Ieguvumi:
- Spēja izveidot lasītājam un mērķim piemērotu instruktāžas ietvaru un sarunu punktus, nodalot faktus un ieteikumus, izmantojot BLUF principu.
- Spēja pielāgot diplomātiskā toņa intensitāti atbilstoši stratēģiskajam nodomam un koriģēt mākslīgā intelekta noklusējuma toni
- Spēja pārbaudīt katru skaitli un citātu, saistot to ar avotu, un saglabāt instruktāžas integritāti un galīgo parakstu.
Pirms ministrs tiekas ar sarunu biedru, viņš iesniedz divu lappušu garu instruktāžu; Vēstnieks pieraksta savas runas piezīmes pirms tam, ko viņš teiks augstākā līmeņa sanāksmē; Pirms ieiešanas sapulcē delegācijas vadītājam ir nepieciešama īsa "sarunu punktu" lapa — sarunu galveno ziņojumu saraksts ar aizzīmēm. Šie dokumenti ir ikdienas diplomātijas degviela: tiem ātri, precīzi un samērīgi jāinformē lēmumu pieņēmējs. Šajā nodaļā jūs uzzināsiet, kā ātri un glīti uzrakstīt instruktāžas vai runas piezīmes, izmantojot mākslīgo intelektu; bet jūs uzzināsiet, kā noturēt toni, vēstījumu un galveno atbildību.
Sāksim ar definīciju: instruktāža ir dokuments, kas kodolīgā un sakārtotā formātā sniedz lēmumu pieņēmējam nepieciešamo vielu lēmuma vai runas pieņemšanai par konkrētu jautājumu. Laba instruktāža ir īsa, vispirms pasaka vissvarīgāko, nošķir faktu no padoma un respektē lasītāja laiku. AI ātri izveido šī dokumenta skeletu un pirmo melnrakstu; Bet ko izcelt, kādu toni izmantot un kādu padomu dot, tas ir jūsu ziņā.
Soli pa solim: instruktāžas izveide
1. Definējiet lasītāju un mērķi. Kam instruktāža ir paredzēta? (ministrs vai tehniskā komiteja?) Priekš kam? (Izlemjat vai gatavojaties intervijai?) Tas nosaka toni un dziļumu. Ministru instruktāža ir īsa un stratēģiska; Tehniskās komitejas piezīme var būt detalizēta.
2. Uzstādiet apgrieztu piramīdu. Diplomātiskā instruktāža parasti tiek rakstīta pēc BLUF (Bottom Line Up Front) principa: pirmajā rindkopā ir sniegta "būtība", pārējā ir detaļas. Aizņemtam lēmumu pieņēmējam ir jāsaņem galvenais vēstījums, pat ja viņš lasa tikai pirmās rindiņas.
3. Identificējiet sadaļas. Tipisks instruktāža sastāv no šādām sadaļām: (a) Kopsavilkums/BLUF, (b) Priekšvēsture/konteksts, (c) Pašreizējā situācija, (d) Mūsu nostāja/intereses, (e) Iespējamā sarunu biedra pozīcija, (f) Priekšlikums/sarunu punkti. AI var nekavējoties izveidot šo skeletu.
4. Atdaliet faktu no padoma. Instruktāžā skaidri jānošķir "tā ir situācija" (fakts) un "šis ir mūsu ieteikums" (ieteikums). Lēmuma pieņēmējam ir jāredz, kas ir pierādījumi un kāds ir jūsu ieteikums.
5. Izveidojiet sarunu punktus. Sanāksmē sakāmie ziņojumi ir rakstīti īsos, skaidri un neaizmirstamos punktos. Papildus tiek sagatavotas iespējamās atbildes (reaktīvās rindas - gatavas atbildes uz iespējamiem iebildumiem), piemēram, "Ja sarunu biedrs saka tā, mēs sakām to". AI labi spēj atkārtot šos scenārijus.
6. Iestatiet un pārbaudiet signālu. Diplomātiskā valoda tiek mērīta: ne par skarbu, ne par mīkstu. Saistiet katru faktu ar avotu, pats labojiet toni un pats parakstiet gala tekstu.
Padoms: pats uzrakstiet instruktāžas pirmo teikumu. AI radītā atvēršana bieži ir vispārīga un neefektīva. Pats svarīgākās ziņas izteikšana vienā, iedarbīgā teikumā un pārējo aizpildīšana ar AI ir gan ātra, gan efektīva.
Diplomātiskā valoda un mērs
Vārdiem ir svars diplomātijā. Pastāv smalkas, bet būtiskas atšķirības starp izteicieniem "mums ir bažas", "mums ir bažas", "mēs nosodām", "mēs stingri nosodām", un nepareizi izvēlēts vārds var nosūtīt nevēlamu vēstījumu. AI ne vienmēr var pareizi uztvert šīs nianses; Viņš raksta vispārīgā valodā. Tātad jūs iestatāt diplomātiskās intensitātes skalu (toņa skarbuma pakāpi).
Turklāt instruktāžai jābūt objektīvai un godīgai. Analītiķa uzdevums ir pateikt lēmumu pieņēmējam to, kas viņam jāzina, nevis tikai to, ko viņš vēlas dzirdēt. AI var būt tendence sniegt "jauku" atbildi uz uzdoto jautājumu; Jūs godīgi iekļaujat satraucošu, bet precīzu informāciju instruktāžā.
Uzmanību: katru instruktāžas teikumu var izteikt skaļi sarunā vai nepieciešamības gadījumā būt par pamatu lēmumam. Jebkurš AI radīts fakts nedrīkst iekļauties instruktāžā, neapskatot tā avotu. Nepareizs skaitlis vai izdomāts citāts nostāda lēmumu pieņēmēju sapulcē sarežģītā situācijā.
trīs mini futrāļi
1. gadījums — skelets palielināja ātrumu. Lietvedim bija jāsagatavo instruktāža ministra sanāksmei 2 stundu laikā. YZ izvilka BLUF, fona un sarunu punktu skeletu no 9 atvērtā pirmkoda dokumentiem, ko tas savāca 10 minūtēs; Ierēdnis pavadīja atlikušo laiku, pārbaudot faktus un nosakot toni. Instruktāža ieradās laikā.
2. gadījums — toņa korekcija novērsa krīzi. Paziņojuma projektā AI izmantoja tādus terminus kā “nepieņemams” un “mēs stingri noraidām”. Vecākā diplomāte zināja, ka vēlamais tonis ir "ar bažām sekojam", un mīkstināja valodu, lai nesaslogotu attiecības šajā posmā. Fiksēta AI noklusējuma izturība.
3. gadījums — tika pieķerta viltota figūra. "Divpusējās tirdzniecības apjoms pagājušajā gadā palielinājās par 23%, " YZ rakstīja brīfinga projektā. Eksperts aplūkoja avotu: patiesais skaitlis bija 12%, un AI to bija izdomājis. Piedēvēšanas solis liedza ministram sēdē citēt nepareizu skaitli.
Četras kopējamas veidnes
1) Instruktāžas struktūra:
Jūsu loma: vecākais diplomātiskās korespondences speciālists. Izveidojiet [ministra] intervijas instruktāžas skeletu, pamatojoties uz tālāk norādītajām atklātā pirmkoda piezīmēm. Sadaļas: (1) BLUF/kopsavilkums (viena rindkopa), (2) Priekšvēsture, (3) Pašreizējā situācija, (4) Mūsu intereses, (5) Iespējamā sarunu biedra pozīcija, (6) Sarunu punkti. Norādiet katra fakta avotu. Atzīmējiet faktu un ieteikumu atsevišķi. Piezīmes: [šeit]
2) Sarunu punkti + reaktīvās līnijas:
Uzrakstiet 5 runas punktus (īsus, skaidrus ziņojumus) par šo tēmu. Pēc tam piedāvājiet "reaktīvo līniju" (izmērīto atbildi) katram no 3 iespējamiem iebildumiem, kas var būt sarunu biedram. Izmantojiet diplomātisku un izsvērtu valodu; izvairieties no pārāk skarbiem vai apņemšanos saturošiem apgalvojumiem. Temats: [šeit]
3) Toņa regulēšana:
Pārrakstiet šo rindkopu [izvēlēties: neitrāls / nemierīgs / apņēmīgs / stingrs] tonī. Saglabājiet tos pašus faktus, tikai pielāgojiet diplomātisko intensitāti. Dodiet man trīs versijas: viens tonis uz augšu, tas pats, viens tonis zemāk. Punkts: [šeit]
4) Instruktāžas saīsinājums:
Samaziniet šo 3 lappušu piezīmi uz vienu ministra lapu. Lai BLUF rindkopa ir pirmajā vietā. Saglabājiet tikai lēmuma pieņemšanai nepieciešamos faktus, izlaidiet detaļas, bet nemainiet un nesafabricējiet nevienu faktu. Svarīgos izlaistos punktus uzskaitiet atsevišķi "pielikumos". Piezīme: [šeit]
Vāja uzvedne / spēcīga uzvedne
Vāja uzvedne:
Uzrakstiet par to instruktāžu ministram.
Lasītājs, mērķis, avots un tonis nav skaidrs. AI rada vispārīgu, bez avota, nejaušu toņu tekstu; jauc faktu ar ieteikumu.
Spēcīga uzvedne:
Jūsu loma: diplomātiskais informatīvais ziņojums. Lasītājs: ārlietu ministrs. Mērķis: Sagatavošanās divpusējai sanāksmei 2 stundu laikā. Avots: atklātā pirmkoda piezīme zemāk7 (datēts). Tonis: izsvērts, noteikts, bet ne provokatīvs. Struktūra: BLUF pirmajā rindkopā; Tad priekšvēsture, situācija, mūsu intereses, sarunu biedra pozīcija, 5 runas punkti. Saistiet katru faktu ar avotu, parādiet faktu un ieteikumu atsevišķi, neizdomājiet skaitļus. Piezīmes: [šeit]
Atšķirība ir skaidra: lasītājs, mērķis, avots, tonis, struktūra un verifikācijas ierobežojumi padara īsu aprakstu lietojamu.
Instruktāžas sadaļu tabula
sadaļa
Mērķis
AI loma
cilvēka lēmums
BLUF/kopsavilkums
Svarīgāko liekot pirmajā vietā
priekšlikuma projekts
Galvenā ziņojuma izvēle
fons
dot kontekstu
Kopsavilkums
Pareizā konteksta izvēle
pašreizējo situāciju
Pašreizējā tabula
Rediģēšana
verifikācija
Mūsu intereses
precizēt nostāju
—
tikai cilvēks
Runāšanas punkti
Sarunas ziņas
melnrakstu ražošana
Tonis, lēmums, paraksts
Biežas kļūdas
- Mulsinošs fakts ar ieteikumu. Lēmumu pieņēmējam ir jāredz, kas ir pierādījumi un kas ir padoms.
- Toni atstājot AI. Ja diplomātiskā intensitāte ir iestatīta nepareizi, tas dod nevēlamu vēstījumu.
- Ievietojot numuru un citātu, to nepārbaudot. Nepareizs skaitlis sapulces laikā rada problēmas lēmuma pieņēmējam.
- Gara un nekārtīga instruktāža. BLUF un īsums ir obligāts aizņemtajam lasītājam.
- Vienkārši rakstiet to, ko vēlaties dzirdēt. Analītiķa uzdevums ir sniegt satraucošu, bet precīzu informāciju.
Rezumējot
Instruktāžas un piezīmju sagatavošanā AI ir spēcīgs palīgs, kas ātri izveido skeletus, pirmos melnrakstus un sarunu punktu/reaktīvās līnijas scenārijus. Bet ar BLUF galvenā vēstījuma izvēle, diplomātiskā toņa uzstādījums, fakta un ierosinājuma nošķiršana, godīgums un gala paraksts pieder ekspertam. Darbiniet AI ar skaidriem lasītāja, mērķa, avota un signāla ierobežojumiem; pārbaudīt katru faktu; Pirmo teikumu un pēdējo vārdu ieliec pats.
Lietojumprogrammas uzdevums
Izvēlieties iedomātu divpusējas tikšanās scenāriju un savāciet 6–8 atklātā pirmkoda piezīmes. Iegūstiet izklāstu, izmantojot veidni "informācijas skelets", pēc tam izveidojiet sarunas ziņojumus, izmantojot veidni "sarunu punkti + reaktīvās līnijas". Salīdziniet rindkopas trīs toņu versijas ar veidni "toņa iestatījums" un izvēlieties pareizo. Pārbaudiet visus skaitļus un citātus, saistot tos ar avotu.
kontrolsaraksts
- [ ] Es jau no paša sākuma definēju lasītāju, mērķi un toni.
- [ ] BLUF/Es ieliku kopsavilkumu sākumā.
- [ ] Es parādīju faktu un ierosinājumu atsevišķi.
- [ ] Esmu ieguvis un pārbaudījis katru skaitli un citātu.
- [ ] Es noteicu diplomātisko toni pēc saviem ieskatiem un parakstīju tekstu.