Ieinteresēto pušu komunikācija un cerību vadība — Mākslīgais intelekts projektu vadībā

Ieguvumi:

Spēja izstrādāt ieinteresēto pušu analīzi (varas/interešu matrica), komunikācijas plānu un kanāla-frekvences-ziņojuma saskaņošanu ar mākslīgā intelekta atbalstu
Spēja izmantot AI, lai ieinteresētajām personām sniegtu konkrētus ziņojumus, profesionāli sniegtu sliktas ziņas un sagatavotu saziņas melnrakstus
Spēja izprast konfidencialitātes robežas un to, ka ieinteresēto pušu attiecību galīgais tonis, apņemšanās un jutīgais vēstījums ir jāapstiprina ar cilvēka spriedumu.

Projekti neizdodas nevis tehnisku iemeslu dēļ, bet bieži vien komunikācijas un cerību problēmu dēļ. Projekts var būt perfekti izplānots; Bet, ja sponsors ir dezinformēts, klients sagaida citu iznākumu vai komanda zaudē motivāciju, projekts klibo. Ieinteresētā persona ir ikviens, kuru projekts ietekmē vai var ietekmēt projektu: sponsors, klients, gala lietotājs, komanda, piegādātājs, augstākā vadība, pat regulējošās iestādes. Cerību pārvaldība ir zināt, ko katra ieinteresētā puse sagaida, un tuvināt šīs cerības realitātei. AI ir spēcīgs rakstīšanas un plānošanas partneris šajā jomā: strukturē ieinteresēto pušu analīzi, sagatavo komunikācijas plāna projektu, raksta vienu un to pašu ziņojumu atbilstošā tonī dažādām ieinteresētajām personām vai pat izstrādā profesionālu sliktu ziņu piegādi. Bet galīgais tonis, apņemšanās un jūtīgums attiecībās ir jāapstiprina ar cilvēka spriedumu; Turklāt ir jāievēro konfidencialitātes robežas.

Ieinteresēto pušu analīze un komunikācijas plāns

Pirmais solis ir zināt, ar ko sazināties un cik daudz. Enerģijas/interešu tīkls klasificē ieinteresētās personas pēc divām asīm: to ietekme un interese par projektu. Tas sastāv no četriem reģioniem:

Liela jauda / liela interese: pārvaldiet cieši (sponsors, galvenais klients). Lielākā daļa pūļu tiek veltīta šeit.
Liela jauda/maza iesaistīšanās: esi apmierināts (augstākā vadība). Īsa, augsta līmeņa informācija.
Maza jauda / liela interese: Informējiet (galalietotājus). Regulāra atjaunināšana.
Maza jauda / zema interese: uzraudzīt (vides jomā ieinteresētās puses). Minimāla piepūle.

Otrais solis ir komunikācijas plāns: kanāls (e-pasts, sapulce, informācijas panelis, ziņojums), biežums (nedēļas, mēneša, atskaites punkts), formāts un ziņojuma īpašnieks katrai ieinteresēto personu grupai. Labs plāns atbild uz jautājumu "kas saņems kādu informāciju, kad, pa kādu kanālu?" Tādējādi nav ne pārmērīgas informācijas bombardēšanas, ne informācijas plaisas.

Cerību pārvaldības zelta likums: nepietiekami apsolīts, nevis pārpildīts; Apsoli patiesību, turi savu vārdu. Uzpūsti solījumi apmierina īstermiņā, bet iznīcina uzticību ilgtermiņā.

ieinteresētā puse

Jauda/Interese

kanālu

frekvence

ziņojuma signāls

Soli pa solim: ieinteresēto pušu saziņa ar AI

Ieinteresētās personas kartē. Sniedziet AI anonīmo ieinteresēto personu sarakstu un pieprasiet klasifikācijas projektu varas/interešu matricā; labojiet to realitātei.
Komunikācijas plāna projekts. Katrai grupai ģenerējiet kanālu-frekvences-ziņojuma saskaņošanu.
Tonējiet ziņojumu atbilstoši ieinteresētajai personai. Izdrukājiet to pašu situāciju atbilstošā tonī sponsoram (īss, lēmums), komandai (atvērts, atbalstošs), klientam (caurspīdīgs, uzticība).
Sagatavojiet sliktās ziņas. Par jaunumiem, piemēram, kavējumiem/budžeta pārtēriņiem, pieprasiet profesionālu projektu, kas uzņemas atbildību un piedāvā risinājumus.
Cilvēka piekrišana. Pirms sūtīšanas apstipriniet sensitīvos ziņojumus, saistības un signālu.
Privātuma kontrole. Pārbaudiet, vai ziņojumā, kas tiek nosūtīts vienai ieinteresētajai personai, netiek nopludināta citas ieinteresētās personas konfidenciāla informācija.

Uzmanību: klientam rakstītajā ziņojumā var tikt nopludināts cita klienta vārds, komandas locekļa darbības informācija vai iekšējie izmaksu dati. AI tos nepamana; Jūs filtrējat katru izejošo ziņojumu, lai nodrošinātu privātumu.

trīs mini futrāļi

1. gadījums — tās pašas ziņas, trīs tonnas. Premjerministram bija jāsniedz ziņas par divu nedēļu kavēšanos trim ieinteresētajām personām. Viņš lūdza trīs atsevišķus projektus — no AI līdz sponsoram (ietekme + kompensācijas plāns), klientam (caurspīdīga atklāšana + jauns datums), komandai (atbalsta, bez vainas). Viņš katru no tiem pārstrādāja un nosūtīja. Reakcija tika mīkstināta, jo visas trīs ieinteresētās personas tika informētas savlaicīgi un atbilstošā tonī. Laiks: 45 minūtes rakstīšanai tika samazinātas līdz 12 minūtēm.

2. gadījums — sliktas ziņas, kas pareizi ierāmētas. Koordinators vilcinājās ziņot klientam par budžeta pārtēriņu. Viņš lūdza AI izklāstu, kas uzņēmās atbildību, izskaidroja iemeslu un piedāvāja divus risinājuma variantus. Koordinators projektu rediģēja savā balsī. Klients novērtēja uz risinājumu vērsto pieeju, un attiecības kļuva stiprākas. Mācība: sliktas ziņas nesagrauj uzticību, ja tās ir labi formulētas.

3. gadījums — nopludināta konfidenciāla informācija. Komandas loceklis nosūtīja AI ģenerēto klienta atjauninājumu, to neizlasot; teksts saturēja iekšējo izmaksu rezervi un cita projekta nosaukumu. Kad klients to pamanīja, viņš bija satraukts. Nodarbība: katrs izejošais ziņojums ir jāizlasa cilvēkam, lai nodrošinātu privātumu.

Vāja uzvedne / spēcīga uzvedne

Vāja uzvedne:

Uzrakstiet klientam e-pastu, sakot, ka ir kavēšanās.

Tonis, konteksts, izšķirtspēja un konfidencialitāte ir neskaidri; Rodas vispārējs, auksts vai pārlieku aizsardzības teksts.

Spēcīga uzvedne:

Jūsu loma: pieredzējis projektu vadītājs.Konteksts: Man jāpaziņo klientam (vārds [MASKED]) par 10 darba dienu kavēšanos.Iemesls: piegādātāja piegāde kritiskajā ceļā tiek aizkavēta (iekšējo izmaksu informācija SHARE).Uzdevums: Uzrakstiet profesionālu e-pasta melnrakstu.Tonis: caurspīdīgs, uzņemies atbildību, bet ne pārāk atvainojošs; uz risinājumu orientēts. Saturs: 1) skaidri norādiet situāciju, 2) vienkāršojiet iemeslu, 3) norādiet jaunu datumu, 4) piedāvājiet divus kompensācijas variantus, 5) mierinošu slēgšanu. Noteikums: NEMINIET iekšējās izmaksas, rezervi vai citus klientu/projektu nosaukumus. Maksimāli 180 vārdi.

Šī uzvedne ir spēcīga: tonis, satura struktūra, konfidencialitātes rezerve un garums ir skaidri.

Papildu veidnes:

# Adaptīvs tonis Uzrakstiet šādu situāciju trīs atsevišķos izklāstos: (a) īss/lēmums vērsts uz sponsoru, (b) atbalstošs/atvērts komandai, (c) caurspīdīgs/pārliecinošs klientam. Norādiet to pašu faktu, vienkārši mainiet toni un detalizācijas pakāpi atbilstoši ieinteresētajai personai.

# Expectation alignerPasūtītājs izteica šādas cerības: [gaidīšana]. Vai tas ir saderīgs ar pašreizējo darbības jomu/grafiku? Ja nē, sagatavojiet atbildi, kas maigi realizē izredzes un piedāvā alternatīvu. Atzīmējiet saistību teikumus ar [gaida apstiprinājumu].

# Privātuma filtrsSkenējiet šo izejošo ziņojumu: vai ir kāda cita klienta/projekta nosaukums, iekšējās izmaksas/peļņa, personīgā veiktspēja vai NDA tvēruma informācija? Ja ir, atzīmējiet to un iesakiet to noņemt.

Biežas kļūdas

Visiem viens un tas pats ziņojums: sponsors un galalietotājs nevēlas vienu un to pašu informāciju; Tonim un līmenim ir jāatšķiras atkarībā no ieinteresētās puses.
Slikto ziņu aizkavēšana: premjerministrs, kurš vēlu paziņo par kavēšanos, agri zaudē uzticību.
Uzpūsts solījums: solījums, ko nevar turēt, īstermiņa apmierinātība nozīmē ilgstošu vilšanos.
Privātuma noplūde: ziņojumā var noplūst iekšējie dati vai cita ieinteresēto personu informācija.
AI signāla nosūtīšana tāda, kāds tas ir: pārāk formāls vai pārāk draudzīgs tonis var kaitēt attiecībām; Jāiestata ar cilvēka balsi.
Nepārvaldot cerības: klusēšana liek ieinteresētajai personai noteikt savas (parasti optimistiskās) cerības.

Padoms. Katrai galvenajai ieinteresētajai personai: "Par ko šī persona visvairāk interesējas un no kā visvairāk baidās saistībā ar projektu?" Atbildi uz jautājumu. Ja saziņā balstīsit šīs divas atbildes, jūsu trāpījumu līmenis palielināsies.

Rezumējot

Ieinteresēto pušu komunikācija un cerību vadība ir projekta neredzamie, bet izšķirošie aspekti. Spēka/interešu matrica atbild uz jautājumu, kam un cik daudz pūļu tu veltīsi, un komunikācijas plāns atbild uz jautājumu kurš-kad-kurš kanāls-kurš ziņa. AI paātrina ieinteresēto pušu analīzi, komunikācijas plānošanu un ieinteresētajām pusēm raksturīgu signālu; profesionāli formulē sliktas ziņas. Tomēr galīgajam tonim, saistībām un sensitīviem vēstījumiem ir jāsaņem cilvēka apstiprinājums; Katrs izejošais ziņojums ir jāfiltrē, lai nodrošinātu konfidencialitāti.

Lietojumprogrammas uzdevums

Klasificējiet (anonimizējiet) sava projekta ieinteresētās personas spēka/interešu matricā, izmantojot AI, un izveidojiet komunikācijas plāna projektu. Pēc tam ņemiet vērā pašreizējo situāciju (piemēram, aizkavēšanos vai lēmuma pieņemšanas nepieciešamību) un izdrukājiet trīs atsevišķus ziņojumus sponsoram, klientam un komandai. Ievietojiet katru ziņojumu caur konfidencialitātes filtru un nesūtiet bez apstiprinājuma teikumus, kas satur saistības.

kontrolsaraksts

[ ] Es klasificēju ieinteresētās puses varas/interešu matricā.
[ ] Katrai grupai izveidoju kanāla frekvences ziņojumu plānu.
[ ] Šīs pašas ziņas pielāgoju atbilstošam tonim pēc ieinteresētās puses.
[ ] Es nosūtīju sliktās ziņas savlaicīgi un uz risinājumu orientētā veidā.
[ ] Es filtrēju izejošos ziņojumus konfidencialitātes/NDA dēļ.
[ ] Esmu cilvēku apstiprinājis teikumus, kas satur saistības.