Добивки:
- Способност да се дизајнира анализа на засегнатите страни (матрица моќ/интерес), план за комуникација и совпаѓање канал-фреквенција-порака со поддршка за вештачка интелигенција
- Способност да се користи вештачка интелигенција за тонирање на конкретни пораки до засегнатите страни, професионално да се доставуваат лоши вести и да се произведуваат нацрти за комуникација
- Способност да се разберат границите на доверливоста и дека конечниот тон, посветеноста и чувствителната порака на односот со засегнатите страни мора да бидат одобрени со човечко расудување.
Проектите не успеваат од технички причини, туку често поради проблеми со комуникацијата и очекувањата. Проектот може да биде совршено испланиран; Но, ако спонзорот е погрешно информиран, клиентот очекува поинаков исход, или тимот ја изгуби мотивацијата, проектот попушта. Засегната страна е секој кој е засегнат од проектот или може да влијае на проектот: спонзор, клиент, краен корисник, тим, добавувач, повисоко раководство, дури и регулаторни тела. Управувањето со очекувањата е да се знае што очекува секој од засегнатите страни и да се доближи ова очекување до реалноста. Вештачката интелигенција е моќен партнер за пишување и планирање на ова поле: структурирање на анализа на засегнатите страни, изготвување нацрт план за комуникација, пишување на истата порака со соодветен тон за различни засегнати страни или дури и изготвување професионална испорака на лоши вести. Но, крајниот тон, посветеност и чувствителност во односите мора да бидат потврдени со човечко расудување; Дополнително, мора да се одржуваат границите на доверливост.
Анализа на засегнатите страни и план за комуникација
Првиот чекор е да знаете со кого и колку да комуницирате. Мрежата за напојување/интерес ги класифицира засегнатите страни по две оски: нивното влијание и интерес во проектот. Се состои од четири региони:
- Висока моќност / голем интерес: Управувајте внимателно (спонзор, главен клиент). Најголем дел од напорот оди овде.
- Висока моќ/ниска вклученост: Останете задоволни (врвниот менаџмент). Кратки информации на високо ниво.
- Ниска моќност / голем интерес: Информирајте (крајните корисници). Редовно ажурирање.
- Ниска моќност / низок интерес: Монитор (засегнати страни за животната средина). Минимален напор.
Вториот чекор е планот за комуникација: канал (е-пошта, состанок, контролна табла, извештај), фреквенција (неделна, месечна, пресвртница), формат и сопственик на порака за секоја група на засегнати страни. Добриот план одговара на прашањето „кој какви информации ќе добие, кога, преку кој канал? Така, нема ниту прекумерно информациско бомбардирање ниту информативен јаз.
Златното правило за управување со очекувањата: недоволно ветување, а не прекумерно испорачување; Ветете ја вистината, држете го зборот. Надуените ветувања задоволуваат на краток рок, но ја уништуваат довербата на долг рок.
заинтересирана страна
Моќ/камата
канал
фреквенција
тон на порака
Спонзор
Високо/Висок
Извештај за управување + состанок
неделно
Краток, ориентиран кон одлуки
клиент
Високо/Висок
статусен состанок
неделно
Транспарентен, доверлив
висок менаџмент
Високо/Ниско
Резиме е-пошта
месечно
виш, нумерички
краен корисник
Ниско/Висока
оглас/табла
На пресвртницата
Едноставно, акцент на корист
Тим
Променлива
секојдневен случајен
дневно
отворена, поддржувачка
Чекор по чекор: Комуникација на засегнатите страни со вештачка интелигенција
- Карта на засегнатите страни. Дајте ѝ на ВИ анонимниот список на засегнати страни и побарајте нацрт-класификација во матрицата моќ/интерес; поправете го за реалноста.
- Нацрт план за комуникација. Генерирајте совпаѓање канал-фреквенција-порака за секоја група.
- Тонирајте ја пораката според засегнатата страна. Испечатете ја истата ситуација со соодветен тон за спонзорот (кратко, одлука), тимот (отворен, поддржувачки), клиентот (транспарентен, доверба).
- Подгответе ги лошите вести. За вести како што се одложувања/пречекорувања на буџетот, побарајте нацрт кој е професионален, презема одговорност и предлага решенија.
- Човечко одобрување. Потврдете ги чувствителните пораки, обврските и тонот пред да ги испратите.
- Контрола на приватноста. Проверете дали пораката што оди до една заинтересирана страна не протекува доверливи информации на друга заинтересирана страна.
Внимание: порака напишана до клиент може да протече име на друг клиент, информации за перформансите на член на тимот или податоци за внатрешни трошоци. ВИ не ги забележува овие; Ја филтрирате секоја појдовна порака за приватност.
три мини футроли
Случај 1 - Иста вест, три тони. Премиерот мораше да ги пренесе вестите за двонеделното одложување на три засегнати страни. Тој побара три посебни нацрти, од вештачка интелигенција до спонзор (влијание + план за компензација), до клиент (транспарентно обелоденување + нов датум), до тим (поддршка, без вина). Секој од нив го преработил и ги испратил. Реакцијата беше ублажена бидејќи сите три засегнати страни беа информирани рано и со соодветен тон. Време: 45 минути пишување беше намалено на 12 минути.
Случај 2 - Лоши вести правилно врамени. Координаторот се двоумеше да пријави пречекорување на буџетот на клиентот. Тој побара од вештачката интелигенција преглед кој ја презеде одговорноста, ја објасни причината и понуди две опции за решение. Координаторот го уреди нацртот со свој глас. Клиентот го ценеше пристапот фокусиран на решенија и врската стана посилна. Поука: лошите вести не ја нарушуваат довербата ако се добро врамени.
Случај 3 - Протечени доверливи информации. Еден член на тимот го испрати ажурирањето на клиентите генерирано со вештачка интелигенција без да го прочита; текстот ја содржеше внатрешната маржа на трошоци и името на друг проект. Кога муштеријата го забележал тоа, бил вознемирен. Поука: секоја појдовна порака мора да ја прочита човек за приватност.
Слаб промпт / Силен промпт
Слаба навестување:
Напишете е-пошта до клиентот велејќи дека има доцнење.
Тонот, контекстот, резолуцијата и доверливоста се нејасни; Се појавува општ, ладен или премногу одбранбен текст.
Моќен потсетник:
Вашата улога: искусен проект-менаџер. Контекст: треба да известам клиент (име [MASKED]) за доцнење од 10 работни дена. Причина: испораката на добавувачот на критичната патека е одложена (детали за внатрешни трошоци СПОДЕЛИ). ориентирана кон решение. Содржина: 1) јасно наведете ја ситуацијата, 2) поедноставете ја причината, 3) наведете го новиот датум, 4) понудите две опции за компензација, 5) смирувачко затворање. Правило: НЕ споменувајте внатрешни трошоци, маржа или други имиња на клиенти/проекти. Најмногу 180 зборови.
Овој поттик е силен: тонот, структурата на содржината, маргината на приватност и должината се јасни.
Дополнителни шаблони:
# Приспособлив тон Напишете ја следнава ситуација во три посебни контури: (а) кратка/одлука фокусирана на спонзорот, (б) поддршка/отворена за тимот, (в) транспарентна/смирувачка за клиентот. Дајте го истиот факт, само променете го тонот и нивото на детали според засегнатата страна.
# Порамнување на очекувањата Клиентот го изрази следново очекување: [очекување]. Дали е ова компатибилно со тековниот опсег/распоред? Ако не, нацртајте одговор кој нежно ќе ги вовлече потенцијалните клиенти во реалност и ќе понуди алтернатива. Обележете ги речениците за посветеност со [одобрување во очекување].
# Филтер за приватност. Ако има, означете го и предложете да го отстранам.
Вообичаени грешки
- Иста порака до сите: Спонзорот и крајниот корисник не сакаат исти детали; Тонот и нивото треба да варираат во зависност од засегнатата страна.
- Одложување на лошите вести: Премиерот кој доцна најави одложување, рано ја губи довербата.
- Надуено ветување: Ветување што не може да се одржи, краткорочното задоволство значи долгорочно разочарување.
- Протекување на приватноста: Во пораката може да протечат внатрешни податоци или други информации за засегнатите страни.
- Испраќање на тонот на вештачката интелигенција како што е: Премногу формален или премногу пријателски тон може да и наштети на врската; Мора да се постави со човечки глас.
- Воопшто не управува со очекувањата: Тишината го наведува засегнатиот да си постави свое (обично оптимистичко) очекување.
Совет: за секој клучен чинител, „за што е оваа личност најмногу љубопитна и од што најмногу се плаши во проектот? Одговорете на прашањето. Ако ја засновате вашата комуникација на овие два одговори, вашата стапка на удари ќе се зголеми.
Сумирано
Комуникацијата со засегнатите страни и управувањето со очекувањата се невидливите, но одлучувачки аспекти на проектот. Матрицата моќ/интерес одговара на прашањето кому и колку труд ќе дадете, а планот за комуникација одговара на прашањето кој-кога-кој канал-која порака. ВИ ја забрзува анализата на засегнатите страни, планирањето на комуникацијата и тонот специфичен за засегнатите страни; професионално ги врамува лошите вести. Сепак, конечниот тон, обврските и чувствителните пораки мора да бидат подложени на човечко одобрување; Секоја појдовна порака мора да се филтрира заради доверливост.
Задача за апликација
Класифицирајте ги (анонимизирајте) засегнатите страни на вашиот проект во матрицата моќ/интерес со вештачка интелигенција и изгответе нацрт план за комуникација. Потоа земете ја моменталната ситуација (на пример, доцнење или потреба за одлука) и испечатете три индивидуално тонирани пораки за спонзорот, клиентот и тимот. Преминете ја секоја порака низ филтер за доверливост и не испраќајте реченици што содржат обврски без одобрение.
листа за проверка
- [ ] Ги класифицирав засегнатите страни во матрицата моќ/интерес.
- [ ] Поставив план за канал-фреквенција-пораки за секоја група.
- [ ] Истата вест ја прилагодив на соодветниот тон според засегнатата страна.
- [ ] Ја пренесов лошите вести навремено и ориентирани кон решенија.
- [ ] Ги филтрирав појдовните пораки за доверливост/NDA.
- [ ] Ги одобрив човечките реченици кои содржат обврски.