Добивки:
- Разберете ги концептите на изјава за обем и структура за расчленување на работа (WBS) и користете вештачка интелигенција за да создадете нацрт WBS поделен на работни пакети
- Разјаснете ги ставките надвор од опсегот, испораките и критериумите за прифаќање со поддршката за вештачка интелигенција и видете рано провлекување на опсегот
- Способност да разбере дека е одговорност на проект-менаџерот да го потврди интегритетот, реализмот и соодветноста на WBS произведен од вештачката интелигенција со организацискиот контекст преку проверка на тимот и засегнатите страни.
Кога ќе започнете проект со "што ќе правиме?" Да се почне со ова е како одење во темнина. Проектите често пропаѓаат не затоа што се лошо управувани, туку затоа што биле погрешно дефинирани од самиот почеток. Предмет на оваа единица се двете основни алатки кои ги опишуваат границите на проектот и ја делат работата на податливи делови: изјава за опсегот и структурата за расчленување на работата. Кога овие два документи се правилно поставени, распоредот, прогнозата, ризикот и буџетот се цврсто над нив; Кога е погрешно поставено, сè се тресе низ целиот проект. Вештачката интелигенција е моќен партнер за изработка и во двата документи: предлага скелет на опсегот и расчленување во работни пакети за неколку минути. Но, запомнете: ВИ создава општа шема; Само вие и вашиот тим ги знаете вистинските резултати, ограничувањата и критериумите за прифаќање на вашата организација.
Што е изјава за опсег?
Опсег е она што го вклучува проектот, а што не вклучува. Изјавата за опфатот е документот што го става во писмена форма и обично ги вклучува: целта на проектот, клучните резултати, критериумите за прифаќање, ставките надвор од опсегот, претпоставките и ограничувањата. Најкритичниот и најзанемарениот дел овде е списокот надвор од опсегот: „Нема да направиме X во овој проект“ го спречува аргументот „но јас мислев дека е вклучен“ подоцна.
Кога опсегот ќе излезе од контрола, тоа се нарекува лазење на опсегот: малата, неодобрена работа додадена на проектот го надувува со текот на времето. „Само уште едно мало дополнување“, кога се повторува, ги разнесува буџетот и распоредот. Добрата изјава за опсегот и јасните критериуми за прифаќање се првата линија на одбрана од лази на опсегот. Критериумите за прифаќање се мерливиот услов што испораката мора да го исполни за да се смета за „целосно“ (на пр. „формира оптоварувања за помалку од 2 секунди“).
Совет: Кога ја пишувате изјавата за опсегот, вложете напор во списокот „што нема да направиме“ колку и „што ќе правиме“. Исклучените ставки се најевтиното осигурување за проектот.
Што е структура на дефект на работата (WBS)?
Структурата за расчленување на работа (WBS) е хиерархиско стебло што ја дели вкупната работа на проектот на логички делови кои постепено стануваат помали од врвот до дното. На врвот е проектот, под него се главните испораки/фази, а под нив се работните пакети. Работен пакет е дел од работата на најниско ниво што може да му се додели на лице/тим и е доволно мал за да се процени неговото времетраење и цена. Еден добар WBS следи две правила: правилото 100% (збирот на долните делови го вклучува целиот горен дел, ни повеќе, ни помалку) и меѓусебна ексклузивност (нема два пакети кои содржат иста работа, нема преклопување).
Зошто WBS е толку важен? Бидејќи предвидувањето, распоредот, буџетот и ризикот секогаш се прават на ниво на работниот пакет. „Ќе направиме веб-страница“ е непредвидливо; но пакетите како „дизајн на страница за најавување“, „образец за регистрација на корисник“, „тестирање за интеграција на плаќање“ се предвидливи. WBS е исто така рамка за доделување одговорност (RACI), следење на напредокот и комуникација.
Чекор по чекор: генерирање на нацрт на WBS со вештачка интелигенција
- Разјаснете го опсегот. Анонимно дајте ѝ на ВИ целта на проектот, клучните резултати и познатите ограничувања. Добар WBS не доаѓа од нејасна цел.
- Побарајте расчленување на нацртот. Побарајте вештачка интелигенција за хиерархија поделена на фази и работни пакети; Побарајте опис на опсегот во една линија и предложена испорака за секој пакет.
- Тестирајте го правилото 100%. Проверете дали вкупниот број произведени пакувања целосно го исполнува обемот; Обележете ги исчезнатите и непотребните предмети.
- Додадете критериуми за прифаќање. Побарајте нацрт-мерливи критериуми за прифаќање за секој клучен испорачувач, а потоа рафинирајте ги во однос на реалноста.
- Појасни надвор од опсегот. Побарајте од вештачката интелигенција список со „артикли што веројатно не треба да бидат надвор од опсегот за овој проект“ и разговарајте за тоа со тимот.
- Потврда на тимот и засегнатите страни. Прегледајте го нацртот со сопствениците на работниот пакет. WBS никогаш не е „план“ без одобрение од тимот.
Внимание: WBS генериран од вештачка интелигенција честопати може да пропушти критичен пакет (на пр. „правно одобрување“, „миграција на податоци“, „обука на корисници“) што изгледа логично, но е специфично за вашата организација. Пакетот што недостасува ќе го направи вашето предвидување погрешно од самиот почеток. Бидете сигурни да го примените правилото 100% од човечка перспектива.
три мини футроли
Случај 1 - план за заштеда на време. Наместо да се изгради WBS од нула за нов проект за интранет, експерт на PMO го даде на YZ анонимното резиме на опсегот и побара нацрт. YZ предложи 6 фази и 34 работни пакети. Експертот отстрани 5 пакети и додаде 3 пакети кои недостасуваа (интеграција на ДЗС, тестирање на пристапност, миграција на содржина) во 45-минутната работилница со тимот. Работата за која ќе требаше еден ден од почеток, заврши за половина ден и стана покомплетна.
Случај 2 - Лазење на опсегот на фаќање. Менаџерот на проектот дава AI 12 мали барања од клиентот и прашува „дали се тие во обем или надвор од опсегот според тековната изјава за опсегот?“ Тој го класифицираше како: YZ 7 го означи барањето како „можно надвор од опсегот“. Премиерот ги претвори овие во официјални барања за промени; инаку дополнителните 3 недели работа тивко би протекле во проектот.
Случај 3 - Замка за пакети што недостасува. Тим одобри 28 пакети WBS произведени од YZ без верификација. Во средината на проектот, беше забележано дека нема пакети „миграција на податоци“ и „проба во живо“; овие две промашувања додадоа 4 недели на распоредот. Поука: нацртите за вештачка интелигенција не треба да се одобруваат без тестирање на луѓе со правилото 100%.
Слаб промпт / Силен промпт
Слаба навестување:
Напишете WBS за проект за мобилна апликација.
Ова барање е многу општо: вештачката интелигенција обично произведува шаблон, но има мала врска со вистинските резултати, ограничувањата и критериумите за прифаќање на вашиот проект.
Моќен потсетник:
Вашата улога: виш специјалист за планирање на проекти. Контекст: мобилна апликација за следење на залихи за клиент на мало (името е маскирано). Ограничувања: 4 месеци, интеграција со постоечкиот ERP задолжителна, iOS+Android, достапна е миграција на податоци. Задача: Направете нацрт WBS поделен на фази и работни пакети. Правила: - почитувајте го правилото 0% 10 пакетите во секоја фаза треба целосно да ја покриваат фазата.- За секој работен пакет: опфат на една линија + главен испорачан + мерливи критериуми за прифаќање.- На крајот наведете посебна листа „можно е ИЗ опсегот“. Излез: табела за означување (Фаза | Пакет | Опсег | Испорака | Критериуми за прифаќање).
Ова барање е силно бидејќи контекстот, ограничувањето, правилото 100%, критериумите за прифаќање и барањето надвор од опсегот се јасни; исто така, наметнува несигурност со „[потврда со тимот]“.
Дополнителни шаблони:
# Пронаоѓач надвор од опсегот Прочитајте ја изјавата за опсегот подолу. Наведете ги како „кандидати надвор од опсегот“ задачи кои се вообичаени, но не ЕКСПРЕСНО споменати овде (на пр. обука, документација, поддршка, миграција, безбедносно тестирање). За секој, прашајте зошто треба да се вклучи/исклучи.
# Производител на критериуми за прифаќање Предложете 3-5 мерливи критериуми за прифаќање за следната испорака (во SMART формат): [испорака]. Не пишувајте критериуми што не можат да се измерат (како „треба да работи добро“).
# 100% проверка на правила Испитајте го WBS подолу. Која испорака од изјавата за опсегот НЕМА пандан во ниту еден работен пакет? Кои пакети ја надминуваат изјавата за опсегот? Наведете ги празнините.
Вообичаени грешки
- Не пишување надвор од опсегот: Ако „она што нема да го направиме“ е нејасно, неизбежно е лазењето на опсегот.
- Пакети кои се премногу големи или премногу тенки: Џиновски пакет кој трае еден месец е непредвидлив; Малиот едночасовен пакет го преплавува менаџментот. Пакетите мора да бидат предвидливи и следени.
- Одобрување на планот за вештачка интелигенција без нејзино потврдување: Нецелосен пакет специфичен за претпријатието (миграција на податоци, регулаторно одобрение, обука) го фалсификува планот од самиот почеток.
- Прескокнување на критериумите за прифаќање: Ако нема критериуми, дискусијата „завршена“ е бесконечна.
- Непоставување на WBS фокусиран на резултати, а не на активности: Добриот WBS покажува резултати (имиња), а не активности како „одржување состанок“.
Совет: Не пишувајте WBS еднаш и оставете го тоа. Кога ќе пристигне одобрена промена, ажурирајте го WBS, потоа распоредот и буџетот. WBS е жив документ.
Сумирано
Изјавата за опсегот ги дефинира границите на проектот, додека WBS ги дефинира управуваните делови од работата. Добрата изјава за опсегот вклучува јасни критериуми за прифаќање и силна листа „надвор од опсегот“; Добар WBS го следи правилото 100% и меѓусебната ексклузивност. Вештачката интелигенција произведува брзи и целосни нацрти за двете, но може да ги прескокне пакетите специфични за институцијата. Од раководителот на проектот зависи да го примени правилото 100% од човечка перспектива, да разјасни надвор од опсегот и да добие валидација на тимот.
Задача за апликација
За ваш тековен проект, изгответе нацрт WBS од вештачка интелигенција поделен на фази и работни пакети (анонимизирајте ги податоците). Потоа, со член на вашиот тим, применете го правилото 100%: кои пакети недостасуваат, кои се непотребни, која испорака нема критериуми за прифаќање? Поправете најмалку 3 точки што недостасуваат/неточни и зачувајте го коригираниот WBS.
листа за проверка
- [ ] Мојата изјава за опсег има цел, испорачливо, критериуми за прифаќање, надвор од опсегот, претпоставка и ограничување.
- [ ] Намерно го пополнив списокот „надвор од опсегот“.
- [ ] WBS го следи правилото 100% (не недостасува/вишок пакети).
- [ ] Секој работен пакет е предвидлив и може да се следи.
- [ ] Секоја важна испорака има мерливи критериуми за прифаќање.
- [ ] Го потврдив нацртот на вештачката интелигенција со тимот; Додадов пакети специфични за институцијата.