Ieguvumi:
- Spēja precizēt un izstrādāt procesu, lai automatizētu atkārtotus, uz noteikumiem balstītus, zema sprieduma uzdevumus ar bezkoda rīkiem
- Spēja izmantot mākslīgo intelektu gan kā automatizācijas projektētāju, gan kā procesa posmu plūsmā, pievienojot cilvēka apstiprinājumu un drošības tīklu kritiskajiem soļiem
- Spēja piemērot disciplīnu par mazo iestatīšanu un testēšanu ar reāliem datiem, uzraudzību pirmajā nedēļā un kontrolējot datu ceļu konfidencialitāti, saprotot, ka automatizācija arī samazina kļūdu.
Lielākais personīgās produktivitātes lēciens rodas, vispār neveicot atkārtotus uzdevumus, tas ir, to automatizējot. Katru nedēļu viena un tā paša pārskata kopēšana un ielīmēšana, katras ienākošās veidlapas manuāla apstrāde izklājlapā, viena un tā paša paziņojuma sūtīšana atkal un atkal: tie ir iekārtas darbi. Bezkoda automatizācija (automatizācija bez koda rakstīšanas) nozīmē "ja tā notiek, dariet" noteikumu izveidi ar vizuāliem rīkiem, nezinot programmēšanu. Šajā jomā AI gan palīdz izstrādāt automatizāciju, gan darbojas kā apstrādes posms automatizācijā (piemēram, apkopojot ienākošo tekstu). Bet uzmanieties: automatizācija arī automatizē kļūdu; Nepareizi izveidota plūsma ātri un atkārtoti pieļauj kļūdu.
Noteikumi. Bez koda tiek instalēta programmatūra/automatizācija, neierakstot kodu. Trigeris ir notikums, kas sāk automatizāciju — “kad tiek saņemts jauns e-pasts”, “kad veidlapā tiek saņemta atbilde”. Darbība ir darbība, kas tiek veikta pēc trigera — "pievienot rindu tabulai", "sūtīt ziņojumu". Zapier, Make, Power Automate ir populāras bezkoda automatizācijas platformas; Tie savieno lietojumprogrammas kopā. Integrācija ir tad, kad divas lietojumprogrammas apmainās ar datiem.
Ko automatizēt?
Ne katrs darbs ir piemērots automatizācijai. Darbiem, kas ir labi kandidāti, ir trīs īpašības: atkārtošanās (tā notiek bieži), uz likumiem balstīta (tam ir skaidra “ja-tad” loģika) un tiem ir nepieciešams zems spriedums (cilvēka spriedums nav nepieciešams). Piemērs: ienākošo rēķinu saglabāšana mapē, veidlapu atbilžu apstrāde tabulā, iknedēļas atskaites sastādīšana un nosūtīšana noteiktā laikā.
Slikti kandidāti ir: darbi, kas prasa augstu spriedumu (kāda atbilde kam), ir reti (reizi gadā) vai kuru iznākums ir kritisks, un tos nevajadzētu turpināt bez pārbaudes. Šajā pēdējā grupā iestatiet automatizāciju līdz melnraksta ražošanai, atstājot “sūtīšanu” cilvēka ziņā.
Padoms. Pirms uzdevuma automatizēšanas veiciet to vairākas reizes manuāli un pierakstiet precīzas darbības. Jūs nevarat automatizēt procesu, kuru nesaprotat; Automatizācija ir precizēta procesa mašīntulkošana.
Soli pa solim: automatizācijas iestatīšana
- Noskaidrojiet procesu. Kas ir sprūda, kādi ir soļi, kāda ir izvade? Vienreiz rakstiet ar roku.
- Vai to izstrādājis AI. “Kā es varu iestatīt šo procesu, izmantojot Zapier/Make?” Jautājiet soļu plānu.
- Uzstādiet mazu. Vienkāršākajā veidā sāciet ar vienu soli.
- Pārbaudi to. Izmēģiniet to ar reāliem datiem; manuāli pārbaudiet izvadi.
- Ielieciet verifikācijas punktu. Pievienojiet cilvēka apstiprinājumu kritiskos posmos; Nevajag visu automatizēt.
- Skatīties. Regulāri pārbaudiet izdrukas pirmajā nedēļā; Klusā kļūda ir visbīstamākā.
AI divas lomas automatizācijā
1. loma — dizainers. Kad esat izskaidrojis, ko vēlaties darīt, AI jums pastāstīs soli pa solim automatizācijas plānu, kādi ir nepieciešamie palaišanas savienojumi un iespējamās nepilnības. Ja jūs vispār nezināt bezkoda rīku, AI būs jūsu skolotājs.
2. loma — apstrādes darbība. Mūsdienīgi bezkoda rīki ļauj plūsmā ievietot “AI soli” — apkopot ienākošo tekstu, klasificēt to, mainīt toni, izvilkt no datiem laukus. Piemēram: “kad tiek saņemts jauns atbalsta e-pasts → klasificēt steidzamību ar AI → paziņot administratoram, ja tas ir steidzams”. Šeit AI ir automatizācijas smadzenes, taču tam atkal ir jādarbojas pārbaudāmās robežās.
bizness
Vai tas ir piemērots automatizācijai?
Kāpēc
Renderēt veidlapas atbildi uz tabulu
ļoti ērti
Atkārtota, uz noteikumiem balstīta
Rēķinu arhivēšana
piemērots
Uz noteikumiem balstīts, zems spriedums
Atvainošanās e-pasts klientam
Daļēji (melnraksts)
Spriedums ir vajadzīgs, vēstījums ir cilvēkam
Kurš tiks paaugstināts amatā?
nav piemērots
Augstākā tiesu vara, kritiska
Iknedēļas atskaites sastādīšana
piemērots
atkārtojas, noteikta laika
Četras kopējamas automatizācijas veidnes
Es vēlos automatizēt šādu atkārtotu uzdevumu bez koda: Process: [pastāstiet man soli pa solim].- Kādi trigeri un darbības ir nepieciešami?- Kurš no Zapier / Make / Power Automate ir piemērots un kāpēc?- Kur atstāt cilvēka apstiprinājumu (kritiskās darbības)?- 3 iespējamie kļūmju punkti un kā no tiem izvairīties?
Es pievienošu AI soli šādai automatizācijas plūsmai. Plūsma: [ienākošais
Palīdziet man precizēt šo procesu, pēc tam sagatavojiet to automatizācijai: Aptuveni tas, ko es izdarīju: [netīra pārfrāze].- Sakārtojiet darbības skaidrā secībā.- Atdaliet (ja-tad) lēmuma pieņemšanas punktus.- Atzīmējiet, kuras darbības ir automātiskas un kurām jāpaliek cilvēkam.
Tiek parādīts kontrolsaraksts, lai pārbaudītu manis iestatīto automatizāciju: Automatizācija: [ko tā dara].- Kādus malas gadījumus (tukši dati, slikts formāts, dubults ieraksts) man vajadzētu pārbaudīt?- Kas jāuzrauga pirmajā nedēļā?- Kur ir kluso kļūdu risks (nepamanīti)?
Vāja uzvedne / spēcīga uzvedne
Vāji: "Izveidojiet man automatizāciju." (AI sniedz vispārīgu atbildi, nezinot, ko tas vēlas automatizēt, kādus rīkus tas izmanto.)
Strong: "Es vēlos automātiski apstrādāt Google veidlapā saņemtos pieteikumus izklājlapu tabulā un nosūtīt man Slack paziņojumu par tiem, kas atzīmēti kā steidzami. Kā to iestatīt, izmantojot Make? Pastāstiet man soli pa solim, pastāstiet man, kur jāatstāj cilvēka apstiprinājums un iespējamās kļūdas." Jaudīgi versiju veidošanas rīki nodrošina funkcionējošu plānu, jo tas nodrošina palaidēju, darbību un nepieciešamību pēc drošības.
trīs mini futrāļi
1. gadījums — roku darba beigas. Operāciju vadītājs manuāli apstrādāja 40+ dienu ienākošos pasūtījumus izklājlapā, aptuveni 50 minūtes dienā. Forma → uzstādīta galda automatizācija; laiks samazinājās līdz nullei. Ieguva ~18 stundas mēnesī. Kritiskais punkts: pirmajā nedēļā viņš manuāli pārbaudīja katru ierakstu, konstatēja divas formatēšanas kļūdas un laboja plūsmu.
2. gadījums — automatizēta kļūda. Mārketinga speciālists iestatīja automātisku sveiciena ziņojumu savam e-pasta sarakstam, taču ziņojumā nepareizi uzrakstīja datumu. Automatizācija perfektā ātrumā to nosūtīja 600 cilvēkiem. Kļūda netika pieļauta tikai vienu reizi, bet 600 reizes. Nodarbība: automatizācija mērogo arī kļūdu; Pirms instalēšanas pārbaudiet saturu perfekti un vispirms pārbaudiet mazo.
3. gadījums — viedā plūsma ar AI soli. Atbalsta komanda izveidoja plūsmu, kurā ienākošie e-pasta ziņojumi tiek klasificēti kā "steidzami/parasti/surogātpasts" ar AI soli un piešķirot prioritāti steidzamajiem. Atbildes laiks samazinājās no vidēji 4 stundām līdz 40 minūtēm. Drošības nolūkos: e-pasta ziņojumi, kurus AI uzskatīja par "surogātpastu", netika dzēsti, bet nonāca atsevišķā mapē — tādēļ, ja AI kļūdījās, tie netika pazaudēti. Viens izgāja cauri šai mapei reizi nedēļā.
Biežas kļūdas
- Nesaprotamā procesa automatizācija: vispirms veiciet to manuāli, noskaidrojiet darbības.
- Visa automatizācija: atstājiet cilvēku apstiprinājumu kritiskām/novērtējamām darbībām.
- Tiešraides sākšana bez testēšanas: automatizācijas svaru kļūda; Vispirms pārbaudiet ar maziem un reāliem datiem.
- Neuzraudzība: klusās kļūdas ir visbīstamākās; Regulāri pārbaudiet izdrukas pirmajā nedēļā.
- Akli uzticoties AI darbībai: izveidojiet drošības tīklu, lai nepareizas klasifikācijas gadījumā dati netiktu zaudēti.
- Privātums: zināt, kur automatizācija pārvieto sensitīvus datus; trešo pušu rīki redz datus.
Uzmanību! Automatizācija pārvieto datus no vienas lietojumprogrammas uz citu. Šajā pārsūtīšanas laikā sensitīvi dati (personas informācija, finanšu uzskaite) var tikt nodoti caur trešo pušu serveriem. Noteikti pārbaudiet automatizācijas datu ceļu un uzņēmuma datu saglabāšanas politiku.
Rezumējot
- Lielākie ieguvumi tiek gūti, automatizējot atkārtotus, uz likumiem balstītus uzdevumus ar zemu vērtējumu.
- AI spēlē divas lomas: skolotājs, kurš izstrādā automatizāciju, un apstrādes posmu plūsmas ietvaros (apkopojiet/klasificējiet).
- Manuāli uzlabojiet procesu pirms tā automatizācijas; Jūs nevarat instalēt procesu, kuru nesaprotat.
- Veidojiet mazus, pārbaudiet ar reāliem datiem, pievienojiet cilvēka apstiprinājumu un drošības tīklu kritiskajām darbībām.
- Automatizācija arī mērogo kļūdu; Skatieties pirmo nedēļu, pārbaudiet autobusu, lai nodrošinātu privātumu.
Lietojumprogrammas uzdevums
Izvēlieties atkārtotu uzdevumu, ko veicat katru nedēļu, un vispirms pierakstiet soļus ar roku. Lūdziet AI precizēt procesu, izmantojot trešo veidni, pēc tam izstrādāt bezkoda dizainu ar pirmo veidni. Ja varat, instalējiet to vienkāršākajā formā un sagatavojiet testa kontrolsarakstu ar ceturto veidni un izmēģiniet to ar reāliem datiem. Ņemiet vērā, kur atstājat cilvēku apstiprinājumu.
kontrolsaraksts
- [ ] Vispirms es manuāli veicu darbu, ko gatavojos automatizēt, un noskaidroju darbības.
- [ ] Es izvēlējos atkārtotu, uz noteikumiem balstītu, zemu vērtējumu darbu.
- [ ] Es pievienoju cilvēka apstiprinājumu/drošības tīklu kritiskajiem soļiem.
- [ ] Es to iestatīju mazu un pārbaudīju ar reāliem datiem.
- [ ] Izlaidumus plānoju noskatīties pirmajā nedēļā.
- [ ] Es pārbaudīju sensitīvo datu ceļu un automatizācijas konfidencialitāti.