Ieguvumi:
- Tā iegūst pieprasījumu un ilgumu no ienākošā lūgumraksta un sagatavo formāli pareizu atbildes uzmetumu ar AI.
- Tas atbilstošā stilā pielāgo vienu un to pašu saturu dažādiem sarunu partneriem, piemēram, apakšvienībām, pilsoņiem un augstākām iestādēm, un saglabā satura integritāti.
- Tā pārbauda formālos korespondences formāta noteikumus un uztver visus nosacījumus vai izņēmumus, kurus AI atmet, vienkāršojot.
Valsts pārvaldes valoda ir rakstīšana. Ienākošā petīcija, izejošā atbilde, piekrišana, apstiprinājums, protokoli, pavadvēstule, paziņojums, apkārtraksts, iekšējā sarakste... Ievērojama valsts amatpersonas dienas daļa paiet, lasot un veidojot tekstus. Šiem tekstiem ir gan juridisks spēks, gan stingra forma: oficiālai sarakstei (valsts iestāžu un pilsoņu sarakstei saskaņā ar noteiktiem procesuāliem un formāliem noteikumiem; Tirkijā to regulē "Noteikumi par procedūrām un principiem, kas piemērojami oficiālajā sarakstē") prasa noteiktu nosaukumu, numuru, datumu, adresi, tēmu, intereses un paraksta elementus. Šeit AI ietaupa jūsu laiku, pārņemot šo atkārtotā stila darbu un pirmo melnrakstu; Bet par teksta juridisko saturu, pamatojumu un galīgo versiju esat atbildīgi.
Šajā nodaļā jūs redzēsiet, kā paātrināt visu sarakstes plūsmu ar AI, sākot no ienākošas petīcijas izpratnes līdz atbildes vēstules uzmetuma sagatavošanai, no atbilstības oficiālajam formātam pārbaudes līdz valodai un stilam, no personas datu tīrīšanas līdz galīgajam lasījumam pirms apstiprināšanas.
Ienākošā teksta izpratne: kopsavilkums un pieprasījuma iegūšana
Kad pienāk gara un nekārtīga petīcija, vispirms ir skaidri jāsaprot, ko pilsonis pieprasa. Iedzīvotāji, skaidrojot savu problēmu, nereti reālo pieprasījumu ierok teksta vidū; dažreiz ir vairāki pieprasījumi. AI šeit ir spēcīgs: tas apkopo tekstu, atzīmē pieprasījumus, iesaka, uz kuru vienību tas attiecas, un atzīmē trūkstošo informāciju, ja tāda ir.
Taču esiet piesardzīgs: AI dažreiz var "papildināt" pieprasījumu, kas nav tekstā, vai izlaist pieprasījumu. Tāpēc vienmēr salīdziniet izsniegto prasību sarakstu ar sākotnējo petīciju.
Padoms. Pieprasot kopsavilkumu, pieprasiet AI noteikumu "noņemiet tikai tos pieprasījumus, kas ir skaidri rakstīti tekstā, neizdariet secinājumus, pievienojiet pieprasījumus, kas neeksistē." Tādā veidā jūs samazināt safabricētu pretenziju risku.
Atbildes teksta uzmetums: forma + saturs
Atbildes rakstīšana sastāv no diviem slāņiem: formas (virsraksta elementi, adrese, interese, valoda, noslēgums) un satura (juridiskā un administratīvā atbilde uz pieprasījumu). AI var izveidot formu gandrīz perfekti, jo šis modelis ir skaidrs. Tas arī veido saturu kā melnrakstu; bet katrs saturā ietvertais juridiskais pamats — likums, noteikumi, termiņš, maksa — ir jāpārbauda (skat. 1. un 4. nodaļu). Izmantojiet AI ar pilnu pārliecību kā formātu ģeneratoru un melnraksta un pārbaudes režīmā kā satura veidotāju.
Soli pa solim korespondences plūsma
- Apkopojiet ienākošo tekstu un izvelciet pieprasījumu (izgatavošana aizliegta, uzticīgs avotam).
- Identificēt attiecīgos tiesību aktus un iekšējo procedūru (jāpārbauda).
- Izveidojiet atbildes uzmetumu (formāls formāts + vienkārša, bet formāla valoda).
- Pārbaudiet personas datus un konfidenciālo informāciju (rakstot nevajadzīgus datus).
- Ievērojiet formāta un valodas kontrolsarakstu (adrese, intereses, datums, parakstīšanas vieta).
- Pārbaudiet juridisko kontekstu un noskaidrojiet pamatojumu.
- Iesniegt vadītājam apstiprināšanai; Paziņojiet pēc apstiprināšanas.
trīs mini futrāļi
1. gadījums — samazināta darba slodze. Provinces direktorāta ierēdnis sagatavoja vidēji 22 atbildes vēstules dienā; katrs ilga ~25 minūtes. Nododot formātu un pirmo melnrakstu AI un koncentrējoties tikai uz saturu un verifikāciju, vienas ziņas laiks tika samazināts līdz 9 minūtēm; Virsnieks veltīja laiku, ko viņš ietaupīja, izskatīšanai iebildumu failiem.
2. gadījums — izlaists pieprasījums ir notverts. Garā petīcijā pilsonis pieprasīja gan zonējuma statusu, gan nodevas atmaksu. Sākumā virsnieks atbildēja tikai uz zonējuma pieprasījumu; Kad YZ izdotajā prasību sarakstā bija redzams otrs pieprasījums, uz abiem tika atbildēts vienā vēstulē, un otrreiz pilsonim nebija jāpiesakās.
3. gadījums — konfidencialitātes kļūda ir novērsta. Atbildes uzmetumā AI failā bija nevajadzīgi iekļāvis trešās puses informāciju par veselību. Tas tika pamanīts un noņemts iepriekšējas apstiprināšanas pārbaudes laikā. Nodarbība: projekts var saturēt neatbilstošus personas datus; Datu tīrīšana ir obligāta pirms apstiprināšanas.
Četras kopējamas veidnes
1) Lūgumraksta kopsavilkums un prasības izvilkšana:
Jūsu loma: redakcijas speciālists. Apstrādājiet petīciju zemāk: (1) 3-4 teikumu kopsavilkums, (2) uzskaitiet pa vienumam TIKAI tekstā skaidri rakstītos pieprasījumus (neizdariet secinājumus, nepievienojiet pieprasījumus), (3) iesakiet, uz kuru vienību/likumdošanu tas attiecas (jāpārbauda), (4) atzīmējiet, ja trūkst/neskaidra informācija. LŪGUMS: [ielīmēt tekstu]
2) Atbildes projekts (oficiālā veidlapa):
Jūsu loma: oficiālais korespondences speciālists. Sagatavojiet atbildes PROGRAMMU uz šādu pieprasījumu saskaņā ar formālo sarakstes stilu: interese, tēma, struktūra (pieprasījums - pamats - secinājums), slēgšana. Saglabājiet valodu formālu, bet vienkāršu. Blakus katram juridiskajam pamatam ierakstiet "[tiks apstiprināts]". Ierakstiet faktiskos personas datus, aizstājiet tos ar [PERSON]/[IDENTITY]. PIEPRASĪJUMS: [kopsavilkums] KONTEKSTS: [iekšējā procedūra/leģislatīva piezīme]
3) Formāta un valodas kontrole:
Zemāk pārbaudiet oficiālās vēstules melnrakstu un sniedziet sarakstu: (1) trūkstošie formāta elementi (interese, priekšmets, datums/numurs, vieta, paraksts), (2) valsts valodai pretrunā izteicieni, (3) neviennozīmīgi/pretrunīgi teikumi, (4) nevajadzīgi personas dati. Nepārrakstiet tekstu, vienkārši sniedziet labojumu sarakstu. Drafts: [teksts]
4) Toņa mīkstināšana (negatīva atbilde):
Pārrakstiet šādu noraidījumu/negatīvu atbildi cieņpilnā un aprakstošā valodā, kas neaizskar pilsoni, NEMAINOT juridisko saturu un pamatojumu. Norādiet savas tiesības iebilst un to ilgumu ar piezīmi [tiks apstiprināts]. TEKSTS: [negatīvas atbildes melnraksts]
Vāja uzvedne / spēcīga uzvedne
Vājš: "Atbildiet uz šo petīciju."
Güçlü: "Lomā ir oficiālais korespondences eksperts. Vispirms pa vienam noformējiet pieprasījumus lūgumrakstā, neizdarot nekādus secinājumus. Pēc tam sagatavojiet atbildes uzmetumu saskaņā ar oficiālo sarakstes formātu; izveidojiet interešu subjekta un pamatteksta noslēguma struktūru, saglabājiet valodu formālu, bet vienkāršu. Pievienojiet "[tiks apstiprināts]" blakus katram juridiskajam pamatam, apstiprinājuma beigās ar [IDPERSON]/personas datiem maskējiet [IDPERSON]. priekšnieks." "Izveidojiet sarakstu ar 5 lietām, kas man jāpārbauda pirms iesniegšanas."
Atšķirība: jaudīgas uzvedņu ķēdes vienā plūsmā pieprasa secinājumus, formātu, validāciju, privātumu un apgalvojumu kontroli; Rezultāts ir melnraksts, ko var tieši pārskatīt.
Cik uzticams ir AI kādā korespondences biznesā?
bizness
AI uzticība
piezīme
Formālā forma (problēma, tēma, noslēgums)
augsts
Raksts ir skaidrs
Valodas vienkāršošana/tonis
augsts
Saturam nevajadzētu mainīties
Pieprasīt secinājumus
vidējs
Salīdziniet ar oriģinālo tekstu
Juridiskais pamats / ilgums / maksa
zems
Jāapstiprina oficiālajam avotam
Attaisnojums un atzinība
zems
cilvēka atbildība
Stils, formalitāte un adresāta uzstādījums
Oficiālajā sarakstē viena un tā pati informācija tiek rakstīta dažādos stilos atkarībā no adresāta un mērķa. Pilsonim rakstītais noraidījuma iemesls ir saprotams un cieņpilns; Augstākai iestādei rakstītais atzinuma pieprasījums ir izsvērts un pamatots; Padotajai vienībai rakstītajiem norādījumiem jābūt skaidriem un obligātiem. Stils (teksta formalitātes pakāpe, tonis un attālums no sarunu biedra) ir dimensija, kuru mākslīgais intelekts pielāgojas visvieglāk, bet prasa vislielāko kontroli — jo pārāk formāla valoda atsvešina pilsoni, bet pārāk draudzīga valoda diskreditē iestādi. Nolikums par kārtību un principiem, kas piemērojami oficiālajā sarakstē, nosaka formālus pienākumus, piemēram, titulu, numuru, datumu, pielikumu un parakstu bloku; AI aizpilda šo skeletu, bet jūs kontrolējat formāta precizitāti.
Mini futrālis — viens teksts, trīs sarunu biedri. Apgabala gubernators paziņos par izmaiņām tiesību aktos trīs atsevišķiem adresātiem: 14 pašvaldībām (oficiāla instrukcija), aptuveni 900 tirgotājiem (SMS/sludinājums, vienkārša valoda) un gubernatora birojam (informācijas piezīme). Virsnieks no viena pamatteksta atvasināja trīs versijas ar AI; Ilgums samazinājās no 2 stundām līdz 25 minūtēm. Bet frāze "steidzami" tirgotāju paziņojumā tika vienkāršota un konkretizēta kā "vēlākais līdz 15. augustam", jo skaidras valodas princips izslēdz neskaidrus oficiālus modeļus.
Veidne, kas pielāgo vienu un to pašu saturu trim sarunu biedriem:
Uzdevums: Konvertējiet šādu pamatinformāciju 3 versijās.Kodols: [grozījuma/lēmuma teksts]1.versija — norādījumi pakārtotajai vienībai: skaidrs, imperatīvs, klauzulas pa klauzulai.2. versija — Paziņojums pilsonim: vienkārša valoda, īss teikums, kas jādara + termiņš. 3. versija — Informācijas piezīme: Pievienot tikai augstākai iestādei. izdomāts datums/raksts; Ja paliek neskaidrs, ierakstiet [JĀAIZPILDĪTS].
sarunu biedrs
tonis
garums
lielākais risks
apakšvienība
pavēlošs, skaidrs
īss
pilnvaru pārsniegšana
pilsonis
Cienījami, vienkārši
īss
neizprotamība
augstāka iestāde
Izmērīts, argumentēts
vidējs
nepamatota prasība
Uzmanību! Stilistiskā pielāgošana nedrīkst mainīt saturu. Ja AI saka "vienkāršot", tas dažreiz nozīmē izņēmuma vai nosacījuma atmešanu; Vienmēr salīdziniet vienkāršoto tekstu ar sākotnējo lēmumu/likumdošanu.
Biežas kļūdas
- Atstājot pieprasījumu AI secinājumam. AI var radīt vai pārtraukt pieprasījumu; Salīdziniet sarakstu ar sākotnējo lūgumrakstu.
- Noformējot to rakstiski, nepārbaudot juridisko pamatojumu. Preces numurs un ilgums ir jomas, kuras ir visvairāk pakļautas halucinācijām.
- Atstājot projektā nevajadzīgus personas datus. Pirms apstiprināšanas veikt datu tīrīšanu; Saglabājiet tikai nepieciešamos datus.
- Satura maiņa, vienlaikus mīkstinot toni. Noraidījuma iemeslam un juridiskajam rezultātam jāpaliek nemainīgam; tikai mēle mīkstina.
- Aizmirstot pierakstīt iebilduma tiesības un to ilgumu. Bieži vien ir jāprecizē tiesiskās aizsardzības līdzekļi negatīvā procesā; apstipriniet laiku.
- Apstiprinājuma darbības izlaišana. AI melnraksts nekad netiek paziņots tieši; Nepieciešams vadītāja apstiprinājums un korektūra.
Rezumējot
AI ietaupa valsts amatpersonas ievērojamu laiku, uzņemoties formatēšanas slogu un vispirms sarakstes sastādīšanu. Gandrīz pilnīgi uzticams formāta ģenerēšanā, spēcīgs valodas vienkāršošanā; Bet pieprasījuma izvilkums ir jāsalīdzina ar oriģinālo tekstu, katrs juridiskais pamats ir jāpārbauda no oficiālā avota, personas dati ir jādzēš un gala teksts jāapstiprina priekšniekam. Melnraksts ir AI, pamatojums un paraksts ir jūsu.
Lietojumprogrammas uzdevums
Saņemiet īstu (bet ar maskētiem personas datiem) petīciju. Izvelciet pieprasījumus, izmantojot veidni "lūgumrakstu kopsavilkums un prasības izvilkšana" un salīdziniet to ar sākotnējo tekstu, atzīmējot, vai ir vismaz viena atšķirība (pievienots/izlaists pieprasījums). Pēc tam izveidojiet melnrakstu, izmantojot veidni “Atbildes teksta melnraksts”, un pārbaudiet savu melnrakstu, izmantojot veidni “Formāta un valodas pārbaude”.
kontrolsaraksts
- [ ] Es salīdzināju pieprasījumus ar sākotnējo lūgumrakstu (bez izdomājumiem/izlaidumiem).
- [ ] Oficiālā korespondences formāta elementi ir pilnībā (interese, tēma, datums/numurs, paraksta vieta).
- [ ] Esmu apstiprinājis visus juridiskos pamatus no oficiālā avota.
- [ ] Es no melnraksta izņēmu nevajadzīgos personas datus.
- [ ] Negatīvā prasībā esmu norādījis iebilduma tiesības un ilgumu (apstiprināts).
- [ ] Es iesniedzu tekstu apstiprināšanai priekšniekam; Es jums nepaziņoju tieši.