Rizikos valdymas ir rizikos registravimas

Pelnas:

• Gebėjimas suprasti rizikos, tikimybės, poveikio, rizikos balo ir atsako strategijos (vengimas, mažinimas, perdavimas, priėmimas) sąvokas ir parengti rizikos įrašo projektą, naudojant dirbtinio intelekto pagalbą.
• Gebėjimas naudoti dirbtinį intelektą rizikos identifikavimui, klasifikavimui, trigerių identifikavimui ir mažinimo veiksmams rengti bei išsaugoti rizikos įrašą
• Supratimas, kad dirbtinio intelekto sukurtos tikimybės ir poveikio vertės reikalauja ekspertų kalibravimo, o rizikos nuosavybė ir galutinis sprendimas priklauso žmonėms.

Ateitis neaiški kiekviename projekte; Neapibrėžtumas reiškia riziką. Rizika yra neapibrėžtas įvykis arba sąlyga, kuri, jei ji bus įgyvendinta, turės įtakos projekto tikslams (laikui, sąnaudoms, apimtims, kokybei). Rizika gali būti neigiama (grėsmė) arba teigiama (galimybė), tačiau kasdienėje kalboje dažniausiai turime omenyje grėsmes. Gerą projektų vadovą nuo vidutiniško dažnai skiria rizikos valdymas: problemų matymas prieš joms atsirandant, jų tikimybės sumažinimas ir iš anksto planavimas, ką daryti, kai jos atsitiks. Šio skyriaus esmė yra rizikos registras: gyvas dokumentas, kuriame saugoma visa rizika, jų tikimybė, poveikis, savininkai ir reagavimo planai. AI labai padeda nustatyti riziką ir įvertinti juodraštį; Tačiau norint įvertinti tikimybę ir poveikį, reikalingas konkrečios agentūros sprendimas, o rizika visada priklauso nuo žmogaus.

Rizikos registro anatomija

Rizikos žurnalo eilutėje paprastai yra: rizikos aprašymas (priežasties-įvykio-pasekmės formatu: „jei tiekėjas vėluoja, integracija neprasideda, pristatymo lapeliai“), kategoriją (techninė, išteklių, išorinė, finansinė, teisinė), tikimybė (atsitikimo tikimybė; pvz., 1–5 arba %), poveikis (nuostolio dydis, jei įvyksta), poveikis (nuostolių dydis, jei įvyksta); rizikos rodiklis (1–5) artėja), atsako strategija, rizikos savininkas (asmuo, kuriam pavesta stebėti tą riziką) ir statusas.

Rizikos balas = tikimybė × poveikis yra paprastas, bet galingas prioritetų nustatymo įrankis. Rizika, kurios tikimybė yra 4 ir poveikis 5 (20 balų), nusipelno daug daugiau dėmesio nei rizika, kurios tikimybė yra 2 ir poveikis 2 (4 balas). Remiantis šiuo balu, rizikos matricoje (tikimybės ir poveikio tinklelis) pateikiamos raudonos/geltonos/žalios zonose.

Yra keturios pagrindinės reagavimo strategijos (grėsmės atveju):

• Vengimas: visiškai pakeisti/pašalinti darbą, dėl kurio kyla rizika.
• Sušvelninti: sumažinti tikimybę arba poveikį (pvz., rasti pakaitinį tiekėją).
• Perdavimas: rizikos perdavimas kam nors kitam (draudimas, sutarties sąlyga, subrangovas).
• Priimti: rizikuoti; bet paskirstyti nenumatytų atvejų planą ir biudžeto/laiko paskirstymą.

plotas

pavyzdys

Kas jį užpildo?

Rizikos apibrėžimas

„Jei pagrindinis kūrėjas pasitraukia, plėtra sulėtėja.

PM + komanda

Tikimybė (1–5)

3

eksperto sprendimas

Efektas (1-5)

4

eksperto sprendimas

balas

12

Paskyra (AI padeda)

paleidiklis

„Ateiti į darbą mažėja, pokalbio gandas“

rizikuojantis

Atsakyti

Sušvelninimas: dalijimasis informacija, atsarginis asmuo

PM + turi

Savininkas

komandos vadovas

siunčia PM

Žingsnis po žingsnio: rizikos registravimas naudojant AI

1. Rizikos smegenų šturmas. Suteikite AI anoniminį projekto kontekstą ir sukurkite galimą riziką pagal kategoriją. Dirbtinis intelektas yra geras primindamas mums apie riziką, kurią žmonės gali patirti.
2. Įdėkite jį į priežasties-įvykio-pasekmės formatą. Pateikite kiekvieną riziką formatu „dėl X, jei atsitiks Y, bus poveikis Z“; Neįmanoma valdyti dviprasmiškos rizikos.
3. Juodraštis taškų. Paklauskite AI dėl tikimybės / poveikio diagramų, bet sukalibruokite juos ekspertų nuomone. AI skaičius yra atskaitos taškas, o ne realybė.
4. Nustatykite trigerį. Dėl kiekvienos reikšmingos rizikos „kaip mes žinome, kad ji artėja? Atsakykite į klausimą.
5. Reagavimo plano projektas. Paprašykite AI pasiūlyti tinkamas 4 strategijas ir konkrečius veiksmus kiekvienai aukšto balo rizikai.
6. Priskirkite savininką ir palikite jį gyvą. Suteikite savininkui kiekvieną riziką; Kas savaitę peržiūrėkite rizikos registrą. Rizikos registras yra gyvas dokumentas, neparašytas vieną kartą ir pamirštas.

Patarimas: apibendrinkite rizikos žurnalą į „5 didžiausią riziką“ ir įtraukite jį į kiekvieną būsenos ataskaitą. Taip rizika išlieka matoma ir staigmenų sumažėja.

trys mini dėklai

1 atvejis – užklupta praleista rizika. PMO specialistas perdavė AI užpildytą 18 eilučių rizikos registrą ir paklausė: „Kokią tipišką riziką galėjau praleisti? – paklausė jis. AI; Ji priminė 5 rizikas, tokias kaip „trečiųjų šalių licencijos atnaujinimas“, „duomenų perkėlimo praradimo rizika“ ir „pagrindinio personalo priklausomybė“. Ekspertas pridėjo 3 iš jų. Po dviejų mėnesių kilo licencijų išdavimo rizika, tačiau planas buvo parengtas.

2 atvejis – kalibravimo skirtumas. Vienas premjeras suabejojo ​​„2 tikimybės“ verte, kurią AI suteikė rizikai. Vėlavimai buvo įprasti komandos istorijoje su šiuo tiekėju; tikroji tikimybė buvo artimesnė 4. Rezultatas padidėjo nuo 6 iki 12, o rizika iš sąrašo „žiūrėti“ persikėlė į „aktyvių atsargumo priemonių“ sąrašą. Pamoka: AI tikimybės prognozė turėtų būti pataisyta agentūros duomenimis.

3 atvejis – nepareikšta rizika. Grupė gerai nustatė riziką, bet nesugebėjo prisiimti atsakomybės. Įvyko rizika, niekas nežiūrėjo, gaidukas pabėgo ir projektas vėlavo 3 savaites. Pamoka: rizika be savininko yra rizika be stebėjimo; AI kelia riziką, tačiau žmogus jas priskiria savininkui.

Silpnas raginimas / Stiprus raginimas

Silpnas raginimas:

Išvardykite mano projekto rizikas.

Be konteksto, be kategorijų ir be formato; Pasirodo bendras sąrašas, kurio dauguma nesusiję su jūsų projektu.

Galingas raginimas:

Jūsų vaidmuo: rizikos valdymo specialistas. Kontekstas: [anoniminė projekto santrauka: pramonės šaka, trukmė, komanda, technologija, apribojimai]. Užduotis: generuoti riziką pagal kategorijas (techninė, išteklių, išorės / tiekėjo, finansinė, teisinė, apimtis). Kiekvienai rizikai: - Aprašymas priežasties-įvykio-pasekmės formatu- Tikimybė (1-5) ir poveikis (Pakartotinis atsakas į strategiją (1-5) (išvengti/sumažinti/perduoti/priimti) ir 1 konkretus veiksmasPastaba: tikimybės/poveikio reikšmės yra JUODRAŠTIS; Sukalibruosiu pagal institucinius duomenis. Neduokite netikrų skaičių, parašykite savo priežastis. Išvestis: lentelė.

Šis raginimas yra galingas: apima kategoriją, formatą, įspėjimą apie juodraštį ir kalibravimo pastabą.

Papildomi šablonai:

# Aklosios zonos ieškiklisŽiūrėkite mano rizikos žurnalą žemiau. Priminkite man pagal kategoriją apie riziką, kuri yra BENDRA tokiuose projektuose, bet NĖRA mano sąraše. Nekartokite esamų.

# Trigger generatorPasiūlykite 3 ankstyvus perspėjimo ženklus (trigerius) apie riziką: [rizika]. Prie kiekvieno ženklo taip pat užsirašykite, kokiais duomenimis/rodikliu galiu jį sekti.

# Reagavimo plano gilinimas Įvertinkite visas keturias šios aukšto balo rizikos strategijas (išvengti/sumažinti/perduoti/priimti); palyginkite kiekvieno kainą ir poveikį, paaiškindami, kurį rekomenduojate ir kodėl. Atminkite, kad galutinis sprendimas yra mano.

Dažnos klaidos

• Neaiškios rizikos rašymas: „Vėlavimo rizika“ negali būti valdoma; „Integravimo lapeliai, jei tiekėjas X vėluoja“ yra valdomas.
• Klaidingai AI balas yra tikras: tikimybė / poveikis priklauso nuo institucijos; Jo negalima naudoti be kalibravimo.
• Nepriskiriamas savininkas: nepriklausanti rizika nėra stebima.
• Nenustatyti trigerio: jei nebus ankstyvų požymių, rizika jus užklups netikėtai.
• Rizikos registro įšaldymas: keičiasi projektas, keičiasi rizikos; Jei įrašas neatnaujinamas, jis miršta.
• Tiesiog pažvelgus į grėsmes: Galimybes (darbai atlikti anksti, ištekliai atpigs) taip pat galima valdyti.

Atsargiai: AI riziką gali pažymėti kaip „maža tikimybė“; Tačiau jei tokia rizika jūsų organizacijoje kyla dažnai, AI apibendrinimas jus suklaidins. Visada patikrinkite balus pagal savo istorinius duomenis.

Apibendrinant

Rizikos valdymas – tai menas pamatyti problemas, kol jos neišsprogsta, o rizikos registras yra gyvas dokumentas. Kiekviena rizika identifikuojama priežasties-įvykio-pasekmės formatu, įvertinama pagal tikimybę ir poveikį, nustatoma jos suveikimo ir atsako strategija (išvengti/sumažinti/perduoti/priimti) ir priskiriamas savininkas. Dirbtinis intelektas yra galingas rizikos mąstymo ir juodraščio taškų skaičiavimas; Tai primena akląsias vietas. Tačiau ekspertinis tikimybės / poveikio verčių kalibravimas, rizikos nuosavybė ir galutinis sprendimas dėl atsako visada priklauso nuo žmogaus.

Taikymo užduotis

Sukurkite savo projekto kategorijų rizikos registro projektą iš AI (anonimizuoti kontekstą). Pasirinkite 5 didžiausius balus surinkusias rizikas; Kalibruokite kiekvieno tikimybės / poveikio vertę naudodami savo istorinius duomenis, parašykite aktyviklį ir atsako veiksmą bei priskirkite savininką. Tada patikrinkite riziką, kurią praleidote naudodami „aklosios zonos ieškiklio“ šabloną.

kontrolinis sąrašas

• [ ] Rizikas parašiau priežasties-įvykio-pasekmės formatu.
• [ ] Sukalibravau tikimybės / poveikio vertes pagal savo institucijos pajamingumą.
• [ ] Rizikos prioritetus suskirstiau pagal balą (rizikos matricą).
• [ ] Nustačiau kiekvienos reikšmingos rizikos veiksnius ir atsako strategijas.
• [ ] Kiekvienai rizikai paskyriau savininką.
• [ ] Planavau, kad rizikos žurnalas būtų gyvas ir įtrauktas į būsenos ataskaitą.