प्रक्रिया ऑटोमेशन: RPA आणि कृत्रिम बुद्धिमत्ता यांचे संयोजन

नफा:

• रोबोटिक प्रक्रिया ऑटोमेशन (आरपीए) आणि कृत्रिम बुद्धिमत्ता आणि स्मार्ट ऑटोमेशन (हायपरऑटोमेशन) दृष्टिकोनाची भूमिका स्पष्ट करण्याची क्षमता.
• मॅन्युअल प्रक्रियेची पायऱ्यांमध्ये विभागणी करून आणि ऑटोमेशनसाठी योग्य असलेल्या पायऱ्या आणि ज्यांना मानवी संमतीची आवश्यकता आहे त्यामध्ये फरक करून डिझाइन करण्याची क्षमता
• अपवाद व्यवस्थापन, ऑडिट ट्रेल आणि त्रुटी खर्चाच्या दृष्टीने AI-समर्थित ऑटोमेशन डिझाइनचे मूल्यांकन करण्याची क्षमता

प्रत्येक संस्थेमध्ये, लोक दररोज पुनरावृत्ती करणारी त्रासदायक आणि त्रुटी-प्रवण कार्ये आहेत: एका सिस्टममधून डेटा कॉपी करणे आणि दुसऱ्या सिस्टममध्ये प्रविष्ट करणे, बिलिंग माहितीवर व्यक्तिचलितपणे प्रक्रिया करणे, येणाऱ्या ईमेलची क्रमवारी लावणे. रोबोटिक प्रोसेस ऑटोमेशन (RPA) ही नियमित आणि पुनरावृत्ती होणारी कामे सॉफ्टवेअर रोबोट्ससह स्वयंचलित करते जे स्क्रीनवर माणसाने घेतलेल्या पावलांचे अनुकरण करतात. येथे "रोबोट" एक भौतिक मशीन नाही, परंतु सॉफ्टवेअर आहे जे स्क्रीनवर क्लिक करते, लिहिते आणि कॉपी करते. आरपीएची शक्ती अशी आहे की ती विद्यमान प्रणालींमध्ये बदल न करता कार्य करते; म्हणून, जुन्या सिस्टीममध्ये देखील ते जलद परिणाम प्रदान करते जे एकत्रित करणे कठीण आहे.

एकटा RPA "कोणतेही नियम नाही" परिस्थिती समजू शकत नाही. इनव्हॉइस मानक स्वरूपात आल्यास, रोबोट फील्ड वाचतो; परंतु प्रत्येक पुरवठादाराने ते वेगळ्या स्वरूपात पाठवले तर रोबोट गोंधळून जाईल. येथेच कृत्रिम बुद्धिमत्ता कार्यात येते: AI दस्तऐवज समजून घेणे, मजकूराचे वर्गीकरण करणे, मुक्त मजकूरातून माहिती काढणे यासारखे "निर्णय" आवश्यक असलेल्या पायऱ्या पार पाडते आणि RPA प्रमाणिक पायऱ्या पार पाडते. या संयोजनाला इंटेलिजेंट ऑटोमेशन किंवा हायपरऑटोमेशन (एंड-टू-एंड, कृत्रिम बुद्धिमत्ता-समर्थित प्रक्रिया ऑटोमेशन) म्हणतात. एमआयएस तज्ञाची भूमिका ही प्रक्रिया भागांमध्ये विभागणे आणि कोणता भाग आरपीएचा आहे, कोणता भाग एआयचा आहे आणि कोणता भाग मानवाचा आहे हे डिझाइन करणे आहे.

प्रक्रिया स्वयंचलित करणे

ऑटोमेशन डिझाईनचा मुख्य भाग प्रक्रियेला चरणांमध्ये विभागणे आणि प्रत्येक चरणाचे वर्गीकरण करणे आहे. तीन श्रेणी आहेत. नियमबद्ध आणि संरचित पायऱ्या (RPA-अनुकूल): "ERP स्क्रीनमध्ये Excel मधील प्रत्येक पंक्ती प्रविष्ट करा." टिपण्याची आवश्यकता असलेली पायरी (AI-शक्ती): "हा तक्रार मजकूर कोणत्या श्रेणीशी संबंधित आहे?" उच्च जोखीम किंवा अनिश्चित पायऱ्या (व्यक्तीसाठी सोडले): "5,000 TL पेक्षा जास्त परतावा मंजूरी."

चांगले ऑटोमेशन लोकांना पुनरावृत्तीच्या ओझ्यापासून वाचवते, संपूर्ण नोकरीपासून नाही; गंभीर निर्णय लोकांवर सोडतो. याला ह्युमन-इन-द-लूप डिझाइन म्हणतात: रोबोट काम तयार करतो, मानव त्यास मान्यता देतो. उदाहरणार्थ, रोबोट इनव्हॉइस वाचतो आणि ईआरपीमध्ये मसुदा टाकतो आणि अकाउंटंट अंतिम मंजुरी देतो. अशा प्रकारे, वेग आणि सुरक्षा एकत्रितपणे सुनिश्चित केली जाते.

टीप: प्रक्रिया स्वयंचलित करण्यापूर्वी, नेहमी प्रथम ती सरलीकृत करा. खराब प्रक्रिया स्वयंचलित केल्याने फक्त वाईट परिणाम जलद होतील. प्रथम अनावश्यक चरणे काढून टाका, नंतर उर्वरित स्वयंचलित करा.

अपवाद व्यवस्थापन आणि ऑडिट ट्रेल

प्रत्येक ऑटोमेशनला शेवटी नियम तोडणारी परिस्थिती येते: गहाळ डेटा, अनपेक्षित स्वरूप, सिस्टम क्रॅश. अपवाद हाताळणीमुळे रोबोटला अशा परिस्थितीत शांतपणे चुकीचे काम करण्याऐवजी सुरक्षितपणे थांबवता येते आणि मानवाला सूचित करता येते. कोणतेही अपवाद डिझाइन केले नसल्यास, रोबोट शांतपणे त्रुटी वाढवेल आणि कोणाच्याही लक्षात येणार नाही.

दुसरी गरज म्हणजे ऑडिट ट्रेल: रोबोटच्या प्रत्येक पायरीची नोंद, ती कधी केली, कोणत्या डेटासह आणि कोणत्या परिणामासह. ऑडिट ट्रेलशिवाय, त्रुटी नंतर तपासली जाऊ शकत नाही; विशेषत: आर्थिक प्रक्रियांमध्ये ही शोधक्षमता कायदेशीर आवश्यकता आहे. AI या प्रक्रियेच्या डिझाइनची बाह्यरेखा, अपवाद परिस्थिती आणि दस्तऐवजीकरण तयार करू शकते; परंतु कोणती पायरी गंभीर आहे आणि त्रुटीची किंमत काय आहे हे व्यावसायिक ज्ञानाद्वारे निर्धारित केले जाते.

तीन मिनी प्रकरणे: संख्यांनुसार

केस 1 - योग्य विभाजन प्रक्रिया. एका लेखा केंद्रात, 4,000 मासिक पुरवठादार पावत्या हाताने प्रक्रिया केल्या जात होत्या; प्रक्रियेस प्रति व्यक्ती 6 मिनिटे लागली. एआयने दस्तऐवज वाचले आणि फील्ड काढले, आरपीएने मसुदा ईआरपीमध्ये प्रविष्ट केला, अकाउंटंटने नुकतेच ते मंजूर केले. प्रक्रिया वेळ 6 मिनिटांपासून 1.5 मिनिटांपर्यंत कमी झाला, परंतु पुष्टीकरणाची पायरी मानवाकडेच राहिली; अशा प्रकारे चुकीचे बीजक पकडले जात राहिले.

केस 2 - जेव्हा कोणताही अपवाद डिझाइन केलेला नाही. एका विमा कंपनीकडे, पॉलिसीचे नूतनीकरण करणाऱ्या रोबोटने अनपेक्षित तारखेच्या स्वरूपासह 340 रेकॉर्ड्स शांतपणे हाताळले; कोणाच्याही लक्षात आले नाही आणि नूतनीकरण चुकीच्या तारखेसह प्रविष्ट केले गेले. अपवाद नियम ("स्वरूप ओळखले नसल्यास थांबवा आणि अहवाल द्या") सुरवातीपासून डिझाइन केले असल्यास, रोबोट हे रेकॉर्ड मानवाकडे निर्देशित करेल. निराकरण करण्यासाठी आठवडे लागले.

केस 3 - चुकीच्या प्रक्रियेचे ऑटोमेशन. एका किरकोळ विक्रेत्याकडे, ऑर्डर पुष्टीकरण प्रक्रियेत 11 चरण होते; हे रोबोटच्या मदतीने स्वयंचलित असेल. जेव्हा एमआयएस तज्ञाने प्रक्रियेचे परीक्षण केले तेव्हा त्यांनी पाहिले की 4 पायऱ्या अनावश्यक दुहेरी तपासणी होत्या. प्रथम प्रक्रिया 7 चरणांवर कमी केली गेली, नंतर ती स्वयंचलित झाली. जर ते सरलीकरणाशिवाय स्वयंचलित असेल तर, 4 अनावश्यक पायऱ्या कायमस्वरूपी असतील.

कमकुवत प्रॉम्प्ट / मजबूत प्रॉम्प्ट

कमकुवत प्रॉम्प्ट:

इनव्हॉइस प्रक्रिया स्वयंचलित करा.

शक्तिशाली सूचना:

तुमची भूमिका: तुम्ही प्रक्रिया ऑटोमेशन डिझायनर आहात. खालील मॅन्युअल प्रक्रियेला चरणांमध्ये खंडित करा आणि प्रत्येक चरणाचे वर्गीकरण करा:- [RPA] प्रमाणिक, संरचित, पुनरावृत्ती- [AI] व्याख्या/वर्गीकरण/मजकूर समजून घेणे आवश्यक आहे- [मानवी] उच्च धोका किंवा अस्पष्ट निर्णय प्रत्येक चरणासाठी, संभाव्य अपवाद लिहा आणि त्रुटीच्या बाबतीत काय करावे. ऑडिट ट्रेलसाठी रेकॉर्ड करणे आवश्यक असलेल्या माहितीची यादी करा. प्रक्रिया: [चरण-दर-चरण मॅन्युअल प्रक्रियेचे वर्णन]

शक्तिशाली प्रॉम्प्ट प्रक्रिया खंडित करते, प्रत्येक पायरी योग्य भूमिकेसाठी नियुक्त करते आणि सुरुवातीपासून अपवाद आणि ऑडिट ट्रेल वाढवते.

चार कॉपी करण्यायोग्य टेम्पलेट्स

1) विघटन प्रक्रिया:

खालील मॅन्युअल प्रक्रिया क्रमांकित चरणांमध्ये खंडित करा. प्रत्येक चरणासाठी: इनपुट, प्रक्रिया, आउटपुट आणि ऑटोमेशन उपलब्धता ([RPA]/[AI]/[HUMAN]). प्रक्रिया: [text]

2) अपवाद परिस्थिती निर्माण करणे:

खालील स्वयंचलित प्रक्रियेसाठी, "काय चूक होऊ शकते?" सूची परिस्थिती: गहाळ डेटा, चुकीचे स्वरूप, सिस्टम त्रुटी, दुहेरी रेकॉर्ड. प्रत्येकासाठी रोबोटने काय करावे ते सुचवा. प्रक्रिया: [मजकूर]

3) सरलीकरण पुनरावलोकन:

खाली दिलेल्या प्रक्रियेत अनावश्यक, पुनरावृत्ती होणाऱ्या किंवा मूल्य निर्माण न करणाऱ्या पायऱ्या चिन्हांकित करा आणि त्या का काढल्या जाऊ शकतात ते लिहा. ऑटोमेशनपूर्वी सरलीकरण सुचवा. प्रक्रिया: [मजकूर]

4) ऑडिट ट्रेल डिझाइन:

खालील स्वयंचलित प्रक्रियेसाठी ऑडिट ट्रेल तयार करा: प्रत्येक टप्प्यावर कोणते फील्ड (वेळ, वापरकर्ता/रोबोट, इनपुट, परिणाम, निर्णय) रेकॉर्ड केले जावेत? आर्थिक ट्रेसेबिलिटीच्या बाबतीत कोणतेही अंतर दर्शवा. प्रक्रिया: [मजकूर]

तुलना चार्ट: RPA / AI / मानव

निकष

आरपीए

कृत्रिम बुद्धिमत्ता

मानव

तो काय सर्वोत्तम आहे

नियमित, पुनरावृत्ती

टिप्पणी, वर्गीकरण

निर्णय, जबाबदारी

इनपुट प्रकार

संरचित

अर्ध/मुक्त मजकूर

सर्व प्रकार

त्रुटी वर्तन

पत्राचा नियम पाळतो

चूक असू शकते म्हणून खात्री

ओळखू शकतो आणि थांबवू शकतो

ऑडिट

लॉग इन करणे सोपे

आउटपुट लॉग करणे आवश्यक आहे

स्वाक्षरी/मंजुरी

अंतिम निर्णय

नाही

नाही

होय

सामान्य चुका

• खराब प्रक्रिया स्वयंचलित करणे. प्रथम सरलीकृत न करता स्वयंचलित करणे कचरा कायम ठेवते.
• अपवाद डिझाइन करत नाही. "सगळे चांगले चालले आहे" या गृहीतकावर बांधलेला रोबोट पहिल्या आश्चर्याच्या वेळी शांतपणे त्रुटी निर्माण करतो.
• गंभीर निर्णय AI वर सोडत आहे. मॉडेलला उच्च-जोखीम मंजूरी सोपविणे; जरी मॉडेल आत्मविश्वासपूर्ण वाटत असले तरी ते चुकीचे आहे आणि कोणतीही जबाबदारी नाही.
• ऑडिट ट्रेल बायपास करणे. ट्रेसशिवाय, त्रुटी तपासली जाऊ शकत नाही; आर्थिक प्रक्रियेत हे कायदेशीर उल्लंघन आहे.
• रोबोट अजिबात पाहत नाही. प्रणाली बदलणे (स्क्रीन, जागा); एके दिवशी, मॉनिटर न केलेला रोबोट शांतपणे चुकीच्या ठिकाणी क्लिक करू लागतो.

खबरदारी: ऑटोमेशनची गती त्रुटी देखील वाढवते. प्रति तास 60 नोंदींवर प्रक्रिया करताना एखाद्या व्यक्तीने चूक केली तर ती 60 त्रुटींपर्यंत मर्यादित असते; चुकीच्या पद्धतीने स्थापित केलेला रोबोट काही मिनिटांत हजारो रेकॉर्ड खराब करू शकतो. म्हणून प्रथम देखरेखीखाली एका लहान व्हॉल्यूममध्ये पायलट करा.

सारांशात

RPA स्क्रीन चरणांची नक्कल करून नियमित आणि पुनरावृत्ती होणारी कार्ये स्वयंचलित करते; आर्टिफिशियल इंटेलिजन्स अशा पावले उचलते ज्यासाठी व्याख्या आणि वर्गीकरण आवश्यक आहे. दोघांचे संयोजन म्हणजे इंटेलिजेंट ऑटोमेशन. डिझाईनचा मुख्य भाग प्रक्रियेला पायऱ्यांमध्ये मोडत आहे आणि प्रत्येक पायरी RPA, AI किंवा मानवाला नियुक्त करत आहे; उच्च जोखमीचे निर्णय लोकांना लूपमध्ये ठेवतात. अपवाद हाताळणी आणि ऑडिट ट्रेल आवश्यक आहे. AI प्रक्रिया विघटन, अपवाद परिस्थिती आणि दस्तऐवजीकरण मसुदा तयार करण्यास गती देते; परंतु कोणती महत्त्वपूर्ण पायरी आहे आणि त्रुटीची किंमत व्यावसायिक ज्ञानाद्वारे निर्धारित केली जाते. स्वयंचलित करण्यापूर्वी, प्रथम लहान पायलटसह सरलीकृत आणि प्रमाणित करा.

अर्ज कार्य

"रजा विनंती मंजूरी प्रक्रिया" निवडा (कर्मचारी विनंत्या, व्यवस्थापक मंजूरी, एचआर प्रक्रिया). (1) शक्तिशाली प्रॉम्प्टसह प्रक्रियेची पायऱ्यांमध्ये विभागणी करा आणि प्रत्येक पायरीला [RPA]/[AI]/[HUMAN] म्हणून वर्गीकृत करा. (2) किमान 3 अपवाद परिस्थितींचे वर्णन करा आणि प्रत्येकामध्ये रोबोट काय करेल. (३) कमीत कमी 1 अनावश्यक पायरी शोधा जी ऑटोमेशनपूर्वी काढली जाऊ शकते. (4) ऑडिट ट्रेलसाठी नोंदवल्या जाणाऱ्या क्षेत्रांची यादी करा. (५) एकच उच्च-जोखीम पायरी चिन्हांकित करा आणि ती माणसामध्ये का राहिली पाहिजे ते लिहा.

चेकलिस्ट

• मी प्रक्रियेची पायऱ्यांमध्ये विभागणी केली आणि प्रत्येक पायरी योग्य भूमिकेसाठी नियुक्त केली.
• ऑटोमेशनपूर्वी मी प्रक्रिया सरलीकृत केली.
• मी प्रत्येक पायरीसाठी अपवाद वर्तन परिभाषित केले.
• [ ] ऑडिट ट्रेलसाठी नोंदवायची क्षेत्रे मी निश्चित केली आहेत.
• [ ] मी मानवी लूपमध्ये उच्च-जोखमीचे निर्णय सोडले.
• [ ] मी प्रथम एका लहान व्हॉल्यूमची योजना आखली, पर्यवेक्षी पायलट.