Ieguvumi:
- Spēja ar mākslīgā intelekta atbalstu pārvērst sapulču piezīmes un stenogrammas kopsavilkumā, kas sadalīts lēmumu, darbības un atbildīgajās (RACI) jomās
- Spēja izmantot mākslīgo intelektu, lai izveidotu darbības vienumus, piešķirtu termiņus un izstrādātu darbību izsekotājus
- Izpratne par to, ka lēmumi, kurus mākslīgais intelekts izlaiž vai piešķir nepareizi, un saturs, kam nepieciešama konfidencialitāte, ir pakļauti cilvēka kontrolei.
Lielākā daļa projektu tiek vadīti sanāksmē; bet lielākā daļa tikšanos aizlido bez pēdām. "Par ko mēs runājām?", "Kas to darītu?", "Pie kāda lēmuma mēs nonācām?" jautājumi ir sliktas atzīmes cena. Labs sapulces kopsavilkums sasauc stundu garu sarunu līdz trim lietām: pieņemtajiem lēmumiem, veiktajām darbībām (kas, ko, kad) un atklātām tēmām. AI ir neticami spēcīgs šajā darbā: sapulces stenogrammu vai izkaisītās piezīmes pārvērš sakārtotā kopsavilkumā, lēmumu sarakstā un pārskata datuma darbību izsekošanas diagrammā dažu sekunžu laikā. Taču mākslīgais intelekts var izlaist lēmumu, uzdot kādu darbību nepareizai personai vai uzņemties neizteiktas saistības; Turklāt ar konfidenciālām sarunām jārīkojas piesardzīgi. Kopsavilkumu nevajadzētu izplatīt bez cilvēka kontroles.
Labas sanāksmes kopsavilkuma struktūra
Efektīvs kopsavilkums sastāv no četrām daļām:
- Nospiedums: Datums, dalībnieki, priekšmets, ilgums.
- Lēmumi: sanāksmē skaidri pieņemti lēmumi (rezultāti, nevis diskusijas).
- Darbības: katra formātā “kas, kurš (atbildīgais), kad (termiņš)”. Šī ir izsekošanas sirds.
- Atvērtās tēmas / stāvvietu saraksts: Tēmas, par kurām nevar izlemt un paliek vēlākai.
Akronīms RACI ir noderīgs, lai precizētu darbības: R (Atbildīgais) veic darbu, A (Atbildīgais) galīgais atbildīgais/apstiprina darbu, C (Konsultēts) konsultējās, Es (Informed) informēts. Darbībai drīkst būt tikai viens "A"; Ja divi cilvēki ir vienādi atbildīgi, neviens patiesībā nav atbildīgs.
Darbību izsekotājs ir dzīvā diagramma, kurā vienuviet tiek izsekotas visas atvērtās darbības: darbība, atbildīgā, izpildes datums, statuss (atvērts/notiek/pabeigts/nokavēts), piezīmes. Katra sanāksme sākas ar šī saraksta atjaunināšanu (“kā ar pagājušās nedēļas darbībām?”) un beidzas ar jaunām darbībām.
apgabalā
piemērs
Kāpēc tas ir svarīgi?
darbība
"Iestatīt testa vidi"
Ir skaidrs, ko darīt
Atbildīgais (R)
viena persona
Divi atbildīgi = nulle atbildīgo
termiņš
12. septembris
Darbība bez datuma tiek atlikta
Statuss
procesā
izsekojamību
Konteksts/lēmums
"5. sanāksme, 2. lēmums"
spēja izsekot
Soli pa solim: kopsavilkums un darbību iegūšana ar AI
- Sagatavojiet izejvielu. Sanāksmes atšifrējums, piezīmes vai audio teksta izvade. Ja ir konfidenciāls/personisks saturs, padariet to anonīmu.
- Pieprasiet strukturētu kopsavilkumu. Lūdziet AI kopsavilkumu šādā formātā: rindiņa + lēmumi + darbības + atvērtās tēmas.
- Aizliegt safabricēšanu. Norādījums "Nepievienojiet lēmumu/atbildīgo personu/datumu, kas nav skaidri minēts tekstā; ja tas ir neskaidrs, rakstiet "neskaidrs".
- Atbildīga un datuma pārbaude. Pārbaudiet ar katru atbildīgo un vēsturisko dalībnieku faktu, ko ieceļ AI; Visbiežāk sastopamā kļūda ir šeit.
- Pārsūtīt uz skatīšanās sarakstu. Pievienojiet darbību izsekotājam jaunas darbības, atjauniniet iepriekšējo darbību statusu.
- Izlasiet pirms izplatīšanas. Izlasiet abstraktu kā cilvēks, pirms nosūtāt to dalībniekiem; Pārbaudiet, vai nav slēpta satura un nepareiza uzdevuma.
Padoms. Kad sapulce ir beigusies, izplatiet kopsavilkumu tajā pašā dienā. Katrs pēc 24 stundām atceras savādāk; jauns kopsavilkums beidz diskusiju.
trīs mini futrāļi
1. gadījums — atgūtas zaudētās darbības. Projekta koordinators AI nodeva 70 minūšu garās sanāksmes stenogrammu un rīkojās. AI atrada 14 darbības; Koordinators secināja, ka 3 no tām patiesībā bija "idejas", nevis darbība, un apstiprināja atbildīgo datumu atlikušajām 11. Darbs, kas būtu prasījis 40 minūtes manuāli, tika pabeigts 10 minūtēs, un neviena darbība netika zaudēta.
2. gadījums — konstatēts nepareizs uzdevums. PM redzēja rindu "Ash veiks datu bāzes migrāciju" AI kopsavilkumā; Tomēr sanāksmē Ahmets sacīja, ka "es varu to izskatīt" un neuzņēmās nekādas saistības. PM to laboja, sakot: "Ahmets izskatīs iespējamību, lēmums tiks pieņemts nākamajā sanāksmē." Nodarbība: AI var pārvērst vilcināšanos par apņemšanos; Atbildīgie uzdevumi ir jāpārbauda.
3. gadījums — privātuma pārkāpuma risks. Komandas vadītājs AI nodeva pilnu sanāksmes stenogrammu, kurā tika apspriests darbinieka darbības jautājums, lai to izplatītu kā publisku kopsavilkumu. Par laimi viņš to izlasīja pirms izdalīšanas un izņēma personīgo/konfidenciālo sadaļu. Nodarbība: cilvēka veiktā pārbaude pirms īssavilkuma izplatīšanas saglabā konfidencialitāti.
Vāja uzvedne / spēcīga uzvedne
Vāja uzvedne:
Apkopojiet šīs sanāksmes piezīmes.
AI sniedz vispārīgu kopsavilkumu; Tas nenodala lēmumus no darbībām, nenosaka pienākumus/datumus un ir atvērts safabricēšanai.
Spēcīga uzvedne:
Jūsu loma: projekta sanāksmes sekretāre. Ievade: Zemāk ir sanāksmes stenogramma (personas/konfidenciāli vārdi [MASKĒTI]).Uzdevums: Izveidojiet strukturētu kopsavilkumu:1) Nospiedums (datums, dalībnieku skaits, tēma)2) LĒMUMI (tikai neto lēmumi)3) DARBĪBU tabula: Darbība | Atbildīgais (R) | Termiņš | Konteksts4) precīzas problēmas: PIEVIENOT lēmumu, atbildīgo personu vai datumu, kas tekstā nav TIEŠI minēts. Ja nav skaidrs, rakstiet "neskaidrs". - Nerakstiet vilcinošus izteicienus ("Paskatīšos", "varbūt") kā solījumus; ziņojiet par to, kā tas ir.- Atdaliet ideju no darbības; Esiet pilnībā atbildīgs par katru darbību.
Šī prasība ir spēcīga: struktūra ietver izgatavošanas aizliegumu, vilcināšanās un apņemšanās atšķirību un vienīgās atbildības noteikumu.
Papildu veidnes:
# Darbības pabeigšanas pārbaudītājs Tālāk esošajā darbību sarakstā atzīmējiet tos, kuriem trūkst atbildīgā VAI izpildes datuma. Par katru pazudušo jautājiet man sanāksmē, kurš to uzņēmās/kad; Nesarunājiet tikšanās.
# Skatīšanās saraksta atjauninātājs Mans iepriekšējais sekotāju saraksts (pielikumā) un šīs nedēļas sanāksmes kopsavilkums ir sniegts. Atjauniniet iepriekšējo darbību statusu, atzīmējiet pabeigtās, pievienojiet jaunas darbības. Izmaiņu saraksts.
# Privātuma skenerisSkenējiet šo kopsavilkumu pirms tā izplatīšanas: atzīmējiet teikumus, kas satur personīgo sniegumu, algu, veselību, disciplīnu vai konfidenciālu biznesa informāciju, un iesaku tos izslēgt no izplatīšanas.
Biežas kļūdas
- Idejas piejaukšana darbībai: ne viss teiktais ir apņemšanās; AI var tos neatšķirt.
- Nepārbaudot atbildīgo personu: darbība, kas piešķirta nepareizai personai, tiek zaudēta izsekošanas laikā.
- Darbība bez termiņa: Darbība bez termiņa tiek atlikta uz nenoteiktu laiku.
- Vilcināšanās pārvēršana apņemšanās: "Redzēs" un "Es darīšu" atšķiras.
- Konfidenciāla satura izplatīšana bez filtrēšanas: veiktspējas/personiskās problēmas var īslaicīgi atklāties.
- Novērošanas saraksta neatjaunināšana: kad darbība ir veikta, tai nav nozīmes, ja tā netiek ievērota.
Uzmanību: mākslīgais intelekts dažkārt var pievienot darbību, kas sapulcē nekad netika pieminēta, bet šķiet "loģiska". Tā ir labi domāta halucinācija, taču tā liek cilvēkiem atbildēt par uzdevumiem, kurus viņi nekad nav uzņēmušies. Salīdziniet katru rindiņu ar faktisko atšifrējumu.
Rezumējot
Sanāksmes kopsavilkums samazina sarunu līdz lēmumiem, darbībām un atklātām tēmām; darbību izsekošanas saraksts uztur tos dzīvus. Mākslīgais intelekts pārvērš stenogrammas strukturētā kopsavilkumā sekundēs un izveido atbildīgu datumu tabulu. Tomēr tas var sajaukt ideju ar darbību, pārvērst vilcināšanos par apņemšanos, veikt nepareizus uzdevumus vai saturēt slēptu saturu. Cilvēka pienākums ir pārbaudīt principus un datumus, filtrēt konfidencialitāti un izlasīt kopsavilkumu pirms tā izplatīšanas.
Lietojumprogrammas uzdevums
Nododiet AI pēdējās tikšanās piezīmes (maskējot slepenos vārdus) un izveidojiet strukturētu kopsavilkumu un darbību tabulu. Apliecināt ar faktiem atbildīgo personu un katras darbības datumu; Atdaliet vismaz vienu "ideju" no darbības. Veiciet pārbaudi pirms izvietošanas, izmantojot veidni “privātuma skeneris”, un pārsūtiet darbības uz savu skatīšanās sarakstu.
kontrolsaraksts
- [ ] Es sadalīju kopsavilkumu lēmumā, darbībā un atklātā tēmā.
- [ ] Katrai darbībai ir viena atbildīgā persona un termiņš.
- [ ] Es pārbaudīju atbildīgos un datuma uzdevumus ar faktisko atšifrējumu.
- [ ] Es atdalīju ideju no apņemšanās; Es atstāju vilcināšanos tādas, kādas tās bija.
- [ ] Pirms izplatīšanas es filtrēju privātu/personisku saturu.
- [ ] Es pievienoju darbības sekošanas sarakstam un atjaunināju iepriekšējās situācijas.