Keuntungan:
- Hasilkan draf menggunakan templat dasar lapan bahagian
- Tulis peraturan penggunaan berdasarkan klasifikasi data empat peringkat
- Melaksanakan dasar dan mengikut senarai semak penguatkuasaan
Apabila tugas "menggubal dasar AI untuk dibentangkan kepada lembaga pada hari Jumaat depan" tiba di meja pegawai pematuhan, ramai yang takut dengan senarai kosong. Walau bagaimanapun, dasar AI yang baik adalah standard dari segi seni bina: ia mempunyai rangka kerja lapan bahagian yang boleh diramal. Dalam unit ini, kami akan membina bahagian rangka itu demi bahagian, menyelidiki klasifikasi data yang menjadi intinya dan melihat langkah untuk melaksanakan draf itu. Tujuannya adalah untuk menghasilkan dokumen konkrit yang boleh dibentangkan pada hari Jumaat.
Peraturan emas penulisan dasar
Ujian satu ayat bagi polisi yang baik ialah: "Bolehkah seorang pekerja membaca dokumen ini dalam masa 10 minit dan menjawab dengan jelas soalan 'apa yang boleh saya lakukan dan apa yang tidak boleh saya lakukan?'" Jika dokumen itu sepanjang 30 muka surat, ditulis dalam bahasa undang-undang dan tidak mengandungi contoh konkrit, ujian itu gagal. Dasar itu hendaklah pendek, boleh dicontohi dan berorientasikan tindakan.
Rangka lapan bahagian
Jadual di bawah ialah rangka kerja dasar AI yang terbukti. Setiap institusi menyesuaikannya dengan konteksnya sendiri.
#
Bahagian
jawapan apa?
1
Tujuan dan skop
Siapa dan apakah alat yang dilindungi oleh polisi?
2
Definisi
Apakah maksud istilah seperti AI, shadow AI, data peribadi?
3
Peranan dan tanggungjawab
Siapa yang meluluskan, siapa yang memeriksa, siapa yang bertanggungjawab?
4
Klasifikasi data dan peraturan penggunaan
Apakah data yang boleh dimasukkan ke dalam alat yang mana?
5
Kenderaan yang diluluskan dan proses kelulusan
Kenderaan mana yang percuma, bagaimanakah kenderaan baru diluluskan?
6
Penggunaan yang dilarang
Apa yang tidak boleh dilakukan dalam apa jua keadaan?
7
Pemeriksaan dan pengesahan manusia
Bagaimana untuk mengawal output, siapa yang bertanggungjawab?
8
Pelanggaran, sekatan dan penguatkuasaan
Apakah yang berlaku jika peraturan dilanggar, bilakah dokumen dikemas kini?
Petua: Matlamat untuk memasukkan dasar pada satu halaman dengan lapan tajuk ini dahulu. Pautan pos sebagai perincian tambahan (senarai kenderaan yang diluluskan, panduan klasifikasi). Lebih pendek teks utama, lebih mudah dibaca.
Jantung: klasifikasi data empat peringkat
Bahagian paling kritikal dalam dasar ini ialah klasifikasi data, yang menentukan jenis data yang boleh dimasukkan ke dalam alat AI mana. Empat peringkat adalah biasa dan mencukupi:
Tahap
data sampel
Peraturan penggunaan dalam AI
terbuka (awam)
Risalah yang diterbitkan, siaran akhbar
Percuma; Mana-mana kenderaan yang diluluskan boleh masuk
dalaman
Prosedur dalaman, nota mesyuarat (peribadi/bukan sulit)
Hanya pada kenderaan korporat (kontrak).
Sulit
Senarai pelanggan, kontrak, data kewangan
Kenderaan korporat yang diluluskan + topeng sahaja; kenderaan peribadi dilarang
Khas/kritikal
Kesihatan, bangsa, agama, biometrik, data jenayah
Sebagai peraturan, ia tidak dimasukkan; hanya dengan kelulusan khas dan asas undang-undang
Data peribadi khas ialah kategori data sensitif yang KVKK menyediakan perlindungan tambahan: kesihatan, kehidupan seksual, kaum, etnik, pendapat politik, kepercayaan falsafah, agama, mazhab, pakaian, persatuan/asas/keanggotaan kesatuan, sabitan jenayah dan data biometrik/genetik. Pemprosesan data ini tertakluk kepada syarat yang lebih ketat; Memecah masuk ke alat AI hampir selalu memerlukan pertimbangan undang-undang khas.
Tiga kes mini: keputusan klasifikasi
Kes 1 — Gaji. Pakar HR mahu memberikan senarai gaji 120 pekerja kepada AI supaya ia boleh "menganalisis dan menghasilkan laporan ketidaksamaan gaji". Gaji adalah sulit dan mengandungi data peribadi kerana ia mengandungi nama dan nama keluarga. Keputusan yang betul: awanamakan data (nama kod seperti "Pekerja-001", pelihara jabatan), masukkan hanya dalam alat korporat yang diluluskan. 120 baris analisis tanpa nama dilakukan dengan yakin; gaji mentah tidak pernah masuk ke dalam kenderaan peribadi.
Kes 2 - Sejarah pesakit. Seorang jururawat di kemudahan penjagaan kesihatan ingin menggunakan AI untuk meringkaskan sejarah pesakit. Ini adalah data kualiti istimewa. Mengikut dasar, jenis data ini dilarang sama sekali dalam kenderaan peribadi; Walau bagaimanapun, ia hanya boleh diproses dalam sistem yang diluluskan oleh institusi, yang mempunyai asas kontrak dan undang-undang khas untuk data kesihatan. Jadual klasifikasi menunjukkan perbezaan ini sepintas lalu.
Kes 3 — Siaran akhbar. Pemasaran memberikan AI siaran akhbar yang diterbitkan untuk "berubah menjadi 5 versi berbeza untuk media sosial." Kerana data terbuka, tiada sekatan; Pekerja bekerja di dalam kenderaan yang diluluskan tanpa teragak-agak. Pengelasan yang baik juga menghapuskan geseran yang tidak perlu: ia tidak mengatakan "tidak" untuk data terbuka, ia mengatakan "berhenti" jelas untuk data peribadi.
Perhatian: Apabila mengklasifikasikan data, "Adakah terdapat sekeping data peribadi pun di dalamnya?" dan "adakah ia akan memudaratkan institusi?" Tanya soalan anda bersama-sama. Jika dokumen jelas dari perspektif perniagaan tetapi mempunyai nama pelanggan di dalamnya, dokumen itu kini membawa data peribadi dan dinaik taraf.
Bahagian penggunaan yang dilarang
Bahagian dasar yang paling banyak dibaca biasanya larangan. Ia harus konkrit dan boleh dicontohi. Larangan biasa:
- Memasukkan data peribadi yang sensitif (kesihatan, biometrik, dll.) ke dalam kenderaan tanpa kelulusan.
- Memasukkan data sulit atau rahsia syarikat ke dalam akaun AI individu/peribadi.
- Menggunakan output AI sebagai keputusan undang-undang, perubatan, kewangan tanpa mengesahkannya.
- Meninggalkan keputusan yang mempengaruhi orang, seperti pengambilan, kenaikan pangkat dan kredit, semata-mata kepada AI.
- Menggunakan AI untuk menyamar sebagai seseorang, menghasilkan kandungan palsu atau maklumat yang mengelirukan.
- Menghasilkan dan menerbitkan kandungan berhak cipta tanpa kebenaran.
Templat yang boleh disalin
TEMPLAT 1 — Garis besar bahagian tujuan dan skop: "Tulis bahagian 'Tujuan dan Skop' dasar AI untuk syarikat [industri]. Jelaskan: siapa yang dilindungi oleh dasar itu (semua pekerja, perunding) dan alat (AI generatif, pembantu kod); nyatakan tujuan sebagai 'dayakan penggunaan yang bertanggungjawab dan patuh.' 150 perkataan atau kurang, bahasa biasa."
TEMPLAT 2 — Hasilkan jadual klasifikasi data: "Kelaskan jenis data berikut sebagai awam / di premis / sulit / proprietari dan cadangkan peraturan penggunaan AI untuk setiap: [senarai jenis data]. Jadikan output jadual 3 lajur: jenis data, kelas, peraturan AI. Letakkan tanda '*pengesahan undang-undang' pada jenis yang anda tidak pasti."
TEMPLAT 3 — Senarai penggunaan yang dilarang: "Tulis item bahagian 'Penggunaan Terlarang' demi item untuk institusi yang tertakluk kepada KVKK. Setiap item hendaklah mengandungi contoh konkrit ('Contohnya: ...'). Sekurang-kurangnya 8 item. Nada: jelas dan penting, tetapi beralasan."
TEMPLAT 4 — Ringkasan pekerja (satu halaman): "Kurangkan dasar AI 20 halaman ini menjadi ringkasan satu halaman untuk digantung di meja pekerja: lajur 'Anda boleh' dan 'Anda tidak boleh' + 5 peraturan emas + orang untuk bertanya soalan. Mudah, visual, tidak dapat dilupakan."
Gesaan lemah / Gesaan kuat
LEMAH: "Tulis dasar AI untuk syarikat saya, ia harus meliputi segala-galanya."-> Model ini menghasilkan 15 halaman teks generik yang tiada siapa membaca dan tidak sesuai dengan organisasi; kelas data dan proses kelulusan masih tidak jelas. KUAT: "Kami ialah syarikat e-dagang yang terdiri daripada 80 orang, memproses alamat pelanggan dan data pesanan. Hasilkan jadual klasifikasi data 4 peringkat, 6 item larangan dan ringkasan pekerja satu halaman bagi polisi AI. Sertakan peraturan penyamaran untuk data peribadi. Tandakan perkara undang-undang yang anda tidak pasti, biar saya yang memutuskannya." -> Model memberikan output yang ringkas, terpakai, kontekstual dan boleh disahkan.
Langkah untuk menggubal dasar
Menulis adalah separuh daripadanya; Tugas sebenar ialah mengubah dasar menjadi peraturan hidup. Langkah-langkah:
- Draf: Lengkapkan lapan bab, sediakan lampiran.
- Pendapat pihak berkepentingan: Dapatkan maklum balas bertulis daripada undang-undang, IT, HR dan unit perniagaan.
- Kelulusan undang-undang: Tandatangan undang-undang/pematuhan untuk KVKK dan pematuhan perundangan.
- Kelulusan pengurusan kanan: Tandatangan yang menjadikan dokumen sebagai dasar korporat rasmi.
- Pengumuman dan pendidikan: Sesi pendek untuk semua orang; Edarkan ringkasan satu halaman.
- Rekod kelulusan: Simpan kelulusan "Saya telah membaca, saya faham" pekerja dalam sistem.
- Jadual semakan: Tetapkan tarikh kemas kini sekurang-kurangnya setiap 6 bulan.
Petua: Letakkan kotak "versi dan tarikh" pada halaman terakhir dasar. AI dan perundangan berubah dengan cepat; Mengetahui versi yang sah menyelamatkan nyawa dalam audit.
Kesilapan biasa
- Menulis dasar dalam bahasa yang sangat panjang dan sah dan menjadikannya tidak boleh dibaca.
- Melangkau klasifikasi data dan menyampaikan frasa yang tidak jelas seperti "berhati-hati."
- Mengelirukan kategori data khas dengan data sulit biasa.
- Menulis larangan tanpa membuat senarai kenderaan yang diluluskan dan proses kelulusan.
- Menulis larangan secara abstrak tanpa memberikan contoh konkrit.
- Melangkau latihan pekerja dan langkah pendaftaran kelulusan dan berkata "Saya mengumumkannya melalui e-mel."
- Tidak menetapkan jadual semakan dan menulis dasar sekali dan melupakannya.
Secara ringkasnya
- Polisi yang baik terdiri daripada lapan bahagian standard; Ia harus pendek, teladan dan berorientasikan tindakan.
- Intinya ialah klasifikasi data empat peringkat yang menentukan data mana yang masuk ke dalam alat mana.
- Kategori khas data peribadi (kesihatan, biometrik, dll.) tertakluk kepada peraturan yang paling ketat; Sebagai peraturan, AI tidak disertakan.
- Penggunaan yang dilarang mestilah konkrit dan boleh dicontohi; Ia harus ditakrifkan bersama-sama dengan alat yang diluluskan dan proses kelulusan.
- Sebaik sahaja dasar itu ditulis, ia dikekalkan melalui pendapat pihak berkepentingan, kelulusan undang-undang dan pengurusan, latihan dan semakan berkala.
Tugasan permohonan
Isi secara konkrit sekurang-kurangnya tiga bahagian rangka lapan bahagian (Tujuan dan Skop, Klasifikasi Data, Penggunaan Terlarang) untuk institusi pilihan anda. Sediakan jadual klasifikasi data dengan empat peringkat dan letakkan sekurang-kurangnya lapan jenis data sebenar yang diproses oleh organisasi anda ke dalamnya; Tulis peraturan AI untuk setiap satu. Kemudian rebus ketiga-tiga bahagian tersebut ke satu halaman ringkasan "Anda Boleh/Anda Tidak Boleh" yang boleh disiarkan di meja pekerja. Akhir sekali, perhatikan dua langkah pelaksanaan dasar yang anda rasa paling sukar untuk organisasi anda dan bagaimana anda akan mengatasinya.
senarai semak
- [ ] Saya menyesuaikan rangka kerja lapan bahagian kepada institusi saya.
- [ ] Saya telah mengisi jadual klasifikasi data empat peringkat.
- [ ] Saya telah mengikat data khas kepada peraturan yang berasingan dan paling ketat.
- [ ] Saya menulis penggunaan yang dilarang dengan contoh konkrit.
- [ ] Saya menerangkan alat yang diluluskan dan proses kelulusan.
- [ ] Saya menyediakan ringkasan pekerja satu muka surat.
- [ ] Saya merancang kelulusan undang-undang dan jadual semakan.