Keuntungan:
- Keupayaan untuk menghasilkan draf bantuan mencari (alat penerangan), nota skop-kandungan dan bahagian susun atur dengan kecerdasan buatan
- Keupayaan untuk memahami risiko halusinasi sejarah biografi/institusi dan berdasarkan bahagian ini hanya pada sumber yang disahkan
- Keupayaan untuk membolehkan kecerdasan buatan mengarahkan penyelidik kepada sumber dan bukannya memberikan fakta secara langsung dalam perkhidmatan rujukan
Arkib bukan sahaja bertanggungjawab untuk memelihara dokumen; juga bertanggungjawab untuk menjadikannya mudah diakses oleh penyelidik. Terdapat dua cara utama untuk akses ini: alat penerangan yang memperkenalkan koleksi (bantuan mencari — dokumen panduan yang mentakrifkan kandungan, organisasi dan skop koleksi arkib) dan perkhidmatan rujukan yang membantu penyelidik secara langsung. Kedua-duanya memerlukan usaha yang gigih: menulis panduan untuk koleksi mengambil masa berminggu-minggu, dan menjawab soalan penyelidik sepanjang hari memakan masa. Lebih-lebih lagi, kedua-dua karya ini adalah "wajah" arkib; Hubungan pertama penyelidik dengan koleksi selalunya melalui meja panduan dan maklumat, jadi ralat di sini secara langsung ditunjukkan dalam kebolehpercayaan arkib.
AI ialah bantuan yang berkuasa dalam merangka alat penerangan dan menyokong perkhidmatan rujukan. Dalam unit ini, kita akan belajar cara merangka panduan pengumpulan (membantu mencari), menulis skop dan huraian kandungan, membantu dengan soalan penyelidik dan melihat sebab ketepatan tidak boleh dirundingkan dalam perkhidmatan ini.
Alat penerangan: peta koleksi
Alat penerangan membolehkan penyelidik bertanya "apa yang ada dalam koleksi ini yang sesuai untuk saya?" Ia membolehkan anda menjawab soalan. Biasanya termasuk:
- Penerangan umum: Nama, skop, julat tarikh, saiz koleksi.
- Sejarah biografi/institusi: Sejarah ringkas orang atau institusi yang menghasilkan dokumen.
- Nota skop dan kandungan: Penjelasan tentang jenis dokumen dan subjek yang terdapat dalam koleksi.
- Susunan: Cara dokumen dikumpulkan (siri, subsiri).
- Inventori: Senarai terperinci pada tahap kotak/fail.
Dokumen ini ditulis mengikut piawaian (contohnya, ISAD(G) atau EAD - Perihalan Arkib Dikodkan, standard pengekodan digital untuk panduan arkib). AI boleh menghasilkan garis besar bahagian ini daripada inventori mentah dan ringkasan dokumen; tetapi setiap fakta (sejarah, orang, sejarah institusi) mesti disahkan.
Satu lagi nilai alat penerangan ialah ia boleh ditulis pada tahap perincian yang berbeza. Kadangkala tidak cukup masa atau sumber untuk menerangkan beribu-ribu kotak arkib di peringkat dokumen; Dalam kes ini, perihalan berbilang peringkat dibuat: pertama perihalan umum di peringkat dana, kemudian siri, kemudian apabila mungkin peringkat fail. AI amat berguna untuk merangka nota skop keseluruhan peringkat atas daripada ringkasan kes peringkat rendah; Ia membuat ringkasan daripada jisim kepada keseluruhan. Tetapi setiap lapisan ringkasan ini mesti konsisten dengan dokumen sebenar di lapisan bawah; AI tidak seharusnya membuat tuntutan skop yang tidak terdapat dalam koleksi peringkat teratas.
Awas: Bahagian sejarah biografi/institusi ialah tempat halusinasi paling kerap menjalar. AI boleh menulis sejarah yang fasih tentang seseorang atau institusi daripada "pengetahuan umum" sambil menambah peristiwa yang tidak wujud, tarikh palsu dan tajuk yang dibuat-buat. Bahagian ini hendaklah berdasarkan sumber yang disahkan sahaja.
Aliran kerja: langkah demi langkah
1. Kumpul bahan mentah. Inventori, ringkasan dokumen, senarai kotak, nota sedia ada jika ada.
2. Tetapkan standard. Menurut piawaian perihalan yang manakah ia akan ditulis (ISAD(G)/EAD)?
3. Menghasilkan draf bab demi bab. Mempunyai bahagian draf AI seperti skop dan nota kandungan serta penerangan reka letak daripada bahan mentah.
4. Sahkan fakta. Terutama dalam bahagian sejarah, semak setiap tarikh, nama dan acara dengan sumber bebas.
5. Semak sekatan akses. Adakah terdapat dokumen sulit/terhad hak cipta dalam koleksi? Ini harus dinyatakan dalam panduan.
6. Kelulusan pakar. Panduan terakhir menjalani kelulusan arkivis.
Khidmat rujukan: bantuan kepada penyelidik
Dalam perkhidmatan rujukan, AI membantu dalam dua cara: (1) dengan memahami soalan penyelidik dan mencadangkan koleksi yang hendak dilihat, dan (2) dengan merangka jawapan kepada soalan lazim. Tetapi terdapat had kritikal di sini: AI tidak sepatutnya memberikan jawapan "fakta" langsung kepada penyelidik, tetapi harus mengarahkannya kepada sumbernya. Daripada mengatakan "Tarikh ini ialah ini", ia sepatutnya menyebut "Anda boleh mencari maklumat ini daripada dokumen ini dan itu dalam koleksi ini". Kerana jawapan faktual langsung yang diberikan oleh AI mungkin direka-reka dan penyelidik mungkin tersalah anggap sebagai sumber.
Tugas rujukan
Peranan AI yang sesuai
penggunaan yang tidak menyenangkan
Memahami soalan itu
Cadangkan soalan penjelasan
—
Penghalaan koleksi
"Tengok sana" cadangan
Berkata "Jawapannya"
Draf Soalan Lazim
Draf daripada maklumat yang disahkan
jawapan palsu
Senarai sumber
Cadangan carian dalam katalog
Memberi rujukan yang dibuat-buat
soal fakta
Ubah hala ke sumber
Respons fakta langsung
tiga kes mini
Kes 1 — Panduan draf dikurangkan 4 minggu kepada 1 minggu. Sebuah arkib sedang menyediakan bantuan mencari untuk koleksi 120 kotak. Senarai kotak dan ringkasan fail telah diberikan kepada AI; YZ menghasilkan draf bahagian nota skop-kandungan dan reka letak. Arkivis mengesahkan dan menyusun fakta dalam seminggu; dengan kaedah tradisional anggaran ini adalah satu bulan. Tetapi 3 tarikh dan 2 tajuk dalam bahagian sejarah biografi adalah salah; Dibetulkan dalam pengesahan.
Kes 2 — Sejarah institusi rekaan. Seorang pelatih meminta AI menulis sejarah institusi dan meletakkannya terus ke dalam direktori. YZ memberi tarikh salah penubuhan institusi dan menyebut penggabungan yang tidak wujud. Seorang penyelidik melihat dan melaporkan kesilapan itu; Panduan telah diperbetulkan, tetapi kebolehpercayaan arkib telah rosak. Pelajaran: bahagian sejarah tidak akan diterbitkan tanpa pengesahan.
Kes 3 - Panduan betul, fakta salah. Seorang penyelidik meminta tarikh. Pembantu berasaskan AI memberikan tarikh langsung (dibuat). Penyelidik akan menggunakan ini sebagai sumber; Arkivis kanan campur tangan dan berkata, "AI tidak memberikan fakta, ia mengarahkan anda ke koleksi" dan membuatnya melihat dokumen sebenar; sejarah adalah berbeza. Pengajaran: dalam perkhidmatan rujukan, AI mengarahkan, bukan memberikan fakta.
Empat templat yang boleh disalin
1) Skop draf dan nota kandungan:
BERDASARKAN senarai kotak/fail dan ringkasan dokumen di bawah, tulis draf "skop dan nota kandungan" untuk koleksi. Gunakan hanya apa yang disertakan dalam bahan yang disediakan; TAMBAH topik, tarikh atau orang yang tiada dalam koleksi. Tandai mana-mana fakta yang anda tidak pasti [memerlukan pengesahan]. Bahan: [di sini]
2) Sejarah biografi/institusi (terkawal):
Di bawah ialah nota DISAHKAN tentang [orang/organisasi]. Tulis garis besar sejarah ringkas berdasarkan nota ini SAHAJA. JANGAN TAMBAH sebarang tarikh, acara atau tajuk yang tiada dalam nota; Jangan tambah maklumat "pengetahuan" am. Tinggalkan ruang [tiada maklumat]. Nota: [di sini]
3) Bimbingan penyelidik:
Soalan penyelidik: [soalan]. JANGAN beri jawapan fakta LANGSUNG kepada soalan ini. Sebaliknya: (1) cadangkan 1-2 soalan yang akan menjelaskan soalan, (2) beritahu dia JENIS koleksi/dokumen yang patut dia lihat, (3) cadangkan istilah yang mungkin dia cari dalam katalog. Jangan buat rujukan yang dibuat-buat.
4) Draf jawapan Soalan Lazim:
Di bawah adalah helaian fakta yang DISAHKAN daripada arkib kami. Berdasarkan nota ini, draf jawapan kepada soalan lazim berikut: [soalan].Menambah maklumat yang tiada dalam nota; [tanda] tanda di mana anda tidak pasti. Pada akhir jawapan, arahkan penyelidik ke koleksi yang berkaitan. Nota: [di sini]
Gesaan lemah / Gesaan kuat
lemah:
Tulis bantuan mencari yang komprehensif untuk koleksi ini, termasuk sejarah.
"Meluas" dan "termasuk sejarah" mendorong AI untuk melampaui bahan yang diberikan dan menambah maklumat rekaan tentang institusi/orang.
kuat:
Tulis garis besar bantuan mencari BERDASARKAN senarai kotak berikut dan nota sejarah yang disahkan: bahagian skop-kandungan dan susun atur. Jangan masukkan sebarang fakta yang tidak termasuk dalam bahan yang diberikan; Gunakan hanya nota yang disahkan dalam sejarah, biarkan kosong [tiada maklumat]. Tandai setiap fakta yang boleh dipersoalkan [memerlukan pengesahan]. Bahan: [di sini]
Perbezaannya: pematuhan kepada bahan yang diberikan, larangan fabrikasi, pemeliharaan jurang dan tanda pengesahan menjadikan panduan itu boleh dipercayai.
Kesilapan biasa
- Menyerahkan sejarah kepada "pengetahuan umum" AI. Bahagian ini adalah yang paling mudah terdedah kepada halusinasi; hendaklah berdasarkan hanya pada nota yang disahkan.
- Memberi fakta langsung dalam rujukan. AI harus membimbing penyelidik, bukan menggantikan sumber.
- Melangkau sekatan akses. Dokumen terhad kerahsiaan/hak cipta hendaklah ditandakan dalam direktori.
- Mencadangkan rujukan yang dibuat-buat. Sebarang rujukan yang tidak disahkan dalam katalog tidak akan diberikan kepada penyelidik.
- Menerbitkan draf tanpa kelulusan. Panduan terakhir diluluskan oleh arkivis.
Secara ringkasnya
Akses arkib dan perkhidmatan rujukan ialah bidang yang bermanfaat di mana AI mempercepatkan penggubalan alat penerangan dan menyokong bimbingan penyelidik. Tetapi sejarah biografi/institusi adalah titik penembusan halusinasi, dan dalam perkhidmatan rujukan, AI tidak sepatutnya memberikan fakta, tetapi terus kepada sumbernya. Dasarkan panduan hanya pada bahan yang disahkan, kekalkan jurang, tandai sekatan akses, dan serahkan kelulusan akhir kepada arkivis. AI mendraf peta koleksi; Arkib bertanggungjawab untuk ketepatan peta itu.
Tugasan permohonan
Ambil kotak/senarai fail koleksi (sebenar atau sampel) dan minta AI untuk garis besar dengan templat "garis besar nota skop dan kandungan"; Semak sama ada ia melampaui bahan yang diberikan. Kemudian jalankan templat "sejarah biografi" untuk seseorang/organisasi dengan hanya nota yang disahkan dan perhatikan jika AI cuba menyesuaikan diri dalam jurang. Akhir sekali, proses soalan penyelidik dengan templat "orientasi penyelidik".
senarai semak
- [ ] Saya telah berdasarkan panduan hanya pada bahan yang diberikan/disahkan.
- [ ] Saya telah mengesahkan secara bebas setiap tarikh dan nama dalam sejarah.
- [ ] Saya menandakan sekatan akses (privasi/hak cipta) dalam panduan.
- [ ] Daripada memberikan fakta dalam rujukan, saya mengarahkan anda kepada sumbernya.
- [ ] Saya menyerahkan panduan terakhir untuk kelulusan arkivis.