Добивки:
- Способност да се објаснат улогите на роботската автоматизација на процеси (RPA) и вештачката интелигенција и пристапот на паметна автоматизација (хиперавтоматизација).
- Способност да се дизајнира рачен процес со негово делење на чекори и разликување помеѓу чекорите кои се погодни за автоматизација и оние кои бараат човечко одобрување
- Способност да се проценат дизајните за автоматизација поддржани со вештачка интелигенција во однос на управувањето со исклучоци, ревизорската патека и трошоците за грешки
Во секоја организација, постојат мачни и склони кон грешки задачи кои луѓето ги повторуваат секој ден: копирање податоци од еден систем и нивно внесување во друг, рачна обработка на информациите за наплата, сортирање на дојдовните е-пошта. Роботичката автоматизација на процесите (RPA) ги автоматизира овие редовни и повторувачки задачи со софтверски роботи кои ги имитираат чекорите што ги презема човекот на екранот. „Робот“ овде не е физичка машина, туку софтвер кој кликнува, пишува и копира на екранот. Моќта на RPA е во тоа што работи на врвот на постоечките системи без да ги менува; Затоа, обезбедува брзи резултати дури и во стари системи кои тешко се интегрираат.
РПА сама не може да ги разбере ситуациите „без правила“. Ако фактура пристигне во стандарден формат, роботот ги чита полињата; Но, ако секој добавувач го испрати во различен формат, роботот ќе биде збунет. Ова е местото каде што вештачката интелигенција стапува во игра: вештачката интелигенција ги извршува чекорите што бараат „пресудување“, како што се разбирање на документот, класифицирање на текстот, извлекување информации од слободен текст, а RPA ги извршува канонските чекори. Оваа комбинација се нарекува интелигентна автоматизација или хиперавтоматизација (од крај до крај, автоматизација на процесите поддржани од вештачка интелигенција). Улогата на специјалистот за МИС е да го раздели процесот на делови и да дизајнира кој дел е на РПА, кој дел на вештачката интелигенција, а кој на човекот.
Автоматизирање на процес
Срцето на дизајнот на автоматизација е разделување на процесот во чекори и класифицирање на секој чекор. Постојат три категории. Управувани и структурирани чекори (пријателски за RPA): „Внесете го секој ред во Excel на екранот ERP“. Чекори кои бараат коментар (напојувана со AI): „На која категорија припаѓа овој текст на жалбата? Висок ризик или несигурни чекори (оставени на лицето): „Одобрение за рефундирање над 5.000 TL“.
Добрата автоматизација ги спасува луѓето од повторливиот товар, а не од целата работа; ја препушта критичната одлука на луѓето. Ова се нарекува дизајн „човечко во јамка“: роботот ја подготвува работата, човекот ја одобрува. На пример, роботот ја чита фактурата и го внесува нацртот во ERP, а сметководителот го дава конечното одобрение. Така, брзината и безбедноста се обезбедуваат заедно.
Совет: Пред да автоматизирате процес, секогаш прво поедноставувајте го. Автоматизирањето на лош процес само побрзо ќе донесе лоши резултати. Прво елиминирајте ги непотребните чекори, а потоа автоматизирајте ги останатите.
Исклучок за управување и ревизорска патека
Секоја автоматизација на крајот наидува на ситуација која ги крши правилата: исчезнати податоци, неочекуван формат, паѓање на системот. Ракувањето со исклучоци му овозможува на роботот безбедно да застане и да го извести човекот во такви ситуации, наместо тивко да прави погрешна работа. Ако не се дизајнираат исклучоци, роботот тивко ќе ги размножува грешките и никој нема да забележи.
Друга потреба е ревизорската патека: запис за секој чекор на роботот, кога е направен, со какви податоци и со каков резултат. Без ревизорска трага, грешката не може да се истражи подоцна; Оваа следливост е законско барање, особено во финансиските процеси. Вештачката интелигенција може да произведе преглед на дизајнот на овој процес, сценарија за исклучоци и документација; Но, кој чекор е критичен и колкава е цената на грешката е определено од деловното знаење.
Три мини случаи: според бројките
Случај 1 - Правилен процес на поделба. Во еден сметководствен центар, рачно се обработуваа 4.000 месечни фактури од добавувачи; Постапката траеше 6 минути по лице. ВИ го прочита документот и ги извлече полињата, РПА го внесе нацртот во ERP, сметководителот само го одобри. Времето на обработка се намали од 6 минути на 1,5 минути, но чекорот за потврда остана кај човекот; со што продолжи да се фаќа погрешната фактура.
Случај 2 - Кога не е дизајниран исклучок. Кај еден осигурител, робот за обновување полиса тивко погрешно постапил со 340 записи со неочекувани формати на датуми; никој не забележа и обновувањата се внесени со погрешен датум. Ако правилото за исклучок („стоп и пријави ако форматот не е препознаен“) било дизајнирано од нула, роботот ќе ги насочи овие записи до човекот. Поправката траеше со недели.
Случај 3 - Автоматизација на погрешен процес. Во еден продавач, процесот на потврда на нарачката имаше 11 чекори; Тоа би било автоматизирано со робот. Кога експертот за МИС го испитал процесот, видел дека 4-те чекори се непотребни двојни проверки. Прво процесот беше намален на 7 чекори, а потоа беше автоматизиран. Кога би бил автоматизиран без поедноставување, 4 непотребни чекори би биле трајни.
Слаба навестување / Силен навестување
Слаба навестување:
Автоматизирајте ја обработката на фактурата.
Моќен потсетник:
Вашата улога: Вие сте дизајнер за автоматизација на процесите. Поделете го следниов рачен процес на чекори и класифицирајте го секој чекор: - [RPA] канонски, структуриран, повторувачки- [AI] бара толкување/категоризација/разбирање на текст- [ЧОВЕКОТ] висок ризик или двосмислена одлука За секој чекор, запишете ги можните исклучоци и што да направите во случај на грешка. Наведете ги информациите што треба да се евидентираат за ревизорската патека. Процес: [чекор-по-чекор рачен опис на процесот]
Моќното известување го разложува процесот, го доделува секој чекор на правилната улога и покренува исклучоци и ревизорска трага од самиот почеток.
Четири шаблони за копирање
1) Процес на распаѓање:
Поделете го рачниот процес подолу на нумерирани чекори. За секој чекор: влез, процес, излез и достапност на автоматизација ([RPA]/[AI]/[HUMAN]). Процес: [текст]
2) Генерирање на сценарио за исклучок:
За следниот автоматизиран процес, „што може да тргне наопаку?“ Список на сценарија: недостасуваат податоци, неточен формат, системска грешка, двоен запис. Предложете што треба да направи роботот за секој од нив. Процес: [текст]
3) Преглед на поедноставување:
Обележете ги чекорите во процесот подолу кои се непотребни, се повторуваат или не даваат вредност и напишете зошто може да се отстранат. Предложете поедноставување ПРЕД автоматизацијата. Процес: [текст]
4) Дизајн на ревизорска патека:
Дизајнирајте ревизорска патека за следниот автоматизиран процес: кои полиња (време, корисник/робот, влез, резултат, одлука) треба да се евидентираат на секој чекор? Наведете ги празнините во однос на финансиската следливост. Процес: [текст]
Табела за споредување: RPA / AI / Human
критериум
РПА
Вештачка интелигенција
човечки
Она во што е најдобар
Редовно, повторливо
Коментар, класификација
расудување, одговорност
Тип на влез
структурирани
Полу/слободен текст
сите видови
Грешка во однесувањето
До буква го следи правилото
Колку што е сигурно погрешно
Може да открие и запре
Ревизија
Лесно се најавува
Излезот мора да биде најавен
Потпис/одобрување
конечна одлука
бр
бр
Да
Вообичаени грешки
- Автоматизирање на лошиот процес. Автоматизирањето без прво поедноставување го овековечува отпадот.
- Не дизајнирање исклучоци. Роботот, изграден на претпоставката дека „се оди добро“, тивко произведува грешки при првото изненадување.
- Препуштање на критичната одлука на вештачката интелигенција. Делегирање на високоризично одобрување на моделот; Дури и ако моделот изгледа самоуверен, тоа не е во ред и не сноси никаква одговорност.
- Заобиколувајќи ја ревизорската патека. Без трага, грешката не може да се истражи; Ова е законска повреда во финансискиот процес.
- Воопшто не го гледам роботот. Промена на системи (екран, простор); Еден ден, немониторираниот робот тивко почнува да клика на погрешно место.
Внимание: брзината на автоматизацијата исто така ја забрзува грешката. Ако човек направи грешка додека обработува 60 записи на час, тие се ограничени на 60 грешки; Неправилно инсталиран робот може да корумпира илјадници записи за неколку минути. Затоа, пилотирајте го во мал волумен на почетокот, под надзор.
Сумирано
RPA ги автоматизира редовните и повторувачките задачи со имитација на чекорите на екранот; Вештачката интелигенција ги презема чекорите кои бараат толкување и класификација. Комбинацијата од двете е интелигентна автоматизација. Срцето на дизајнот е разделување на процесот во чекори и доделување на секој чекор на RPA, AI или човек; Одлуките со висок ризик ги држат луѓето во јамка. Ракувањето со исклучоци и ревизорската трага се задолжителни. Вештачката интелигенција го забрзува распаѓањето на процесот, сценариото за исклучок и изготвувањето на документацијата; Но, кој е критичниот чекор и цената на грешката е одредена од деловното знаење. Пред автоматизирање, прво поедноставете и потврдете со мал пилот.
Задача за апликација
Изберете „процес за одобрување на барање за отсуство“ (барања на вработените, одобрување на менаџерот, процеси на човечки ресурси). (1) Поделете го процесот на чекори со моќниот промпт и класифицирајте го секој чекор како [RPA]/[AI]/[HUMAN]. (2) Опишете најмалку 3 сценарија за исклучок и што ќе прави роботот во секое. (3) Најдете барем 1 непотребен чекор што може да се отстрани пред автоматизацијата. (4) Наведете ги областите што треба да се евидентираат за ревизорската патека. (5) Означете го единствениот чекор со висок ризик и напишете зошто треба да остане во човекот.
листа за проверка
- [ ] Го поделив процесот на чекори и го доделив секој чекор на правилната улога.
- [ ] Го поедноставив процесот пред автоматизацијата.
- [ ] Го дефинирав однесувањето на исклучок за секој чекор.
- [ ] Ги одредив областите што треба да се евидентираат за ревизорската патека.
- [ ] Ги оставив одлуките со висок ризик во човечката јамка.
- [ ] Прво планирав мал волумен, надгледуван пилот.