Добивки:
- Способност да се претворат белешките и записниците од состаноците во резиме поделено на области на одлуки, активности и одговорни (RACI) со поддршка на вештачка интелигенција
- Способност да се користи вештачка интелигенција за креирање на акциони ставки, доделување рокови и нацрт-тракери за акција
- Разбирање дека одлуките што вештачката интелигенција ги прескокнува или доделува погрешно и содржината што бара доверливост мора да бидат предмет на човечка контрола.
Повеќето проекти се управувани на состанокот; но повеќето состаноци летаат без трага. „За што разговаравме?“, „кој би го направил ова?“, „до каква одлука дојдовме?“ прашањата се цената на лошите оценки. Доброто резиме на состанокот го сведува едночасовниот разговор на три работи: донесени одлуки, преземени дејства (кој, што, кога) и теми оставени отворени. Вештачката интелигенција е неверојатно моќна во оваа работа: претворање на записник од состанок или расфрлани белешки во организирано резиме, листа на одлуки и табела за следење на дејствијата со одговорен датум во секунди. Но, вештачката интелигенција може да прескокне одлука, да додели дејство на погрешна личност или да направи неискажана обврска; Дополнително, доверливите разговори треба да се постапуваат со претпазливост. Резимето не треба да се дистрибуира без човечка контрола.
Структура на добар состанок резиме
Ефективното резиме се состои од четири дела:
- Отпечаток: Датум, учесници, предмет, времетраење.
- Одлуки: Одлуките (исходите, не дискусиите) се јасно донесени на состанокот.
- Дејства: Секој во формат „што, кој (одговорен), кога (краен рок)“. Ова е срцето на следењето.
- Отворени теми / паркинг листа: Теми за кои не може да се одлучат и остануваат за подоцна.
Акронимот RACI е корисен за појаснување на дејствијата: Р (Одговорен) ја врши работата, А (Одговорен) на крајот одговорен/одобрување на работата, В (консултиран) консултиран, јас (Информиран) информиран. Едно дејство мора да има само едно „А“; Ако двајца луѓе се подеднакво одговорни, никој всушност не е одговорен.
Акционен тракер е графикон во живо каде што сите отворени дејства се следат на едно место: дејство, одговорно, датум на доспевање, статус (отворено/во тек/завршено/задоцнето), белешки. Секој состанок започнува со ажурирање на оваа листа („а што е со акциите од минатата недела?“) и завршува со нови дејства.
област
пример
Зошто е важно?
акција
„Поставете тест средина“
Јасно е што да се прави
Одговорен (Р)
самец
Двајца одговорни = нула одговорни
рок
12 септември
Акцијата без датум е одложена
Статус
во тек
следливост
Контекст/одлука
„Средба 5, одлука 2“
способност за трагање
Чекор по чекор: Резиме и екстракција на акција со вештачка интелигенција
- Подгответе го суровиот влез. Препис од состанок, белешки или излез на аудио-текст. Ако има доверлива/лична содржина, анонимизирајте ја.
- Побарајте структурирано резиме. Побарајте вештачка интелигенција за резиме во формат на линија + одлуки + акции + отворени теми.
- Забрани изработка. Упатство „Не додавајте одлука/одговорно лице/датум што не е јасно спомнато во текстот; ако е нејасно, напишете „неизвесно“.
- Одговорна и проверка на датумот. Проверете со секој одговорен и историски учесник што го назначува АИ; Најчеста грешка е тука.
- Префрлете се на списокот за следење. Додадете нови дејства во тракерот за акција, ажурирајте го статусот на претходните дејства.
- Прочитајте пред да го дистрибуирате. Прочитајте го апстрактот како човек пред да го испратите до учесниците; Проверете дали има скриена содржина и неточна задача.
Совет: Откако ќе заврши состанокот, дистрибуирајте го резимето истиот ден. Секој различно се сеќава по 24 часа; свежо резиме ја завршува дискусијата.
три мини футроли
Случај 1 - Повратени изгубените дејства. Координаторот на проектот го дал записникот од 70-минутниот состанок на АИ и презел акција. ВИ откри 14 акции; Координаторот заклучил дека 3 од нив се всушност „идеи“ а не акција, а за останатите 11 го потврдил одговорниот датум.
Случај 2 - Фатена погрешна задача. Еден премиер ја виде линијата „Пепел ќе ја изврши миграцијата на базата на податоци“ во резимето на вештачката интелигенција; Сепак, на средбата Ахмет рече „Можам да го разгледам“ и не се обврзал. Премиерот тоа го коригираше со зборовите „Ахмет ќе ја разгледа изводливоста, одлуката ќе биде донесена на следниот состанок“. Лекција: ВИ може да го претвори двоумењето во посветеност; Мора да се проверат одговорните задачи.
Случај 3 - Ризик од нарушување на приватноста. Водачот на тимот го дал целосниот записник од состанокот на кој прашањето за перформансите на еден член на персоналот било дискутирано до АИ за дистрибуција како јавно резиме. За среќа, тој го прочита пред да го подели и го отстрани личниот/доверлив дел. Лекција: човечкото прегледување пред дистрибуцијата на дигестот ја зачувува доверливоста.
Слаб промпт / Силен промпт
Слаба навестување:
Сумирајте ги овие белешки од состанокот.
ВИ дава општо резиме; Не ги одвојува одлуките од дејствијата, не доделува одговорности/датуми и е отворен за измислица.
Моќен потсетник:
Вашата улога: секретар на проектен состанок. Влез: Подолу е препис од состанокот (лични/доверливи имиња [МАСКИ]). Одговорен (Р) | Краен рок | Контекст 4) ЕКСПЛИЦИТНИ ПРАШАЊА Правила: - ДОДАЈ одлука, одговорно лице или датум што не е ЕЗПРЕСНО спомената во текстот. Ако е нејасно, напишете „неизвесно“. - Не пишувајте колебливи изрази („ќе погледнам“, „можеби“) како ветувања; пријавете го како што е.- Одделете ја идејата од акцијата; Бидете единствено одговорни за секоја постапка.
Ова барање е силно: структурата ја вклучува забраната за изработка, разликата двоумење-посветеност и правилото на единствено одговорно.
Дополнителни шаблони:
# Проверка на комплетноста на дејството Во списокот со акции подолу, означете ги оние чиј одговорен ИЛИ рок на доспевање недостасува. За секој исчезнат, ПРАШАЈ ме на состанокот кој си го презел на себе/кога; Не закажувајте состаноци.
# Ажурирање на списокот за следење, Мојата претходна листа за следење (приложена) и резимето на состанокот оваа недела се обезбедени. Ажурирајте го статусот на претходните дејства, означете ги завршените, додајте нови дејства. Промени во списокот.
# Скенер за приватност Скенирај го ова резиме пред да го дистрибуираш: означете реченици што содржат лични перформанси, плата, здравје, дисциплина или доверливи деловни информации и препорачувам да ги исклучам од дистрибуцијата.
Вообичаени грешки
- Грешка идеја за акција: Не се што е кажано е обврска; ВИ можеби нема да ги разликува.
- Не се потврдува одговорното лице: Дејството доделено на погрешно лице се губи во следењето.
- Акција без рок: Дејството без рок се одложува на неодредено време.
- Претворањето на двоумењето во посветеност: „Ќе видам“ и „ќе“ се различни.
- Дистрибуција на доверлива содржина без филтрирање: Перформансите/личните проблеми може накратко да протечат.
- Не ажурирање на списокот за следење: штом ќе се преземе дејство, тоа е бесмислено ако не се следи.
Внимание: Вештачката интелигенција понекогаш може да додаде акција што никогаш не била спомната на состанокот, но изгледа „логично“. Ова е добронамерна халуцинација, но ги бара луѓето одговорни за задачите што никогаш не ги преземале. Споредете ја секоја линија со вистинскиот препис.
Сумирано
Резимето на состанокот го сведува разговорот на одлуки, акции и отворени теми; Списокот за следење акција ги одржува овие живи. Вештачката интелигенција ги претвора транскриптите во структурирано резиме за секунди и создава табела со одговорни датуми. Сепак, може да ја помеша идејата со акцијата, да го претвори двоумењето во посветеност, да прави неточни задачи или да носи скриена содржина. Човечка работа е да ги потврди принципите и датумите, да ја филтрира доверливоста и да го прочита резимето пред да го дистрибуира.
Задача за апликација
Дајте ги белешките од вашиот последен состанок (прикривајќи ги тајните имиња) на вештачката интелигенција и изгответе структурирано резиме и табела со акции. Потврдете го со факти одговорното лице и датумот на секое дејство; Одделете барем една „идеја“ од акцијата. Направете проверка пред распоредувањето со шаблонот „скенер за приватност“ и префрлете ги дејствата на вашата листа за следење.
листа за проверка
- [ ] Резимето го поделив на одлука, акција и отворена тема.
- [ ] Секоја акција има едно одговорно лице и рок.
- [ ] Ги потврдив одговорните и датумските задачи со вистинскиот препис.
- [ ] Ја одвоив идејата од посветеноста; Ги оставив двоумењата такви какви што беа.
- [ ] Филтрирав приватна/лична содржина пред дистрибуцијата.
- [ ] Ги додадов дејствата во списокот за следење и ги ажурирав претходните ситуации.