Susitikimo suvestinė ir veiksmų sekimas

Pelnas:

• Galimybė paversti posėdžio užrašus ir nuorašus į santrauką, suskirstytą į sprendimų, veiksmų ir atsakingų (RACI) sritis, naudojant dirbtinio intelekto pagalbą.
• Galimybė naudoti dirbtinį intelektą kuriant veiksmų elementus, priskirti terminus ir kurti veiksmų sekimo priemones
• Supratimas, kad sprendimus, kuriuos dirbtinis intelektas praleidžia arba priskiria neteisingai, ir turinį, kuriam reikalingas konfidencialumas, turi kontroliuoti žmogus.

Dauguma projektų valdomi susirinkime; bet dauguma susitikimų praskrenda be pėdsakų. „Apie ką mes kalbėjome?“, „kas tai darys?“, „kokį sprendimą priėmėme?“ klausimai yra blogų pažymių kaina. Gera susitikimo santrauka sujungia valandos trukmės pokalbį į tris dalykus: priimtus sprendimus, atliktus veiksmus (kas, ką, kada) ir atviras temas. Dirbtinis intelektas yra neįtikėtinai galingas atliekant šį darbą: susitikimo stenogramą ar išsklaidytas pastabas paverčia organizuota santrauka, sprendimų sąrašu ir atskaitomybės datos veiksmų sekimo diagrama per kelias sekundes. Tačiau AI gali praleisti sprendimą, paskirti veiksmą netinkamam asmeniui arba prisiimti neišsakytą įsipareigojimą; Be to, konfidencialius pokalbius reikia tvarkyti atsargiai. Santrauka neturėtų būti platinama be žmogaus kontrolės.

Geros susitikimo santraukos struktūra

Veiksmingą santrauką sudaro keturios dalys:

1. Įspaudas: Data, dalyviai, tema, trukmė.
2. Sprendimai: Aiškūs susirinkimo metu priimti sprendimai (rezultatai, o ne diskusijos).
3. Veiksmai: kiekvienas „kas, kas (atsakingas), kada (terminas)“ formatu. Tai yra stebėjimo širdis.
4. Atviros temos / parkavimo sąrašas: temos, kurių negalima nuspręsti ir kurios lieka vėlesniam laikui.

Akronimas RACI naudingas norint patikslinti veiksmus: R (Atsakingas) atlieka darbą, A (Atsakingas) galutinai atsakingas/patvirtina darbą, C (Konsultuotas) konsultavosi, Aš (Informuotas) informavau. Veiksmas turi turėti tik vieną „A“; Jei du žmonės yra vienodai atsakingi, niekas iš tikrųjų nėra atsakingas.

Veiksmų sekiklis – tai tiesioginė diagrama, kurioje vienoje vietoje sekami visi atviri veiksmai: veiksmas, atsakingas, terminas, būsena (atidaryta/vykdoma/baigta/vėluota), pastabos. Kiekvienas susitikimas prasideda atnaujinant šį sąrašą („o kaip praėjusios savaitės veiksmai?“) ir baigiasi naujais veiksmais.

plotas

pavyzdys

Kodėl tai svarbu?

veiksmas

„Nustatyti bandymo aplinką“

Aišku ką daryti

Atsakingas (R)

vienas žmogus

Du atsakingi = nulis atsakingų

terminas

rugsėjo 12 d

Veiksmas be datos atidedamas

Būsena

vyksta

atsekamumas

Kontekstas/sprendimas

„5 posėdis, 2 sprendimas“

gebėjimas atsekti

Žingsnis po žingsnio: santrauka ir veiksmų ištraukimas naudojant AI

1. Paruoškite neapdorotą įvestį. Susitikimo stenograma, pastabos arba garso teksto išvestis. Jei yra konfidencialaus / asmeninio turinio, anonimuokite jį.
2. Prašykite struktūrinės santraukos. Paprašykite dirbtinio intelekto santraukos eilutės + sprendimai + veiksmai + atviros temos formatu.
3. Uždrausti gaminti. Nurodymas „Nepridėkite sprendimo/atsakingo asmens/datos, kuri tekste aiškiai nepaminėta; jei neaišku, rašykite „neaišku“.
4. Atsakingas ir datos patikrinimas. Patikrinkite su kiekvienu atsakingu ir istoriniu dalyviu faktą, kurį paskiria AI; Dažniausia klaida yra čia.
5. Perkelti į stebėjimo sąrašą. Pridėkite naujų veiksmų prie veiksmų sekimo priemonės, atnaujinkite ankstesnių veiksmų būseną.
6. Prieš platindami perskaitykite. Perskaitykite santrauką kaip žmogus, prieš siųsdami ją dalyviams; Patikrinkite, ar nėra paslėpto turinio ir netinkamo priskyrimo.

Patarimas: pasibaigus susitikimui išplatinkite santrauką tą pačią dieną. Kiekvienas po 24 valandų prisimena skirtingai; nauja santrauka baigia diskusiją.

trys mini dėklai

1 atvejis – susigrąžinti prarasti veiksmai. Projekto koordinatorius AI perdavė 70 minučių trukmės susitikimo stenogramą ir ėmėsi veiksmų. AI nustatė 14 veiksmų; Koordinatorius padarė išvadą, kad 3 iš jų iš tikrųjų buvo „idėjos“, o ne veiksmai, o likusiems 11 patvirtino atsakingumo datą. Darbas, kuris būtų užtrukęs 40 minučių rankiniu būdu, buvo atliktas per 10 minučių ir jokie veiksmai nebuvo prarasti.

2 atvejis – užfiksuota neteisinga užduotis. PM suvestinėje pamatė eilutę „Ash atliks duomenų bazės perkėlimą“; Tačiau susitikimo metu Ahmetas pasakė „galiu tai panagrinėti“ ir neprisiėmė jokių įsipareigojimų. Premjeras tai pataisė sakydamas: „Ahmetas išnagrinės galimybes, sprendimas bus priimtas kitame posėdyje“. Pamoka: AI gali dvejojimą paversti įsipareigojimu; Atsakingos užduotys turi būti patikrintos.

3 atvejis – privatumo pažeidimo pavojus. Komandos vadovas AI pateikė visą susitikimo, kuriame buvo aptarta darbuotojo veiklos problema, stenogramą, kad ji būtų išplatinta kaip vieša santrauka. Laimei, jis jį perskaitė prieš išdalydamas ir pašalino asmeninį / konfidencialų skyrių. Pamoka: žmogaus peržiūra prieš platinant santrauką išsaugo konfidencialumą.

Silpnas raginimas / Stiprus raginimas

Silpnas raginimas:

Apibendrinkite šiuos susitikimo užrašus.

AI pateikia bendrą santrauką; Ji neatskiria sprendimų nuo veiksmų, nepaskiria atsakomybės/datos ir yra atvira prasimanymui.

Galingas raginimas:

Jūsų vaidmuo: projekto susitikimo sekretorius.Įvestis: Žemiau yra susitikimo stenograma (asmeniniai / konfidencialūs vardai [MASKED]).Užduotis: Padarykite struktūrinę santrauką:1) Įspaudas (data, dalyvių skaičius, tema)2) SPRENDIMAI (tik grynieji sprendimai)3) VEIKSMŲ lentelė: Veiksmas | Atsakingas (R) | Terminas | Kontekstas4) AIŠKIOS KLAUSIMAI:- PRIDĖTI sprendimą, atsakingą asmenį arba datą, kuri AIŠKIAI nepaminėta tekste. Jei neaišku, parašykite „neaišku“. - Nerašykite dvejojančių posakių („pažiūrėsiu“, „galbūt“) kaip pažadų; praneškite apie tai, kaip yra.- Atskirkite idėją nuo veiksmo; Būkite visiškai atsakingas už kiekvieną veiksmą.

Šis reikalavimas yra stiprus: struktūra apima draudimą gaminti, dvejonių ir įsipareigojimų atskyrimą ir vienintelio atsakingo taisyklę.

Papildomi šablonai:

# Veiksmo užbaigimo tikrintuvasToliau esančiame veiksmų sąraše pažymėkite tuos, kurių atsakingos ARBA atlikimo datos trūksta. Dėl kiekvieno dingusio KLAUSKITE manęs susirinkime, kas tai ėmėsi/kada; Neskirkite susitikimų.

# Stebėjimo sąrašo atnaujinimas Pateikiamas mano ankstesnis sekėjų sąrašas (pridedamas) ir šios savaitės susitikimo santrauka. Atnaujinkite ankstesnių veiksmų būseną, pažymėkite atliktus, pridėkite naujų veiksmų. Pakeitimų sąrašas.

# Privatumo skaitytuvasNuskaitykite šią santrauką prieš ją platindami: pažymėkite sakinius su asmenine veikla, atlyginimu, sveikata, drausme ar konfidencialia verslo informacija ir rekomenduokite juos pašalinti iš platinimo.

Dažnos klaidos

• Sumaišyti idėją su veiksmu: ne viskas, kas pasakyta, yra įsipareigojimas; AI gali jų neatskirti.
• Nepatikrinama atsakingo asmens: Veiksmas, priskirtas netinkamam asmeniui, pasimeta stebint.
• Veiksmas be termino: Veiksmas be termino atidedamas neribotam laikui.
• Dvejojimą paverčiant įsipareigojimu: „pažiūrėsiu“ ir „padarysiu“ – skiriasi.
• Konfidencialaus turinio platinimas be filtravimo: gali trumpam nutekėti našumo / asmeninės problemos.
• Stebėjimo sąrašo neatnaujinimas: atlikus veiksmą, jis netenka prasmės, jei jo nesilaikoma.

Dėmesio: Dirbtinis intelektas kartais gali pridėti veiksmą, kuris niekada nebuvo paminėtas susitikime, bet atrodo „logiškas“. Tai yra gerai apgalvota haliucinacija, tačiau ji verčia žmones atsakyti už užduotis, kurių jie niekada nesiėmė. Palyginkite kiekvieną eilutę su tikruoju nuorašu.

Apibendrinant

Susitikimo santrauka sumažina pokalbį iki sprendimų, veiksmų ir atvirų temų; veiksmų sekimo sąrašas išlaiko juos gyvus. Dirbtinis intelektas per kelias sekundes paverčia nuorašus į struktūrizuotą santrauką ir sukuria atsakingų datų lentelę. Tačiau tai gali supainioti idėją su veiksmu, dvejones paversti įsipareigojimu, atlikti neteisingas užduotis arba turėti paslėptą turinį. Žmogaus darbas yra patikrinti principus ir datas, filtruoti konfidencialumą ir perskaityti santrauką prieš ją platinant.

Taikymo užduotis

Perduokite paskutinio susitikimo užrašus (užmaskuokite slaptus vardus) AI ir pateikite struktūrizuotą santrauką bei veiksmų lentelę. Faktais patikrinkite atsakingą asmenį ir kiekvieno veiksmo datą; Atskirkite bent vieną „idėją“ nuo veiksmo. Atlikite išankstinę patikrą naudodami „privatumo skaitytuvo“ šabloną ir perkelkite veiksmus į savo stebėjimo sąrašą.

kontrolinis sąrašas

• [ ] Santrauką suskirstiau į sprendimą, veiksmą ir atvirą temą.
• [ ] Kiekvienas veiksmas turi vieną atsakingą asmenį ir terminą.
• [ ] Aš patikrinau atsakingus ir datos užduotis su tikruoju nuorašu.
• [ ] Atskyriau idėją nuo įsipareigojimo; Palikau dvejones tokias, kokias jos buvo.
• [ ] Prieš platindamas privatų / asmeninį turinį išfiltravau.
• [ ] Veiksmus įtraukiau į tolesnių veiksmų sąrašą ir atnaujinau ankstesnes situacijas.