Добивки:
- Го извлекува барањето и времетраењето од дојдовната петиција и произведува формално точен нацрт одговор со вештачка интелигенција.
- Истата содржина ја прилагодува на различни соговорници како што се подединици, граѓани и повисоки органи во соодветен стил и го одржува интегритетот на содржината.
- Ги проверува правилата за формат на формална кореспонденција и ги фаќа сите услови или исклучоци што вештачката интелигенција ги испушта при поедноставување.
Јазикот на јавната администрација е пишувањето. Влезна петиција, појдовен одговор, согласност, одобрение, записник, мотивационо писмо, известување, циркулар, интерна кореспонденција... Значаен дел од денот на јавниот службеник поминува во читање и изработка на текстови. Овие текстови имаат и правна вредност и строга форма: официјалната кореспонденција (преписка меѓу јавните институции и граѓаните според одредени процедурални и формални правила; регулирана во Турција со „Регулативата за процедурите и принципите што треба да се применуваат во официјалната кореспонденција“) бара одреден наслов, број, датум, адреса, предмет, интерес и елементи на потпис. Овде вештачката интелигенција ви заштедува време со преземање на оваа репетитивна стилска работа и првиот нацрт; Но, правната содржина, оправданоста и конечната верзија на текстот се ваша одговорност.
Во оваа единица, ќе видите како да го забрзате целиот тек на кореспонденција со вештачката интелигенција, од разбирање на пристигнатата петиција до изготвување нацрт на писмото за одговор, од проверка на усогласеноста со официјалниот формат до јазик и стил, од чистење на личните податоци до конечно читање пред одобрување.
Разбирање на дојдовен текст: резиме и екстракција на побарувачка
Кога ќе пристигне долга и неуредна петиција, првото нешто што треба да се направи е јасно да се разбере што бара граѓанинот. Граѓаните често ја закопуваат вистинската побарувачка во средината на текстот кога го објаснуваат својот проблем; понекогаш има повеќе барања. Вештачката интелигенција е моќна овде: го резимира текстот, ги означува барањата, сугерира за која единица се однесува и ги означува информациите што недостасуваат доколку ги има.
Но, внимавајте: вештачката интелигенција понекогаш може да „дополни“ барање што не е во текстот или да прескокне барање. Затоа, секогаш споредувајте ја издадената листа на барања со оригиналната петиција.
Совет: Кога барате резиме, прашајте ја вештачката интелигенција за правилото „само отстранете ги барањата што се јасно напишани во текстот, не правете заклучоци, додавајте барања што не постојат“. На овој начин го намалувате ризикот од фабрикувани тврдења.
Нацрт на текстот на одговорот: форма + содржина
Пишувањето на одговорот се состои од два слоја: форма (елементи на насловот, адреса, интерес, јазик, затворање) и содржина (правен и административен одговор на барањето). Вештачката интелигенција може да ја произведе формата речиси совршено бидејќи оваа шема е јасна. Исто така, ја произведува содржината како нацрт; но секоја правна основа во содржината - закон, регулатива, рок, такса - бара проверка (види Оддели 1 и 4). Користете вештачка интелигенција со целосна доверба како генератор на формат и во режим на нацрт-и-верификација како производител на содржина.
Чекор по чекор тек на кореспонденција
- Сумирајте го дојдовниот текст и извлечете го барањето (изработката е забранета, верна на изворот).
- Идентификувајте ги релевантните закони и внатрешната процедура (да се проверат).
- Направете нацрт одговор (формален формат + обичен, но формален јазик).
- Проверете ги личните податоци и доверливите информации (пишување непотребни податоци).
- Следете го списокот за проверка на форматот и јазикот (адреса, интерес, датум, место на потпис).
- Проверете го правниот контекст и разјаснете го образложението.
- Поднесете до супервизорот за одобрување; Известете по одобрувањето.
три мини футроли
Случај 1 — Обемот на работа е намален. Еден државен службеник во провинциски директорат подготвувал во просек по 22 писма за одговор дневно; секое траеше ~ 25 минути. Со предавање на форматот и првиот нацрт на вештачката интелигенција и фокусирање само на содржината и верификацијата, времето по објава беше намалено на 9 минути; Службеникот го посветил времето што го заштедил на досиејата за приговори што чекаат.
Случај 2 - Фатено е прескокнато барање. Граѓанинот во долгата петиција побара и статус на зонирање и враќање на таксата. Отпрвин, службеникот ќе одговори само на барањето за зонирање; Кога на списокот со барања објавени од YZ се појави второто барање, на двете им беше одговорено во едно писмо, а граѓанинот не мораше да се пријави втор пат.
Случај 3 - Избегната грешка во приватноста. Во нацрт-одговорот, вештачката интелигенција непотребно ги вклучила здравствените информации на трето лице во датотеката. Забележано е и отстрането при проверката на претходно одобрување. Поука: нацртот може да содржи нерелевантни лични податоци; Чистењето на податоците е задолжително пред одобрување.
Четири шаблони за копирање
1) Резиме на претставката и извлекување на барањето:
Вашата улога: специјалист за уредување. Обработете ја петицијата подолу: (1) резиме на реченици 3-4, (2) наведете точка по ставка САМО барањата јасно напишани во текстот (не донесувајте заклучоци, додавајте барања), (3) предложете за која единица/законодавство се однесува (да се потврди), (4) означете дали недостасува/нејасна информација. ПЕТИЦИЈА: [залепете текст]
2) Нацрт одговор (официјален формулар):
Вашата улога: специјалист за официјална кореспонденција. Направете НАЦРТ одговор на следново барање во согласност со формалниот стил на кореспонденција: интерес, предмет, тело (барање - основа - заклучок), затворање. Одржувајте го јазикот формален, но едноставен. До секоја правна основа напишете „[да се потврди]“. Напишете ги вистинските лични податоци, заменете ги со [PERSON]/[IDENTITY]. БАРАЊЕ: [резиме] КОНТЕКСТ: [внатрешна процедура/законодавна белешка]
3) Контрола на формат и јазик:
Проверете го нацртот на официјалното писмо подолу и наведете листа: (1) елементи на формат што недостасуваат (интерес, тема, датум/број место, потпис), (2) изрази спротивни на официјалниот јазик, (3) двосмислени/контрадикторни реченици, (4) непотребни лични податоци. Не го препишувајте текстот, само дајте листа на корекции. НАЦРТ: [текст]
4) Омекнување на тонот (негативен одговор):
Следното одбивање/негативен одговор препишете го на респектабилен и описен јазик кој не го навредува граѓанинот, БЕЗ ПРОМЕНА на законската содржина и оправдување. Наведете го вашето право на приговор и неговото времетраење со белешката [да се потврди]. ТЕКСТ: [нацрт на негативен одговор]
Слаб промпт / Силен промпт
Слаб: „Одговори на оваа петиција“.
Ѓучлу: „Улогата е експерт за службена кореспонденција. Прво, поставете ги барањата во петицијата, точка по точка, без да правите никакви заклучоци. Потоа, изгответе нацрт-одговор во согласност со форматот на официјалната кореспонденција; воспоставете ја структурата интерес-субјект-тело-затворање, одржувајте го јазикот формален, но едноставен. Додадете „[да се потврди]“. До секоја правна основа, на крајот, маскирајте го [IDPERIT]. одобрение од претпоставениот“. „Направете листа од 5 работи што треба да ги проверам пред да ги поднесам“.
Разлика: моќните промптни синџири бараат заклучок, формат, валидација, приватност и контрола на тврдењата во еден тек; Излезот е нацрт кој може директно да се ревидира.
Колку е веродостојна вештачката интелигенција во кој бизнис со кореспонденција?
бизнис
Доверба на вештачката интелигенција
забелешка
Формална форма (загриженост, тема, затворање)
високо
Моделот е јасен
Јазично поедноставување/тон
високо
Содржината не треба да се менува
Заклучок за побарувачката
средно
Споредете со оригиналниот текст
Правна основа / времетраење / такса
низок
Мора да биде потврдено од официјален извор
Оправдување и благодарност
низок
човечка одговорност
Стил, формалност и поставување на адресарот
Во официјалната кореспонденција, истата информација е напишана во различни стилови во зависност од адресатот и целта. Причината за одбивање напишана до граѓанин е разбирлива и со почит; Барањето за мислење напишано до повисок орган е одмерено и оправдано; Инструкциите напишани до подредена единица мора да бидат јасни и императивни. Стилот (степенот на формалност на текстот, тонот и растојанието од соговорникот) е димензијата што вештачката интелигенција најлесно ја прилагодува, но бара најголема контрола - затоа што јазикот кој е премногу формален го отуѓува граѓанинот, јазикот кој е премногу пријателски ја дискредитира институцијата. Регулативата за процедурите и принципите што треба да се применуваат во службената кореспонденција ги одредува формалните обврски како што се наслов, број, датум, прилог и блок на потпис; Вештачката интелигенција го пополнува овој скелет, но вие ја контролирате верноста на форматот.
Мини случај — еден текст, тројца соговорници. Обласниот гувернер би објавил законска промена на три одделни адреси: 14 општини (официјално упатство), приближно 900 трговци (СМС/објава, обичен јазик) и канцеларијата на гувернерот (информативна белешка). Офицерот изведе три верзии со вештачка интелигенција од еден јадро текст; Времетраењето се намали од 2 часа на 25 минути. Но, фразата „итно“ во соопштението на трговците беше поедноставена и конкретизирана како „најдоцна до 15 август“, бидејќи принципот на обичен јазик исклучува нејасни официјални обрасци.
Шаблон што ја прилагодува истата содржина на тројца соговорници:
Задача: Претворете ги следните суштински информации во 3 верзии. Срж: [текст на амандман/одлука]Верзија 1 — Упатство до подредената единица: јасна, императив, клаузула по клаузула. Верзија 2 — Соопштение до граѓанинот: обичен јазик, кратка реченица, што да прави + рок. наведено.Правило: Додавање на измислен датум/напис; Ако остане нејасно, напишете [ДА СЕ ПОПОЛНУВА].
соговорник
тон
должина
најголем ризик
подединица
командантен, јасен
краток
вишок на овластувања
граѓанин
Почитувани, едноставни
краток
неразбирливост
виша власт
Измерено, образложено
средно
неосновано тврдење
Внимание: Стилската адаптација не треба да ја менува содржината. Кога вештачката интелигенција вели „поедностави“ понекогаш значи отфрлање на исклучок или услов; Секогаш споредувајте го поедноставениот текст со оригиналната одлука/законодавство.
Вообичаени грешки
- Оставајќи го барањето на заклучокот на вештачката интелигенција. Вештачката интелигенција може да направи или да ја наруши побарувачката; Споредете ја листата со оригиналната петиција.
- Ставање во писмена форма без проверка на правната основа. Бројот и времетраењето на ставката се областите најподложни на халуцинации.
- Оставање непотребни лични податоци во нацрт. Изведете чистење на податоците пред одобрување; Чувајте ги само потребните податоци.
- Промена на содржината додека го омекнува тонот. Причината за одбивањето и правниот исход мора да останат константни; само јазикот омекнува.
- Заборавајќи да го запишете правото на приговор и неговото времетраење. Често е потребно да се прецизираат правните лекови во негативна постапка; потврдете го времето.
- Прескокнување на чекорот за потврда. Нацртот на вештачката интелигенција никогаш не се пренесува директно; Потребно е одобрение од надзорникот и лекторирање.
Сумирано
Вештачката интелигенција заштедува значително време на јавниот службеник со преземање на товарот за форматирање и прво изготвување на кореспонденцијата. Речиси целосно сигурен при генерирање формати, силен во јазичното поедноставување; Но, извлекувањето на барањето мора да се спореди со оригиналниот текст, секоја правна основа мора да биде потврдена од официјалниот извор, личните податоци мора да се исчистат и конечниот текст да биде одобрен од претпоставениот. Нацртот е на вештачка интелигенција, образложението и потписот се ваши.
Задача за апликација
Добијте вистинска (но со маскирани лични податоци) петиција. Извадете ги барањата со шаблонот „резиме на петиција и извлекување на барање“ и споредете го со оригиналниот текст, забележувајќи дали има барем една разлика (додадено/испуштено барање). Потоа изгответе нацрт со шаблонот „Одговори нацрт текст“ и проверете го вашиот сопствен нацрт со шаблонот „Проверка на формат и јазик“.
листа за проверка
- [ ] Ги споредив барањата со оригиналната петиција (без измислици/пропусти).
- [ ] Елементите на форматот на официјалната кореспонденција се комплетирани (интерес, тема, датум/број, место на потпис).
- [ ] Ја потврдив секоја правна основа од официјалниот извор.
- [ ] Ги отстранив непотребните лични податоци од нацртот.
- [ ] Ги наведов правото и времетраењето на приговорот во негативното дејство (потврдено).
- [ ] Го доставив текстот на одобрение на претпоставениот; Не те известив директно.