Keuntungan:
- Keupayaan untuk menjelaskan dan mereka bentuk proses untuk mengautomasikan tugasan yang berulang, berasaskan peraturan, penghakiman rendah dengan alat tanpa kod
- Keupayaan untuk menggunakan kecerdasan buatan sebagai pereka bentuk automasi dan sebagai langkah proses dalam aliran, menambah kelulusan manusia dan jaringan keselamatan kepada langkah kritikal
- Mampu menerapkan disiplin menyediakan kecil dan menguji dengan data sebenar, memantau pada minggu pertama dan mengawal kerahsiaan laluan data, memahami bahawa automasi juga menskalakan ralat.
Lonjakan terbesar dalam produktiviti peribadi datang daripada tidak melakukan tugas berulang sama sekali — iaitu, daripada mengautomasikannya. Menyalin dan menampal laporan yang sama setiap minggu, memproses setiap borang masuk secara manual ke dalam hamparan, menghantar pemberitahuan yang sama berulang kali: ini adalah tugas mesin. Automasi tanpa kod (automasi tanpa menulis kod) bermaksud mewujudkan peraturan "jika ini berlaku, lakukan itu" dengan alat visual, tanpa mengetahui pengaturcaraan. Dalam bidang ini, AI membantu anda mereka bentuk automasi dan berfungsi sebagai langkah pemprosesan dalam automasi (mis. meringkaskan teks masuk). Tetapi berhati-hati: automasi juga mengautomasikan ralat; Aliran yang dibina secara tidak betul membuat kesilapan dengan cepat dan berulang kali.
Syarat. No-code ialah memasang perisian/automasi tanpa menulis kod. Pencetus ialah peristiwa yang memulakan automasi — "apabila e-mel baharu tiba," "apabila balasan tiba kepada borang." Tindakan ialah tindakan yang diambil selepas pencetus — “tambah baris ke jadual”, “hantar mesej”. Zapier, Make, Power Automate ialah platform automasi tanpa kod yang popular; Mereka menyambungkan aplikasi bersama-sama. Integrasi ialah apabila dua aplikasi bertukar data.
Apa yang hendak diautomasikan?
Tidak semua pekerjaan sesuai untuk automasi. Pekerjaan yang menjadikan calon yang baik mempunyai tiga ciri: berulang (selalunya berlaku), berasaskan peraturan (mempunyai logik "jika-maka" yang jelas), dan memerlukan pertimbangan yang rendah (penghakiman manusia tidak perlu). Contoh: menyimpan invois masuk dalam folder, memproses respons borang ke dalam jadual, menyusun dan menghantar laporan mingguan pada masa tertentu.
Calon yang tidak baik ialah: pekerjaan yang memerlukan pertimbangan tinggi (tindak balas kepada siapa), jarang berlaku (setahun sekali), atau keputusannya kritikal dan tidak sepatutnya diteruskan tanpa pengesahan. Dalam kumpulan terakhir ini, sediakan automasi sehingga mendraf pengeluaran, meninggalkan "hantar" kepada manusia.
Petua: Sebelum mengautomasikan tugasan, lakukannya secara manual beberapa kali dan tuliskan langkah yang tepat. Anda tidak boleh mengautomasikan proses yang anda tidak faham; Automasi ialah terjemahan mesin bagi proses yang dijelaskan.
Langkah demi langkah: menyediakan automasi
- Jelaskan prosesnya. Apakah pencetusnya, apakah langkah-langkahnya, apakah outputnya? Tulis dengan tangan sekali.
- Adakah ia direka oleh AI. "Bagaimanakah saya boleh menyediakan proses ini dengan Zapier/Make?" Minta pelan langkah.
- Sediakan kecil. Dalam bentuk yang paling mudah, mulakan dengan satu langkah.
- Uji ia. Cuba dengan data sebenar; semak output secara manual.
- Letakkan titik pengesahan. Tambah kelulusan manusia pada langkah kritikal; Jangan mengautomasikan segala-galanya.
- Tonton. Semak cetakan dengan kerap pada minggu pertama; Kesilapan senyap adalah yang paling berbahaya.
Dua peranan AI dalam automasi
Peranan 1 — Pereka: Sebaik sahaja anda menerangkan perkara yang anda mahu lakukan, AI memberitahu anda pelan automasi langkah demi langkah, sambungan tindakan pencetus yang diperlukan dan kemungkinan perangkap. Jika anda tidak mengetahui alat tanpa kod sama sekali, AI akan menjadi guru anda.
Peranan 2 — Langkah pemprosesan: Alat tanpa kod moden membolehkan anda meletakkan "langkah AI" ke dalam aliran — meringkaskan teks masuk, mengkategorikannya, menukar nadanya, mengekstrak medan daripada data. Contohnya: “apabila e-mel sokongan baharu tiba → klasifikasikan keperluan mendesak dengan AI → maklumkan kepada pentadbir jika mendesak”. Di sini, AI adalah otak automasi, tetapi sekali lagi ia mesti berfungsi dalam had yang boleh disahkan.
perniagaan
Adakah ia sesuai untuk automasi?
kenapa
Berikan respons borang kepada jadual
sangat selesa
Berulang-ulang, berasaskan peraturan
Pengarkiban invois
sesuai
Berasaskan peraturan, pertimbangan rendah
E-mel permohonan maaf kepada pelanggan
Sebahagian (draf)
Penghakiman diperlukan, mesej adalah kepada orang itu
Siapa yang akan dinaikkan pangkat?
tidak sesuai
Badan kehakiman tertinggi, kritikal
Penyusunan laporan mingguan
sesuai
berulang, bermasa
Empat templat automasi yang boleh disalin
Saya ingin mengautomasikan tugasan berulang berikut dengan tiada kod:Proses: [beritahu saya langkah demi langkah].- Apakah pencetus dan tindakan yang diperlukan?- Mana satu Zapier / Make / Power Automate sesuai dan mengapa?- Di manakah saya harus meninggalkan kelulusan manusia (langkah kritikal)?- 3 kemungkinan titik kegagalan dan cara mengelakkannya?
Saya akan menambah langkah AI pada aliran automasi berikut. Aliran: [incoming
Bantu saya menjelaskan proses ini, kemudian sediakannya untuk automasi: Kira-kira apa yang saya lakukan: [parafrasa yang tidak kemas].- Susun langkah dalam susunan yang jelas.- Asingkan (jika-maka) titik keputusan.- Tandakan langkah mana yang automatik dan yang harus kekal sebagai manusia.
Senarai semak muncul untuk menguji automasi yang telah saya sediakan: Automasi: [apa yang dilakukannya].- Apakah kes tepi (data kosong, format buruk, rekod berganda) yang harus saya uji?- Apakah yang perlu saya pantau pada minggu pertama?- Di manakah risiko ralat senyap (tanpa disedari)?
Gesaan lemah / Gesaan kuat
Lemah: "Bina saya automasi." (AI memberikan jawapan umum tanpa mengetahui perkara yang ingin diautomasikan, alat yang digunakannya.)
Kuat: "Saya mahu memproses permohonan yang diterima dalam Borang Google secara automatik ke dalam jadual Helaian dan menghantar pemberitahuan Slack kepada saya untuk mereka yang ditanda 'mendesak'. Bagaimanakah cara untuk saya menyediakannya dengan Make? Beritahu saya langkah demi langkah, beritahu saya di mana saya perlu meninggalkan kelulusan manusia dan kemungkinan titik ralat." Alat versi yang berkuasa mengembalikan pelan yang boleh dilaksanakan kerana ia memberikan pencetus, tindakan dan keperluan untuk keselamatan.
tiga kes mini
Kes 1 — Tamat kerja manual. Penyelia operasi sedang memproses pesanan masuk bernilai 40+ hari secara manual ke dalam hamparan, ~50 minit sehari. Borang → automasi jadual dipasang; masa berkurangan kepada sifar. Mendapat ~18 jam sebulan. Titik kritikal: pada minggu pertama, dia mengesahkan setiap rekod secara manual, menangkap dua ralat pemformatan dan membetulkan aliran.
Kes 2 — Ralat automatik. Seorang pemasar menyediakan mesej alu-aluan automatik ke senarai e-melnya tetapi salah mengeja tarikh dalam mesej. Automasi menghantarnya kepada 600 orang pada kelajuan yang sempurna. Kesilapan itu bukan hanya sekali, tetapi 600 kali. Pengajaran: automasi juga menskala ralat; Sebelum memasang, sahkan kandungan dengan sempurna dan uji kecil dahulu.
Kes 3 — Aliran pintar dengan langkah AI. Pasukan sokongan menyediakan aliran yang mengklasifikasikan e-mel masuk sebagai "mendesak/biasa/spam" dengan langkah AI dan mengutamakan yang mendesak. Masa tindak balas berkurangan daripada purata 4 jam kepada 40 minit. Untuk keselamatan: E-mel yang AI anggap sebagai "spam" tidak dipadamkan, tetapi pergi ke folder yang berasingan — jadi jika AI tersilap, ia tidak hilang. Seseorang pergi melalui folder itu sekali seminggu.
Kesilapan biasa
- Mengautomasikan proses yang anda tidak faham: Lakukan secara manual dahulu, jelaskan langkahnya.
- Mengautomatikkan segala-galanya: Tinggalkan kelulusan manusia pada langkah kritikal/memerlukan penghakiman.
- Disiarkan secara langsung tanpa ujian: Automasi skala pepijat; Uji dengan data kecil dan sebenar dahulu.
- Tidak Memantau: Kesilapan senyap adalah yang paling berbahaya; Semak cetakan dengan kerap pada minggu pertama.
- Mempercayai langkah AI secara membuta tuli: Wujudkan jaring keselamatan supaya data tidak akan hilang sekiranya berlaku salah klasifikasi.
- Privasi: Ketahui tempat automasi memindahkan data sensitif; alat pihak ketiga melihat data.
Awas: Automasi mengalihkan data dari satu aplikasi ke aplikasi yang lain. Dalam transit ini, data sensitif (maklumat peribadi, rekod kewangan) mungkin melalui pelayan pihak ketiga. Pastikan anda menyemak laluan data automasi dan dasar pengekalan untuk data korporat.
Secara ringkasnya
- Keuntungan terbesar datang daripada mengautomasikan tugasan yang berulang, berasaskan peraturan, penilaian rendah.
- AI memainkan dua peranan: guru yang mereka bentuk automasi dan langkah pemprosesan dalam aliran (ringkaskan/klasifikasikan).
- Perhalusi proses secara manual sebelum mengautomasikannya; Anda tidak boleh memasang proses yang anda tidak faham.
- Bina kecil, uji dengan data sebenar, tambahkan kelulusan manusia dan jaringan keselamatan kepada langkah kritikal.
- Automasi juga menskala ralat; Tonton minggu pertama, semak bas untuk privasi.
Tugasan permohonan
Pilih tugasan berulang yang anda lakukan setiap minggu dan tuliskan langkah-langkah dengan tangan terlebih dahulu. Minta AI menjelaskan proses dengan templat ketiga, kemudian buat reka bentuk tanpa kod dengan templat pertama. Jika anda boleh, pasangkannya dalam bentuk yang paling mudah dan sediakan senarai semak ujian dengan templat keempat dan cuba dengan data sebenar. Perhatikan di mana anda meninggalkan kelulusan manusia.
senarai semak
- [ ] Saya mula-mula melakukan kerja yang saya akan mengautomasikan secara manual dan menjelaskan langkah-langkahnya.
- [ ] Saya memilih kerja yang berulang, berasaskan peraturan, penilaian rendah.
- [ ] Saya menambah kelulusan manusia/jaringan keselamatan pada langkah kritikal.
- [ ] Saya menyediakannya kecil dan mengujinya dengan data sebenar.
- [ ] Saya merancang untuk menonton output pada minggu pertama.
- [ ] Saya menyemak laluan data sensitif dan kerahsiaan automasi.