Ieguvumi:
- Spēja noteikt galveno ziņojumu un lēmumu, apkopojot ienākošos e-pastus un veidojot atbildes melnrakstu, un izmantot mākslīgo intelektu kā palīgu, kas tikai pārvērš vārdus virknē
- Spēja veidot profesionālu komunikāciju, pielāgojot vienu un to pašu ziņojumu dažādos toņos atkarībā no konteksta un notīrot klišejas un pasīvi-agresīvus modeļus.
- Iespēja pārbaudīt katru konkrētu solījumu (datums, cena, krājums, solījums), nenosūtot un anonimizēt ķēdes, kas satur sensitīvus datus
Vidējais zināšanu darbinieks e-pastā pavada aptuveni ceturtdaļu savas dienas. E-pasts ir joma, kurā mākslīgais intelekts nodrošina viskonkrētāko, tūlītēju personīgās produktivitātes atdevi, jo liela daļa darba ir valodas darbs: ziņas izpratne, atbilstoša atbilde, garas ķēdes apkopošana. Šajā nodaļā jūs iemācīsities izmantot AI kā palīgu, kas ātri notīra jūsu iesūtni, to nepārslogojot. Bet pasvītrosim no sākuma: jūs nospiežat pogu nosūtīt; Jums ir paraksts un atbildība par e-pastu.
Daži termini. Melnraksts ir pirmais teksts, kas rediģēts pirms tā nosūtīšanas. Tonis ir vēstījuma emocionālā krāsa — formāla, draudzīga, stingra, atvainojoša. Pavediens ir e-pasta ziņojumu ķēde, kas iet uz priekšu un atpakaļ par vienu un to pašu tēmu. Veidne ir gatavs teksta paraugs atkārtotiem e-pastiem. Šīs vienības būtība: AI rada melnrakstu, jūs kontrolējat toni un faktus.
Četras AI lomas e-pasta darbplūsmā
- Melnraksta izveide: beidzas tukšas lapas sindroms. Pastāstiet mērķim, un AI sniegs pirmo melnrakstu.
- Sagatavojiet atbildi: ielīmējiet ienākošo e-pastu, sakiet "write a response with these points."
- Rezumējot: saspiediet garu ķēdi "kas ko teica, kāds lēmums gaida".
- Toņa pielāgošana: mīkstiniet uzrakstīto skarbo kontūru vai profesionalizējiet pārāk vaļīgu kontūru.
Vislielākā atdeve ir, apvienojot šos četrus: apkopot ienākošo ķēdi → atbildes melnraksts → iestatīt signālu → lasīt, pārbaudīt, nosūtīt.
Soli pa solim: atbildiet uz ienākošo e-pastu, izmantojot AI
- Kopējiet ienākošo e-pastu (vai ķēdi).
- Sniedziet AI kontekstu: kas to uzrakstīja, kādas ir jūsu attiecības, uz ko vēlaties atbildēt.
- Nosakiet atbildes galveno vēstījumu pats — neļaujiet AI izlemt, vienkārši izdrukājiet to.
- Izveidojiet melnrakstu, izlasiet to; Meklējiet pārspīlētus solījumus, viltus datumus vai safabricētas detaļas.
- Iestatiet toni atbilstoši kontekstam.
- Retušējiet to ar savu parakstu, savu balsi un nosūtiet.
Padoms: vienmēr pieņemiet galveno lēmumu par atbildi (jā/nē/atlikt). Jautājiet AI "Vai man vajadzētu pieņemt šo piedāvājumu?" Neprasi; Sakiet "uzrakstiet atbildi, pieklājīgi atsakoties no šī piedāvājuma". Jūs izlemjat, AI vārdi.
Toņu pārvaldība: tas pats ziņojums, atšķirīga krāsa
Tonis var būt pat svarīgāks par saturu e-pastā. Tā pati atbilde “nē” izbeidz vai stiprina attiecības atkarībā no toņa. AI ļoti labi spēj ātri mainīt signālu. Atzīstiet šo spektru: formāls (augstākā vadība, valsts aģentūra), profesionāli neitrāls (lielākā daļa biznesa korespondences, drošs noklusējuma), draudzīgs-profesionāls (pazīstams kolēģis), silts (ilgtermiņa klients). Skaidri pasakiet AI signālu; Nekonkrētu vārdu, piemēram, "pieklājīgs", vietā izmantojiet skaidrus aprakstus, piemēram, "profesionāls, bet attālināts".
Statuss
Ieteicamais tonis
Jāizvairās
Kavēšanās/atvainošanās
Sirsnīgs, īpašniecisks
Aizstāvis, attaisnotājs
Nedodiet sliktas ziņas
Neitrāla, skaidra, cieņpilna
neskaidrs, aizkavējošs
Piedāvājuma noraidīšana
profesionāli, pateicīgi
auksts, nesaprātīgs
Pirmais kontakts (auksts)
Īsi, skaidri, cieņpilni
Pārāk intīms, garš
Ziņot augstākajai vadībai
formāls, kodolīgs
vaļīgs, nekārtīgs
Četras kopējamas e-pasta veidnes
Atbildēt uz ienākošo e-pastu.Attiecības: [klients/vadītājs/kolēģis].Ziņojums: [galvenais punkts — jā/nē/kavēšanās + iemesls].Tonis: [profesionāli neitrāls]. Garums: līdz [100] vārdiem. Izgatavota detaļa vai solījums; vienkārši izmantojiet manis sniegto informāciju. Ienākošais e-pasts: """[ielīmēt]"""
Apkopojiet šo e-pasta ķēdi: - Apkopojiet pēc TĒMAS, nevis hronoloģiski. - Izmantojiet virsrakstus "Saskaņots", "Neapstiprinātie lēmumi", "Uzdevumi man". - Norādiet katra uzdevuma izpildes termiņu, ja tāds ir. Ķēde: """[ielīmēt]"""
Padariet šīs kontūras toni [draudzīgs-profesionāls]. Noteikumi:- Mainiet nozīmi un faktus.- Pārvērtiet aizsardzības paziņojumus par īpašumtiesībām.- Skaidri pasīvi-agresīvi toņi. Melnraksts: """[savs melnraksts]"""
Izveidojiet atkārtoti lietojamu veidni šādam e-pasta ziņojumam, kuru es bieži rakstu: Statuss: [piem. sveicot jaunu klientu].Rādīt mainīgos laukus ar [kvadrātiekavas].Tonis: [silts-profesionāls]. 2 īsas rindkopas.
Vāja uzvedne / spēcīga uzvedne
Vāji: "Atbildēt uz šo e-pasta ziņojumu." (AI nezina, ko atbildēt, atgriežot vispārīgu un, iespējams, pārāk daudzsološu tekstu.)
Strong: "Atbildiet uz šo klienta e-pastu. Mans ziņojums: Es nevaru sniegt viņa pieprasīto atlaidi, bet varu piedāvāt 12 mēnešu lojalitātes atlaidi. Tonis: silts, saglabājot attiecības. Mīkstiniet noraidījumu, bet esiet skaidrs, neatstājiet to neskaidru. Maksimāli 90 vārdi."
Spēcīgajā versijā jūs pieņēmāt lēmumu (bez atlaides, alternatīva), noteicāt toni un noteicāt robežas. AI vienkārši saliek vārdus — tas ir tas, ko tas vislabāk spēj.
trīs mini futrāļi
1. gadījums — Iesūtnes tīrīšana. Pārvaldnieks atgriezās no atvaļinājuma ar 320 nelasītiem e-pastiem. Viņš apkopoja katras ķēdes pirmo ziņojumu AI un apzīmēja to kā "steidzams / informācija / uzdevums". 3 stundu lasīšanas laiks tika samazināts līdz 40 minūtēm. Spārdītājs: viņš joprojām atvēra un pārbaudīja 6 e-pasta ziņojumus, par kuriem AI teica, ka tie ir “steidzami”, no kuriem viens bija nepareizi klasificēts.
2. gadījums — toņa atjaunošana. "Padariet šo toni profesionāli neitrālu, notīriet pasīvos-agresīvos toņus," viens darbinieks teica AI pirms dusmīga e-pasta nosūtīšanas vēlā vakarā. AI mīkstināja trīs asus teikumus. Darbinieks vēlāk teica: "Ja es būtu nosūtījis šo e-pastu tā sākotnējā formā, tas būtu sabojājis attiecības." Izdevumu sniedza AI bezkaislīgā sava teksta skatīšanās.
3. gadījums — izdomāts vārdu slazds. Pārstāvis nosūtīja AI ģenerēto atbildi, to neizlasot; Tekstā bija teikts, ka “jūsu produkts tiks nosūtīts rīt”, taču krājumu nebija, un mākslīgais intelekts to bija izdomājis. Klients gaidīja kravu nākamajā dienā un sūdzējās, kad tā neatnāca. Nodarbība: AI var tekstā ievietot solījumu, par kuru jūs nezināt; pārbaudiet katru konkrēto vārdu.
Biežas kļūdas
- Ļaujiet AI izlemt: jūs nosakāt e-pasta ziņojumu; Ļaujiet AI vienkārši rakstīt.
- Neapstiprina konkrētus solījumus: datums, cena, pieejamība, solījums — apstipriniet to visu.
- Pieturēšanās pie viena signāla: katra e-pasta sūtīšana ar tādu pašu "pieklājīgo" signālu šķiet mākslīga; pielāgoties kontekstam.
- Overextension: AI dažreiz raksta nevajadzīgi garus vārdus; Iestatiet maksimālo X vārdu ierobežojumu.
- Paraksta aklums: sūtīšana, neizdzēšot AI klišeju, aizverot ("Ar cieņu, [vārds]").
- Sensitīvu datu ielīmēšana: ķēžu, kas satur klientu personas datus, eksportēšana uz AI, tos neanonimizējot.
Uzmanieties: AI ģenerēti e-pasta ziņojumi bieži var būt “pārāk jauki” un klišejiski (“Es ceru, ka šis e-pasts jūs atradīs labi”). Notīriet šos modeļus; Pretējā gadījumā uztvērējs sapratīs, ka teksts ir ģenerēts AI, un tiks zaudēta sirsnība.
Rezumējot
- E-pasts ir visstraujāk augošā AI joma, jo tā galvenokārt ir valodu bizness.
- AI četras lomas: melnraksts, atbildes veidošana, kopsavilkums, toņa iestatīšana — vislabāk ir savienot šīs četras funkcijas.
- Jūs vienmēr pieņemat galveno atbildes lēmumu; AI savieno vārdus, jūs nosakāt ziņojumu.
- Skaidri aprakstiet toni kontekstā; Sakiet to skaidri, piemēram, "profesionāls, bet attālināts", nevis "pieklājīgs".
- Pirms nosūtīšanas pārbaudiet katru konkrētu solījumu (datums, cena, solījums); Notīriet klišeju AI modeļus.
Lietojumprogrammas uzdevums
Izvēlieties īstu e-pasta ķēdi no iesūtnes (bez sensitīviem datiem). Vispirms apkopojiet ar otro veidni, pēc tam uzmetiet atbildi, izmantojot pirmo veidni. Pieprasiet melnrakstu trīs dažādos toņos (“formāls”, “profesionāli neitrāls”, “atklāts”) un apsveriet, kurš no tiem atbilst kontekstam. Pirms iesniegšanas pārbaudiet katru konkrēto apgalvojumu tajā.
kontrolsaraksts
- [ ] Es noteicu atbildes galveno vēstījumu, nevis AI.
- [ ] Esmu skaidri aprakstījis toni, pamatojoties uz kontekstu.
- [ ] Es pārbaudīju katru manuskripta datumu, cenu un solījumu.
- [ ] Iztīrīju veidnes, kas smaržoja pēc klišejām/AI.
- [ ] Es anonimizēju daļas, kas satur sensitīvus datus.
- [ ] Es to izlasīju no vāka līdz vākam, pirms nospiežu nosūtīt.