil automasi pintar atau hyperautomation (automasi proses yang disokong oleh kecerdasan buatan). Peranan pakar MIS adalah untuk memecahkan proses kepada bahagian-bahagian dan mereka bentuk bahagian mana kepunyaan RPA, bahagian mana kepunyaan AI, dan bahagian mana kepunyaan manusia.
Mengautomasikan Proses
Inti reka bentuk automasi adalah memecahkan proses kepada langkah-langkah dan mengklasifikasikan setiap langkah. Terdapat tiga kategori. Langkah tertib dan berstruktur (mesra RPA): "Masukkan setiap baris dalam Excel ke dalam skrin ERP." Langkah-langkah yang memerlukan ulasan (dikuasakan AI): "Kepada kategori manakah teks aduan ini tergolong?" Langkah berisiko tinggi atau tidak pasti (diserahkan kepada orang itu): "Bayar balik kelulusan melebihi 5,000 TL."
Automasi yang baik menyelamatkan orang daripada beban yang berulang, bukan daripada keseluruhan pekerjaan; menyerahkan keputusan kritikal kepada orang ramai. Ini dipanggil reka bentuk manusia-dalam-gelung: robot menyediakan kerja, manusia meluluskannya. Sebagai contoh, robot membaca invois dan memasukkan draf ke dalam ERP, dan akauntan memberikan kelulusan akhir. Oleh itu, kelajuan dan keselamatan dipastikan bersama.
Petua: Sebelum mengautomasikan proses, sentiasa permudahkan proses itu dahulu. Mengautomasikan proses yang buruk hanya akan menghasilkan hasil yang buruk dengan lebih cepat. Hapuskan langkah yang tidak perlu dahulu, kemudian automatik yang lain.
Pengurusan Pengecualian dan Jejak Audit
Setiap automasi akhirnya menghadapi situasi yang melanggar peraturan: data hilang, format tidak dijangka, ranap sistem. Pengendalian pengecualian membolehkan robot berhenti dengan selamat dan memberitahu manusia dalam situasi sedemikian, dan bukannya melakukan perkara yang salah secara senyap. Jika tiada pengecualian direka, robot akan membiak ralat secara senyap dan tiada siapa yang akan perasan.
Keperluan lain ialah jejak audit: rekod setiap langkah robot, apabila ia dilakukan, dengan data apa dan dengan hasil apa. Tanpa jejak audit, kesilapan tidak boleh disiasat kemudian; Kebolehkesanan ini merupakan keperluan undang-undang, terutamanya dalam proses kewangan. AI boleh menghasilkan garis besar reka bentuk proses ini, senario pengecualian dan dokumentasi; Tetapi langkah mana yang kritikal dan berapa kos kesilapan ditentukan oleh pengetahuan perniagaan.
Tiga Kes Mini: Mengikut Nombor
Kes 1 — Proses pemisahan yang betul. Di satu pusat perakaunan, 4,000 invois pembekal bulanan sedang diproses secara manual; Prosedur mengambil masa 6 minit setiap orang. AI membaca dokumen dan mengekstrak medan, RPA memasukkan draf ke dalam ERP, akauntan hanya meluluskannya. Masa pemprosesan berkurangan daripada 6 minit kepada 1.5 minit, tetapi langkah pengesahan kekal dengan manusia; dengan itu invois yang salah terus ditangkap.
Kes 2 — Apabila tiada pengecualian direka. Pada satu syarikat insurans, robot pembaharuan polisi secara senyap telah menyalahgunakan 340 rekod dengan format tarikh yang tidak dijangka; tiada siapa yang perasan dan pembaharuan telah dimasukkan dengan tarikh yang salah. Jika peraturan pengecualian ("berhenti dan laporkan jika format tidak dikenali") direka dari awal, robot akan mengarahkan rekod ini kepada manusia. Pembaikan itu mengambil masa berminggu-minggu.
Kes 3 — Automasi proses yang salah. Di satu peruncit, proses pengesahan pesanan mempunyai 11 langkah; Ia akan diautomasikan dengan robot. Apabila pakar MIS meneliti proses itu, dia melihat bahawa 4 langkah itu adalah pemeriksaan berganda yang tidak perlu. Mula-mula proses itu dikurangkan kepada 7 langkah, kemudian ia automatik. Jika ia diautomasikan tanpa pemudahan, 4 langkah yang tidak perlu akan kekal.
Gesaan Lemah / Gesaan Kuat
Gesaan yang lemah:
Automasi pemprosesan invois.
Gesaan kuat:
Peranan anda: Anda adalah pereka bentuk automasi proses. Pecahkan proses manual berikut kepada langkah-langkah dan kelaskan setiap langkah:- [RPA] berkanun, berstruktur, berulang- [AI] memerlukan tafsiran/pengkategorian/pemahaman teks- [MANUSIA] berisiko tinggi atau keputusan samar-samar Untuk setiap langkah, tulis kemungkinan pengecualian dan perkara yang perlu dilakukan sekiranya berlaku ralat. Senaraikan maklumat yang perlu direkodkan untuk jejak audit. Proses: [perihalan proses manual langkah demi langkah]
Gesaan yang berkuasa memecahkan proses, menetapkan setiap langkah kepada peranan yang betul dan menimbulkan pengecualian serta jejak audit dari awal.
Empat Templat Boleh Disalin
1) Proses penguraian:
Pecahkan proses manual di bawah kepada langkah bernombor. Untuk setiap langkah: ketersediaan input, proses, output dan automasi ([RPA]/[AI]/[MANUSIA]).Proses: [teks]
2) Menjana senario pengecualian:
Untuk proses automatik berikut, "apa yang boleh berlaku?" Senaraikan senario: data hilang, format tidak betul, ralat sistem, rekod berganda. Cadangkan apa yang robot patut lakukan untuk setiap satu. Proses: [teks]
3) Semakan pemudahan:
Tandai langkah-langkah dalam proses di bawah yang tidak perlu, berulang atau tidak menghasilkan nilai, dan tulis sebab ia boleh dialih keluar. Cadangkan pemudahan SEBELUM automasi. Proses: [teks]
4) Reka bentuk jejak audit:
Reka bentuk jejak audit untuk proses automatik berikut: medan yang manakah (masa, pengguna/robot, input, keputusan, keputusan) harus direkodkan pada setiap langkah? Nyatakan sebarang jurang dari segi kebolehkesanan kewangan. Proses: [teks]
Carta Perbandingan: RPA / AI / Manusia
kriteria
RPA
Kecerdasan Buatan
manusia
Apa yang dia pandai
Biasa, berulang
Komen, klasifikasi
pertimbangan, tanggungjawab
Jenis input
tersusun
Teks separuh/percuma
semua jenis
Tingkah laku ralat
Ikut peraturan kepada surat
Pasti boleh salah
Boleh mengesan dan berhenti
Audit
Mudah untuk log
Output mesti dilog
Tandatangan/kelulusan
keputusan muktamad
tidak
tidak
ya
Kesilapan biasa
- Mengautomasikan proses buruk. Mengautomasikan tanpa memudahkan terlebih dahulu mengekalkan sisa.
- Tidak merancang pengecualian. Robot itu, dibina atas andaian bahawa "semuanya berjalan lancar", secara senyap menghasilkan ralat pada kejutan pertama.
- Serahkan keputusan kritikal kepada AI. Mewakilkan kelulusan berisiko tinggi kepada model; Walaupun model itu kelihatan yakin, ia adalah salah dan tidak bertanggungjawab.
- Melangkaui jejak audit. Tanpa jejak, kesilapan itu tidak boleh disiasat; Ini adalah pelanggaran undang-undang dalam proses kewangan.
- Tidak menonton robot itu sama sekali. Perubahan sistem (skrin, ruang); Pada suatu hari, robot yang tidak dipantau secara senyap mula mengklik di tempat yang salah.
Awas: Kepantasan automasi juga mempercepatkan ralat. Jika manusia membuat kesilapan semasa memproses 60 rekod sejam, mereka dihadkan kepada 60 ralat; Robot yang tidak dipasang dengan betul boleh merosakkan beribu-ribu rekod dalam beberapa minit. Jadi pandunya dalam jumlah yang kecil pada mulanya, di bawah pengawasan.
Secara ringkasnya
RPA mengautomasikan tugas biasa dan berulang dengan meniru langkah skrin; Kecerdasan buatan mengambil alih langkah-langkah yang memerlukan tafsiran dan klasifikasi. Gabungan kedua-duanya adalah automasi pintar. Inti reka bentuk adalah memecahkan proses kepada langkah-langkah dan menetapkan setiap langkah kepada RPA, AI atau manusia; Keputusan berisiko tinggi memastikan orang sentiasa berada dalam gelung. Pengendalian pengecualian dan jejak audit adalah satu kemestian. AI mempercepatkan penguraian proses, senario pengecualian dan penggubalan dokumentasi; Tetapi yang mana merupakan langkah kritikal dan kos kesilapan ditentukan oleh pengetahuan perniagaan. Sebelum mengautomasikan, mudahkan dan sahkan dengan perintis kecil dahulu.
Tugasan permohonan
Pilih "proses kelulusan permintaan cuti" (permintaan pekerja, kelulusan pengurus, proses HR). (1) Bahagikan proses kepada langkah-langkah dengan gesaan yang berkuasa dan kelaskan setiap langkah sebagai [RPA]/[AI]/[MANUSIA]. (2) Terangkan sekurang-kurangnya 3 senario pengecualian dan apa yang robot akan lakukan dalam setiap senario. (3) Cari sekurang-kurangnya 1 langkah yang tidak perlu yang boleh dialih keluar sebelum automasi. (4) Senaraikan kawasan yang perlu direkodkan untuk jejak audit. (5) Tandakan satu-satunya langkah berisiko tinggi dan tulis mengapa ia harus kekal dalam diri manusia.
senarai semak
- [ ] Saya membahagikan proses kepada langkah-langkah dan menetapkan setiap langkah kepada peranan yang betul.
- [ ] Saya memudahkan proses sebelum automasi.
- [ ] Saya menentukan tingkah laku pengecualian untuk setiap langkah.
- [ ] Saya telah menentukan kawasan yang akan direkodkan untuk jejak audit.
- [ ] Saya meninggalkan keputusan berisiko tinggi dalam lingkaran manusia.
- [ ] Saya mula-mula merancang jumlah kecil, juruterbang yang diawasi.