Добивки:
- Способност да се влезе подготвен на состанокот со подготовка на распоредена агенда и листа на можни приговори со вештачка интелигенција пред состанокот
- Способност да се структурираат необработени белешки или транскрипти како одлуки/дејства (кој-што-кога)/Отворени прашања за да се спречат изгубени дејства
- Способност да се обрне внимание на согласноста и доверливоста на преписот со потврдување задачи и одлуки што вештачката интелигенција може да ги направи и дистрибуирајќи го резимето
Состаноците се најголемиот - и на кој најмногу се жалеа - ставка во корпоративното време. Лош состанок; Тоа е средба во која се влегува неподготвено, дисперзирана и на крајот не е јасно кој што ќе прави. ВИ се користи во секоја фаза од работниот тек на состанокот: агенда и подготовка пред, белешки за време, резиме и следење на активности после. Но, луѓето го одредуваат квалитетот на состанокот; Вештачката интелигенција само ја изострува подготовката и го прави следното непропустливо. Најголемата придобивка обично доаѓа по состанокот: одлуките и постапките не испаруваат.
Услови. Агендата е подредена листа на теми што треба да се дискутираат на состанокот. Акциска ставка е задача што доаѓа од состанокот, му е доделена на некого и има датум. Резиме на состанокот/записник е запис за она што било разговарано и одлуките. Преписот е транскрипција од збор до збор на разговорот - некои алатки за состаноци го генерираат автоматски. Следењето е следење дали навистина се преземени активности.
Три фази на состанок и вештачка интелигенција
Пред (подготовка): ВИ извлекува структурирана агенда од расфрлана листа на теми, однапред размислува за можни прашања и контрааргументи, ги сумира релевантните документи и ве подготвува. Добрата подготовка може да го намали времето за состаноци на половина.
Нарачка (забелешка): Не се плеткајте со вештачката интелигенција за време на состанокот; Земете необработени белешки или користете алатка за препис (ако е дозволено). Чувајте го вашиот фокус на разговорот.
Последици (резиме и акција): Еве ја вистинската плата. Ја внесувате суровата белешка или транскрипт на вештачката интелигенција и ја структурирате во „одлуки, акции (кој-што-кога), отворени прашања. Потоа јасно го дистрибуирате до учесниците. Значи, „што ќе правиме следно? неизвесноста исчезнува.
Чекор по чекор: работен тек на состаноци
- Поставете ја агендата. Дајте сурови теми на вештачката интелигенција и смислете приоритетна и темпирана агенда.
- Подгответе се. Сумирајте релевантни документи; Разгледајте ги можните приговори однапред.
- Земете сирови белешки. Поедноставено, сирово снимање за време на; Не се плеткајте со вештачката интелигенција.
- Конфигурирај. Потоа дајте ја белешката/преписот на вештачката интелигенција и донесете одлуки и активности.
- Потврди. Споредете ја секоја одлука и задача со она што се сеќавате; Вештачката интелигенција може да додели погрешно.
- Распоредете и следете. Испрати резиме; Ставете ги дејствата на списокот за следење.
Совет: По подготовката на резимето на состанокот со вештачка интелигенција, учесниците се прашуваат „дали ова резиме е точно, дали недостасува/неточно?“ Прашајте во рок од 24 часа. На овој начин ги фаќате грешките и осигурувате дека сите се на иста страница.
Препис и доверливост
Многу платформи за состаноци нудат автоматски записници и резимеа за вештачка интелигенција. Ова е моќно, но внимавајте на две работи. Првиот е согласност: учесниците треба да знаат дека се снимаат; На некои места ова е законско барање. Второ е приватноста: транскриптите може да содржат чувствителни информации; Знајте каде е зачуван и кој пристапил до него. Вметнувањето на таен препис на состанокот во генеричка алатка за вештачка интелигенција е само извлекување на тие информации.
Фаза
Придонесот на АИ
улогата на човекот
Агенда
Структурира, приоритети
одлучува за што да разговара
подготовка
Документот резимира, сугерира приговор
Ја одредува стратегијата
забелешка
Препис/резиме (со алатка)
Го задржува фокусот на разговорот
Резиме
Одлука + презема акција
Ја потврдува точноста
следење
Потсетник, статусот прашува
Презема одговорност
Четири шаблони за состаноци што може да се копираат
Направете структурирана агенда за состаноци од следните необработени теми: - Дајте проценето време за секоја тема, вкупно не повеќе од [45] минути. Теми: """[суров список]"""
Помогни ми да се подготвам за утрешниот состанок. Предмет: [X].- 5 тешки прашања/приговори што може да дојдат од другата страна.- 1-2 реченици подготвена насока за одговор за секоја.- 3 критични точки што треба да ги знам пред состанокот. Контекст: """[кратка позадина]"""
Структурирајте ја мојата необработена белешка за состанок:- Наслови „Одлуки“, „Дејства (кој-што-кога)“, „Отворени прашања“.- Ако задачата е нејасна, напишете „не е доделена“, не доделувајте измислена задача на никого.- Ако не е наведен датум, напишете „нема датум“. Необработена белешка: """[залепи]"""
Подгответе следна порака од следното резиме на состанокот: - Кратко, ќе им припадне на учесниците.- Само одлуките што се однесуваат на секого + на сопствената постапка на секој човек.- Забележете на крајот „известете ме во рок од 24 часа ако нешто недостасува/неточно“. Резиме: """[залепи]"""
Слаб промпт / Силен промпт
Слаб: „Сумирајте ја оваа белешка за состанокот“. (Одлуките и постапките се мешаат во неуреден текст; останува нејасно кој што ќе прави.)
Силно: „Структурирајте го овој необработен белешка во три наслови: одлуки, дејствија (кој-што-кога), отворени прашања. Ако не е јасно кој ќе го направи тоа, напишете „не е доделено“ - не доделувајте никому задача. Ако нема датум, напишете „нема датум“.
три мини футроли
Случај 1 - Моќта на подготовка. Менаџерот за продажба побарал вештачката интелигенција да излезе со „5 можни приговори и насоки за одговор“ пред критичниот состанок со клиентите. На состанокот, клиентот изрази точно три од тие приговори; Менаџерот беше подготвен. Договорот беше затворен на тој состанок. Отплатата дојде од вештачката интелигенција која однапред размислуваше за можните сценарија.
Случај 2 - Изгубени дејства. Еден тим одржуваше неделни состаноци, но не снимаше акции; Секоја недела повторно се покренуваа истите теми. Почнаа да создаваат и споделуваат списоци со „дејства (кој-што-кога)“ по секоја средба со вештачката интелигенција. По 4 недели, бројот на повторно отворени теми се намали за 70%, а времетраењето на состанокот беше скратено.
Случај 3 - Замка за погрешно доделување. Асистентот го дистрибуираше резимето на состанокот структуриран со вештачка интелигенција без потврда. АИ направи акција од нејасна реченица велејќи „Ајсе ќе го подготви извештајот за буџетот“ - иако такво назначување не беше направено. Ајше беше изненадена, избувна конфузија. Лекција: вештачката интелигенција може да составува акции и задачи; Потврдете ја секоја линија со вашето сеќавање.
Вообичаени грешки
- Влегување неподготвено: користење вештачка интелигенција само за подоцна; Тоа е барем исто толку вредно порано.
- Справување со вештачката интелигенција за време на: Сплит фокус; Земете сирови белешки, оставете ја обработката за подоцна.
- Не ги потврдува задачите: вештачката интелигенција може да состави задачи и луѓе; потврди.
- Да не се дистрибуира резимето: Резимето што е оставено внатре е резимето што не постои; Споделете и побарајте потврда.
- Заобиколување на приватноста на преписот: добијте согласност, не ставајте чувствителен препис во јавна алатка.
- Занемарување да се надоврзе: Ако направите список со акции и не го следите, списокот ќе умре.
Внимание: автоматизираните резимеа на состаноците може да ги претворат нејасните разговори во дефинитивни одлуки. „Можеби ќе го направиме ова“ може да биде „одлучено е да се направи ова“ во алатка за резиме. Секогаш проверувајте ги критичните одлуки со човечката меморија.
Сумирано
- Вештачката интелигенција се користи во сите три фази од состанокот, но вистинската добивка е последователно: обезбедување дека одлуките и активностите не се изгубени.
- Прво, поставете ја агендата и размислете за можните приговори; Подготовката го скратува состанокот.
- Не се плеткајте со вештачката интелигенција за време на тоа, правете си сурови белешки; Оставете ја обработката за подоцна.
- Потоа структурирајте ја белешката како „Одлуки + Дејства (кој-што-кога) + Отворени прашања“.
- ВИ може да состаноци и одлуки; потврдете ја секоја линија, дистрибуирајте го резимето и побарајте повратна информација; Внимавајте на доверливоста и согласноста на преписот.
Задача за апликација
Направете темпирана агенда за претстојниот состанок со првиот шаблон и листа на можни приговори со вториот шаблон. Структурирајте го вашиот необработен белешка по состанокот со третиот шаблон и споредете ја секоја задача за акција со она што се сеќавате - проверете дали вештачката интелигенција направила лажни задачи. Конечно, подгответе следна порака со четвртиот образец и побарајте од учесниците потврда.
листа за проверка
- [ ] Ја користев вештачката интелигенција за агенда и подготовка пред состанокот.
- Земав необработени белешки за време на [ ], не се замарав со вештачката интелигенција.
- [ ] Ја структурирав белешката како Одлуки/Дејства/Отворени прашања.
- [ ] Секоја задача за акција ја потврдив со моето сеќавање.
- [ ] Го дистрибуирав резимето и побарав повратна информација во рок од 24 часа.
- [ ] Добив согласност за преписот и обезбедив доверливост.