അപേക്ഷ, ഔദ്യോഗിക കറസ്‌പോണ്ടൻസ്, അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റീവ് ടെക്‌സ്‌റ്റുകൾ: ഡ്രാഫ്റ്റ് മുതൽ അംഗീകാരം വരെ

നേട്ടങ്ങൾ:

• ഇത് ഒരു ഇൻകമിംഗ് പെറ്റീഷനിൽ നിന്ന് അഭ്യർത്ഥനയും സമയദൈർഘ്യവും എക്‌സ്‌ട്രാക്റ്റുചെയ്യുകയും AI-യുമായി ഔപചാരികമായി ശരിയായ പ്രതികരണ ഡ്രാഫ്റ്റ് നിർമ്മിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
• ഇത് ഒരേ ഉള്ളടക്കത്തെ ഉപ-യൂണിറ്റുകൾ, പൗരന്മാർ, ഉന്നത അധികാരികൾ എന്നിങ്ങനെയുള്ള വ്യത്യസ്ത സംവാദകർക്ക് അനുയോജ്യമായ ശൈലിയിൽ അനുയോജ്യമാക്കുകയും ഉള്ളടക്കത്തിൻ്റെ സമഗ്രത നിലനിർത്തുകയും ചെയ്യുന്നു.
• ഇത് ഔപചാരിക കറസ്‌പോണ്ടൻസ് ഫോർമാറ്റ് നിയമങ്ങൾ പരിശോധിക്കുകയും ലളിതമാക്കുമ്പോൾ AI ഡ്രോപ്പ് ചെയ്യുന്ന ഏതെങ്കിലും വ്യവസ്ഥകളും ഒഴിവാക്കലുകളും പിടിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

പൊതുഭരണത്തിൻ്റെ ഭാഷ എഴുത്താണ്. ഇൻകമിംഗ് പെറ്റീഷൻ, ഔട്ട്‌ഗോയിംഗ് പ്രതികരണം, സമ്മതം, അംഗീകാരം, മിനിറ്റ്സ്, കവർ ലെറ്റർ, അറിയിപ്പ്, സർക്കുലർ, ആന്തരിക കത്തിടപാടുകൾ... ഒരു പൊതു ഉദ്യോഗസ്ഥൻ്റെ ദിവസത്തിൻ്റെ ഒരു പ്രധാന ഭാഗം വാചകങ്ങൾ വായിക്കുന്നതിനും നിർമ്മിക്കുന്നതിനുമായി ചെലവഴിക്കുന്നു. ഈ ഗ്രന്ഥങ്ങൾക്ക് നിയമപരമായ മൂല്യവും കർശനമായ രൂപവുമുണ്ട്: ഔദ്യോഗിക കത്തിടപാടുകൾക്ക് (ചില നടപടിക്രമപരവും ഔപചാരികവുമായ നിയമങ്ങൾക്കനുസൃതമായി പൊതു സ്ഥാപനങ്ങളും പൗരന്മാരും തമ്മിലുള്ള കത്തിടപാടുകൾക്ക്; "ഔദ്യോഗിക കത്തിടപാടുകളിൽ പ്രയോഗിക്കേണ്ട നടപടിക്രമങ്ങളുടെയും തത്വങ്ങളുടെയും നിയന്ത്രണം" വഴി തുർക്കിയിൽ നിയന്ത്രിക്കപ്പെടുന്നു) ചില തലക്കെട്ട്, നമ്പർ, തീയതി, വിലാസം, താൽപ്പര്യം, താൽപ്പര്യം, ഘടകങ്ങൾ എന്നിവ ആവശ്യമാണ്. ഈ ആവർത്തന ശൈലിയിലുള്ള ജോലിയും ആദ്യ ഡ്രാഫ്റ്റും ഏറ്റെടുത്തുകൊണ്ട് ഇവിടെ AI നിങ്ങളുടെ സമയം ലാഭിക്കുന്നു; എന്നാൽ വാചകത്തിൻ്റെ നിയമപരമായ ഉള്ളടക്കവും ന്യായീകരണവും അന്തിമ പതിപ്പും നിങ്ങളുടെ ഉത്തരവാദിത്തമാണ്.

ഈ യൂണിറ്റിൽ, AI-യുമായുള്ള മുഴുവൻ കത്തിടപാടുകളും എങ്ങനെ വേഗത്തിലാക്കാമെന്ന് നിങ്ങൾ കാണും, ഒരു ഇൻകമിംഗ് പെറ്റീഷൻ മനസിലാക്കുന്നത് മുതൽ പ്രതികരണ കത്തിൻ്റെ ഡ്രാഫ്റ്റ് തയ്യാറാക്കുന്നത് വരെ, ഔദ്യോഗിക ഫോർമാറ്റുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്നത് പരിശോധിക്കുന്നത് മുതൽ ഭാഷയും ശൈലിയും വരെ, വ്യക്തിഗത ഡാറ്റ ക്ലീനിംഗ് മുതൽ അംഗീകാരത്തിന് മുമ്പുള്ള അന്തിമ വായന വരെ.

ഇൻകമിംഗ് ടെക്‌സ്‌റ്റ് മനസ്സിലാക്കുന്നു: സംഗ്രഹവും ഡിമാൻഡ് എക്‌സ്‌ട്രാക്ഷനും

ദീർഘവും കുഴപ്പവുമുള്ള ഒരു നിവേദനം വരുമ്പോൾ, ആദ്യം ചെയ്യേണ്ടത് പൗരൻ എന്താണ് ആവശ്യപ്പെടുന്നതെന്ന് വ്യക്തമായി മനസ്സിലാക്കുക എന്നതാണ്. തങ്ങളുടെ പ്രശ്നം വിശദീകരിക്കുമ്പോൾ പൗരന്മാർ പലപ്പോഴും യഥാർത്ഥ ആവശ്യം വാചകത്തിൻ്റെ മധ്യത്തിൽ കുഴിച്ചിടുന്നു; ചിലപ്പോൾ ഒന്നിലധികം അഭ്യർത്ഥനകൾ ഉണ്ടാകും. AI ഇവിടെ ശക്തമാണ്: ഇത് ടെക്‌സ്‌റ്റ് സംഗ്രഹിക്കുന്നു, അഭ്യർത്ഥനകൾ ബുള്ളറ്റ് ചെയ്യുന്നു, ഏത് യൂണിറ്റാണ് അത് ബന്ധപ്പെട്ടതെന്ന് നിർദ്ദേശിക്കുന്നു, കൂടാതെ എന്തെങ്കിലും നഷ്‌ടമായ വിവരങ്ങൾ ഫ്ലാഗുചെയ്യുന്നു.

എന്നാൽ സൂക്ഷിക്കുക: ടെക്സ്റ്റിൽ ഇല്ലാത്ത ഒരു അഭ്യർത്ഥന AI-ന് ചിലപ്പോൾ "പൂരകമാക്കാം" അല്ലെങ്കിൽ ഒരു അഭ്യർത്ഥന ഒഴിവാക്കാം. അതിനാൽ, എല്ലായ്‌പ്പോഴും ഇഷ്യൂ ചെയ്ത ആവശ്യങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റ് യഥാർത്ഥ നിവേദനവുമായി താരതമ്യം ചെയ്യുക.

നുറുങ്ങ്: ഒരു സംഗ്രഹം ആവശ്യപ്പെടുമ്പോൾ, "ടെക്‌സ്റ്റിൽ വ്യക്തമായി എഴുതിയിട്ടുള്ള അഭ്യർത്ഥനകൾ മാത്രം നീക്കം ചെയ്യുക, അനുമാനങ്ങൾ ഉണ്ടാക്കരുത്, നിലവിലില്ലാത്ത അഭ്യർത്ഥനകൾ ചേർക്കുക" എന്ന നിയമം AI-യോട് ആവശ്യപ്പെടുക. ഇതുവഴി നിങ്ങൾ കെട്ടിച്ചമച്ച ക്ലെയിമുകളുടെ അപകടസാധ്യത കുറയ്ക്കുന്നു.

ഉത്തര വാചകത്തിൻ്റെ ഡ്രാഫ്റ്റ്: ഫോം + ഉള്ളടക്കം

പ്രതികരണ രചനയിൽ രണ്ട് പാളികൾ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു: ഫോം (തലക്കെട്ട് ഘടകങ്ങൾ, വിലാസം, താൽപ്പര്യം, ഭാഷ, ക്ലോസിംഗ്), ഉള്ളടക്കം (അഭ്യർത്ഥനയ്ക്കുള്ള നിയമപരവും ഭരണപരവുമായ പ്രതികരണം). ഈ പാറ്റേൺ വ്യക്തമായതിനാൽ AI-ക്ക് ഫോം ഏതാണ്ട് പൂർണമായി നിർമ്മിക്കാൻ കഴിയും. ഇത് ഒരു ഡ്രാഫ്റ്റായി ഉള്ളടക്കം നിർമ്മിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു; എന്നാൽ ഉള്ളടക്കത്തിലെ എല്ലാ നിയമപരമായ അടിസ്ഥാനത്തിനും-നിയമം, നിയന്ത്രണം, സമയപരിധി, ഫീസ്-പരിശോധന ആവശ്യമാണ് (യൂണിറ്റുകൾ 1 ഉം 4 ഉം കാണുക). ഒരു ഫോർമാറ്റ് ജനറേറ്റർ എന്ന നിലയിലും ഡ്രാഫ്റ്റ് ആൻഡ് വെരിഫൈ മോഡിൽ ഉള്ളടക്ക നിർമ്മാതാവെന്ന നിലയിലും AI പൂർണ്ണ ആത്മവിശ്വാസത്തോടെ ഉപയോഗിക്കുക.

ഘട്ടം ഘട്ടമായുള്ള കത്തിടപാടുകളുടെ ഒഴുക്ക്

1. ഇൻകമിംഗ് ടെക്‌സ്‌റ്റ് സംഗ്രഹിച്ച് അഭ്യർത്ഥന എക്‌സ്‌ട്രാക്‌റ്റ് ചെയ്യുക (ഫാബ്രിക്കേഷൻ നിരോധിച്ചിരിക്കുന്നു, ഉറവിടത്തോട് വിശ്വസ്തമാണ്).
2. പ്രസക്തമായ നിയമനിർമ്മാണവും ആന്തരിക നടപടിക്രമവും തിരിച്ചറിയുക (പരിശോധിക്കേണ്ടത്).
3. ഒരു ഡ്രാഫ്റ്റ് ഉത്തരം (ഔപചാരിക ഫോർമാറ്റ് + പ്ലെയിൻ എന്നാൽ ഔപചാരിക ഭാഷ) ഉണ്ടാക്കുക.
4. വ്യക്തിഗത ഡാറ്റയും രഹസ്യ വിവരങ്ങളും പരിശോധിക്കുക (അനാവശ്യമായ ഡാറ്റ എഴുതുന്നത്).
5. ഫോർമാറ്റും ഭാഷാ ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റും പിന്തുടരുക (വിലാസം, താൽപ്പര്യം, തീയതി, ഒപ്പിടുന്ന സ്ഥലം).
6. നിയമപരമായ സന്ദർഭം പരിശോധിച്ച് യുക്തി വ്യക്തമാക്കുക.
7. അനുമതിക്കായി സൂപ്പർവൈസർക്ക് സമർപ്പിക്കുക; അംഗീകാരത്തിന് ശേഷം അറിയിക്കുക.

മൂന്ന് മിനി കേസുകൾ

കേസ് 1 - ജോലിഭാരം കുറഞ്ഞു. ഒരു പ്രവിശ്യാ ഡയറക്ടറേറ്റിലെ ഒരു ഉദ്യോഗസ്ഥൻ പ്രതിദിനം ശരാശരി 22 പ്രതികരണ കത്തുകൾ തയ്യാറാക്കിക്കൊണ്ടിരുന്നു; ഓരോന്നും ~25 മിനിറ്റ് നീണ്ടുനിന്നു. ഫോർമാറ്റും ആദ്യ ഡ്രാഫ്റ്റും AI-ക്ക് കൈമാറുകയും ഉള്ളടക്കത്തിലും സ്ഥിരീകരണത്തിലും മാത്രം ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുകയും ചെയ്തുകൊണ്ട്, ഓരോ പോസ്റ്റിൻ്റെയും സമയം 9 മിനിറ്റായി കുറച്ചു; ഓഫീസർ താൻ ലാഭിച്ച സമയം തീർപ്പാക്കാത്ത എതിർപ്പിൻ്റെ ഫയലുകൾക്കായി നീക്കിവച്ചു.

കേസ് 2 - ഒഴിവാക്കിയ അഭ്യർത്ഥന പിടികൂടി. ഒരു നീണ്ട നിവേദനത്തിൽ, പൗരൻ സോണിംഗ് നിലയും ഫീസ് റീഫണ്ടും അഭ്യർത്ഥിച്ചു. ആദ്യം, സോണിംഗ് അഭ്യർത്ഥനയോട് മാത്രമേ ഓഫീസർ പ്രതികരിക്കൂ; YZ പുറപ്പെടുവിച്ച ആവശ്യങ്ങളുടെ പട്ടികയിൽ രണ്ടാമത്തെ അഭ്യർത്ഥന കാണിച്ചപ്പോൾ, രണ്ടിനും ഒരൊറ്റ കത്തിൽ ഉത്തരം നൽകി, പൗരന് രണ്ടാമതും അപേക്ഷിക്കേണ്ടതില്ല.

കേസ് 3 - സ്വകാര്യത ബഗ് ഒഴിവാക്കി. ഒരു പ്രതികരണ ഡ്രാഫ്റ്റിൽ, AI ഒരു മൂന്നാം കക്ഷിയുടെ ആരോഗ്യ വിവരങ്ങൾ ഫയലിൽ അനാവശ്യമായി ഉൾപ്പെടുത്തിയിരുന്നു. അനുമതിക്ക് മുമ്പുള്ള പരിശോധനയിൽ ഇത് ശ്രദ്ധയിൽപ്പെടുകയും നീക്കം ചെയ്യുകയും ചെയ്തു. പാഠം: ഡ്രാഫ്റ്റിൽ പ്രസക്തമല്ലാത്ത വ്യക്തിഗത ഡാറ്റ അടങ്ങിയിരിക്കാം; അംഗീകാരത്തിന് മുമ്പ് ഡാറ്റ ക്ലീനിംഗ് നിർബന്ധമാണ്.

പകർത്താവുന്ന നാല് ടെംപ്ലേറ്റുകൾ

1) പെറ്റീഷൻ സംഗ്രഹവും ക്ലെയിം എക്‌സ്‌ട്രാക്‌ഷനും:

നിങ്ങളുടെ റോൾ: എഡിറ്റോറിയൽ സ്പെഷ്യലിസ്റ്റ്. താഴെയുള്ള നിവേദനം പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുക: (1) 3-4 വാക്യ സംഗ്രഹം, (2) വാചകത്തിൽ വ്യക്തമായി എഴുതിയിരിക്കുന്ന അഭ്യർത്ഥനകൾ മാത്രം ഇനം പ്രകാരമുള്ള ലിസ്റ്റ് ഇനം (അനുമാനങ്ങൾ ഉണ്ടാക്കരുത്, അഭ്യർത്ഥനകൾ ചേർക്കുക), (3) ഏത് യൂണിറ്റ്/നിയമനിർമ്മാണമാണ് ഇത് ബന്ധപ്പെട്ടതെന്ന് നിർദ്ദേശിക്കുക (പരിശോധിക്കേണ്ടത്), (4) നഷ്‌ടമായ/വ്യക്തമല്ലാത്ത വിവരങ്ങൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ അടയാളപ്പെടുത്തുക. അപേക്ഷ: [ടെക്സ്റ്റ് ഒട്ടിക്കുക]

2) പ്രതികരണ കരട് (ഔദ്യോഗിക രൂപം):

നിങ്ങളുടെ റോൾ: ഔദ്യോഗിക കറസ്പോണ്ടൻസ് സ്പെഷ്യലിസ്റ്റ്. ഔപചാരിക കത്തിടപാടുകളുടെ ശൈലിക്ക് അനുസൃതമായി ഇനിപ്പറയുന്ന അഭ്യർത്ഥനയ്ക്ക് ഒരു ഡ്രാഫ്റ്റ് പ്രതികരണം ഉണ്ടാക്കുക: താൽപ്പര്യം, വിഷയം, ബോഡി (അഭ്യർത്ഥന - അടിസ്ഥാനം - നിഗമനം), ക്ലോസിംഗ്. ഭാഷ ഔപചാരികവും എന്നാൽ ലളിതവുമാക്കുക. ഓരോ നിയമപരമായ അടിസ്ഥാനത്തിനും അടുത്തായി "[സ്ഥിരീകരിക്കാൻ]" എന്ന് എഴുതുക. യഥാർത്ഥ വ്യക്തിഗത ഡാറ്റ എഴുതുക, പകരം [PERSON]/[IDENTITY]. അഭ്യർത്ഥന: [സംഗ്രഹം] സന്ദർഭം: [ആഭ്യന്തര നടപടിക്രമം/നിയമനിർമ്മാണ കുറിപ്പ്]

3) ഫോർമാറ്റും ഭാഷാ നിയന്ത്രണവും:

താഴെയുള്ള ഔദ്യോഗിക കത്തിൻ്റെ ഡ്രാഫ്റ്റ് പരിശോധിച്ച് ഒരു ലിസ്റ്റ് നൽകുക: (1) നഷ്‌ടമായ ഫോർമാറ്റ് ഘടകങ്ങൾ (താൽപ്പര്യം, വിഷയം, തീയതി/നമ്പർ സ്ഥലം, ഒപ്പ്), (2) ഔദ്യോഗിക ഭാഷയ്ക്ക് വിരുദ്ധമായ പദപ്രയോഗങ്ങൾ, (3) അവ്യക്തമായ/വൈരുദ്ധ്യാത്മക വാക്യങ്ങൾ, (4) അനാവശ്യ വ്യക്തിഗത ഡാറ്റ. വാചകം മാറ്റിയെഴുതരുത്, തിരുത്തലുകളുടെ ഒരു ലിസ്റ്റ് നൽകുക. ഡ്രാഫ്റ്റ്: [ടെക്സ്റ്റ്]

4) ടോൺ മൃദുവാക്കൽ (നെഗറ്റീവ് ഉത്തരം):

നിയമപരമായ ഉള്ളടക്കവും ന്യായീകരണവും മാറ്റാതെ, പൗരനെ വ്രണപ്പെടുത്താത്ത മാന്യവും വിവരണാത്മകവുമായ ഭാഷയിൽ ഇനിപ്പറയുന്ന നിരസിക്കൽ/നിഷേധാത്മക പ്രതികരണം മാറ്റിയെഴുതുക. ഒബ്ജക്റ്റ് ചെയ്യാനുള്ള നിങ്ങളുടെ അവകാശവും അതിൻ്റെ കാലാവധിയും [സ്ഥിരീകരിക്കേണ്ട] കുറിപ്പിനൊപ്പം വ്യക്തമാക്കുക. TEXT: [നെഗറ്റീവ് പ്രതികരണ ഡ്രാഫ്റ്റ്]

ദുർബലമായ പ്രോംപ്റ്റ് / ശക്തമായ പ്രോംപ്റ്റ്

ദുർബലൻ: "ഈ നിവേദനത്തിന് മറുപടി."

Güçlü: "ഔദ്യോഗിക കത്തിടപാട് വിദഗ്‌ദ്ധനാണ് റോൾ. ആദ്യം, അനുമാനങ്ങളൊന്നും ഉണ്ടാക്കാതെ, ഹർജിയിലെ അഭ്യർത്ഥനകൾ ഇനം തിരിച്ച് തയ്യാറാക്കുക. തുടർന്ന്, ഔദ്യോഗിക കത്തിടപാട് ഫോർമാറ്റിന് അനുസൃതമായി ഒരു കരട് പ്രതികരണം തയ്യാറാക്കുക; താൽപ്പര്യ-വിഷയം-ശരീരം അടയ്ക്കുന്ന ഘടന സ്ഥാപിക്കുക, ഭാഷ ഔപചാരികവും എന്നാൽ ലളിതവുമായി സൂക്ഷിക്കുക. ഓരോ വ്യക്തിഗത ഡാറ്റയ്ക്കും അടുത്തായി '[സ്ഥിരീകരിക്കപ്പെടുന്നതിന്] യഥാർത്ഥ ഡാറ്റയുടെ അടുത്ത് ചേർക്കുക. [വ്യക്തി]/[ഐഡൻ്റിറ്റി] അവസാനം, മേലുദ്യോഗസ്ഥൻ്റെ അംഗീകാരത്തിനായി." "സമർപ്പിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് ഞാൻ പരിശോധിക്കേണ്ട 5 കാര്യങ്ങളുടെ ഒരു ലിസ്റ്റ് ഉണ്ടാക്കുക."

വ്യത്യാസം: ശക്തമായ പ്രോംപ്റ്റ് ശൃംഖലകൾ അനുമാനം, ഫോർമാറ്റ്, മൂല്യനിർണ്ണയം, സ്വകാര്യത, ഉറപ്പ് നിയന്ത്രണം എന്നിവ ഒരൊറ്റ ഫ്ലോയിലേക്ക് അഭ്യർത്ഥിക്കുന്നു; ഔട്ട്പുട്ട് നേരിട്ട് പരിഷ്കരിക്കാവുന്ന ഒരു ഡ്രാഫ്റ്റാണ്.

ഏത് കത്തിടപാട് ബിസിനസിൽ AI എത്രത്തോളം വിശ്വസനീയമാണ്?

ബിസിനസ്സ്

AI ട്രസ്റ്റ്

കുറിപ്പ്

ഔപചാരിക രൂപം (ആശങ്ക, വിഷയം, സമാപനം)

ഉയർന്നത്

പാറ്റേൺ വ്യക്തമാണ്

ഭാഷ ലളിതവൽക്കരണം/ടോൺ

ഉയർന്നത്

ഉള്ളടക്കം മാറാൻ പാടില്ല

അനുമാനം ആവശ്യപ്പെടുക

ഇടത്തരം

യഥാർത്ഥ വാചകവുമായി താരതമ്യം ചെയ്യുക

നിയമപരമായ അടിസ്ഥാനം / കാലാവധി / ഫീസ്

താഴ്ന്ന

ഔദ്യോഗിക ഉറവിടം വഴി സ്ഥിരീകരിക്കണം

ന്യായീകരണവും അഭിനന്ദനവും

താഴ്ന്ന

മനുഷ്യ ഉത്തരവാദിത്തം

ശൈലി, ഔപചാരികത, വിലാസക്കാരൻ ക്രമീകരണം

ഔദ്യോഗിക കത്തിടപാടുകളിൽ, വിലാസക്കാരനെയും ഉദ്ദേശ്യത്തെയും ആശ്രയിച്ച് ഒരേ വിവരങ്ങൾ വ്യത്യസ്ത ശൈലികളിൽ എഴുതിയിരിക്കുന്നു. ഒരു പൗരന് എഴുതിയ നിരസിക്കാനുള്ള കാരണം മനസ്സിലാക്കാവുന്നതും മാന്യവുമാണ്; ഉയർന്ന അധികാരികൾക്ക് എഴുതിയ അഭിപ്രായത്തിനുള്ള അഭ്യർത്ഥന അളക്കുകയും ന്യായീകരിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു; ഒരു സബോർഡിനേറ്റ് യൂണിറ്റിന് എഴുതിയ നിർദ്ദേശങ്ങൾ വ്യക്തവും അനിവാര്യവുമായിരിക്കണം. ശൈലി (ടെക്‌സ്റ്റ്, ടോൺ, ഇൻ്റർലോക്കുട്ടറിൽ നിന്നുള്ള ദൂരം എന്നിവയുടെ ഔപചാരികതയുടെ അളവ്) AI ഏറ്റവും എളുപ്പത്തിൽ ക്രമീകരിക്കുകയും എന്നാൽ ഏറ്റവും നിയന്ത്രണം ആവശ്യപ്പെടുകയും ചെയ്യുന്ന അളവാണ് - കാരണം വളരെ ഔപചാരികമായ ഒരു ഭാഷ പൗരനെ അകറ്റുന്നു, വളരെ സൗഹാർദ്ദപരമായ ഒരു ഭാഷ സ്ഥാപനത്തെ അപകീർത്തിപ്പെടുത്തുന്നു. ഔദ്യോഗിക കറസ്‌പോണ്ടൻസിൽ പ്രയോഗിക്കേണ്ട നടപടിക്രമങ്ങളെയും തത്വങ്ങളെയും കുറിച്ചുള്ള നിയന്ത്രണം, പേര്, നമ്പർ, തീയതി, അറ്റാച്ച്‌മെൻ്റ്, ഒപ്പ് ബ്ലോക്ക് എന്നിവ പോലുള്ള ഔപചാരിക ബാധ്യതകൾ നിർണ്ണയിക്കുന്നു; AI ഈ അസ്ഥികൂടം നിറയ്ക്കുന്നു, പക്ഷേ നിങ്ങൾ ഫോർമാറ്റ് വിശ്വസ്തത നിയന്ത്രിക്കുന്നു.

മിനി കേസ് - ഒരു ടെക്സ്റ്റ്, മൂന്ന് interlocutors. ഒരു ഡിസ്ട്രിക്ട് ഗവർണർഷിപ്പ് മൂന്ന് വ്യത്യസ്ത വിലാസങ്ങളിലേക്ക് നിയമനിർമ്മാണ മാറ്റം പ്രഖ്യാപിക്കും: 14 മുനിസിപ്പാലിറ്റികൾ (ഔദ്യോഗിക നിർദ്ദേശം), ഏകദേശം 900 വ്യാപാരികൾ (എസ്എംഎസ്/പ്രഖ്യാപനം, പ്ലെയിൻ ഭാഷ), ഗവർണറുടെ ഓഫീസ് (വിവര കുറിപ്പ്). ഒരൊറ്റ കോർ ടെക്‌സ്‌റ്റിൽ നിന്ന് AI ഉപയോഗിച്ച് ഓഫീസർ മൂന്ന് പതിപ്പുകൾ ഉരുത്തിരിഞ്ഞു; ദൈർഘ്യം 2 മണിക്കൂറിൽ നിന്ന് 25 മിനിറ്റായി കുറഞ്ഞു. എന്നാൽ വ്യാപാരികളുടെ പ്രഖ്യാപനത്തിലെ "അടിയന്തിരമായി" എന്ന വാചകം "ഏറ്റവും പുതിയ ആഗസ്റ്റ് 15 നകം" എന്ന് ലളിതമാക്കുകയും കോൺക്രീറ്റുചെയ്യുകയും ചെയ്തു, കാരണം പ്ലെയിൻ ഭാഷയുടെ തത്വം അവ്യക്തമായ ഔദ്യോഗിക പാറ്റേണുകളെ ഒഴിവാക്കുന്നു.

ഒരേ ഉള്ളടക്കം മൂന്ന് ഇൻ്റർലോക്കുട്ടർമാർക്ക് അനുയോജ്യമാക്കുന്ന ടെംപ്ലേറ്റ്:

ടാസ്‌ക്: ഇനിപ്പറയുന്ന പ്രധാന വിവരങ്ങൾ 3 പതിപ്പുകളായി പരിവർത്തനം ചെയ്യുക. കോർ: [ഭേദഗതി/തീരുമാന വാചകം] പതിപ്പ് 1 - കീഴിലുള്ള യൂണിറ്റിനുള്ള നിർദ്ദേശം: വ്യക്തമായ, നിർബന്ധിത, ക്ലോസ് പ്രകാരം ക്ലോസ്. പതിപ്പ് 2 - പൗരന് അറിയിപ്പ്: പ്ലെയിൻ ഭാഷ, ഹ്രസ്വ വാചകം, എന്തുചെയ്യണം + സമയപരിധി പ്രസ്താവിച്ചു.നിയമം: തയ്യാറാക്കിയ തീയതി/ലേഖനം ചേർക്കുന്നു; അത് വ്യക്തമല്ലെങ്കിൽ, [നിറയ്ക്കാൻ] എഴുതുക.

സംഭാഷകൻ

ടോൺ

നീളം

ഏറ്റവും വലിയ അപകടം

ഉപയൂണിറ്റ്

കൽപ്പന, വ്യക്തമായ

ചെറുത്

അധിക അധികാരം

പൗരൻ

ആദരവുള്ള, ലളിത

ചെറുത്

മനസ്സിലാക്കാൻ കഴിയാത്തത്

ഉയർന്ന അധികാരം

അളന്നു, യുക്തിസഹമായി

ഇടത്തരം

അടിസ്ഥാനരഹിതമായ അവകാശവാദം

മുന്നറിയിപ്പ്: സ്റ്റൈലിസ്റ്റിക് അഡാപ്റ്റേഷൻ ഉള്ളടക്കം മാറ്റാൻ പാടില്ല. AI "ലളിതമാക്കുക" എന്ന് പറയുമ്പോൾ അത് ചിലപ്പോൾ ഒരു അപവാദമോ വ്യവസ്ഥയോ ഒഴിവാക്കുക എന്നാണ് അർത്ഥമാക്കുന്നത്; എല്ലായ്പ്പോഴും ലളിതമാക്കിയ വാചകം യഥാർത്ഥ തീരുമാനവുമായി/നിയമനിർമ്മാണവുമായി താരതമ്യം ചെയ്യുക.

സാധാരണ തെറ്റുകൾ

• അഭ്യർത്ഥന AI-യുടെ അനുമാനത്തിന് വിടുന്നു. AI-ക്ക് ആവശ്യം ഉണ്ടാക്കാനോ തകർക്കാനോ കഴിയും; യഥാർത്ഥ അപേക്ഷയുമായി പട്ടിക താരതമ്യം ചെയ്യുക.
• നിയമപരമായ അടിസ്ഥാനം പരിശോധിക്കാതെ രേഖാമൂലം എഴുതുന്നു. ഇനത്തിൻ്റെ നമ്പറും കാലാവധിയുമാണ് ഭ്രമാത്മകതയ്ക്ക് ഏറ്റവും സാധ്യതയുള്ള മേഖലകൾ.
• ഡ്രാഫ്റ്റിൽ അനാവശ്യ വ്യക്തിഗത ഡാറ്റ ഉപേക്ഷിക്കുന്നു. അംഗീകാരത്തിന് മുമ്പ് ഡാറ്റ വൃത്തിയാക്കൽ നടത്തുക; ആവശ്യമായ ഡാറ്റ മാത്രം സൂക്ഷിക്കുക.
• ടോൺ മൃദുവാക്കുമ്പോൾ ഉള്ളടക്കം മാറ്റുന്നു. നിരസിക്കാനുള്ള കാരണവും നിയമപരമായ ഫലവും സ്ഥിരമായിരിക്കണം; നാവ് മാത്രം മൃദുവാകുന്നു.
• എതിർപ്പിനുള്ള അവകാശവും അതിൻ്റെ കാലാവധിയും എഴുതാൻ മറക്കുന്നു. നെഗറ്റീവ് നടപടികളിൽ പ്രതിവിധികൾ വ്യക്തമാക്കേണ്ടത് പലപ്പോഴും ആവശ്യമാണ്; സമയം സ്ഥിരീകരിക്കുക.
• സ്ഥിരീകരണ ഘട്ടം ഒഴിവാക്കുന്നു. AI ഡ്രാഫ്റ്റ് ഒരിക്കലും നേരിട്ട് ആശയവിനിമയം നടത്തുന്നില്ല; സൂപ്പർവൈസർ അംഗീകാരവും പ്രൂഫ് റീഡിംഗും ആവശ്യമാണ്.

ചുരുക്കത്തിൽ

ഫോർമാറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനും ആദ്യം കത്തിടപാടുകൾ തയ്യാറാക്കുന്നതിനുമുള്ള ഭാരം ഏറ്റെടുത്ത് AI പൊതു ഉദ്യോഗസ്ഥർക്ക് ഗണ്യമായ സമയം ലാഭിക്കുന്നു. ഫോർമാറ്റ് ജനറേഷനിൽ ഏതാണ്ട് പൂർണ്ണമായും വിശ്വസനീയമാണ്, ഭാഷ ലളിതമാക്കുന്നതിൽ ശക്തമാണ്; എന്നാൽ അഭ്യർത്ഥന എക്‌സ്‌ട്രാക്‌ഷൻ ഒറിജിനൽ ടെക്‌സ്‌റ്റുമായി താരതമ്യപ്പെടുത്തണം, ഓരോ നിയമപരമായ അടിസ്ഥാനവും ഔദ്യോഗിക ഉറവിടത്തിൽ നിന്ന് പരിശോധിക്കണം, വ്യക്തിഗത ഡാറ്റ മായ്‌ക്കുകയും അന്തിമ വാചകം മേലുദ്യോഗസ്ഥൻ അംഗീകരിക്കുകയും വേണം. ഡ്രാഫ്റ്റ് AI-യുടേതാണ്, യുക്തിയും ഒപ്പും നിങ്ങളുടേതാണ്.

ആപ്ലിക്കേഷൻ ടാസ്ക്

ഒരു യഥാർത്ഥ (പക്ഷേ മുഖംമൂടി ധരിച്ച വ്യക്തിഗത ഡാറ്റ ഉപയോഗിച്ച്) നിവേദനം സ്വീകരിക്കുക. "പെറ്റീഷൻ സംഗ്രഹവും ക്ലെയിം എക്‌സ്‌ട്രാക്‌ഷനും" ടെംപ്ലേറ്റ് ഉപയോഗിച്ച് അഭ്യർത്ഥനകൾ എക്‌സ്‌ട്രാക്റ്റുചെയ്‌ത് ഒറിജിനൽ ടെക്‌സ്‌റ്റുമായി താരതമ്യം ചെയ്യുക, കുറഞ്ഞത് ഒരു വ്യത്യാസമെങ്കിലും (ചേർത്തു/ഒഴിവാക്കിയ അഭ്യർത്ഥന) ഉണ്ടോ എന്ന് ശ്രദ്ധിക്കുക. തുടർന്ന് "ഉത്തരം ടെക്സ്റ്റ് ഡ്രാഫ്റ്റ്" ടെംപ്ലേറ്റ് ഉപയോഗിച്ച് ഒരു ഡ്രാഫ്റ്റ് നിർമ്മിക്കുകയും "ഫോർമാറ്റും ഭാഷാ പരിശോധനയും" ടെംപ്ലേറ്റ് ഉപയോഗിച്ച് നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം ഡ്രാഫ്റ്റ് പരിശോധിക്കുകയും ചെയ്യുക.

ചെക്ക്ലിസ്റ്റ്

• [ ] ഞാൻ അഭ്യർത്ഥനകളെ യഥാർത്ഥ ഹർജിയുമായി താരതമ്യം ചെയ്തു (കെട്ടുകഥകൾ/ഒഴിവാക്കലുകൾ ഇല്ല).
• [ ] ഔദ്യോഗിക കത്തിടപാടുകളുടെ ഫോർമാറ്റ് ഘടകങ്ങൾ പൂർത്തിയായി (താൽപ്പര്യം, വിഷയം, തീയതി/നമ്പർ, ഒപ്പിടുന്ന സ്ഥലം).
• [ ] ഔദ്യോഗിക ഉറവിടത്തിൽ നിന്നുള്ള എല്ലാ നിയമപരമായ അടിസ്ഥാനങ്ങളും ഞാൻ സ്ഥിരീകരിച്ചിട്ടുണ്ട്.
• [ ] ഞാൻ ഡ്രാഫ്റ്റിൽ നിന്ന് അനാവശ്യമായ സ്വകാര്യ ഡാറ്റ നീക്കം ചെയ്തു.
• [ ] എതിർപ്പിൻ്റെ അവകാശവും കാലാവധിയും ഞാൻ നെഗറ്റീവ് പ്രവർത്തനത്തിൽ വ്യക്തമാക്കിയിട്ടുണ്ട് (സ്ഥിരീകരിച്ചത്).
• [ ] ഞാൻ വാചകം മേലുദ്യോഗസ്ഥൻ്റെ അംഗീകാരത്തിനായി സമർപ്പിച്ചു; ഞാൻ നിങ്ങളെ നേരിട്ട് അറിയിച്ചിട്ടില്ല.