Ieguvumi:
- Spēja izskaidrot robotizētās procesu automatizācijas (RPA) un mākslīgā intelekta lomas un viedās automatizācijas (hiperautomatizācijas) pieeju.
- Spēja izstrādāt manuālu procesu, sadalot to soļos un nošķirot soļus, kas ir piemēroti automatizācijai no tiem, kuriem nepieciešams cilvēka apstiprinājums
- Spēja novērtēt mākslīgā intelekta atbalstītus automatizācijas projektus izņēmumu pārvaldības, audita pēdas un kļūdu izmaksu ziņā
Katrā organizācijā ir nogurdinoši un ar kļūdām saistīti uzdevumi, kurus cilvēki atkārto katru dienu: datu kopēšana no vienas sistēmas un ievadīšana citā, norēķinu informācijas manuāla apstrāde, ienākošo e-pastu šķirošana. Robotiskā procesa automatizācija (RPA) automatizē šos regulāros un atkārtotos uzdevumus ar programmatūras robotiem, kas imitē cilvēka darbības ekrānā. "Robots" šeit nav fiziska mašīna, bet gan programmatūra, kas noklikšķina, raksta un kopē ekrānā. RPA spēks ir tāds, ka tas darbojas papildus esošajām sistēmām, tās nemainot; Tāpēc tas nodrošina ātrus rezultātus pat vecās sistēmās, kuras ir grūti integrēt.
RPA viena pati nevar saprast “bez noteikumu” situācijas. Ja rēķins tiek saņemts standarta formātā, robots nolasa laukus; Bet, ja katrs piegādātājs to nosūtīs citā formātā, robots būs apmulsis. Šeit tiek izmantots mākslīgais intelekts: AI veic darbības, kas prasa “spriedumu”, piemēram, dokumenta izpratne, teksta klasificēšana, informācijas iegūšana no brīvā teksta, un RPA veic kanoniskās darbības. Šo kombināciju sauc par inteliģento automatizāciju vai hiperautomatizāciju (no gala līdz galam, mākslīgā intelekta atbalstīta procesu automatizācija). MIS speciālista uzdevums ir sadalīt procesu daļās un noformēt, kura daļa pieder RPA, kura daļa pieder AI un kura cilvēkam.
Procesa automatizācija
Automatizācijas dizaina pamatā ir procesa sadalīšana soļos un katra soļa klasificēšana. Ir trīs kategorijas. Noteiktas un strukturētas darbības (draudzīgas RPA): "ERP ekrānā ievadiet katru rindu programmā Excel." Darbības, kurām nepieciešams komentārs (ar MI): “Kurai kategorijai pieder šis sūdzības teksts?” Augsts risks vai neskaidras darbības (atstāj personas ziņā): "Atmaksas apstiprinājums virs 5000 TL."
Laba automatizācija glābj cilvēkus no atkārtotas nastas, nevis no visa darba; kritisko lēmumu pieņemšanu atstāj cilvēku ziņā. To sauc par human-in-the-loop dizainu: robots sagatavo darbu, cilvēks to apstiprina. Piemēram, robots nolasa rēķinu un ievada melnrakstu ERP, un grāmatvedis sniedz galīgo apstiprinājumu. Tādējādi ātrums un drošība tiek nodrošināta kopā.
Padoms. Pirms procesa automatizēšanas vienmēr vispirms to vienkāršojiet. Slikta procesa automatizēšana tikai ātrāk radīs sliktus rezultātus. Vispirms noņemiet nevajadzīgās darbības, pēc tam automatizējiet pārējo.
Izņēmumu pārvaldība un audita izsekojamība
Katra automatizācija galu galā saskaras ar situāciju, kas pārkāpj noteikumus: trūkst datu, neparedzēts formāts, sistēmas avārija. Izņēmuma apstrāde ļauj robotam šādās situācijās droši apstāties un paziņot cilvēkam, nevis klusībā darīt nepareizu. Ja nav paredzēti izņēmumi, robots klusībā vairos kļūdas un neviens to nepamanīs.
Vēl viena nepieciešamība ir audita pēdas: ieraksts par katru robota soli, kad tas tika veikts, ar kādiem datiem un ar kādu rezultātu. Bez audita izsekojamības kļūdu nevar izmeklēt vēlāk; Šī izsekojamība ir juridiska prasība, īpaši finanšu procesos. AI var sagatavot šī procesa plāna izklāstu, izņēmumu scenārijus un dokumentāciju; Bet kurš solis ir kritisks un kādas ir kļūdas izmaksas, nosaka biznesa zināšanas.
Trīs mini futrāļi: pēc skaitļiem
1. gadījums — pareizs sadalīšanas process. Vienā grāmatvedības centrā manuāli tika apstrādāti 4000 ikmēneša piegādātāju rēķini; Vienai personai procedūra ilga 6 minūtes. AI izlasīja dokumentu un izvilka laukus, RPA ievadīja projektu ERP, grāmatvedis to tikko apstiprināja. Apstrādes laiks samazinājās no 6 minūtēm līdz 1,5 minūtēm, bet apstiprinājuma solis palika cilvēkam; tādējādi kļūdainais rēķins turpināja tvert.
2. gadījums — kad nav paredzēts izņēmums. Kādā apdrošinātā polises atjaunošanas robots klusībā nepareizi apstrādāja 340 ierakstus ar neparedzētiem datumu formātiem; neviens nepamanīja un atjaunošanas tika ievadītas ar nepareizu datumu. Ja izņēmuma noteikums ("apturēt un ziņot, ja formāts netiek atpazīts") būtu izstrādāts no nulles, robots šos ierakstus novirzītu uz cilvēku. Labošana ilga nedēļas.
3. gadījums — nepareiza procesa automatizācija. Vienam mazumtirgotājam pasūtījuma apstiprināšanas process sastāvēja no 11 posmiem; Tas būtu automatizēts ar robotu. Kad MIS eksperts pārbaudīja procesu, viņš redzēja, ka 4 soļi bija nevajadzīgas dubultpārbaudes. Vispirms process tika samazināts līdz 7 soļiem, pēc tam tas tika automatizēts. Ja tas būtu automatizēts bez vienkāršošanas, 4 nevajadzīgas darbības būtu pastāvīgas.
Vāja uzvedne / spēcīga uzvedne
Vāja uzvedne:
Automatizēt rēķinu apstrādi.
Spēcīga uzvedne:
Jūsu loma: Jūs esat procesu automatizācijas projektētājs. Sadaliet šo manuālo procesu soļos un klasificējiet katru posmu:- [RPA] kanonisks, strukturēts, atkārtojošs- [AI], kam nepieciešama interpretācija/kategorizēšana/teksta izpratne- [CILVĒKS] augsts risks vai neskaidrs lēmums Katrai darbībai pierakstiet iespējamos izņēmumus un to, kā rīkoties kļūdas gadījumā. Uzskaitiet informāciju, kas jāreģistrē audita izsekojamībai. Process: [soli pa solim manuāls procesa apraksts]
Spēcīga uzvedne izjauc procesu, piešķir katrai darbībai pareizo lomu un jau no paša sākuma rada izņēmumus un audita izsekojamību.
Četras kopējamas veidnes
1) Procesa sadalīšanās:
Sadaliet tālāk norādīto manuālo procesu numurētās darbībās. Katrai darbībai: ievade, process, izvade un automatizācijas pieejamība ([RPA]/[AI]/[CILVĒKS]). Process: [teksts]
2) Izņēmuma scenārija ģenerēšana:
Tālāk norādītajam automatizētajam procesam “Kas varētu noiet greizi?” Saraksta scenāriji: trūkst datu, nepareizs formāts, sistēmas kļūda, dubults ieraksts. Iesakiet, ko robotam vajadzētu darīt katra labā. Process: [teksts]
3) Vienkāršošanas pārskats:
Tālāk atzīmējiet darbības, kas ir nevajadzīgas, atkārtojas vai nerada vērtību, un uzrakstiet, kāpēc tās var noņemt. Iesakiet vienkāršošanu PIRMS automatizācijas. Process: [teksts]
4) Audita pēdas dizains:
Izveidojiet audita izsekojamību šādam automatizētam procesam: kuri lauki (laiks, lietotājs/robots, ievade, rezultāts, lēmums) ir jāreģistrē katrā solī? Norādiet visas nepilnības finanšu izsekojamības ziņā. Process: [teksts]
Salīdzinājuma diagramma: RPA / AI / cilvēks
kritērijs
RPA
Mākslīgais intelekts
cilvēks
Kas viņam padodas vislabāk
Regulāri, atkārtoti
Komentārs, klasifikācija
spriedums, atbildība
Ievades veids
strukturēts
Daļēji/brīvs teksts
visi veidi
Kļūdu uzvedība
Ievēro likumu līdz burtiem
Cik droši vien var būt nepareizi
Var atklāt un apturēt
Audits
Viegli pieteikt
Izvadei jābūt reģistrētai
Paraksts/apstiprinājums
galīgais lēmums
nē
nē
Jā
Biežas kļūdas
- Sliktā procesa automatizācija. Automatizēšana, vispirms nevienkāršojot, saglabā izšķērdēšanu.
- Neveidojot izņēmumus. Robots, kas izveidots, pamatojoties uz pieņēmumu, ka "viss iet labi", pirmajā pārsteigumā klusi rada kļūdas.
- Kritiskā lēmuma pieņemšana AI ziņā. Augsta riska apstiprinājuma deleģēšana modelim; Pat ja modelis šķiet pārliecināts, tas ir nepareizi un neuzņemas nekādu atbildību.
- Apejot audita pēdas. Bez pēdām kļūdu nevar izmeklēt; Tas ir juridisks pārkāpums finanšu procesā.
- Nemaz neskatos uz robotu. Sistēmu maiņa (ekrāns, telpa); Kādu dienu nepārraudzītais robots klusībā sāk klikšķināt nepareizajā vietā.
Uzmanību: automatizācijas ātrums arī paātrina kļūdu. Ja cilvēks pieļauj kļūdu, apstrādājot 60 ierakstus stundā, tās ir ierobežotas līdz 60 kļūdām; Nepareizi uzstādīts robots dažu minūšu laikā var sabojāt tūkstošiem ierakstu. Tāpēc sākumā izmēģiniet to nelielā apjomā, uzraudzībā.
Rezumējot
RPA automatizē regulārus un atkārtotus uzdevumus, atdarinot ekrāna soļus; Mākslīgais intelekts pārņem soļus, kas prasa interpretāciju un klasifikāciju. Abu kombinācija ir vieda automatizācija. Dizaina pamatā ir procesa sadalīšana posmos un katra soļa piešķiršana RPA, AI vai cilvēkam. Augsta riska lēmumi neļauj cilvēkiem sazināties. Izņēmumu apstrāde un audita pēdas ir obligātas. AI paātrina procesa sadalīšanu, izņēmuma scenāriju un dokumentācijas sastādīšanu; Bet kurš ir kritiskais solis un kļūdas izmaksas nosaka biznesa zināšanas. Pirms automatizācijas vienkāršojiet un apstipriniet, vispirms izmantojot mazo pilotu.
Lietojumprogrammas uzdevums
Izvēlieties “atvaļinājuma pieprasījuma apstiprināšanas procesu” (darbinieku pieprasījumi, vadītājs apstiprina, HR procesi). (1) Sadaliet procesu soļos, izmantojot jaudīgo uzvedni, un klasificējiet katru darbību kā [RPA]/[AI]/[CILVĒKS]. (2) Aprakstiet vismaz 3 izņēmuma scenārijus un to, ko robots darīs katrā. (3) Atrodiet vismaz 1 nevajadzīgu darbību, kuru var noņemt pirms automatizācijas. (4) Uzskaitiet jomas, kas jāreģistrē audita izsekojamībai. (5) Atzīmējiet vienu augsta riska pakāpi un uzrakstiet, kāpēc tam vajadzētu palikt cilvēkā.
kontrolsaraksts
- [ ] Es sadalīju procesu posmos un katram solim piešķīru pareizo lomu.
- [ ] Pirms automatizācijas procesu vienkāršoju.
- [ ] Es definēju izņēmuma darbību katram solim.
- [ ] Esmu noteicis apgabalus, kas reģistrējami audita izsekojamībai.
- [ ] Es atstāju augsta riska lēmumus cilvēku lokā.
- [ ] Vispirms es plānoju nelielu apjomu, uzraudzīts pilots.