Ieguvumi:
- Spēja izprast riska, varbūtības, ietekmes, riska rādītāja un reakcijas stratēģijas jēdzienus (izvairīšanās, mazināšana, nodošana, pieņemšana) un ar mākslīgā intelekta atbalstu sagatavot riska ieraksta projektu.
- Spēja izmantot mākslīgo intelektu risku identificēšanai, klasificēšanai, trigeru identificēšanai un mazināšanas pasākumu izstrādei un riska ieraksta uzturēšanai.
- Saprotot, ka mākslīgā intelekta radītās varbūtības un ietekmes vērtības prasa ekspertu kalibrēšanu un ka riska īpašumtiesības un galīgais lēmums pieder cilvēkiem.
Katrā projektā nākotne ir neskaidra; Nenoteiktība nozīmē risku. Risks ir nenoteikts notikums vai nosacījums, kas, ja tas tiks realizēts, ietekmēs projekta mērķus (laiku, izmaksas, apjomu, kvalitāti). Riski var būt negatīvi (draudi) vai pozitīvi (iespēja), taču ikdienas valodā mēs galvenokārt domājam draudus. Tas, kas labu projektu vadītāju atšķir no viduvēja, bieži vien ir riska pārvaldība: redzēt problēmas, pirms tās rodas, samazināt to iespējamību un iepriekš plānot, kā rīkoties, kad tās rodas. Šīs vienības pamatā ir risku reģistrs: dzīvs dokuments, kurā tiek glabāti visi riski, to iespējamība, ietekme, īpašnieki un reaģēšanas plāni. AI ļoti palīdz riska identificēšanā un projektu vērtēšanā; Taču iespējamības un ietekmes aplēsēm ir nepieciešams aģentūras specifisks spriedums, un riska īpašumtiesības vienmēr paliek cilvēkam.
Riska reģistra anatomija
Riska žurnāla rindā parasti ir iekļauts: riska apraksts (cēloņa-notikuma-seku formātā: “ja piegādātājs kavējas, integrācija nesākas, piegādes kvītis”), kategoriju (tehniskā, resursa, ārējā, finansiālā, juridiskā), varbūtību (iespējamība; piemēram, 1–5 vai %), ietekmi (zaudējuma apmērs, ja notiek), riska zīme (iespējamība b × riska rādītājs); tuvošanās), reaģēšanas stratēģija, riska īpašnieks (persona, kuras uzdevums ir uzraudzīt šo risku) un statuss.
Riska rādītājs = varbūtība × ietekme ir vienkāršs, bet spēcīgs prioritāšu noteikšanas rīks. Riskam ar varbūtību 4 un ietekmi 5 (vērtējums 20) ir jāpievērš lielāka uzmanība nekā riskam ar varbūtību 2 un ietekmi 2 (vērtējums 4). Riski riska matricā (varbūtības-ietekmes režģī), pamatojoties uz šo punktu, ir izvietoti sarkanā/dzeltenā/zaļā zonā.
Ir četras pamata reakcijas stratēģijas (draudiem):
- Izvairīšanās: pilnīga darba maiņa/atcelšana, kas rada risku.
- Samazināt: iespējamības vai ietekmes samazināšana (piem., aizvietojoša piegādātāja atrašana).
- Nodošana: riska nodošana kādam citam (apdrošināšana, līguma klauzula, apakšuzņēmējs).
- Pieņemt: uzņemties risku; bet jāpiešķir ārkārtas rīcības plāns un budžeta/laika sadalījums.
apgabalā
piemērs
Kas to aizpilda?
Riska definīcija
"Ja galvenais izstrādātājs aiziet, attīstība palēninās."
PM + komanda
Varbūtība (1-5)
3
eksperta spriedums
Efekts (1-5)
4
eksperta spriedums
rezultāts
12
Konts (AI palīdz)
sprūda
"Atnākšana uz darbu samazinās, intervijas baumas"
riska uzņēmējs
Atbildēt
Mazināšana: informācijas apmaiņa, rezerves persona
PM + ir
Īpašnieks
komandas vadītājs
sūta PM
Soli pa solim: riska reģistrēšana, izmantojot AI
- Riska prāta vētra. Piešķiriet AI anonīmu projekta kontekstu un ļaujiet tai ģenerēt iespējamos riskus pa kategorijām. AI labi atgādina par riskiem, ar kuriem cilvēki varētu saskarties.
- Ievietojiet to cēloņa-notikuma-seku formātā. Ievietojiet katru risku formātā “X dēļ, ja notiek Y, būs ietekme Z”; Neviennozīmīgus riskus nevar pārvaldīt.
- Uzmetuma punktu skaitīšana. Jautājiet AI par varbūtības/ietekmes diagrammām, bet kalibrējiet tās, pamatojoties uz eksperta vērtējumu. AI numurs ir sākumpunkts, nevis realitāte.
- Identificējiet trigeri. Par katru būtisku risku “kā mēs zinām, ka tas tuvojas?” Atbildi uz jautājumu.
- Reaģēšanas plāna projekts. Lūdziet AI ieteikt piemērotas 4 stratēģijas un konkrētu rīcību katram augstam riskam.
- Piešķiriet īpašnieku un saglabājiet to dzīvu. Katram riskam piešķiriet īpašnieku; Pārskatiet risku reģistru katru nedēļu. Risku reģistrs ir dzīvs dokuments, kas nav uzrakstīts vienreiz un aizmirsts.
Padoms. Apkopojiet riska žurnālu “5 galvenākie riski” un iekļaujiet to katrā statusa ziņojumā. Tādā veidā riski paliek redzami un pārsteigumi tiek samazināti.
trīs mini futrāļi
1. gadījums — nepamanīts risks. PMO speciālists nodeva AI aizpildīto 18 rindiņu riska reģistru un jautāja: "Kādus tipiskus riskus es varētu būt palaidis garām?" viņš jautāja. AI; Tajā tika atgādināti 5 riski, piemēram, "trešās puses licences atjaunošana", "datu migrācijas zaudēšanas risks" un "galvenā personāla atkarība". Eksperts pievienoja 3 no tiem. Divus mēnešus vēlāk radās licencēšanas risks, taču plāns bija gatavs.
2. gadījums — kalibrēšanas atšķirība. Viens premjerministrs apšaubīja vērtību "varbūtība 2", ko AI piešķīra riskam. Kavēšanās bija izplatīta komandas vēsturē ar šo piegādātāju; faktiskā varbūtība bija tuvāk 4. Rezultāts palielinājās no 6 līdz 12, un risks no saraksta "skatīties" pārcēlās uz "aktīvo piesardzības pasākumu" sarakstu. Nodarbība: AI varbūtības prognoze ir jālabo, izmantojot aģentūras datus.
3. gadījums — Nepieprasīts risks. Komanda labi identificēja riskus, bet nespēja uzņemties atbildību. Radās risks, neviens neskatījās, sprūda aizbēga un projekts kavējās 3 nedēļas. Nodarbība: risks bez īpašnieka ir risks bez uzraudzības; AI rada riskus, bet cilvēka īpašnieks tos piešķir.
Vāja uzvedne / spēcīga uzvedne
Vāja uzvedne:
Uzskaitiet mana projekta riskus.
Bez konteksta, bez kategorijām un bez formāta; Tiek parādīts vispārīgs saraksts, no kuriem lielākā daļa nav saistīti ar jūsu projektu.
Spēcīga uzvedne:
Jūsu loma: riska pārvaldības speciālists.Konteksts: [anonīms projekta kopsavilkums: nozare, ilgums, komanda, tehnoloģija, ierobežojumi].Uzdevums: ģenerēt risku pēc kategorijām (tehniskais, resurss, ārējais/piegādātājs, finansiālais, juridiskais, darbības joma). Katram riskam:- apraksts cēloņa-notikuma-sekas formātā- Varbūtība (1-5) un ietekme (atkārtota reakcijas stratēģija) (1-5) (izvairīties/mazināt/nodot/akceptēt) un 1 konkrēta darbībaPiezīme: varbūtības/ietekmes vērtības ir DRAFT; Es to kalibrēšu ar iestāžu datiem. Nenorādiet viltus numurus, uzrakstiet iemeslus. Izvade: tabula.
Šī uzvedne ir spēcīga: tajā ir iekļauta kategorija, formāts, brīdinājums par uzmetuma punktu skaitu un kalibrēšanas piezīme.
Papildu veidnes:
# Aklās zonas meklētājs Skatiet manu riska žurnālu zemāk. Atgādiniet man, kategorijā pēc kategorijas, riskus, kas šādos projektos ir KOPĪGI, bet NAV manā sarakstā. Neatkārtojiet esošos.
# TriggergeneratorIesakojiet 3 riska agrīnās brīdinājuma pazīmes (izraisītājus): [risks]. Katrai zīmei arī pierakstiet, ar kādiem datiem/rādītāju varu izsekot.
# Reaģēšanas plāna padziļinātājs Novērtējiet visas četras stratēģijas šim augstajam riskam (izvairieties/mazināt/pārsūtīt/pieņemt); salīdziniet katra izmaksas un ietekmi, paskaidrojot, kuru ieteikt un kāpēc. Atcerieties, ka galīgais lēmums ir mans.
Biežas kļūdas
- Rakstot neskaidru risku: “Kavēšanās risku” nevar pārvaldīt; "Integrācijas kļūdas, ja piegādātājs X kavējas" ir pārvaldāms.
- AI rezultāta kļūdaina patiesība: iespējamība/ietekme ir atkarīga no iestādes; To nedrīkst lietot bez kalibrēšanas.
- Īpašnieka nepiešķiršana: nepiederošs risks netiek uzraudzīts.
- Sprūda nenorādīšana: bez agrīnām pazīmēm risks jūs pārsteigs.
- Risku reģistra iesaldēšana: mainās projekts, mainās riski; Ja ieraksts netiek atjaunināts, tas nomirst.
- Skatoties tikai uz draudiem: Iespējas (darbs pabeigts agri, resursi kļūst lētāki) var arī pārvaldīt.
Uzmanību: AI risku var apzīmēt kā “mazu varbūtību”; Bet, ja šāds risks jūsu organizācijā rodas bieži, AI vispārinājums jūs maldinās. Vienmēr pārbaudiet rezultātus ar saviem vēsturiskajiem datiem.
Rezumējot
Riska pārvaldība ir māksla redzēt problēmas pirms to eksplozijas, un riska reģistrs ir galvenais dokuments. Katrs risks tiek identificēts cēloņa-notikuma-seku formātā, novērtēts pēc varbūtības un ietekmes, tiek noteikts tā izraisītājs un reakcijas stratēģija (izvairīties/mazināt/nodot/akceptēt), un tam tiek piešķirts īpašnieks. AI ir spēcīgs riska prāta vētras un projektu vērtēšanas līdzeklis; Tas atgādina jums par aklo zonu. Tomēr iespējamības/ietekmes vērtību ekspertu kalibrēšana, riska īpašumtiesības un galīgais lēmums par reakciju vienmēr ir cilvēka ziņā.
Lietojumprogrammas uzdevums
Izveidojiet savam projektam kategoriju riska reģistra projektu no AI (anonimizēt kontekstu). Izvēlieties 5 visaugstāko punktu riskus; Kalibrējiet katra iespējamības/ietekmes vērtību ar saviem vēsturiskajiem datiem, ierakstiet aktivizētāju un atbildes darbību un piešķiriet īpašnieku. Pēc tam pārbaudiet riskus, kurus esat palaidis garām, izmantojot veidni "aklās zonas meklētājs".
kontrolsaraksts
- [ ] Es uzrakstīju riskus cēloņa-notikuma-seku formātā.
- [ ] Es kalibrēju varbūtības/ietekmes vērtības ar savas iestādes ienesīgumu.
- [ ] Es noteicu risku prioritāti pēc punktu skaita (riska matrica).
- [ ] Esmu identificējis trigerus un reakcijas stratēģijas katram nozīmīgam riskam.
- [ ] Katram riskam piešķīru īpašnieku.
- [ ] Es plānoju saglabāt risku žurnālu un pievienot to statusa ziņojumam.