Ieguvumi:
- Iespēja iekļūt sapulcē gatavībā, pirms sanāksmes ar mākslīgo intelektu sagatavojot darba kārtību un iespējamo iebildumu sarakstu
- Spēja strukturēt neapstrādātas piezīmes vai atšifrējumus kā lēmumus/darbības (kas-kas-kad)/atvērtus jautājumus, lai novērstu pazaudētas darbības
- Spēja pievērst uzmanību atšifrējuma piekrišanai un konfidencialitātei, apstiprinot uzdevumus un lēmumus, ko var veikt mākslīgais intelekts, un izplatot kopsavilkumu
Sanāksmes ir lielākais korporatīvā laika elements un par to ir visvairāk sūdzību. Slikta tikšanās; Tā ir sapulce, kas tiek ievadīta nesagatavota, izklīdināta, un galu galā nav skaidrs, kurš ko darīs. AI tiek izmantots katrā sapulces darbplūsmas posmā: darba kārtība un sagatavošana pirms, piezīmes laikā, kopsavilkums un darbību izsekošana pēc tam. Bet cilvēki nosaka tikšanās kvalitāti; AI tikai pastiprina sagatavošanos un padara pēcpārbaudi neizlaižamu. Lielākais ieguvums parasti nāk pēc tikšanās: lēmumi un rīcība neizgaist.
Noteikumi. Darba kārtība ir sarindots sapulcē apspriežamo tēmu saraksts. Darbības vienums ir uzdevums, kas tiek veikts sapulcē, tiek piešķirts kādam un kuram ir datums. Sanāksmes kopsavilkums/protokols ir pārrunātā un pieņemto lēmumu pieraksts. Transkripcija ir sarunas transkripcija vārds vārdā — daži sapulču rīki to ģenerē automātiski. Pēcpārbaude ir pārraudzība, vai darbības faktiski tiek veiktas.
Trīs sanāksmes un AI posmi
Pirms (sagatavošanās): AI izvelk strukturētu darba kārtību no izkaisīta tēmu saraksta, iepriekš pārdomā iespējamos jautājumus un pretargumentus, apkopo attiecīgos dokumentus un sagatavo jūs. Laba sagatavošanās sanāksmes laiku var samazināt uz pusi.
Pasūtījums (piezīme): sapulces laikā nejaucieties ar AI; Veiciet neapstrādātas piezīmes vai izmantojiet atšifrēšanas rīku (ja atļauts). Saglabājiet savu uzmanību sarunai.
Sekas (kopsavilkums un darbība): lūk, reālā atdeve. Jūs ievadāt neapstrādātu piezīmi vai atšifrējumu AI un strukturējat to "lēmumos, darbībās (kas-kas-kad), atklātos jautājumos." Pēc tam jūs to skaidri izplatāt dalībniekiem. Tātad "ko mēs gatavojāmies darīt tālāk?" nenoteiktība pazūd.
Soli pa solim: sapulces darbplūsma
- Nosakiet darba kārtību. Piešķiriet mākslīgajam intelektam neapstrādātas tēmas un izstrādājiet prioritāru un noteiktu darba kārtību.
- Gatavojieties. Apkopot attiecīgos dokumentus; Iepriekš apsveriet iespējamos iebildumus.
- Veikt neapstrādātas piezīmes. Vienkāršota, neapstrādāta ierakstīšana laikā; Nejaucieties ar AI.
- Konfigurēt. Pēc tam nododiet piezīmi/stenogrammu AI un pieņemiet lēmumus un veiciet darbības.
- Pārbaudīt. Salīdziniet katru lēmumu un uzdevumu ar to, ko atceraties; AI var piešķirt nepareizi.
- Izvietot un izsekot. Nosūtīt kopsavilkumu; Ievietojiet darbības pēcpārbaudes sarakstā.
Padoms. Pēc sanāksmes kopsavilkuma sagatavošanas ar AI dalībniekiem tiek jautāts: "Vai šis kopsavilkums ir pareizs, vai ir kāds pazudis/nepareizs?" Jautājiet 24 stundu laikā. Tādā veidā jūs uztverat kļūdas un pārliecinieties, ka visi atrodas vienā lapā.
Atšifrējums un konfidencialitāte
Daudzas sapulču platformas piedāvā automātiskus atšifrējumus un AI kopsavilkumus. Tas ir spēcīgi, taču esiet uzmanīgi no divām lietām. Pirmā ir piekrišana: dalībniekiem ir jāzina, ka viņi tiek ierakstīti; Dažās vietās tā ir juridiska prasība. Otrkārt, ir privātums: atšifrējumi var saturēt sensitīvu informāciju; Uzziniet, kur tas ir saglabāts un kas tam ir piekļuvis. Slepenas sapulces stenogrammas ielīmēšana vispārējā AI rīkā ir tikai šīs informācijas izņemšana.
Skatuves
AI ieguldījums
vīrieša loma
Darba kārtība
Struktūras, prioritātes
izlemj, par ko runāt
sagatavošana
Dokuments apkopo, ierosina iebildumus
Nosaka stratēģiju
piezīme
Atšifrējums/kopsavilkums (ar rīku)
Saglabā uzmanību sarunai
Kopsavilkums
Lēmums+rīkojas
Apstiprina precizitāti
izsekošana
Atgādinājums, statuss jautā
Uzņemas atbildību
Četras kopējamas sapulču veidnes
Izveidojiet strukturētu sanāksmes darba kārtību no tālāk norādītajām neapstrādātajām tēmām:- Katrai tēmai piešķiriet aptuveno laiku, kopā ne vairāk kā [45] minūtes.- Vispirms norādiet vissvarīgākās/lēmumpieņemamās tēmas.- Norādiet katras tēmas “vēlamo rezultātu” (lēmumu vai informāciju). Tēmas: """[neapstrādāts saraksts]"""
Palīdziet man sagatavoties rītdienas sanāksmei. Temats: [X].- 5 sarežģīti jautājumi/iebildumi, kas var nākt no otras puses.- 1-2 teikums gatavs atbildes virziens katram.- 3 kritiskie punkti, kas man jāzina pirms tikšanās. Konteksts: """[īss fons]"""
Strukturējiet manu neapstrādāto sapulces piezīmi:- Virsraksti "Lēmumi", "Darbības (kas-kas-kad)", "Atvērtie jautājumi".- Ja uzdevums ir neskaidrs, ierakstiet "nav piešķirts", nevienam nepiešķiriet izdomātu uzdevumu.- Ja datums nav norādīts, ierakstiet "nav datuma". Neapstrādāta piezīme: """[ielīmēt]"""
Sagatavojiet turpinājuma ziņojumu no šāda sanāksmes kopsavilkuma:- Īss, tiks nodots dalībniekiem.- Tikai lēmumi, kas skar visus + katra paša rīcība.- Beigās piezīme "ziņojiet man 24 stundu laikā, ja kaut kas trūkst/nepareizi". Kopsavilkums: """[ielīmēt]"""
Vāja uzvedne / spēcīga uzvedne
Vāji: "Apkopojiet šo sapulces piezīmi." (Lēmumi un darbības ir sajaukti netīrā tekstā; joprojām nav skaidrs, kurš ko darīs.)
Spēcīgs: "Strukturējiet šo neapstrādāto piezīmi trīs virsrakstos: Lēmumi, Darbības (kurš-kas-kad), Atvērtie jautājumi. Ja nav skaidrs, kurš to darīs, ierakstiet "nav piešķirts" — nepiešķiriet nevienam uzdevumu. Ja nav datuma, ierakstiet "nav datuma"." Jaudīgā versija nodrošina praktisku, tieši izvietojamu izvadi bez veiktām darbībām.
trīs mini futrāļi
1. gadījums — sagatavošanās spēks. Pārdošanas vadītājs pirms kritiskas klientu tikšanās lika AI nākt klajā ar “5 iespējamiem iebildumiem un atbildes norādījumiem”. Sanāksmē klients izteica tieši trīs no šiem iebildumiem; Vadītājs bija sagatavojies. Šajā sanāksmē darījums tika slēgts. Izmaksa radās no AI, iepriekš domājot par iespējamiem scenārijiem.
2. gadījums — zaudētas darbības. Viena komanda rīkoja iknedēļas sanāksmes, bet nereģistrēja darbības; Tās pašas tēmas tika aktualizētas katru nedēļu. Pēc katras tikšanās ar mākslīgo intelektu viņi sāka veidot un koplietot sarakstus "darbības (kas-kas-kad)". Pēc 4 nedēļām atkārtoti atvērto tēmu skaits samazinājās par 70%, un tikšanās ilgums tika saīsināts.
3. gadījums — nepareizas norīkošanas slazds. Asistents izplatīja AI strukturētu sanāksmes kopsavilkumu bez pārbaudes. AI bija izdomājis darbību no neskaidra teikuma, kurā teikts: "Ayse sagatavos budžeta pārskatu", lai gan šāda iecelšana netika veikta. Ayşe bija pārsteigts, izcēlās apjukums. Nodarbība: AI var izdomāt darbības un uzdevumus; Apstipriniet katru rindiņu ar savu atmiņu.
Biežas kļūdas
- Iesaistīšanās nesagatavota: AI izmantošana tikai vēlākam laikam; Tas ir vismaz tikpat vērtīgs iepriekš.
- Darbs ar AI laikā: sadalīts fokuss; Veiciet neapstrādātas piezīmes, atstājiet apstrādi vēlākam laikam.
- Uzdevumu neapstiprināšana: AI var izdomāt uzdevumus un cilvēkus; apstipriniet.
- Kopsavilkuma neizplatīšana: Kopsavilkums, kas ir atstāts iekšā, ir kopsavilkums, kas neeksistē; Dalies un lūdz apstiprinājumu.
- Atšifrējuma konfidencialitātes apiešana: saņemiet piekrišanu, neielīmējiet sensitīvu atšifrējumu publiskajā rīkā.
- Sekošanas neievērošana: ja izveidojat darbību sarakstu un neievērosiet to, saraksts mirs.
Uzmanību! Automatizēti sapulču kopsavilkumi var pārvērst neskaidras sarunas par galīgiem lēmumiem. "Varbūt mēs to darīsim" varētu būt "ir nolemts to darīt" kopsavilkuma rīkā. Vienmēr pārbaudiet kritiskos lēmumus ar cilvēka atmiņu.
Rezumējot
- AI tiek izmantots visos trīs sanāksmes posmos, bet reālā atdeve ir pēc tam: nodrošināt, lai lēmumi un darbības netiktu zaudētas.
- Vispirms nosakiet darba kārtību un padomājiet par iespējamiem iebildumiem; Sagatavošanās saīsina tikšanos.
- Nejaucieties ar AI laikā, veiciet neapstrādātas piezīmes; Atstājiet apstrādi vēlākam laikam.
- Pēc tam strukturējiet piezīmi šādi: "Lēmumi + darbības (kas-kas-kad) + atklātie jautājumi".
- AI var veikt tikšanās un pieņemt lēmumus; apstipriniet katru rindiņu, izplatiet kopsavilkumu un lūdziet atsauksmes; Ņemiet vērā atšifrējuma konfidencialitāti un piekrišanu.
Lietojumprogrammas uzdevums
Izveidojiet plānotu darba kārtību gaidāmajai sanāksmei, izmantojot pirmo veidni, un iespējamo iebildumu sarakstu ar otro veidni. Strukturējiet savu neapstrādāto piezīmi pēc sapulces ar trešo veidni un salīdziniet katru darbības uzdevumu ar to, ko atceraties — pārbaudiet, vai AI nav veicis viltus uzdevumus. Visbeidzot sagatavojiet papildu ziņojumu ar ceturto veidni un lūdziet dalībniekiem apstiprinājumu.
kontrolsaraksts
- [ ] Es izmantoju mākslīgo intelektu, lai sagatavotos darba kārtībai pirms sanāksmes.
- Es veicu neapstrādātas piezīmes laikā [ ], es neuztraucos ar AI.
- [ ] Es strukturēju piezīmi kā Lēmumi/Darbības/Atvērti jautājumi.
- [ ] Es apstiprināju katru darbības uzdevumu ar savu atmiņu.
- [ ] Es izplatīju kopsavilkumu un lūdzu atsauksmi 24 stundu laikā.
- [ ] Es saņēmu piekrišanu atšifrējumam un nodrošināju konfidencialitāti.