डिप्लोमॅटिक ब्रीफिंग आणि स्पीच नोट्स तयार करणे

नफा:

• BLUF तत्त्वासह, तथ्ये आणि सूचना विभक्त करून, वाचक आणि उद्देशासाठी योग्य ब्रीफिंग फ्रेमवर्क आणि बोलण्याचे मुद्दे तयार करण्याची क्षमता.
• धोरणात्मक हेतूनुसार राजनयिक टोन तीव्रता समायोजित करण्याची आणि कृत्रिम बुद्धिमत्तेचा डीफॉल्ट टोन दुरुस्त करण्याची क्षमता
• स्त्रोताशी लिंक करून प्रत्येक आकृती आणि कोट सत्यापित करण्याची आणि ब्रीफिंगची अखंडता आणि अंतिम स्वाक्षरी राखण्याची क्षमता.

मंत्री संभाषणकर्त्याला भेटण्यापूर्वी, तो दोन पानी ब्रीफिंग सादर करतो; एखाद्या शिखर परिषदेत तो काय बोलणार याआधी राजदूत त्याच्या भाषणाच्या नोट्स लिहून ठेवतो; मीटिंगमध्ये प्रवेश करण्यापूर्वी, प्रतिनिधी मंडळाच्या नेत्याला "टॉकिंग पॉइंट्स" ची एक छोटीशीट आवश्यक असते - संभाषणात पोहोचवल्या जाणाऱ्या मुख्य संदेशांची बुलेट-पॉइंट सूची. ही कागदपत्रे मुत्सद्देगिरीचे दैनंदिन इंधन आहेत: त्यांनी निर्णय घेणाऱ्याला त्वरीत, अचूक आणि प्रमाणानुसार सूचित केले पाहिजे. या युनिटमध्ये, तुम्ही आर्टिफिशियल इंटेलिजन्सच्या सहाय्याने ब्रीफिंग किंवा स्पीकिंग नोटचा मसुदा जलद आणि सुबकपणे कसा बनवायचा ते शिकाल; पण स्वर, संदेश आणि अंतिम जबाबदारी कशी धरायची हे तुम्ही शिकाल.

चला एका व्याख्येसह प्रारंभ करूया: ब्रीफिंग हा एक दस्तऐवज आहे जो संक्षिप्त आणि संघटित स्वरूपात, एखाद्या विशिष्ट समस्येवर निर्णय घेण्यासाठी किंवा भाषण करण्यासाठी आवश्यक असलेल्या पदार्थासह निर्णय निर्माता प्रदान करतो. चांगली ब्रीफिंग संक्षिप्त असते, सर्वात महत्वाचे प्रथम म्हणते, सल्ल्यापासून तथ्य वेगळे करते आणि वाचकाच्या वेळेचा आदर करते. AI त्वरीत या दस्तऐवजाचा सांगाडा आणि पहिला मसुदा तयार करते; पण काय हायलाइट करायचे, कोणता टोन वापरायचा आणि कोणता सल्ला द्यायचा हे ठरवायचे आहे.

स्टेप बाय स्टेप: ब्रीफिंग सेट अप करा

1. वाचक आणि उद्देश परिभाषित करा. ब्रीफिंग कोणासाठी आहे? (मंत्री की तांत्रिक समिती?) कशासाठी? (मुलाखतीसाठी निर्णय घेणे किंवा तयारी करणे?) हे टोन आणि खोली सेट करते. मंत्रिस्तरीय ब्रीफिंग लहान आणि धोरणात्मक असते; तांत्रिक समितीची नोंद तपशीलवार असू शकते.

2. एक उलटा पिरॅमिड सेट करा. डिप्लोमॅटिक ब्रीफिंग सहसा BLUF (Botom Line Up Front) तत्त्वावर लिहिली जाते: पहिला परिच्छेद "सारार्थ" देतो, बाकी तपशील असतो. व्यस्त निर्णय घेणाऱ्याला मुख्य संदेश मिळाला पाहिजे जरी त्याने फक्त पहिल्या ओळी वाचल्या.

3. विभाग ओळखा. ठराविक ब्रीफिंगमध्ये खालील विभाग असतात: (a) सारांश/BLUF, (b) पार्श्वभूमी/संदर्भ, (c) सद्य परिस्थिती, (d) आमची स्थिती/रुची, (e) संभाषणकर्त्याची संभाव्य स्थिती, (f) प्रस्ताव/बोलण्याचे मुद्दे. एआय हा सांगाडा त्वरित तयार करू शकतो.

4. सल्ल्यापासून वेगळे तथ्य. ब्रीफिंगमध्ये, "ही परिस्थिती आहे" (वस्तुस्थिती) आणि "ही आमची शिफारस आहे" (शिफारस) यामध्ये स्पष्ट फरक असावा. निर्णय घेणाऱ्याने पुरावा काय आहे आणि तुमची सूचना काय आहे हे पाहावे.

5. बोलण्याचे बिंदू निर्माण करा. मीटिंगमध्ये सांगितले जाणारे संदेश लहान, स्पष्ट आणि संस्मरणीय आयटममध्ये लिहिलेले आहेत. याव्यतिरिक्त, संभाव्य उत्तरे (प्रतिक्रियात्मक ओळी - संभाव्य आक्षेपांसाठी तयार उत्तरे) तयार केली जातात, जसे की "संभाषणकर्त्याने असे म्हटले तर आम्ही हे म्हणतो". या परिस्थितींची प्रतिकृती तयार करण्यात AI चांगले आहे.

6. टोन सेट करा आणि सत्यापित करा. राजनैतिक भाषा मोजली जाते: खूप कठोर किंवा खूप मऊ नाही. प्रत्येक वस्तुस्थितीचा स्त्रोताशी दुवा साधा, स्वर स्वतः दुरुस्त करा आणि अंतिम मजकूरावर स्वतः स्वाक्षरी करा.

टीप: ब्रीफिंगचे पहिले वाक्य स्वतः लिहा. AI ची निर्मिती उघडणे बहुतेकदा जेनेरिक आणि कुचकामी असते. सर्वात महत्वाचा संदेश स्वतःला एका, शक्तिशाली वाक्यात व्यक्त करणे आणि बाकीचे AI सह भरणे हे दोन्ही जलद आणि प्रभावी आहे.

राजनैतिक भाषा आणि उपाय

मुत्सद्देगिरीत शब्दांना वजन असते. "आम्ही चिंतित आहोत", "आम्ही चिंतित आहोत", "आम्ही निषेध करतो", "आम्ही तीव्र निषेध करतो" या अभिव्यक्तींमध्ये सूक्ष्म पण महत्त्वाचे फरक आहेत आणि चुकीच्या पद्धतीने निवडलेला शब्द अनिष्ट संदेश पाठवू शकतो. AI नेहमी या बारकावे योग्यरित्या कॅप्चर करू शकत नाही; तो सामान्य भाषेत लिहितो. म्हणून तुम्ही राजनयिक तीव्रता स्केल (टोनच्या कठोरतेची डिग्री) सेट करा.

याव्यतिरिक्त, ब्रीफिंग निष्पक्ष आणि प्रामाणिक असावे. निर्णय घेणाऱ्याला काय ऐकायचे आहे हे सांगणे हे विश्लेषकाचे काम आहे, त्याला काय माहित असणे आवश्यक आहे. एआय विचारलेल्या प्रश्नाला "छान" उत्तर देऊ शकते; ब्रीफिंगमध्ये त्रासदायक परंतु अचूक माहिती समाविष्ट करण्यासाठी तुम्ही प्रामाणिकपणा प्रदान करता.

खबरदारी: ब्रीफिंगमधील प्रत्येक वाक्य संभाषणात मोठ्याने म्हटले जाऊ शकते किंवा आवश्यक असल्यास निर्णयाचा आधार असू शकतो. AI द्वारे उत्पादित केलेली कोणतीही वस्तुस्थिती त्याचा स्त्रोत न पाहता ब्रीफिंगमध्ये प्रवेश करू नये. चुकीची संख्या किंवा तयार केलेला कोट निर्णय घेणाऱ्याला बैठकीत कठीण परिस्थितीत आणतो.

तीन लहान प्रकरणे

केस 1 - सांगाड्याला वेग आला. एका लिपिकाने 2 तासांत मंत्र्यांच्या बैठकीसाठी ब्रीफिंग तयार करायचे होते. YZ ने 10 मिनिटांत गोळा केलेल्या 9 ओपन सोर्स दस्तऐवजांमधून BLUF, बॅकग्राउंड आणि टॉकिंग पॉइंट्स स्केलेटन काढले; लिपिकाने उरलेला वेळ वस्तुस्थितीची पडताळणी करण्यात आणि टोन सेट करण्यात घालवला. ब्रीफिंग वेळेवर आली.

केस 2 - टोन सुधारणेने संकट टाळले. मसुदा विधानात, AI ने “अस्वीकार्य” आणि “आम्ही ठामपणे नाकारतो” अशा शब्दांचा वापर केला. वरिष्ठ मुत्सद्दी यांना माहित होते की "आम्ही काळजीने अनुसरण करीत आहोत" असा इच्छित सूर होता आणि त्या टप्प्यावर संबंध ताणले जाऊ नयेत म्हणून भाषा मऊ केली. AI ची डीफॉल्ट कडकपणा निश्चित केली.

केस 3 - एक बनावट आकृती पकडली गेली. "द्विपक्षीय व्यापाराचे प्रमाण गेल्या वर्षी 23% वाढले," YZ ने ब्रीफिंग मसुद्यात लिहिले. तज्ञाने स्त्रोताकडे पाहिले: वास्तविक आकृती 12% होती आणि एआयने ते तयार केले होते. विशेषता चरणामुळे मंत्र्यांना बैठकीत चुकीची आकडेवारी उद्धृत करण्यापासून रोखले.

चार कॉपी करण्यायोग्य टेम्पलेट्स

1) ब्रीफिंग फ्रेमवर्क:

तुमची भूमिका: वरिष्ठ राजनैतिक पत्रव्यवहार विशेषज्ञ. खालील ओपन सोर्स नोट्सच्या आधारे [मंत्री] साठी मुलाखतीच्या ब्रीफिंगचा एक सांगाडा तयार करा. विभाग: (1) BLUF/सारांश (एकल परिच्छेद), (2) पार्श्वभूमी, (3) सद्य परिस्थिती, (4) आमची आवड, (5) संभाषणकर्त्याची संभाव्य स्थिती, (6) बोलण्याचे मुद्दे. प्रत्येक तथ्यासाठी स्त्रोत निर्दिष्ट करा. वस्तुस्थिती आणि सूचना स्वतंत्रपणे चिन्हांकित करा. नोट्स: [येथे]

२) बोलण्याचे बिंदू + प्रतिक्रियाशील रेषा:

खालील विषयासाठी 5 बोलण्याचे मुद्दे (लहान, स्पष्ट संदेश) तयार करा. नंतर संवादकर्त्याच्या संभाव्य 3 पैकी प्रत्येक आक्षेपांसाठी "प्रतिक्रियात्मक रेषा" (मापलेला प्रतिसाद) प्रस्तावित करा. राजनयिक आणि मोजलेली भाषा वापरा; अती कठोर किंवा वचनबद्धता असलेली विधाने टाळा. विषय: [येथे]

3) टोन समायोजन:

खालील परिच्छेद [निवडण्यासाठी: तटस्थ/चिंताग्रस्त/निर्धारित/कठोर] टोनमध्ये पुन्हा लिहा. समान तथ्य ठेवा, फक्त राजनैतिक तीव्रता समायोजित करा. मला तीन आवृत्त्या द्या: एक टोन अप, समान, एक टोन डाउन. परिच्छेद: [येथे]

4) संक्षिप्त संक्षेप:

मंत्र्यासाठी खालील 3-पानांची टीप एका पानावर कमी करा. BLUF परिच्छेद प्रथम येऊ द्या. निर्णयासाठी फक्त आवश्यक तथ्ये ठेवा, तपशील वगळा, परंतु कोणतेही तथ्य बदलू नका किंवा बनावट बनवू नका. "परिशिष्ट" मध्ये वगळलेले महत्त्वाचे मुद्दे स्वतंत्रपणे सूचीबद्ध करा. टीप: [येथे]

कमकुवत प्रॉम्प्ट / मजबूत प्रॉम्प्ट

कमकुवत प्रॉम्प्ट:

याबाबत मंत्री महोदयांना माहिती लिहा.

वाचक, उद्देश, स्रोत आणि टोन अस्पष्ट आहेत. AI जेनेरिक, अनसोर्स्ड, टोन-यादृच्छिक मजकूर तयार करते; सूचनेसह तथ्य गोंधळात टाकते.

शक्तिशाली सूचना:

तुमची भूमिका: डिप्लोमॅटिक ब्रीफर. वाचक: परराष्ट्र व्यवहार मंत्री. उद्देशः द्विपक्षीय बैठकीची 2 तासांत तयारी. स्रोत: ओपन सोर्स टीप खाली7 (दिनांक). टोन: मोजलेले, निर्धारित परंतु उत्तेजक नाही. रचना: पहिल्या परिच्छेदात BLUF; मग पार्श्वभूमी, परिस्थिती, आमची आवड, संभाषणकर्त्याची स्थिती, 5 बोलण्याचे मुद्दे. प्रत्येक तथ्याचा स्त्रोताशी दुवा साधा, वस्तुस्थिती आणि सूचना स्वतंत्रपणे दर्शवा, कोणतीही संख्या बनवू नका. नोट्स: [येथे]

फरक स्पष्ट आहे: वाचक, उद्देश, स्त्रोत, टोन, रचना आणि सत्यापन मर्यादा थोडक्यात वापरण्यायोग्य बनवतात.

ब्रीफिंग विभागांची सारणी

विभाग

उद्देश

AI ची भूमिका

माणसाचा निर्णय

BLUF/सारांश

सर्वात महत्वाचे प्रथम ठेवणे

मसुदा प्रस्ताव

मुख्य संदेश निवड

पार्श्वभूमी

संदर्भ द्या

सारांश

योग्य संदर्भ निवडणे

वर्तमान परिस्थिती

वर्तमान सारणी

संपादन

पडताळणी

आमची आवड

स्थिती स्पष्ट करा

-

फक्त मानव

बोलण्याचे मुद्दे

संभाषण संदेश

मसुदा उत्पादन

स्वर, निर्णय, स्वाक्षरी

सामान्य चुका

• सूचनेसह गोंधळात टाकणारी वस्तुस्थिती. निर्णय घेणाऱ्याने पुरावा काय आहे आणि सल्ला काय आहे हे पाहिले पाहिजे.
• स्वर सोडून AI वर. डिप्लोमॅटिक इंटेन्सिटी चुकीच्या पद्धतीने सेट केली असेल तर ते अनिष्ट संदेश देते.
• पडताळणी न करता नंबर आणि कोट टाकणे. चुकीची संख्या बैठकीत निर्णय घेणाऱ्याला अडचणीत आणते.
• लांब आणि गोंधळलेली ब्रीफिंग. व्यस्त वाचकांसाठी BLUF आणि संक्षिप्तता आवश्यक आहे.
• तुम्हाला जे ऐकायचे आहे तेच लिहा. विश्लेषकाचे काम त्रासदायक परंतु अचूक माहिती प्रदान करणे आहे.

सारांशात

ब्रीफिंग आणि मेमो तयार करताना, एआय एक शक्तिशाली सहाय्यक आहे जो त्वरीत सांगाडे, प्रथम मसुदे आणि बोलण्याचे बिंदू/प्रतिक्रियात्मक रेखा परिस्थिती तयार करतो. परंतु BLUF सह, मुख्य संदेशाची निवड, राजनयिक टोनची सेटिंग, वस्तुस्थिती आणि सूचना यांच्यातील फरक, प्रामाणिकपणा आणि अंतिम स्वाक्षरी तज्ञांची आहे. स्पष्ट वाचक, उद्देश, स्रोत आणि टोन मर्यादांसह AI ऑपरेट करा; प्रत्येक तथ्य सत्यापित करा; पहिले वाक्य आणि शेवटचा शब्द स्वतः टाका.

अर्ज कार्य

एक काल्पनिक द्विपक्षीय बैठक परिदृश्य निवडा आणि 6-8 ओपन सोर्स नोट्स गोळा करा. "ब्रीफिंग स्केलेटन" टेम्प्लेटसह एक बाह्यरेखा मिळवा, नंतर "बोलण्याचे बिंदू + प्रतिक्रियाशील रेषा" टेम्पलेटसह संभाषण संदेश तयार करा. परिच्छेदाच्या तीन टोन आवृत्त्यांची "टोन सेटिंग" टेम्पलेटसह तुलना करा आणि योग्य निवडा. सर्व आकडे आणि अवतरण स्त्रोताशी जोडून त्यांची पडताळणी करा.

चेकलिस्ट

• मी सुरुवातीपासून वाचक, उद्देश आणि टोन परिभाषित केले.
• [ ] BLUF/मी सुरुवातीला सारांश ठेवतो.
• मी वस्तुस्थिती आणि सूचना स्वतंत्रपणे दाखवल्या.
• [] मी प्रत्येक आकृती आणि अवतरण स्त्रोत आणि सत्यापित केले आहे.
• [ ] मी माझ्या स्वत: च्या विवेकबुद्धीनुसार राजनयिक टोन सेट केला आणि मजकूरावर स्वाक्षरी केली.