Добивки:
- Способност да се даде приоритет на неуредниот куп задачи со вештачка интелигенција и да се претвори во временски блокиран план кој го дели итното од важното.
- Способност да се воспостави реален, остварлив ден и недела со поставување длабока работа во часови со висока енергија и оставање бафери во секој блок
- Способност да се калибрираат оптимистичките проценки на времето на вештачката интелигенција со сопствени историски податоци и да се одразат скриените ограничувања во планот
Времето е единствениот необновлив ресурс во продуктивноста. AI ги забрзува текстуалните задачи како е-пошта; Но, вистинската добивка доаѓа од квалитетот на одлуките што ги донесувате за тоа што да работите и кога. Во оваа единица ќе научите да користите вештачка интелигенција како асистент за планирање време: одредување приоритети на задачите, блокирање на денот и неделата, решавање на конфликти во календарот, реална проценка на времето. AI брзо произведува план; Но, вие одлучувате дали вашиот план одговара на реалноста и нејзините граници - затоа што вештачката интелигенција не го знае вашиот енергетски ритам, семејниот товар и скриените приоритети.
Услови. Блокирањето на времето е делење на денот на временски периоди резервирани за одредени задачи. Длабоката работа е работа со висока вредност која бара постојан фокус - пишување извештаи, анализа, дизајнирање. Плитката работа е со низок фокус, реактивна работа - е-пошта, текстуални пораки, административна работа. Приоритетна матрица е алатка за одлучување (позната и како Ајзенхауер матрица) која ги раздвојува задачите по „итни/важни“ оски.
Логиката на планирање со вештачка интелигенција
Моќта на вештачката интелигенција во планирањето е во тоа што брзо структурира неуредна заостанатите задачи. Ја истураш конфузијата во главата во сурова форма; Вештачката интелигенција ја преведува во приоритетен, закажан, акционен план. Но, забележете две работи: прво, вештачката интелигенција има тенденција оптимистички да ги проценува времињата - работите траат подолго во реалниот свет. Второ, вештачката интелигенција не ги знае вашите скриени ограничувања - дали сте заглавени на состанок наутро или вашата енергија паѓа попладне. Затоа, земете го планот на вештачката интелигенција како план, калибрирај го со сопствената реалност.
Чекор по чекор: поставување на неделниот план со вештачка интелигенција
- Направете сирово кастинг. Запишете ги сите задачи, состаноци и рокови што ги имате на ум, без редослед.
- Кажи ми ги ограничувањата. Фиксни состаноци, работно време, енергетски ритам, слободно време.
- Приоритетизација. Побарајте од вештачката интелигенција да постави задачи на матрицата за важност/итност.
- Блокирај го. Вклучете длабока работа во часови со висока енергија и плитка работа во часови со мала енергија.
- Додадете тампон. Кажете му на вештачката интелигенција „додајте 20% време на тампон на секој блок“; ја коригира оптимистичката прогноза.
- Контрола и поседување. Споредете го планот со вашата реалност, отстранете го она што е непотребно.
Совет: Не дозволувајте вештачката интелигенција да ви го исполни целиот ден. Времето оставено празно не е грешка, тоа е тампон и простор за размислување. „Планирајте не повеќе од 70% од денот, оставајќи го остатокот за неочекувани задачи“ е реално за повеќето луѓе.
Приоритетизација: одвојување на итното од важното
Најчеста грешка во продуктивноста е помешањето на итното со важното. Телефонот што ѕвони е итен, но можеби не е важен; Стратешкиот извештај е важен, но постојано се одложува бидејќи не изгледа итен. ВИ е добро огледало за поставување на вашите задачи по овие две оски - но вие ја донесувате конечната одлука, бидејќи дефиницијата за „важно“ зависи од вашите цели.
Категорија
Опис
Пристап
Итно + Важно
Криза, тесен рок
направете го тоа сега
Важно + Не е итно
Стратегија, планирање, развој
Блокирај, заштити го календарот
Итно + Не е важно
Повеќето прекини, некои е-пошта
Префрлете или компресирате
Ниту итно, ниту важно
одвлекување на вниманието
Еле, не го прави тоа
Грешката на повеќето луѓе е што ја занемаруваат рамката „Важно + не итно“ и постојано живеат во рамки „Итно“. Кога вештачката интелигенција ќе го постави својот неделен план, поставете го следново прашање: „Кои од моите задачи оваа недела се во категоријата „важни, но не итни“ и дали имаат заштитен блок во календарот?
Четири шаблони за планирање што може да се копираат
Приоритет на мојот неуреден список со задачи подолу.- Ставете ја секоја задача во матрицата за итни/важни (4 категории).- Група по „Мора да се направи оваа недела“, „Да се делегира“, „Може да се одложи“.- Предупредете ако има невидени зависности (на пример, Y нема да започне додека X не заврши). Задачи: """[суров список]"""
План за дневен временски блок е креиран од следните задачи. Моето работно време: [09:00-17:30]. Фиксни состаноци: [11:00 тим, 15:00 клиент]. Мојата енергија е висока наутро, ниска попладне. Поставете длабока работа наутро, плитка работа попладне. Додадете тампон од 20% на секој блок, оставете 45-минутна пауза за ручек. Задачи: """[листа]"""
Направете реална проценка на времето за следната задача и поделете ја на подчекор.Задача: [на пр. квартален извештај].- Наведете ги потчекорите, дадете време на секој.- Додадете 25% неизвесност на вкупното време.- Предупредете кој чекор е најмногу блокиран.
Прегледајте го мојот неделен план. Одговорете на овие прашања: 1. Има ли заштитен блок за моите „важни, но не итни“ работни места?2. Кои се преполните (небаферирани) денови?3. Кои се задачите што може да се префрлат, но да останат со мене? План: """[тековен план]"""
Слаб промпт / Силен промпт
Слаб: „Направете ми план за денот“. (ВИ создава општ, непрактичен план без да ги знае вашите часови, состаноци, енергетски ритам.)
Güçlü: "Од овие 6 задачи, креирајте временски блок план за 09:00-17:30. Состанокот на мојот тим е фиксиран за 1 час во 11:00. Мојот фокус е висок наутро, ставете пишување извештаи таму. Е-пошта и административна работа попладне. Додајте тампон од 20% на секој блок, 45-минутна пауза за ручек 1:30." Силната верзија враќа директно применлив план бидејќи дава ограничувања, ритам и тампон.
три мини футроли
Случај 1 - Оптимистичка прогноза замка. Дизајнер му веруваше на предвидувањето на вештачката интелигенција дека „оваа работа ќе трае 2 часа“ и соодветно го постави денот. Работата траеше 3,5 часа, следните три блока се префрлија, денот се среди. Тој планираше за следната недела со додавање 40% на секое предвидување со вештачка интелигенција; Почна да трае со денови. Лекција: вештачката интелигенција проценува кратко време; Примени мултипликатор со сопствени историски податоци.
Случај 2 - Длабоко закрепнување на бизнисот. Еден развивач на софтвер забележал дека троши во просек по 4,5 часа дневно правејќи наизменична плитка работа. Дали вештачката интелигенција ги поправила од 9 до 11 часот како „длабока работа, без состаноци“ и собрала е-пошта во 2 блока (11 часот и 16 часот). По две недели, бројот на завршени работни места со висока вредност се зголеми од 2 на 5 неделно.
Случај 3 - Погрешен приоритет. Еден лидер на тимот го одложи кварталниот стратегиски документ за 5 недели додека постојано наиде на „итни“ барања. Кога вештачката интелигенција ги постави своите задачи на матрицата, документот се појави незаштитен на „важниот, но не и итен“ квадрат. Отвори два фиксни блока во календарот; Документот беше завршен за 9 дена. Добивката дојде од вештачката интелигенција што ја направи видлива невидливата небрежност.
Вообичаени грешки
- Набивање на денот: Планот без тампон пропаѓа уште на првиот удар.
- Слепо верувајќи во проценката на времето на вештачката интелигенција: оптимист е; Додадете свој множител.
- Погрешно итно со важно: користете матрица, чувајте „не итно, туку важно“.
- Игнорирање на енергетскиот ритам: Вложувањето длабока работа во часови со мала енергија ја преполови продуктивноста.
- Одржување на делегирана работа: Кога вештачката интелигенција вели „ова е преносливо“ не се спротивставувајте, всушност делегирајте ја.
- Мислејќи дека планот е фиксен: Планот е нацрт; Бидете отворени за лизгање во текот на денот.
Внимание: вештачката интелигенција произведува добар план, но ако не сте вие тој што го спроведува, планот е бескорисен. Чувајте го планот реален; Просечниот остварлив план е подобар од совршен, но неостварлив план.
Сумирано
- Вештачката интелигенција брзо структурира неуреден куп задачи, но е оптимист во своите временски проценки и не ги знае своите скриени ограничувања.
- Поставете ја неделата во чекорите на необработено расчленување → ограничување → приоритизација → блокирање → тампон.
- Одделете го итното од важното; Направете заштитен блок во календарот за „важни, но не и итни“ задачи.
- Поставете длабока работа во часови со висока енергија, плитка работа во часови со мала енергија; Пополнување на денот повеќе од 70%.
- Додајте множител (на пр. 25-40%) во проценката за времетраењето на вештачката интелигенција со вашите сопствени историски податоци.
Задача за апликација
Сурова депонија на сите задачи следната недела. Поставете приоритет со првиот шаблон, креирајте временски блокиран план за примерок ден со вториот шаблон. Применете го вашиот сопствен мултипликатор на временските проценки дадени од вештачката интелигенција. Потоа проверете го планот со четвртиот образец: проверете дали има блокови заштитени за „важни, но не и итни“ работи.
листа за проверка
- [ ] Ги сместив моите задачи во матрицата итни/важни.
- [ ] Отворив заштитен блок за моите „важни, но не итни“ работни места.
- [ ] Вложив длабока работа на мојот високоенергетски часовник.
- [ ] Додадов свој множител на проценката на времето на вештачката интелигенција.
- [ ] Оставив тампони во секој блок, не го натрупав денот.
- [ ] Јас всушност делегирав задачи што може да се делегираат.