Добивки:
- Способност да се одреди главната порака и одлука додека се сумираат дојдовните е-пошта и се произведува нацрт-одговор, и се користи вештачката интелигенција како асистент кој само ги конвертира зборовите во низа
- Способност да се произведе професионална комуникација со прилагодување на истата порака во различни тонови во зависност од контекстот и расчистување на клишеа и пасивно-агресивни обрасци.
- Способност да се потврди секое конкретно ветување (датум, цена, залиха, ветување) без испраќање и анонимизирање синџири што содржат чувствителни податоци
Просечниот работник со знаење троши околу четвртина од својот ден на е-пошта. Е-поштата е областа каде што вештачката интелигенција дава најконкретен, моментален поврат на личната продуктивност - затоа што голем дел од работата е јазична работа: разбирање порака, одговарање со соодветен тон, сумирање на долг синџир. Во оваа единица, ќе научите да користите вештачка интелигенција како асистент кој брзо го брише вашето сандаче без да го преоптоварува. Но, да подвлечеме од почеток: го притискате копчето за испраќање; Имате потпис и одговорност за е-поштата.
Неколку термини. Нацртот е првиот текст уреден пред да биде испратен. Тонот е емотивната боја на пораката - формална, пријателска, строга, извинувачка. Нишка е синџир на е-пошта што се враќаат напред и назад на иста тема. Шаблонот е готов скелет текст за повторливи е-пошта. Суштината на оваа единица: вештачката интелигенција го произведува нацртот, вие го контролирате тонот и фактите.
Четири улоги на вештачката интелигенција во работниот тек на е-пошта
- Генерирање нацрт: Синдром на празна страница завршува. Кажете ја целта и вештачката интелигенција ќе го даде првиот нацрт.
- Подгответе одговор: залепете ја дојдовната е-пошта, кажете „напишете одговор што ги содржи овие точки“.
- Сумирајќи: Стиснете долг синџир во „кој што кажа, каква одлука чека“.
- Приспособување на тонот: Омекнете ја грубата контура што сте ја напишале или професионализирајте ја премногу лабавата.
Најголемата добивка доаѓа од комбинирањето на овие четири: сумирајте го дојдовниот синџир → нацрт-одговорот → поставете тон → читајте, потврдете, испраќајте.
Чекор по чекор: одговорете на дојдовна е-пошта со вештачка интелигенција
- Копирајте ја дојдовната е-пошта (или синџирот).
- Дајте ѝ го контекстот на вештачката интелигенција: кој го напишал, каква е вашата врска, на што сакате да одговорите.
- Сами одредете ја главната порака на одговорот - не дозволувајте вештачката интелигенција да одлучува, само испечатете ја.
- Направете го нацртот, прочитајте го; Барајте претерани ветувања, лажни датуми или измислени детали.
- Поставете го тонот според контекстот.
- Ретуширајте го со свој потпис, свој глас и испратете го.
Совет: Секогаш носете ја главната одлука за одговорот (да/не/одложи). Прашајте ја вештачката интелигенција „Дали треба да ја прифатам оваа понуда? Не прашувај; Кажете „напишете одговор учтиво одбивајќи ја оваа понуда“. Вие одлучувате, зборови со вештачка интелигенција.
Управување со тон: иста порака, различна боја
Тонот може да биде уште поважен од содржината во е-пошта. Истиот одговор „не“ завршува или ја зајакнува врската, во зависност од тонот. ВИ е многу добра во брзо менување на тонот. Препознајте го овој спектар: формален (горен менаџмент, владина агенција), професионално-неутрален (повеќето деловна кореспонденција, безбедно стандардно), пријателско-професионално (познат колега), топол (долгорочен клиент). Кажете ѝ го тонот на вештачката интелигенција јасно; Наместо нејасни зборови како „учтиво“, користете јасни описи како „професионално, но далечно“.
Статус
Препорачан тон
Да се избегнува
Одложување/извинување
Искрена, посесивна
Бранител, оправдател
Не давајте лоши вести
Неутрален, јасен, почитуван
нејасно, одложување
Одбивање на понудата
професионална, благодарна
ладно, неразумно
Прв контакт (ладно)
Кратко, јасно, почитувано
Премногу интимно, долго
Пријавете се до повисокото раководство
формален, концизен
лабава, неуредна
Четири шаблони за е-пошта што може да се копираат
Одговори на дојдовната е-пошта. Врска: [клиент / менаџер / колега]. Порака: [главна поента — да/не/одложување + причина].Тон: [професионално-неутрален]. Должина: до [100] зборови. Измислен детал или ветување; само искористете ги информациите што ги дадов. Дојдовна е-пошта: """[залепи]"""
Сумирајте го следниов синџир на е-пошта: - Сумирајте по ТЕМА, а не хронолошки. - Користете наслови „Договорено“, „Одлуки што чекаат“, „Задачи за мене“. - Наведете го рокот за секоја задача, доколку има. Синџир: """[залепи]"""
Направете го тонот на овој преглед [пријателски-професионален]. Правила:- Променете го значењето и фактите.- Претворете ги одбранбените изјави во посесивни изјави.- Јасни пасивно-агресивни тонови. Нацрт: """[сопствен нацрт]"""
Креирајте шаблон за повеќекратна употреба за следната е-пошта што често ја пишувам:Статус: [на пр. добредојде нов клиент].Прикажи променливи полиња со [квадратни загради].Тон: [топло-професионално]. 2 кратки параграфи.
Слаб промпт / Силен промпт
Слаб: „Одговори на оваа е-пошта“. (Вештачката интелигенција не знае што да одговори, враќајќи генерички и можеби премногу ветувачки текст.)
Силно: "Одговори на оваа е-пошта на клиентот. Мојата порака: не можам да го дадам попустот што тој го побара, но можам да понудам 12-месечен попуст за лојалност. Тон: топол, одржување на врската. Омекнете го одбивањето, но бидете јасни, не оставајте го нејасно. Максимум 90 зборови."
Во силната верзија, вие ја донесовте одлуката (без попуст, алтернатива), поставивте тон и поставивте граници. Вештачката интелигенција само пишува зборови - во што е најдобро.
три мини футроли
Случај 1 - Чистење на сандачето. Менаџер се вратил од одмор со 320 непрочитани мејлови. Тој ја сумираше првата порака од секој синџир до вештачката интелигенција и ја означи како „итна / информација / задача“. 3 часа читање беше намалено на 40 минути. Убиецот: Тој сепак отвори и потврди 6 е-пошта за кои вештачката интелигенција рече дека се „итни“ - од кои едната беше погрешно класифицирана.
Случај 2 - Обновување на тонот. „Направете го овој тон професионално-неутрален, исчистете ги пасивно-агресивните тонови“, рече еден вработен на вештачката интелигенција пред да испрати лута е-пошта доцна во ноќта. АИ омекна три остри реченици. Вработената подоцна рече: „Да го испратев тој е-пошта во неговата оригинална форма, тоа ќе ја уништи врската“. Отплатата дојде од бестрасното гледање на сопствениот текст од страна на вештачката интелигенција.
Случај 3 — Измислена замка за зборови. Претставник го испрати одговорот генериран со вештачка интелигенција без да го прочита; Текстот вели „вашиот производ ќе биде испорачан утре“ - но немаше залиха и вештачката интелигенција го измислила. Муштеријата го чекал товарот следниот ден и се пожалил кога не стигнал. Лекција: ВИ може да даде ветување во текстот за кое не знаете; проверете го секој конкретен збор.
Вообичаени грешки
- Дозволете ВИ да одлучи: Вие ја одредувате пораката на е-поштата; Дозволете ВИ само да пишува.
- Не потврдување на конкретни ветувања: датум, цена, достапност, ветување - потврдете се.
- Да се држиме до еден тон: Испраќањето на секоја е-пошта со истиот „учтив“ тон изгледа вештачко; приспособете се на контекстот.
- Прекумерно проширување: вештачката интелигенција понекогаш пишува непотребно долги зборови; Поставете ограничување „макс X зборови“.
- Слепило со потпис: Испраќање без чистење на клишето на вештачката интелигенција затворање („Со почит, [Име]“).
- Вметнување чувствителни податоци: извоз на синџири што содржат лични податоци на клиентите во вештачка интелигенција без нивно анонимизирање.
Внимавајте: пораките генерирани од вештачка интелигенција честопати може да бидат „премногу убави“ и клише („Се надевам дека оваа е-пошта ќе ве најде добро“). Исчистете ги овие обрасци; Во спротивно, примачот ќе разбере дека текстот е генериран со вештачка интелигенција и искреноста ќе се изгуби.
Сумирано
- Е-поштата е најбрзо растечката област за вештачка интелигенција бидејќи во голема мера е јазичен бизнис.
- Четирите улоги на вештачката интелигенција: изготвување, изработка на одговор, сумирање, поставување на тон - најдобро е да ги поврзете четирите заедно.
- Вие секогаш ја донесувате главната одлука на одговорот; ВИ ги спојува зборовите, вие ја одредувате пораката.
- Опишете го тонот јасно во контекст; Кажете го јасно, како „професионално, но далечно“ наместо „учтиво“.
- Потврдете го секое конкретно ветување (датум, цена, ветување) пред да го испратите; Исчистете ги клише шемите со вештачка интелигенција.
Задача за апликација
Изберете вистински синџир на е-пошта од вашето сандаче (без чувствителни податоци). Сумирајте прво со вториот шаблон, а потоа нацртајте одговор со првиот шаблон. Побарајте го нацртот во три различни тонови („формален“, „професионално-неутрален“, „искрен“) и размислете кој одговара на контекстот. Потврдете ја секоја конкретна изјава во неа пред да ја поднесете.
листа за проверка
- [ ] Ја утврдив главната порака на одговорот, а не вештачката интелигенција.
- [ ] Јасно го опишав тонот врз основа на контекстот.
- [ ] Ги потврдив секој датум, цена и ветување во ракописот.
- [ ] Ги исчистив калапите што мирисаа на клише/АИ.
- [ ] Ги анонимизирав деловите што содржат чувствителни податоци.
- [ ] Го прочитав од корица до корица пред да притиснам испрати.