Keuntungan:
- Keupayaan untuk memahami kaedah penganggaran analogi, parametrik dan tiga mata (PERT) dan menggunakan kecerdasan buatan untuk menghasilkan draf anggaran masa dan sumber.
- Keupayaan untuk mentafsir ketidakpastian ramalan (senario optimistik/kemungkinan/pesimis, selang keyakinan) dan asas perancangan pada julat dan bukannya nombor tunggal
- Keupayaan untuk mengenali bahawa ramalan AI adalah berdasarkan corak dan andaian sejarah, dan bahawa belanjawan akhir dan komitmen masa mesti disahkan dengan data pasukan dan pertimbangan pakar
Anggaran adalah tugas yang paling sukar dan berisiko dalam pengurusan projek. "Berapa lama masa ini?" dan "berapa orang yang diperlukan?" Jawapan kepada soalan-soalan ini membentuk asas jadual, belanjawan dan janji yang dibuat kepada pelanggan. Anggaran yang lemah akan merosot walaupun projek yang diurus dengan baik: masa yang terlalu optimistik akan membawa kepada kelewatan dan penalti, masa yang terlalu pesimis akan menyebabkan kehilangan bida. Kecerdasan buatan adalah pembantu yang menarik dalam bidang ini; memberikan masa dalam beberapa saat. Itulah sebabnya di sinilah yang paling berbahaya: AI boleh menghasilkan nombor yang yakin tanpa mengetahui kelajuan sebenar pasukan anda. Dalam unit ini, kami akan merangkumi kaedah ramalan, cara menggunakan AI dengan selamat dalam ramalan, dan cara mengesahkan setiap ramalan.
Kaedah ramalan asas
Mari kita tentukan beberapa kaedah. Tekaan analog bermaksud melihat pekerjaan yang serupa pada masa lalu dan mengatakan "yang mengambil masa 10 hari, yang ini serupa"; Ia cepat tetapi kasar. Anggaran parametrik mendarabkan kos/masa unit dengan kuantiti (mis. "0.5 hari setiap halaman × 40 halaman = 20 hari"); adalah berdasarkan data. Anggaran anggaran bawah ke atas dan agregat setiap pakej kerja secara berasingan; Ia adalah yang paling tepat tetapi paling perlahan. Anggaran tiga mata (PERT) mengakui ketidakpastian: untuk setiap tugas, tempoh optimistik (O), kemungkinan besar (M), dan pesimis (P) dianggarkan dan purata wajaran diambil.
Formula PERT ialah: Jangkaan tempoh = (O + 4M + P) / 6. Contohnya, untuk sesuatu tugasan, jika optimistik 4 hari kemungkinan besar 6 hari, pesimis 14 hari dijangkakan tempoh = (4 + 24 + 14) / 6 = 7 hari. Sisihan piawai ialah (P − O) / 6 = (14 − 4) / 6 ≈ 1.7 hari; Ini menunjukkan margin ketidakpastian. Daripada menyebut satu "6 hari", rancangan yang lebih jujur adalah dengan mengatakan "dijangka 7 hari, sisihan ±1.7 hari".
Di samping itu, dua konsep adalah penting. Usaha ialah jumlah hari bekerja yang diperlukan untuk pekerjaan itu (mis. 10 hari kerja). Tempoh ialah berapa hari kerja ini akan diambil pada kalendar. Dua orang boleh menyelesaikan kerja 10 hari manusia dalam 5 hari; tetapi tidak setiap pekerjaan boleh dibahagikan tanpa had (sembilan wanita tidak boleh melahirkan bayi dalam satu bulan). AI boleh mengelirukan kedua-duanya; anda mesti memisahkannya.
Kaedah
Bilakah ia sesuai?
kelajuan
ketepatan
Peranan AI
analogi
Fasa awal, sedikit maklumat
tinggi
rendah
Mencadangkan corak projek yang serupa
parametrik
Sekiranya terdapat unit yang boleh diukur
tinggi
sederhana
Menghasilkan formula dan garis besar unit
bawah ke atas
Sekiranya terdapat WBS yang terperinci
rendah
tinggi
Mengumpul paket draf
Tiga mata (PERT)
Jika ketidakpastian adalah tinggi
sederhana
sederhana tinggi
Mencadangkan senario O/M/P
Langkah demi langkah: Ramalan selamat dengan AI
- Dahulukan data pasukan. Berikan AI kesedaran masa lalu anda sendiri: "Tugas yang serupa mengambil masa yang lama untuk pasukan kami." Jadi ramalan adalah berdasarkan data anda, bukan generalisasi.
- Pilih kaedah. Jika ketidakpastian adalah tinggi, minta PERT; parametrik jika terdapat unit yang boleh diukur.
- Minta tiga titik, bukan nombor tunggal. Minta nilai O/M/P dan andaian untuk setiap pakej.
- Buat andaian kelihatan. Cetak andaian yang mendasari setiap anggaran (mis. "persekitaran ujian sedia", "pulangan pelanggan dalam 2 hari"); Andaian yang salah adalah tekaan yang salah.
- Tambahkan sumber dan kongsi. Asingkan usaha dari masa, pertimbangkan percutian dan ketersediaan (cth. seseorang sebenarnya produktif 4 hari seminggu).
- Kalibrasi dengan pasukan. Semak anggaran akhir dengan orang yang akan melakukan kerja. Ramalan menjadi boleh dipercayai apabila orang yang membuatnya memilikinya.
Perhatian: Tanya AI "berapa hari kerja ini akan diambil?" Meminta dan menulis nombor yang terhasil terus ke dalam carta adalah bentuk ramalan yang paling berbahaya. Nombor ini tidak termasuk data pasukan anda; ia hanyalah corak umum dan mungkin halusinasi.
tiga kes mini
Kes 1 — Pelan jujur dengan PERT. Pasukan perisian meminta AI untuk ramalan dan andaian O/M/P untuk modul 12 tugas. AI memberi draf; Pasukan membetulkan setiap misi dengan data sejarahnya sendiri. Jumlah masa yang dijangkakan ialah 38 hari, jumlah pesimis ialah 52 hari. PM memberi pelanggan tarikh akhir 45 hari dan meninggalkan margin 7 hari. Projek itu telah siap pada hari ke-44; Jika tidak ada bahagian, pasti ada kelewatan.
Kes 2 — Kecelaruan usaha/masa. Seorang penyelaras bertanya kepada AI, "Berapa hari yang diperlukan untuk menyelesaikan 80 kerja harian manusia?" katanya. AI menjawab "80 hari" kerana ia mengelirukan usaha dengan tempoh. Mengetahui bahawa kerja boleh dilakukan oleh 4 orang secara selari, penyelaras membetulkan masa kepada ~25 hari (bukan 20 kerana tidak boleh dibahagikan). Pengajaran: Manusia harus mengawal pembahagian usaha/masa AI.
Kes 3 — Generalisasi yang tidak berasas. Seorang PM menulis pada carta bahawa AI menjawab "integrasi API biasanya mengambil masa 5 hari." Pengalaman lepas pasukan dengan penyedia API ini adalah lemah dan dokumentasinya kurang baik; Kerja itu mengambil masa 13 hari. Jika data pasukan ditanya, ini akan dilihat dari awal. Pengajaran: generalisasi bukan pengganti realiti pasukan.
Gesaan lemah / Gesaan kuat
Gesaan yang lemah:
Berapa hari yang diperlukan untuk menyediakan tapak e-dagang?
Gesaan ini memaksa AI menjana nombor yang dibuat tanpa mengetahui data projek anda. Tiada pasukan, tiada skop, tiada ketidakpastian.
Gesaan kuat:
Peranan anda: pakar anggaran. Konteks: Di bawah ialah 8 pakej kerja dan tugasan masa lalu yang serupa untuk pasukan kami. Tugasan: Hasilkan anggaran tempoh THREE-POINT (optimistik O / kemungkinan besar M / pesimis P) untuk setiap pakej dan hitung tempoh jangkaan PERT dengan (O+4M+P)/6. Peraturan:- Rujuk sahaja data sejarah yang saya berikan; menambah andaian pasaran umum.- Tulis andaian yang mendasari setiap anggaran dalam satu baris.- Tunjukkan usaha (man-hari) dan tempoh (hari kalendar) dalam lajur yang berasingan.- Tandakan pakej yang anda tidak pasti dengan "[pengesahan pasukan diperlukan]". Output: jadual (Pakej | O | M | P | PERT | Usaha | Andaian). Data sejarah:- Penyepaduan pembayaran (sejarah: 9,11,8 hari)- Katalog produk (sejarah: 6.5 hari)- ... (pakej lain)
Tuntutan ini kukuh: kaedah (PERT), had sumber data, keperluan andaian dan perbezaan usaha/masa adalah jelas.
Templat tambahan:
# Andaian pemburuSenaraikan semua andaian yang telah anda terima secara senyap sebagai benar supaya ramalan ini ternyata benar. Untuk setiap andaian, anggarkan berapa banyak ia akan menjejaskan masa jika ternyata salah.
# Analisis sensitivitiJika tempoh yang paling berkemungkinan bagi tugasan berikut ialah M; Bagaimanakah jumlah tempoh projek berubah jika M meningkat sebanyak 20%? 3 tugasan manakah yang paling sensitif kepada jumlah tempoh? (Tugas ini mesti diperhatikan terlebih dahulu.)
# Pengesyor kontingensi Berdasarkan sisihan PERT di bawah, cadangkan peratusan elaun masa yang munasabah untuk keseluruhan projek dan terangkan perkara yang anda asaskan. Ini adalah cadangan; Bahagian terakhir adalah milik pengurus.
Kesilapan biasa
- Berpegang pada satu nombor: Sebut "10 hari" menyembunyikan ketidakpastian; Julat O/M/P adalah jujur.
- Usaha yang mengelirukan dengan masa: 40 hari manusia bukanlah 40 hari kalendar.
- Dengan mengandaikan ketersediaan 100%: Tiada siapa yang boleh menumpukan 5 hari seminggu untuk tugas ini sahaja; Ada mesyuarat, cuti, gangguan.
- Tersilap generalisasi untuk data pasukan: "masa biasa" AI bukanlah kelajuan pasukan anda.
- Tidak menulis andaian: Andaian yang tidak kelihatan ialah tekaan yang meletup.
- Tiada margin: Jika terdapat ketidakpastian, margin masa/belanjawan yang munasabah adalah wajib.
Petua: Apabila anda selesai meneka, tanya diri anda: "Adakah terdapat 90 peratus peluang nombor ini menjadi kenyataan atau 50 peratus peluang untuk mendapatkannya?" Kebanyakan pertaruhan satu mata sebenarnya adalah 50 peratus pertaruhan; Ketahui perkara ini apabila membuat janji kepada pelanggan.
Secara ringkasnya
Anggaran adalah kerja projek yang paling berisiko. Kaedah analogi, parametrik, bawah ke atas dan tiga titik (PERT) menawarkan kelajuan dan ketepatan yang berbeza. AI pantas dalam peramalan draf dan penjanaan senario, tetapi ia membuat generalisasi tanpa mengetahui data pasukan anda dan boleh mengelirukan usaha/masa. Tekaan selamat; Mengutamakan data pasukan, bekerja dalam tiga mata, membuat andaian kelihatan, memisahkan usaha dan masa, dan menentukur nombor akhir dengan pasukan. Tarikh dan belanjawan yang komited sentiasa menjalani pengesahan manusia.
Tugasan permohonan
Pilih 5 tugasan daripada projek anda. Minta AI untuk anggaran O/M/P dan jangkaan masa PERT untuk setiap satu (berikan data sejarah pasukan anda secara tanpa nama). Kemudian tuliskan andaian di sebalik setiap tugas dan semak anggaran dengan ahli pasukan yang akan melakukan kerja. Betulkan sekurang-kurangnya dua anggaran berdasarkan data pasukan dan tentukan margin masa yang munasabah untuk jumlah keseluruhan.
senarai semak
- [ ] Saya berdasarkan anggaran pada data sejarah pasukan saya, bukan pada generalisasi.
- [ ] Saya berlatih O/M/P (tiga titik) dan bukannya nombor ganjil.
- [ ] Saya menulis andaian yang mendasari setiap ramalan.
- [ ] Saya memisahkan usaha (hari manusia) dan masa (kalendar).
- [ ] Saya mengambil kira kekangan sebenar seperti ketersediaan/kebenaran.
- [ ] Saya meninggalkan margin yang munasabah untuk ketidakpastian dan menentukur anggaran dengan pasukan.