Добивки:
- Може да разликува каде вештачката интелигенција заштедува реално време во управувањето со проекти (планирање, проценка, известување, комуникација) и каде одлуките како што се посветеноста на буџетот и датумот на испорака се препуштени на менаџерот на проектот, во зависност од нивото на ризик на задачата
- Способност да се примени дисциплина која го потврдува секој излез на вештачка интелигенција преку чекорите на поврзување со изворот, повторно пресметување и поминување низ административно филтрирање.
- Анонимизирање на податоците на проектот, клиентите и засегнатите страни во опсегот на KVKK/приватноста и NDA и стекнување навика за избор на безбедни возила
Во секој проект има стотици одлуки, од кои повеќето се носат тивко. За кого е оваа работа? Колку дена ќе потрае оваа задача? Дали буџетот држи? Кој датум треба да му кажеме на клиентот? Што да правиме ако се појави овој ризик? Каква одлука донесовме на минатонеделниот состанок, кој што ќе прави? Некои од овие одлуки се повторувачки, интензивни за податоци и одземаат многу време; Поголемиот дел од работата на менаџерот на проектот (ПМ - проект менаџер, одговорното лице од планот до испораката на проектот) се троши на пишување извештаи, пополнување табели, подготовка на е-пошта и водење белешки за состаноци. Вештачката интелигенција (ВИ, или скратено вештачка интелигенција - компјутерски системи кои можат да генерираат текст, да препознаваат шеми, да прават предвидувања и да резимираат податоци како луѓето) се вклопува токму во средината на оваа слика: кога се користи правилно, може да подготви структура за дефекти на работата, регистар на ризик, извештај за статусот или резиме на состанок во минути наместо часови; Ако се користи погрешно, може да доведе до посветеност на клиентот од навидум безбедна, но неоснована претпоставка.
Првата единица на овој модул не е вовед во софтвер. Неговата цел е да разјасни каде да ја ставите вештачката интелигенција во вашата проектна работа и каде воопшто да не ја ставате. Бидејќи управувањето со проекти е и поле „критично за работењето“ и „критично за посветеноста“: временската проценка што ја давате се заснова на договор потпишан со клиентот; една одлука за ресурси се претвора во календар на член на тимот исполнет со недели. Ајде да го поставиме основниот принцип од почеток: ВИ е асистент, а не проект менаџер. Одговорноста и конечното одобрување на одлуките како што се посветеноста на буџетот, ветувањето за датум на испорака, распределбата на ресурсите и договорната обврска им припаѓаат на надлежниот проектен менаџер и одговорните засегнати страни.
Слоеви на управување со проекти и местото на ВИ
За да се разбере проект, корисно е да се подели работата на три слоја. Оперативниот слој е секојдневната операција: следење задачи, белешка за состанок, е-пошта, ажурирање на статусот. Тактичкиот слој е планирање и следење: структура на дефекти на работата, распоред, прогноза, регистар на ризик, извештај за статусот. Стратешкиот слој го одредува образложението и насоката на проектот: цена-бенефит, приоритет на портфолиото, одлука за опсегот. ВИ може да ги допре сите три слоја; но со различен авторитет во секоја. На оперативниот слој, вештачката интелигенција произведува брзи нацрти и резимеа; На стратешкиот слој, тој дава само влез, менаџментот и спонзорот донесуваат одлука. Ќе ги објасниме концептите како што се спонзорот (врвниот менаџер кој го финансира проектот и корпоративната сопственост), засегнатата страна (секој кој е засегнат од проектот или влијае на проектот - клиент, тим, добавувач, корисник) еден по еден во следните единици.
Ајде да дефинираме неколку основни поими од почеток. Опсегот е она што проектот ќе го направи и што нема да го направи. Структурата за распаѓање на работата (WBS) е расчленување на работата на податливи делови. Пресвртницата е важна точка што го означува напредокот (на пр. „одобрување дизајн“). Ризикот е неизвесен настан кој ќе влијае на проектот доколку се случи. Испорачливо е конкретниот резултат произведен од проектот. Во сите овие концепти, вештачката интелигенција ви дава преглед и анализа, но не донесува одлуки.
Следната табела ја сумира улогата и нивото на ризик на ВИ по мисија:
Потрага
Улогата на вештачката интелигенција
Ниво на ризик
Кој одобрува
Резиме на состанокот / нацрт на е-пошта
генератор на скици
низок
проект менаџер
WBS / преглед на опсегот
генератор на скици
ниско-средно
PM + тим
Времетраење и проценка на ресурсите
Прогнозер, генератор на сценарија
средно-висока
PM + податоци за тимот
Регистарот за ризици бодување
Статистички стимул
средно
Сопственик на ризик + PM
Извештај за статусот / коментар на ЕВМ
Анализа и нацрт
средно
проект менаџер
Датум на испорака / буџетска обврска
помошен влез
многу високо
PM + спонзор
Договор/одлука за распределба на ресурси
помошен влез
многу високо
Спонзор + PM
Имајте ја на ум едната линија во оваа табела: како што се зголемува ризикот, улогата на вештачката интелигенција се намалува, човечкото одобрување расте.
Зошто „верификацијата“ е срцето на овој бизнис
Јазичните модели на вештачка интелигенција изгледаат сигурни во својот одговор, но можеби не се сигурни. На технички јазик, тоа се нарекува халуцинација: тоа е измислување на непостоечки информации од моделот во течна реченица, исто како да е вистина. За проект менаџер, ова е сериозна замка: моделот може самоуверено да ви даде временска рамка за „овој тип на интеграција на софтвер обично трае 3 недели“, додека не знае ништо за брзината на вашиот тим, техничкиот долг, распоредот за одмор, а оваа бројка е целосна генерализација. Или може погрешно да ја претстави методологијата (на пр., „PMBOK 7 го бара следново“). Бидејќи и двете ги кажува со иста флуентност, единственото нешто што го одвојува доброто од погрешното е вашето знаење и навика за проверка.
Дисциплината за верификација се состои од три чекори:
- Врска до изворот: Потпрете се на записите на вашата организација (историски податоци за проектот, распореди, фонд на ресурси, сметководство) и нагаѓањата на вашиот тим, а не на меморијата на вештачката интелигенција, за времетраењето, трошоците, капацитетите и претходните перформанси. Користете вештачка интелигенција за коментирање на тие податоци, а не за да ги паметите.
- Пресметајте / споредете: Независно проверете го секој нумерички резултат што го враќа вештачката интелигенција (вкупно време, буџет, процент завршен, CPI/SPI). Потврдете го вкупниот, пондериран просек, критичната патека сами.
- Менаџерски филтер: Тестирајте од перспектива на менаџерот дали резултатот е во спротивност со фактите на теренот (достапност на тимот, буџет, договор, зависности).
Внимание: Презентирањето на предвидување или извештај произведен од вештачката интелигенција до спонзорот или неговото обврзување на клиентот без да се потврди е како давање непотпишан договор. Само затоа што излезот е течен не е точно.
Доверливост: податоците за проектот често се доверливи
Голем дел од податоците за проектот се чувствителни. Името на клиентот, износот на договорот, цените на понудата, информациите за платата и перформансите на персоналот и плановите за производи кои сè уште не се објавени честопати се заштитени со NDA (Договор за необјавување); Личните податоци се покриени со KVKK (Закон за заштита на лични податоци) во Турција и GDPR во Европа. Едноставното залепување на името на клиентот, цената на договорот, имињата на членовите на тимот и резултатите од перформансите во јавно достапна алатка за вештачка интелигенција може да биде и прекршување на договорот и прекршување на податоците. Правилото е едноставно: анонимизирајте ги податоците и не споделувајте непотребни. „Софтверски проект за финансиски клиент од големи размери“ наместо „4,2 милиони TL CRM проект со ABC Bank“; Наместо „Тетка (постар програмер, слаби перформанси)“, напишете „постар член на тимот“. Ако е можно, изберете корпоративни алатки кои имаат договор за обработка на податоци и не ги користат вашите податоци за обука на модели.
три мини футроли
Случај 1 - Безбедна употреба. Еден проектен координатор трошеше 2,5 часа секоја недела за да го состави напредокот од 6 работни пакети во еден извештај за статусот. Тој анонимно ги дал податоците за напредокот (името на клиентот и износите маскирани) на вештачката интелигенција и побарал нацрт извршен резиме. Вештачката интелигенција направи скица за 12 минути; Координаторот го спореди секој процент со неговиот графикон за следење, коригираше неточна стапка на завршување и ги ревидираше боите на статусот во реалноста. Времетраење: 35 минути наместо 2,5 часа. АИ го даде нацртот, одговорноста остана на човекот.
Случај 2 - Непотврдена замка за предвидување. Премиерот ја праша вештачката интелигенција „колку дена трае тестот за мобилна апликација? АИ рече „околу 8 дена“ пред да ги види податоците на тимот. PM му го обврза ова на клиентот; вистинското време беше 15 работни дена врз основа на историските податоци на тимот. Отстапувањето од 7 дена резултираше со казна. Грешка: да се очекува број од вештачката интелигенција да генерира обврска без тимски податоци.
Случај 3 - Нарушување на доверливоста. Водач на тимот постави план за ресурси кој го содржи името на клиентот, износот на договорот и информациите за името-платата на целиот тим во јавна алатка за вештачка интелигенција и рече „оптимизирај го ова“. Податоците отидоа на надворешен сервер; клиентот испрати известување за прекршување на NDA. Точниот начин беше да се изостават името, износот и платата и да се споделат само анонимни полиња како процентот на улога и труд.
Слаб промпт / Силен промпт
Слаба навестување:
Пишете за статусот на нашиот проект овој месец и кажете ни до каде сме стигнале.
Ова тврдење е погрешно: на вештачката интелигенција не и се дадени податоци, така што на прашањето „до каде стигнавме“ може да одговори само со измислен број. Ниту периодот, ниту опсегот, ниту контекстот не се јасни.
Моќен потсетник:
Вашата улога: асистент кој помага проект менаџер. Контекст: Подолу е планот/реалните податоци за 5 работни пакети (името на клиентот и износите маскирани). Задача: Напишете нацрт на извршно резиме (200 зборови или помалку). Само користете ги податоците што ги дадов; напишете „[потребна е потврда]“ за информации што недостасуваат, фитинг на броеви. Структура: 1) Општ статус (RAG), 2) Напредни пакети, 3) Отстапни пакети и причина, 4) Препорака. Податоци:- WBS-1 Анализа: план 100% / вистински 100%- WBS-2 Дизајн: план 80% / вистински 60%- WBS-3 Развој: план 40% / вистински 25%- WBS-4 Тестирање: план 10% / вистински 0% - WBS-5 Документација: план 20% / реално
Овој потсетник е силен затоа што улогата, контекстот, податоците, границата („фитинг на броеви“), форматот и двосмисленоста („[потребна е потврда]“) се јасно дадени. Излезот сепак мора да биде потврден од проект менаџерот.
Три други корисни шаблони за почеток:
# Шаблон што наметнува неизвесност Извлечете одлуки и дејствија од следниот текст. Не доставувајте никакви одговорности или датуми кои не се јасно споменати во текстот; Напишете „неизвесно“ каде што не сте сигурни. Не измислувајте.
# Потсетник за анонимизација (само-проверка) Доколку во текстот што ќе ви го дадам го видите името на клиентот, износот или името на лицето, предупредете ме пред да започнете со процесот и предложете ми да ги заменам полињата со [МАСКИ].
# Шаблон што генерира листа за валидација За секој нумерички резултат што го произведувате, додајте „чекор за валидација“ во една линија за тоа како менаџерот на проектот може самостојно да го потврди.
Вообичаени грешки
- Очекување бројки без давање податоци: Барањето од вештачката интелигенција за време, трошоци или напредок без да ги дадете податоците за вашиот сопствен проект е покана да халуцинира.
- Збунувачки флуентност со точност: Добро напишан текст не значи дека е точен.
- Залепување на доверливите податоци како што е: Името на клиентот, износот и информациите за контакт не треба да внесуваат отворена алатка без анонимизација.
- Делегирање на посветеноста на вештачката интелигенција: датумот на испорака и буџетот не треба да се обврзуваат без проверка на тимот.
- Обидувајќи се да го завршите со еден потсетник: Добрите резултати доаѓаат од структурирани потсетници кои вклучуваат формат на улоги-контекст-податоци-граница.
Совет: Започнете ја секоја сесија за вештачка интелигенција прашувајќи: „Кои три работи треба да ги проверам за себе пред да му го претставам овој производ на спонзор? Започнете со прашањето. Оваа навика ќе ве заштити низ сите задачи во остатокот од модулот.
Сумирано
Вештачката интелигенција е моќен асистент во управувањето со проекти што ги забрзува извештаите, плановите, проценките и комуникацијата; Сепак, тоа е алатка која произведува нацрти, а не обврски. Кога го делиме бизнисот на оперативни, тактички и стратешки слоеви, улогата на вештачката интелигенција станува помала како што се зголемува ризикот. Секој излез мора да се потврди преку три чекори (врска до изворот, повторно пресметување, административен филтер); Податоците за проектот и клиентите мора да бидат анонимизирани во опсегот на KVKK/NDA. Одговорноста и конечното одобрување на критичните одлуки секогаш лежи кај човекот.
Задача за апликација
Изберете задача од вашиот тековен проект. Прво, напишете намерно „слаб“ потсетник на вештачката интелигенција (без контекст, без да давате никакви податоци) и зачувајте го излезот. Потоа повторно прашајте ја истата задача со структурата „силна промпт“ во оваа единица (улога, контекст, анонимни податоци, граница, формат). Ставете ги двата отпечатоци еден до друг и напишете ја разликата и најмалку три точки што треба сами да ги потврдите во двата отпечатоци.
листа за проверка
- [ ] Ја позиционирав улогата на вештачката интелигенција како „асистент/нацрт“ и одлуката како „човечка“.
- [ ] Го одредив нивото на ризик (ниско/средно/високо) на мојата задача.
- [ ] Додадов улога, контекст, податоци, граница и формат на промптот.
- [ ] Ги анонимизирав информациите за името на клиентот, износот и личноста.
- [ ] Го забележав чекорот каде што независно ќе го потврдам секој број на излезот.
- [ ] Не споделив никаков излез што содржи обврска (датум/буџет) без да го потврдам.