Darba sadalījuma struktūra (WBS) un darbības jomas plānošana

Ieguvumi:

• Izprotiet darbības jomas paziņojuma un darba sadalījuma struktūras (WBS) jēdzienus un izmantojiet AI, lai izveidotu WBS projektu, kas sadalīts darba pakotnēs.
• Noskaidrojiet ārpus darbības jomas preces, piegādes un pieņemšanas kritērijus, izmantojot mākslīgā intelekta atbalstu, un redziet, ka darbības joma jau agri palielinās
• Spēja saprast, ka projekta vadītāja pienākums ir apstiprināt mākslīgā intelekta radītā WBS integritāti, reālismu un piemērotību organizācijas kontekstam, veicot komandas un ieinteresēto personu verifikāciju.

Kad jūs sākat projektu ar "ko mēs darīsim?" Sākt ar to ir kā staigāt tumsā. Projekti bieži neizdodas nevis tāpēc, ka tie ir slikti pārvaldīti, bet gan tāpēc, ka tie jau no paša sākuma ir definēti nepareizi. Šīs nodaļas priekšmets ir divi pamata rīki, kas iezīmē projekta robežas un sadala darbu pārvaldāmās daļās: tvēruma paziņojums un darba sadalījuma struktūra. Kad šie divi dokumenti ir pareizi izveidoti, grafiks, prognoze, risks un budžets stingri atrodas tiem virsū; Nepareizi uzstādot, visa projekta laikā viss kratās. AI ir spēcīgs abu dokumentu izstrādes partneris: tas dažu minūšu laikā piedāvā darbības jomas skeletu un sadalījumu darba paketēs. Bet atcerieties: AI rada vispārēju modeli; Tikai jūs un jūsu komanda zināt jūsu organizācijas faktiskos rezultātus, ierobežojumus un pieņemšanas kritērijus.

Kas ir darbības jomas paziņojums?

Darbības joma ir tas, ko projekts ietver un ko tas neietver. Tvēruma paziņojums ir dokuments, kas to noformē rakstiski un parasti ietver: projekta mērķi, galvenos nodevumus, pieņemšanas kritērijus, ārpus darbības jomas vienumus, pieņēmumus un ierobežojumus. Viskritiskākā un visvairāk novārtā atstātā daļa ir ārpus darbības jomas saraksts: "Mēs nedarīsim X šajā projektā" novērš argumentu "bet es domāju, ka tas tika iekļauts" vēlāk.

Kad tvērums kļūst nekontrolējams, to sauc par tvēruma slīdēšanu: mazs, neapstiprināts darbs, kas pievienots projektam, laika gaitā to uzpūš. "Vēl tikai viens mazs papildinājums", kad tas atkārtojas, uzspridzina budžetu un grafiku. Labs tvēruma paziņojums un skaidri pieņemšanas kritēriji ir pirmā aizsardzības līnija pret tvēruma slīdēšanu. Pieņemšanas kritēriji ir izmērāms nosacījums, kam jāatbilst nodevumam, lai to uzskatītu par "pabeigtu" (piemēram, "veidlapas ielāde mazāk nekā 2 sekundēs").

Padoms. Rakstot darbības jomas paziņojumu, pielieciet tikpat daudz pūļu sarakstam "ko mēs nedarīsim" kā "ko mēs darīsim". Izslēgtās preces ir lētākā projekta apdrošināšana.

Kas ir darba sadalījuma struktūra (WBS)?

Darba sadalījuma struktūra (WBS) ir hierarhisks koks, kas sadala kopējo projekta darbu loģiskās daļās, kas pakāpeniski kļūst mazākas no augšas uz leju. Augšpusē ir projekts, zem tā ir galvenie nodevumi/fāzes, un zem tiem ir darba paketes. Darba pakete ir zemākā līmeņa darbs, ko var piešķirt personai/komandai, un tas ir pietiekami mazs, lai novērtētu tā ilgumu un izmaksas. Labs WBS ievēro divus noteikumus: 100% noteikumu (apakšējo daļu summa ietver visu augšējo daļu, ne vairāk, ne mazāk) un savstarpēju ekskluzivitāti (nav divu iepakojumu satur vienu un to pašu darbu, nav pārklāšanās).

Kāpēc WBS ir tik svarīga? Tā kā prognozēšana, grafiks, budžets un risks vienmēr tiek veikti darba paketes līmenī. “Mēs izveidosim vietni” ir neparedzams; bet tādas pakotnes kā "pieteikšanās lapas dizains", "lietotāja reģistrācijas veidlapa", "maksājumu integrācijas pārbaude" ir paredzamas. WBS ir arī ietvars atbildības piešķiršanai (RACI), progresa uzraudzībai un komunikācijai.

Soli pa solim: WBS melnraksta ģenerēšana, izmantojot AI

1. Precizējiet darbības jomu. Anonīmi norādiet AI projekta mērķi, galvenos rezultātus un zināmos ierobežojumus. Labs WBS nerodas no neskaidra mērķa.
2. Pieprasiet dalījuma uzmetumu. Pieprasiet AI hierarhiju, kas sadalīta fāzēs un darba paketēs; Pieprasiet katrai pakai vienas rindas darbības jomas aprakstu un ieteicamo piegādi.
3. Pārbaudiet 100% noteikumu. Pārbaudīt, vai saražoto iepakojumu kopsumma pilnībā atbilst apjomam; Atzīmējiet trūkstošos un nevajadzīgos priekšmetus.
4. Pievienojiet pieņemšanas kritērijus. Pieprasiet izmērāmu pieņemšanas kritēriju projektu katram galvenajam nodevumam, pēc tam precizējiet tos, salīdzinot ar realitāti.
5. Precizēt ārpus darbības jomas. Lūdziet AI sarakstu ar “vienumiem, kuriem, iespējams, nevajadzētu būt šim projektam” un apspriediet to ar komandu.
6. Komandas un ieinteresēto pušu apstiprināšana. Pārskatiet melnrakstu kopā ar darba pakotnes īpašniekiem. WBS nekad nav "plāns" bez komandas apstiprinājuma.

Uzmanību: mākslīgā intelekta ģenerētais WBS bieži var palaist garām svarīgu paketi (piemēram, “juridiskais apstiprinājums”, “datu migrācija”, “lietotāju apmācība”), kas šķiet loģiska, bet ir raksturīga jūsu organizācijai. Trūkstošā pakete jau no paša sākuma padarīs jūsu prognozi nepareizu. Noteikti piemērojiet 100% noteikumu no cilvēka viedokļa.

trīs mini futrāļi

1. gadījums — laiku taupošs projekts. Tā vietā, lai izveidotu WBS no nulles jaunam iekštīkla projektam, PMO eksperts sniedza YZ anonīmo tvēruma kopsavilkumu un lūdza uzmetumu. YZ piedāvāja 6 fāzes un 34 darba paketes. Eksperts noņēma 5 pakotnes un pievienoja 3 trūkstošās pakotnes (SSO integrācija, pieejamības pārbaude, satura migrācija) 45 minūšu ilgā seminārā ar komandu. Darbs, kas būtu prasījis vienu dienu no nulles, tika paveikts pus dienas laikā un kļuva pilnīgāks.

2. gadījums — tvērēja šļūdes uztveršana. Projekta vadītājs sniedz AI 12 mazus pieprasījumus no klienta un jautā: "Vai tie atbilst darbības jomai vai ārpus tā saskaņā ar pašreizējo darbības jomas paziņojumu?" Viņš to klasificēja kā: YZ 7 atzīmēja pieprasījumu kā "iespējams, neatbilstošu". PM pārvērta tos oficiālos izmaiņu pieprasījumos; pretējā gadījumā projektā klusi ieplūstu papildu 3 darba nedēļas.

3. gadījums — trūkst pakešu slazda. Komanda bez pārbaudes apstiprināja 28 WBS iepakojumus, ko ražoja YZ. Projekta vidū tika pamanīts, ka nav "datu migrācijas" un "gājiena mēģinājuma" pakotņu; šīs divas neveiksmes papildināja grafiku par 4 nedēļām. Mācība: AI melnrakstus nevajadzētu apstiprināt bez cilvēku testēšanas saskaņā ar 100% noteikumu.

Vāja uzvedne / spēcīga uzvedne

Vāja uzvedne:

Uzrakstiet WBS mobilās aplikācijas projektam.

Šī uzvedne ir ļoti vispārīga: AI parasti izveido veidni, taču tai ir maza nozīme jūsu projekta faktiskajiem rezultātiem, ierobežojumiem un pieņemšanas kritērijiem.

Spēcīga uzvedne:

Jūsu loma: vecākais projektu plānošanas speciālists.Konteksts: Krājumu izsekošanas mobilā lietojumprogramma mazumtirdzniecības klientam (nosaukums maskēts).Ierobežojumi: 4 mēneši, integrācija ar esošo ERP obligāta, iOS+Android, pieejama datu migrācija.Uzdevums: Izveidojiet WBS projektu, kas sadalīts fāzēs un darba pakotnēs.Noteikumi:- Ievērojiet 100% noteikumu; pakām zem katras fāzes pilnībā jāaptver fāze.- Katrai darba pakotnei: vienas rindas darbības joma + galvenais nodevums + izmērāmi pieņemšanas kritēriji.- Beigās norādiet atsevišķu sarakstu "iespējams, ĀRPUS no darbības jomas".- Atzīmējiet iestādes specifiskās paketes, par kurām neesat pārliecināts, izmantojot "[apstiprināt ar komandu]", pieskaņojot. Rezultāts: novērtējuma tabula (fāze | Iepakojums | Darbības joma | Piegāde | Pieņemšanas kritēriji).

Šis pieprasījums ir spēcīgs, jo konteksts, ierobežojums, 100% noteikums, pieņemšanas kritēriji un ārpus darbības jomas pieprasījums ir skaidrs; arī uzspiež nenoteiktību ar "[apstiprinājums ar komandu]".

Papildu veidnes:

# Ārpus darbības jomas meklētājsIzlasiet tālāk sniegto tvēruma paziņojumu. Norādiet kā “ārpus darbības jomas kandidātus” uzdevumus, kas ir izplatīti, bet šeit nav TIEŠI pieminēti (piemēram, apmācība, dokumentācija, atbalsts, migrācija, drošības pārbaude). Par katru jautājiet, kāpēc tas būtu jāiekļauj/izslēgts.

# Pieņemšanas kritēriju ražotājsIeteikt 3–5 izmērāmus pieņemšanas kritērijus šādai piegādei (SMART formātā): ​​[piegāde]. Nerakstiet kritērijus, kurus nevar izmērīt (piemēram, "tam vajadzētu darboties labi").

# 100% noteikumu pārbaudītājsPārbaudiet tālāk norādīto WBS. Kuram tvēruma paziņojuma nodevumam NAV ekvivalenta nevienā darbpakotnē? Kuras pakotnes PĀRSNIEDZ tvēruma paziņojumu? Uzskaitiet nepilnības.

Biežas kļūdas

• Nerakstīšana ārpus darbības jomas: ja nav skaidrs "ko mēs nedarīsim", tvēruma slīdēšana ir neizbēgama.
• Pakas, kas ir pārāk lielas vai pārāk plānas: Milzu iepakojums, kas ilgst mēnesi, ir neparedzams; Nelielā vienas stundas pakete pārspēj vadību. Pakām jābūt paredzamām un izsekojamām.
• AI projekta apstiprināšana, to neapstiprinot: nepilnīga uzņēmuma pakotne (datu migrēšana, regulējuma apstiprināšana, apmācība) vilto plānu jau no paša sākuma.
• Pieņemšanas kritēriju izlaišana: ja kritēriju nav, diskusija "pabeigta" ir bezgalīga.
• WBS nenosakot, koncentrējoties uz rezultātiem, nevis darbībām: laba WBS parāda rezultātus (nosaukumus), nevis tādas darbības kā "sapulces rīkošana".

Padoms. Nerakstiet WBS vienreiz un atstājiet to tā. Kad tiek saņemtas apstiprinātas izmaiņas, atjauniniet WBS, pēc tam grafiku un budžetu. WBS ir dzīvs dokuments.

Rezumējot

Tvēruma paziņojums nosaka projekta robežas, savukārt WBS nosaka pārvaldāmās darba daļas. Labs darbības jomas paziņojums ietver skaidrus pieņemšanas kritērijus un spēcīgu sarakstu “ārpus darbības jomas”; Labs WBS ievēro 100% likumu un savstarpēju ekskluzivitāti. AI izstrādā ātrus un pilnīgus projektus abiem, taču var izlaist iestādei raksturīgās pakotnes. Projekta vadītājam ir jāpiemēro 100% noteikums no cilvēka viedokļa, jānoskaidro ārpus darbības jomas un jāsaņem komandas apstiprinājums.

Lietojumprogrammas uzdevums

Pašreizējam projektam izveidojiet WBS uzmetumu no AI, kas sadalīts fāzēs un darba pakotnēs (anonimizējiet datus). Pēc tam kopā ar komandas locekli piemērojiet 100% noteikumu: kuras pakas trūkst, kuras ir nevajadzīgas, kurām piegādei nav pieņemšanas kritēriju? Izlabojiet vismaz 3 trūkstošos/nepareizos punktus un saglabājiet laboto WBS.

kontrolsaraksts

• [ ] Manam darbības jomas paziņojumam ir mērķis, rezultāts, pieņemšanas kritēriji, ārpus darbības jomas, pieņēmums un ierobežojums.
• [ ] Es ar nolūku aizpildīju sarakstu "ārpus darbības jomas".
• [ ] WBS ievēro 100% noteikumu (nav trūkstošu/lieku pakešu).
• [ ] Katra darba pakete ir paredzama un izsekojama.
• [ ] Katram svarīgam nodevumam ir izmērāmi pieņemšanas kritēriji.
• [ ] Es kopā ar komandu pārbaudīju AI melnrakstu; Es pievienoju iestādei specifiskas paketes.