Добивки:
- Способност да се разбере повелбата на проектот, шаблоните, научените лекции и концептите на база на знаење и да се произведуваат стандардни нацрти на документи со поддршка за вештачка интелигенција
- Способност за користење вештачка интелигенција за стандардизација на документи, сумирање на архиви и екстракција на организациски информации
- Разбирање дека точноста на документот, контролата на верзијата и корпоративната меморија мора да се чуваат под човечка контрола
Проектите завршуваат, но сеќавањето на институциите останува - или не. Во повеќето организации, секој нов проект започнува од нула; Лекциите, шаблоните и знаењето за минатите проекти остануваат во главите на луѓето и одат со нив. PMO (Project Management Office) е единица која обезбедува стандарди, методи и поддршка на проектите во институцијата; Една од нивните должности е да ја одржат оваа институционална меморија жива. Темата на оваа единица е добра проектна документација и управување со знаење: стандардни шаблони, проектна повелба, учење лекции и воспоставување база на знаење што може да се пребарува. Вештачката интелигенција е многу моќен асистент во оваа област: произведува стандардни нацрти на документи, ја сумира дисперзираната архива, извлекува теми и увиди од минатите проекти. Но, точноста на документите, контролата на верзијата и веродостојноста на институционалната меморија бараат човечка контрола.
Основни документи на PMO
Повелбата на проектот е документот што официјално го иницира проектот, ја дефинира неговата цел, опсег, спонзор, главните одредници и овластувањето на премиерот. Тоа е како краток, но критичен договор: „зошто го правиме овој проект и кој е одговорен?
Шаблоните ги стандардизираат повторливите документи: шаблон WBS, шаблон за регистар на ризик, образец за извештај за статус, образец за резиме на состанок. Стандардните шаблони заштедуваат време и обезбедуваат квалитет и споредливост; Тој е еден од највредните резултати на PMO.
Научените лекции е документ кој ги запишува одговорите на прашањата „што помина добро, што лошо, што ќе правиме понатаму“ на крајот на проектот (или на крајот на фазата). Овој документ е најевтината алатка за спречување на организацијата да ја прави истата грешка одново и одново - но во повеќето организации, тој или никогаш не е напишан или напишан и никогаш повеќе не се отвора.
Базата на знаење е колективната меморија каде што сите овие документи се чуваат во формат што може да се пребарува, достапен. За да биде вредно, мора да биде организирано, ажурирано и да може да се пребарува; Неуредниот куп датотеки не е база на знаење.
документ
Цел
Придонес на ВИ
Повелба на проектот
Официјално започнување на проектот
произведе стандарден нацрт
шаблони
стандардизирајте го повторувањето
Предложете скелет на шаблон
Лекција за лекција
зачувај меморија
Извлекување теми од снимки
Архива на извештај за статус
Историја на напредок
Направете резиме на трендови
база на знаење
меморија што може да се пребарува
Класификација/резиме на документи
Чекор по чекор: Управување со документација и знаење со вештачка интелигенција
- Генерирајте стандарден шаблон. Побарајте од YZ скелет за шаблон за документи според потребите на вашата организација; се прилагодат на институционалниот контекст.
- Подгответе ја повелбата. Побарајте нацрт-повелба на проектот од вештачката интелигенција со анонимни информации за проектот; Пополнете ги областите на спонзори и јурисдикција со вистина.
- Сумирајте ја архивата. Давајте извештаи за историски статус или документи за затворање на вештачката интелигенција и нека извлече теми и повторливи проблеми.
- Синтетизирајте ја лекцијата за лекција. Кондензирајте ги лекциите од повеќе проекти во заеднички теми со вештачка интелигенција; но проверете го секој заклучок со неговиот контекст.
- Верзија и проверка на факти. Потврдете го документот што го произведува вештачката интелигенција; Додадете датум, број на верзија и информации за одобрување. Неточен документ ја труе базата на знаење.
- Приватност и анонимизација. Отстранете ги сите инкриминирачки или доверливи податоци од лекциите и резимеата од архивите.
Внимание: Документите од научената лекција лесно можат да станат документи за „криминално пребарување“. Користете анонимен јазик фокусиран на процесот, како „процесот на одобрување беше недефиниран“ наместо „лицето X доцнеше“. ВИ може да генерира инкриминирачки изјави; Човек мора да ги омекне овие.
три мини футроли
Случај 1 - Забрзување со стандард. Експерт на PMO сакаше да ги стандардизира извештаите за статусот што различни премиери ги пишуваат во различни формати. Таа зеде заедничка рамка за шаблон од вештачката интелигенција и ја приспособи на контекстот на претпријатието. Во рок од три месеци, сите проекти пријавени во ист формат; менаџментот беше во можност да направи споредби и времето за подготовка на извештаи се намали во просек за 40%.
Случај 2 - Откривање на скриената меморија. Една институција даде 14 завршни извештаи од последните 2 години на вештачката интелигенција и идентификуваше заеднички проблеми (податоците се анонимизирани). Вештачката интелигенција откри шема како „интеграцијата на добавувачите беше одложена во 6 од 9 проекти“. Со овој увид, PMO создаде стандардна „чек листа за интеграција на добавувачи“. Расфрланите информации во главите на луѓето се претворија во корпоративна алатка.
Случај 3 - Затруена база на знаење. Еден тим стави документ „најдобри практики“ генериран со вештачка интелигенција во базата на знаење без да го потврди. Документот ја опиша методологијата што никогаш не била користена во институцијата како „наш стандард“ (халуцинација). Новите премиери мислеа дека ова е реално и настана конфузија. Поука: секој документ што влегува во базата на знаење мора да биде проверен од човек.
Слаб промпт / Силен промпт
Слаба навестување:
Напишете проект повелба.
Без контекст; Се појавува документ кој е општ, ирелевантен за вашата институција и содржи можеби измислени полиња.
Моќен потсетник:
Вашата улога: специјалист за PMO документација. Контекст: [анонимен проект: цел, улога на спонзор, клучни резултати, времетраење, опсег на буџетот]. Задача: Направете НАЦРТ на проектна повелба. Секции: Цел/образложение, Резиме на опсегот, Клучни пресвртници, Спонзор и мандат, Ризици на високо ниво, Критериуми за успех. Правила: - Користете ги само информациите што ги давам; Оставете го непознатото поле „[да се пополни]“, дополнете го.- НЕ ДОДАВАЈТЕ име на институција, име на вистинско лице или реален износ.- Користете краток и формален јазик; Секој дел има најмногу 4 реченици.
Овој потсетник е моќен: вклучува структура, означување на полето за пополнување, забрана за изработка и граница на приватност.
Дополнителни шаблони:
# Синтисајзер за заклучоци за лекции Подолу се заклучоците за лекциите од повеќе проекти (анонимни). Групирајте заеднички теми (процес, комуникација, прогнозирање, набавка). Напишете анонимен предлог за подобрување фокусиран на ПРОЦЕС за секоја тема. Не користете акузаторен израз.
# Стандардизатор на шаблони Подолу се извештаите за статусот во 3 различни формати. Предложете заедничка рамка за шаблон за повеќекратна употреба; Наведете кои полиња се задолжителни, а кои треба да бидат опционални.
# Извлекување на трендови во архива Извадете повторливи прашања и области за подобрување од оваа архива на извештај за историски статус (анонимна). За секој наод, наведете на кој извештај се потпирате; Давање неосновани тврдења.
Вообичаени грешки
- Воопшто не пишување на лекцијата: Незапишана лекција е повторена грешка.
- Архивирање на документот без негово потврдување: Неточниот документ ја труе базата на знаење и ги доведува во заблуда новодојденците.
- Заобиколување на контролата на верзијата: ако не е јасно кој документ е актуелен, корпоративната меморија станува збунета.
- Обвинителски јазик: Заклучокот за именување ги спречува луѓето да бидат искрени.
- Дали да се наметне шаблон или не: Ако општиот образец на вештачка интелигенција се користи без да се усогласи со реалноста на институцијата, тој нема да работи.
- Преместување доверливи податоци во архивата: информациите за клиент/лице не треба да се чуваат без анонимизација.
Совет: Соберете ги научените лекции при пресвртниците, не само при завршувањето на проектот. Кога проектот ќе заврши, сите се уморни и деталите се заборавени; Свежите лекции се повредни.
Сумирано
PMO документацијата и управувањето со знаење и овозможуваат на организацијата да учи од проект до проект. Повелбата на проектот го иницира проектот, стандардните шаблони го забрзуваат повторувањето, заклучоците од лекциите ја зачувуваат меморијата, а базата на знаење ги прави да се пребаруваат. Вештачката интелигенција е моќен асистент во генерирање шаблони, сумирање на архиви и синтеза на курсеви. Но, точноста на документите, контролата на верзијата, слободата од инкриминирачки јазик и доверливоста бараат човечки надзор; Непроверен документ ја труе институционалната меморија.
Задача за апликација
Изберете тип на документ што не е стандарден во вашата институција (на пр., извештај за статус или резиме на состанокот). Создадете стандардна рамка за шаблони од вештачката интелигенција и прилагодете ја на контекстот на вашата компанија. Дополнително, намалете ги (со анонимизирање) белешките од предавањата од најмалку два минати проекти на заеднички теми со вештачката интелигенција и направете три анонимни предлози за подобрување ориентирани кон процесот. Потврдете ги документите што ги произведувате и додајте ги во базата на знаење со информации за верзијата/датумот.
листа за проверка
- [ ] Ја адаптирав повелбата/шаблонот на проектот на институционалниот контекст, не оставајќи простор за намислување.
- [ ] Ја потврдив документацијата и додадов информации за верзијата и датумот.
- [ ] Ја напишав лекцијата на процесно ориентиран и анонимен јазик.
- [ ] Ги чував архивските резимеа заедно со нивната основа (кој извештај).
- [ ] Ги анонимизирав доверливите/лични податоци.
- [ ] Додадов само потврдени документи во базата на знаење.