Keuntungan:
- Keupayaan untuk menghasilkan rangka kerja taklimat dan titik perbincangan yang sesuai untuk pembaca dan tujuan, memisahkan fakta dan cadangan, dengan prinsip BLUF.
- Keupayaan untuk melaraskan keamatan nada diplomatik mengikut niat strategik dan membetulkan nada lalai kecerdasan buatan
- Keupayaan untuk mengesahkan setiap angka dan petikan dengan menghubungkannya dengan sumber dan mengekalkan integriti dan tandatangan akhir taklimat.
Sebelum seorang menteri bertemu dengan rakan bicara, dia mengemukakan taklimat dua muka surat; Seorang duta menulis nota ucapannya sebelum apa yang akan dia katakan pada sidang kemuncak; Sebelum memasuki mesyuarat, seorang ketua delegasi memerlukan helaian pendek "titik bicara"—senarai bullet-point bagi mesej utama yang hendak disampaikan dalam perbualan. Dokumen-dokumen ini adalah bahan api diplomasi harian: mereka mesti memaklumkan pembuat keputusan dengan cepat, tepat dan berkadar. Dalam unit ini, anda akan belajar cara merangka taklimat atau nota ucapan dengan cepat dan kemas dengan kecerdasan buatan; tetapi anda akan belajar bagaimana untuk memegang nada, mesej, dan tanggungjawab utama.
Mari kita mulakan dengan definisi: taklimat ialah dokumen yang, dalam format ringkas dan teratur, menyediakan pembuat keputusan dengan bahan yang diperlukan untuk membuat keputusan atau ucapan tentang isu tertentu. Taklimat yang baik adalah ringkas, kata yang paling penting dahulu, memisahkan fakta daripada nasihat, dan menghormati masa pembaca. AI dengan cepat menghasilkan rangka dan draf pertama dokumen ini; Tetapi terpulang kepada anda untuk memutuskan perkara yang hendak diserlahkan, nada apa yang hendak digunakan dan nasihat yang hendak diberikan.
Langkah demi langkah: menyediakan taklimat
1. Tentukan pembaca dan tujuan. Taklimat untuk siapa? (Menteri atau jawatankuasa teknikal?) Untuk apa? (Memutuskan atau bersedia untuk temu duga?) Ini menetapkan nada dan kedalaman. Taklimat peringkat menteri adalah singkat dan strategik; Nota jawatankuasa teknikal mungkin diperincikan.
2. Sediakan piramid terbalik. Taklimat diplomatik biasanya ditulis pada prinsip BLUF (Bottom Line Up Front): perenggan pertama memberikan "intisari", selebihnya adalah terperinci. Seorang pembuat keputusan yang sibuk harus mendapat mesej utama walaupun dia hanya membaca baris pertama.
3. Kenal pasti bahagian. Taklimat tipikal terdiri daripada bahagian berikut: (a) Ringkasan/BLUF, (b) Latar belakang/konteks, (c) Situasi semasa, (d) Kedudukan/minat kita, (e) Kemungkinan kedudukan lawan bicara, (f) Cadangan/bualan. AI boleh menghasilkan rangka ini serta-merta.
4. Asingkan fakta daripada nasihat. Dalam taklimat tersebut, perlu ada perbezaan yang jelas antara "ini keadaan" (fakta) dan "ini syor kami" (syor). Pembuat keputusan mesti melihat apakah bukti dan apakah cadangan anda.
5. Menjana titik bercakap. Mesej-mesej yang akan disampaikan dalam mesyuarat ditulis dengan ringkas, jelas dan tidak dapat dilupakan. Di samping itu, jawapan yang mungkin (baris reaktif - jawapan sedia untuk bantahan yang mungkin) disediakan, seperti "Jika lawan bicara mengatakan ini, kami mengatakan ini". AI pandai mereplikasi senario ini.
6. Tetapkan dan sahkan nada. Bahasa diplomatik diukur: tidak terlalu kasar dan tidak terlalu lembut. Pautkan setiap fakta kepada sumber, betulkan nada sendiri, dan tandatangani teks akhir sendiri.
Petua: Tulis sendiri ayat pertama taklimat itu. Pembukaan yang dihasilkan AI selalunya generik dan tidak berkesan. Menyatakan sendiri mesej yang paling penting dalam satu ayat yang kuat dan mengisi selebihnya dengan AI adalah pantas dan berkesan.
Bahasa dan ukuran diplomatik
Perkataan mempunyai berat dalam diplomasi. Terdapat perbezaan yang halus tetapi penting antara ungkapan "kami prihatin", "kami prihatin", "kami mengutuk", "kami mengutuk sekeras-kerasnya", dan perkataan yang dipilih secara salah boleh menghantar mesej yang tidak diingini. AI tidak boleh sentiasa menangkap nuansa ini dengan betul; Dia menulis dalam bahasa umum. Jadi anda tetapkan skala keamatan diplomatik (tahap kekerasan nada).
Di samping itu, taklimat hendaklah tidak berat sebelah dan jujur. Ia adalah tugas penganalisis untuk memberitahu pembuat keputusan apa yang dia perlu tahu, bukan hanya apa yang dia mahu dengar. AI mungkin cenderung untuk memberikan jawapan yang "baik" kepada soalan yang dikemukakan; Anda memberikan kejujuran untuk memasukkan maklumat yang mengganggu tetapi tepat dalam taklimat.
Awas: Setiap ayat dalam taklimat boleh diucapkan dengan lantang dalam perbualan atau menjadi asas kepada keputusan jika perlu. Sebarang fakta yang dihasilkan oleh AI tidak sepatutnya memasuki taklimat tanpa melihat sumbernya. Nombor yang salah atau petikan yang dibuat-buat meletakkan pembuat keputusan dalam situasi yang sukar dalam mesyuarat.
tiga kes mini
Kes 1 — Rangka semakin laju. Seorang kerani terpaksa menyediakan taklimat untuk mesyuarat menteri dalam masa 2 jam. YZ mengekstrak rangka BLUF, latar belakang dan titik bercakap daripada 9 dokumen sumber terbuka yang dikumpulnya dalam masa 10 minit; Kerani menghabiskan masa yang tinggal untuk mengesahkan fakta dan menetapkan nada. Taklimat tiba tepat pada masanya.
Kes 2 — Pembetulan nada mengelak krisis. Dalam draf kenyataan, AI menggunakan istilah seperti "tidak boleh diterima" dan "kami sangat menolak." Diplomat kanan itu tahu bahawa nada yang diingini ialah "kami mengikuti dengan prihatin" dan melembutkan bahasa supaya tidak merenggangkan hubungan pada peringkat itu. Memperbaiki keteguhan lalai AI.
Kes 3 — Satu angka palsu telah ditangkap. "Volume perdagangan dua hala meningkat sebanyak 23% tahun lepas," tulis YZ dalam draf taklimat. Pakar melihat sumbernya: angka sebenar ialah 12% dan AI telah mengada-adakannya. Langkah atribusi menghalang menteri daripada memetik angka yang tidak betul dalam mesyuarat.
Empat templat yang boleh disalin
1) Kerangka taklimat:
Peranan anda: pakar surat-menyurat diplomatik kanan. Hasilkan rangka taklimat temu bual untuk [menteri] berdasarkan nota sumber terbuka di bawah. Bahagian: (1) BLUF/ringkasan (perenggan tunggal), (2) Latar belakang, (3) Situasi semasa, (4) Minat kita, (5) Kemungkinan kedudukan lawan bicara, (6) Perbincangan. Nyatakan sumber bagi setiap fakta. Tandakan fakta dan cadangan secara berasingan. Nota: [di sini]
2) Titik bercakap + garis reaktif:
Draf 5 perkara bercakap (mesej ringkas dan jelas) untuk topik berikut. Kemudian cadangkan "garisan reaktif" (tindak balas terukur) untuk setiap 3 kemungkinan bantahan yang mungkin ada pada lawan bicara. Gunakan bahasa diplomatik dan terukur; elakkan kenyataan yang terlalu keras atau mengandungi komitmen. Subjek: [di sini]
3) Pelarasan nada:
Tulis semula perenggan berikut dalam nada [untuk memilih: neutral / cemas / bertekad / tegas]. Simpan fakta yang sama, laraskan sahaja intensiti diplomatik. Beri saya tiga versi: satu nada naik, sama, satu nada turun. Perenggan: [di sini]
4) Singkatan taklimat:
Kurangkan nota 3 muka surat berikut kepada satu muka surat untuk menteri. Biarkan perenggan BLUF didahulukan. Simpan hanya fakta yang diperlukan untuk membuat keputusan, tinggalkan butiran, tetapi jangan ubah atau reka apa-apa fakta. Senaraikan perkara penting yang ditinggalkan secara berasingan dalam "lampiran". Nota: [di sini]
Gesaan lemah / Gesaan kuat
Gesaan yang lemah:
Tulis taklimat mengenai perkara ini untuk Menteri.
Pembaca, tujuan, sumber dan nada tidak jelas. AI menghasilkan teks generik, tidak bersumber, rawak nada; mengelirukan fakta dengan cadangan.
Gesaan kuat:
Peranan anda: taklimat diplomatik. Pembaca: Menteri Luar Negeri. Tujuan: Persediaan untuk mesyuarat dua hala dalam masa 2 jam. Sumber: nota sumber terbuka di bawah7 (bertarikh). Nada: diukur, ditentukan tetapi tidak provokatif. Struktur: BLUF dalam perenggan pertama; Kemudian latar belakang, situasi, minat kita, kedudukan lawan bicara, 5 perkara bercakap. Pautkan setiap fakta kepada sumber, tunjukkan fakta dan cadangan secara berasingan, jangan buat sebarang nombor. Nota: [di sini]
Perbezaannya jelas: pembaca, tujuan, sumber, nada, struktur dan kekangan pengesahan menjadikan ringkasan itu boleh digunakan.
Jadual bahagian taklimat
Bahagian
Tujuan
Peranan AI
keputusan lelaki
BLUF/Ringkasan
Mendahulukan yang paling penting
draf cadangan
Pemilihan mesej utama
latar belakang
berikan konteks
Ringkasan
Memilih konteks yang betul
keadaan semasa
Jadual semasa
Mengedit
pengesahan
minat kita
menjelaskan kedudukan
—
hanya manusia
Titik bercakap
Mesej perbualan
pengeluaran draf
Nada, keputusan, tandatangan
Kesilapan biasa
- Fakta mengelirukan dengan cadangan. Pembuat keputusan mesti melihat apa bukti dan apa nasihat.
- Serahkan nada kepada AI. Jika intensiti diplomatik ditetapkan secara tidak betul, ia memberikan mesej yang tidak diingini.
- Meletakkan nombor dan sebut harga tanpa mengesahkannya. Nombor yang salah menyebabkan pembuat keputusan dalam masalah semasa mesyuarat.
- Taklimat panjang dan kemas. BLUF dan ringkas adalah satu kemestian bagi pembaca yang sibuk.
- Tulis sahaja apa yang anda mahu dengar. Tugas penganalisis adalah untuk memberikan maklumat yang mengganggu tetapi tepat.
Secara ringkasnya
Dalam taklimat dan penyediaan memo, AI ialah pembantu berkuasa yang cepat menghasilkan rangka, draf pertama dan senario titik bercakap/garisan reaktif. Tetapi dengan BLUF, pilihan mesej utama, penetapan nada diplomatik, perbezaan antara fakta dan cadangan, kejujuran dan tandatangan akhir adalah milik pakar. Kendalikan AI dengan pembaca, tujuan, sumber dan kekangan nada yang jelas; mengesahkan setiap fakta; Letakkan ayat pertama dan perkataan terakhir sendiri.
Tugasan permohonan
Pilih senario pertemuan dua hala khayalan dan kumpulkan 6-8 nota sumber terbuka. Dapatkan garis besar dengan templat "rangka taklimat", kemudian hasilkan mesej perbualan dengan templat "titik bercakap + garis reaktif". Bandingkan tiga versi nada perenggan dengan templat "tetapan nada" dan pilih yang betul. Sahkan semua angka dan petikan dengan memautkannya kepada sumber.
senarai semak
- [ ] Saya mentakrifkan pembaca, tujuan dan nada dari awal.
- [ ] BLUF/Saya meletakkan ringkasan pada permulaan.
- [ ] Saya menunjukkan fakta dan cadangan secara berasingan.
- [ ] Saya telah mendapatkan dan mengesahkan setiap angka dan petikan.
- [ ] Saya menetapkan nada diplomatik mengikut budi bicara saya sendiri dan menandatangani teks itu.