Pelnas:
- Gebėjimas paaiškinti robotizuotų procesų automatizavimo (RPA) ir dirbtinio intelekto vaidmenis bei išmaniosios automatizacijos (hiperautomatizavimo) metodą.
- Gebėjimas suprojektuoti rankinį procesą, suskirstant jį į žingsnius ir atskiriant žingsnius, kurie tinka automatizuoti, ir tuos, kuriems reikalingas žmogaus pritarimas
- Gebėjimas įvertinti dirbtinio intelekto palaikomus automatizavimo projektus, atsižvelgiant į išimčių valdymą, audito seką ir klaidų kainą
Kiekvienoje organizacijoje yra varginančių ir klaidų dažnai kartojamų užduočių, kurias žmonės kartoja kiekvieną dieną: kopijuoti duomenis iš vienos sistemos ir įvesti juos į kitą, rankiniu būdu apdoroti atsiskaitymo informaciją, rūšiuoti gaunamus el. Robotų procesų automatizavimas (RPA) automatizuoja šias įprastas ir pasikartojančias užduotis su programiniais robotais, kurie imituoja žmogaus veiksmus ekrane. „Robotas“ čia yra ne fizinė mašina, o programinė įranga, kuri spusteli, rašo ir kopijuoja ekrane. RPA pranašumas yra tas, kad jis veikia su esamomis sistemomis jų nekeičiant; Todėl jis suteikia greitų rezultatų net senose sistemose, kurias sunku integruoti.
Vien RPA negali suprasti „be taisyklių“ situacijų. Jei sąskaita gaunama standartiniu formatu, robotas nuskaito laukus; Bet jei kiekvienas tiekėjas jį atsiųs skirtingu formatu, robotas bus sutrikęs. Čia atsiranda dirbtinis intelektas: dirbtinis intelektas atlieka veiksmus, kuriems reikia „nuosprendžio“, pvz., suprasti dokumentą, klasifikuoti tekstą, išgauti informaciją iš laisvo teksto, o RPA atlieka kanoninius veiksmus. Šis derinys vadinamas intelektualiu automatizavimu arba hiperautomatizavimu (angl. end-to-end, dirbtinio intelekto palaikomas procesų automatizavimas). MIS specialisto vaidmuo – suskaidyti procesą į dalis ir suprojektuoti, kuri dalis priklauso RPA, kuri – AI, o kuri – žmogui.
Proceso automatizavimas
Automatizavimo projektavimo esmė yra proceso skaidymas į žingsnius ir kiekvieno žingsnio klasifikavimas. Yra trys kategorijos. Nustatyti ir struktūrizuoti veiksmai (tinka RPA): „Įveskite kiekvieną eilutę programoje Excel į ERP ekraną“. Veiksmai, kuriems reikia komentaro (pagal AI): „Kokiai kategorijai priklauso šis skundo tekstas? Didelė rizika arba neaiškūs žingsniai (paliekama asmeniui): „Grąžinimo patvirtinimas virš 5000 TL“.
Gera automatizacija apsaugo žmones nuo pasikartojančios naštos, o ne nuo viso darbo; palieka žmonėms kritinį sprendimą. Tai vadinama human-in-the-loop projektavimu: robotas paruošia darbą, žmogus jį patvirtina. Pavyzdžiui, robotas perskaito sąskaitą faktūrą ir įveda projektą į ERP, o buhalteris duoda galutinį patvirtinimą. Taigi greitis ir saugumas užtikrinami kartu.
Patarimas: prieš automatizuodami procesą, visada jį supaprastinkite. Blogo proceso automatizavimas tik greičiau duos blogų rezultatų. Pirmiausia pašalinkite nereikalingus veiksmus, tada automatizuokite visa kita.
Išimčių valdymas ir audito seka
Kiekviena automatika galiausiai susiduria su situacija, kuri pažeidžia taisykles: trūksta duomenų, netikėtas formatas, sistemos gedimas. Išimčių valdymas leidžia robotui saugiai sustoti ir pranešti žmogui tokiose situacijose, o ne tyliai daryti neteisingus veiksmus. Jei nebus sukurtos išimtys, robotas tyliai daugins klaidų ir niekas jų nepastebės.
Dar viena būtinybė – audito seka: kiekvieno roboto žingsnio įrašas, kada jis buvo atliktas, su kokiais duomenimis ir kokiu rezultatu. Be audito sekos, klaida negali būti ištirta vėliau; Šis atsekamumas yra teisinis reikalavimas, ypač finansiniuose procesuose. AI gali parengti šio proceso plano metmenis, išimčių scenarijus ir dokumentus; Bet kuris žingsnis yra kritinis ir kokia klaidos kaina, lemia verslo žinios.
Trys mini dėklai: pagal numerius
1 atvejis – teisingas padalijimo procesas. Viename apskaitos centre rankiniu būdu buvo apdorojama 4000 mėnesinių tiekėjų sąskaitų faktūrų; Vienam asmeniui procedūra truko 6 minutes. AI perskaitė dokumentą ir ištraukė laukus, RPA įvedė projektą į ERP, buhalteris jį tik patvirtino. Apdorojimo laikas sutrumpėjo nuo 6 minučių iki 1,5 minutės, tačiau patvirtinimo žingsnis liko žmogui; taip ir toliau buvo gaudoma klaidinga sąskaita.
2 atvejis – kai nenumatyta išimtis. Vienoje draudikoje poliso atnaujinimo robotas tyliai netinkamai apdorojo 340 įrašų su netikėtais datos formatais; niekas nepastebėjo ir pratęsimai buvo įrašyti neteisinga data. Jei išimties taisyklė („sustabdyti ir pranešti, jei formatas neatpažįstamas“) būtų sukurta nuo nulio, robotas nukreiptų šiuos įrašus į žmogų. Taisymas truko savaites.
3 atvejis – netinkamo proceso automatizavimas. Vieno mažmenininko užsakymo patvirtinimo procesas sudarė 11 žingsnių; Jis būtų automatizuotas su robotu. Kai MIS ekspertas ištyrė procesą, jis pamatė, kad 4 žingsniai buvo nereikalingi dvigubi patikrinimai. Iš pradžių procesas buvo sumažintas iki 7 žingsnių, vėliau buvo automatizuotas. Jei jis būtų automatizuotas be supaprastinimo, 4 nereikalingi veiksmai būtų nuolatiniai.
Silpnas raginimas / stiprus raginimas
Silpnas raginimas:
Automatizuoti sąskaitų faktūrų apdorojimą.
Galingas raginimas:
Jūsų vaidmuo: esate procesų automatizavimo dizaineris. Šį rankinį procesą suskirstykite į žingsnius ir suskirstykite kiekvieną žingsnį:- [RPA] kanoninis, struktūrizuotas, pasikartojantis- [AI] reikalaujantis interpretacijos/kategorizavimo/teksto supratimo- [Žmogus] didelė rizika arba dviprasmiškas sprendimas Kiekvienam žingsniui užrašykite galimas išimtis ir ką daryti klaidos atveju. Išvardykite informaciją, kurią reikia įrašyti atliekant audito seką. Procesas: [žingsnis po žingsnio rankinis proceso aprašymas]
Galingas raginimas suskaido procesą, priskiria kiekvieną žingsnį tinkamam vaidmeniui ir nuo pat pradžių iškelia išimtis bei audito seką.
Keturi kopijuojami šablonai
1) Proceso skaidymas:
Padalinkite toliau pateiktą rankinį procesą į sunumeruotus veiksmus. Kiekvienam veiksmui: įvestis, procesas, išvestis ir automatizavimo pasiekiamumas ([RPA] / [AI] / [Žmogus]). Procesas: [tekstas]
2) Išimties scenarijaus generavimas:
Toliau nurodytam automatiniam procesui „kas gali nutikti? Scenarijų sąrašas: trūksta duomenų, neteisingas formatas, sistemos klaida, dvigubas įrašas. Pasiūlykite, ką robotas turėtų daryti kiekvienam. Procesas: [tekstas]
3) Supaprastinimo peržiūra:
Toliau pažymėkite nereikalingus, pasikartojančius arba neduodančius vertės veiksmus ir parašykite, kodėl juos galima pašalinti. Pasiūlykite supaprastinimą PRIEŠ automatizavimą. Procesas: [tekstas]
4) Audito sekos dizainas:
Sukurkite šio automatizuoto proceso audito seką: kurie laukai (laikas, vartotojas/robotas, įvestis, rezultatas, sprendimas) turi būti registruojami kiekviename etape? Nurodykite visas finansinio atsekamumo spragas. Procesas: [tekstas]
Palyginimo diagrama: RPA / AI / žmogus
kriterijus
RPA
Dirbtinis intelektas
žmogaus
Ką jis geriausiai moka
Reguliarus, pasikartojantis
Komentaras, klasifikacija
nuosprendis, atsakomybė
Įvesties tipas
struktūrizuotas
Pusiau/laisvas tekstas
visų tipų
Klaidos elgesys
Taisyklę laikosi iki galo
Kiek tikra gali būti neteisinga
Gali aptikti ir sustabdyti
Auditas
Lengva prisijungti
Išvestis turi būti užregistruota
Parašas/patvirtinimas
galutinis sprendimas
ne
ne
Taip
Dažnos klaidos
- Blogo proceso automatizavimas. Automatizavimas nesupaprastinant iš pradžių išlieka švaistymas.
- Nekuriant išimčių. Robotas, sukurtas remiantis prielaida, kad „viskas vyksta gerai“, iš pirmo siurprizo tyliai padaro klaidas.
- Palikti svarbų sprendimą AI. Didelės rizikos modelio patvirtinimo delegavimas; Net jei modelis atrodo pasitikintis savimi, jis klysta ir neprisiima jokios atsakomybės.
- Apeiti audito seką. Be pėdsakų klaida negali būti ištirta; Tai yra teisės pažeidimas finansiniame procese.
- Visiškai nežiūri į robotą. Keičiasi sistemos (ekranas, erdvė); Vieną dieną neprižiūrimas robotas tyliai pradeda spragtelėti netinkamoje vietoje.
Atsargiai: automatizavimo greitis taip pat pagreitina klaidas. Jei žmogus padaro klaidą apdorodamas 60 įrašų per valandą, tai ribojama iki 60 klaidų; Neteisingai įdiegtas robotas per kelias minutes gali sugadinti tūkstančius įrašų. Taigi iš pradžių bandykite jį nedideliu kiekiu, prižiūrint.
Apibendrinant
RPA automatizuoja įprastas ir pasikartojančias užduotis, imituodama ekrano veiksmus; Dirbtinis intelektas perima žingsnius, kuriuos reikia interpretuoti ir klasifikuoti. Šių dviejų derinys yra išmani automatika. Projektavimo esmė – proceso skaidymas į žingsnius ir kiekvieno žingsnio priskyrimas RPA, AI ar žmogui; Didelės rizikos sprendimai neleidžia žmonėms žinoti. Išimčių tvarkymas ir audito seka yra būtini. AI pagreitina proceso skaidymą, išimčių scenarijų ir dokumentų rengimą; Bet kuris žingsnis yra esminis ir klaidos kainą lemia verslo žinios. Prieš automatizuodami, supaprastinkite ir patvirtinkite naudodami mažąjį pilotą.
Taikymo užduotis
Pasirinkite „išvykimo prašymo patvirtinimo procesą“ (darbuotojo prašymai, vadovas patvirtina, personalo procesai). (1) Padalinkite procesą į žingsnius naudodami galingą raginimą ir kiekvieną veiksmą klasifikuokite kaip [RPA]/[AI]/[Žmogus]. (2) Aprašykite bent 3 išimčių scenarijus ir ką robotas darys kiekviename. (3) Raskite bent 1 nereikalingą veiksmą, kurį galima pašalinti prieš automatizuojant. (4) Išvardykite sritis, kurios turi būti užregistruotos audito sekai. (5) Pažymėkite vieną didelės rizikos žingsnį ir parašykite, kodėl jis turėtų likti žmoguje.
kontrolinis sąrašas
- [ ] Procesą padalinau į etapus ir kiekvieną veiksmą priskyriau tinkamam vaidmeniui.
- [ ] Prieš automatizavimą supaprastinau procesą.
- [ ] Kiekvienam žingsniui apibrėžiau išimties elgesį.
- [ ] Nustačiau sritis, kurios turi būti registruojamos audito sekai.
- [ ] Didelės rizikos sprendimus palikau žmogiškajame rate.
- [ ] Pirmiausia planavau nedidelę apimtį, prižiūrimą pilotą.