Pelnas:
- Supraskite apimties pareiškimo ir darbo suskirstymo struktūros (WBS) sąvokas ir naudokite AI, kad sukurtumėte WBS projektą, suskirstytą į darbo paketus.
- Išsiaiškinkite nepatenkintus objektus, pristatymus ir priėmimo kriterijus naudodamiesi dirbtinio intelekto palaikymu ir anksti pamatysite, kaip aprėptis šliaužia
- Gebėjimas suprasti, kad projekto vadovo pareiga yra patvirtinti dirbtinio intelekto sukurtos WBS vientisumą, tikroviškumą ir tinkamumą organizacijos kontekstui, atliekant komandos ir suinteresuotųjų šalių patikrinimą.
Kai pradedate projektą su „ką mes darysime?" Pradėti nuo to yra tarsi vaikščiojimas tamsoje. Projektai dažnai žlunga ne todėl, kad jie yra prastai valdomi, o todėl, kad nuo pat pradžių buvo neteisingai apibrėžti. Šio skyriaus tema – dvi pagrindinės priemonės, nubrėžiančios projekto ribas ir padalijančios darbą į valdomas dalis: apimties pareiškimas ir darbų suskirstymo struktūra. Kai šie du dokumentai yra tinkamai sudaryti, tvarkaraštis, prognozė, rizika ir biudžetas tvirtai atsiduria jų viršuje; Neteisingai sukonfigūravus, projekto metu viskas dreba. AI yra galingas abiejų dokumentų rengimo partneris: jis siūlo apimties skeletą ir suskirstymą į darbo paketus per kelias minutes. Tačiau atminkite: AI sukuria bendrą modelį; Tik jūs ir jūsų komanda žinote tikruosius jūsų organizacijos rezultatus, apribojimus ir priėmimo kriterijus.
Kas yra apimties teiginys?
Apimtis yra tai, ką projektas apima ir ko neapima. Apimties pareiškimas yra dokumentas, kuriame jis pateikiamas raštu ir paprastai apima: projekto tikslą, pagrindinius rezultatus, priėmimo kriterijus, nepatenkintus elementus, prielaidas ir apribojimus. Kritiškiausia ir labiausiai apleista dalis yra nepatenkantis į taikymo sritį sąrašas: „Šiame projekte X nedarysime“ vėliau užkerta kelią argumentui „bet aš maniau, kad tai buvo įtraukta“.
Kai apimtis tampa nekontroliuojama, tai vadinama apimties šliaužimu: nedideli, nepatvirtinti darbai, pridėti prie projekto, laikui bėgant jį išpučia. „Dar vienas mažas papildymas“, kai kartojama, susprogdina biudžetą ir tvarkaraštį. Geras taikymo srities pareiškimas ir aiškūs priėmimo kriterijai yra pirmoji gynybos linija nuo apimties šliaužimo. Priėmimo kriterijai yra išmatuojama sąlyga, kurią turi atitikti pristatymas, kad jis būtų laikomas „užbaigtu“ (pvz., „pakrauti per mažiau nei 2 sekundes“).
Patarimas: Rašydami apimties teiginį skirkite tiek pat pastangų į sąrašą „ko mes nepadarysime“, kiek „ką darysime“. Neįtrauktos prekės yra pigiausias projekto draudimas.
Kas yra darbo suskirstymo struktūra (WBS)?
Darbo suskirstymo struktūra (WBS) yra hierarchinis medis, padalijantis visą projekto darbą į logiškas dalis, kurios palaipsniui mažėja iš viršaus į apačią. Viršuje – projektas, po juo – pagrindiniai rezultatai/fazės, o po jais – darbų paketai. Darbo paketas yra žemiausio lygio darbas, kuris gali būti priskirtas asmeniui / komandai ir yra pakankamai mažas, kad būtų galima įvertinti jo trukmę ir kainą. Geras WBS vadovaujasi dviem taisyklėmis: 100% taisyklė (į apatinių dalių sumą įeina visa viršutinė dalis, nei daugiau, nei mažiau) ir abipusio išskirtinumo (nėra dviejų paketų vienodo kūrinio, nėra persidengimo).
Kodėl WBS toks svarbus? Kadangi prognozavimas, grafikas, biudžetas ir rizika visada atliekami darbų paketo lygmeniu. „Sukursime svetainę“ – nenuspėjama; tačiau tokie paketai kaip „prisijungimo puslapio dizainas“, „vartotojo registracijos forma“, „mokėjimo integravimo testavimas“ yra nuspėjami. WBS taip pat yra atsakomybės paskirstymo (RACI), pažangos stebėjimo ir komunikacijos sistema.
Žingsnis po žingsnio: WBS juodraščio generavimas naudojant AI
- Paaiškinkite taikymo sritį. Anonimiškai nurodykite AI projekto tikslą, pagrindinius rezultatus ir žinomus apribojimus. Geras WBS neatsiranda dėl neaiškaus tikslo.
- Paprašykite suskirstymo juodraščio. Paprašykite dirbtinio intelekto hierarchijos, suskirstytos į etapus ir darbo paketus; Paprašykite kiekvienos pakuotės vienos eilutės apimties aprašymo ir siūlomo pristatymo.
- Išbandykite 100% taisyklę. Patikrinkite, ar pagamintų pakuočių suma visiškai atitinka apimtį; Pažymėkite trūkstamus ir nereikalingus daiktus.
- Pridėkite priėmimo kriterijus. Reikalauti išmatuojamų priėmimo kriterijų projektui kiekvienam pagrindiniam rezultatui, tada patikslinkite juos pagal tikrovę.
- Paaiškinti, nepatenka į taikymo sritį. Paprašykite AI pateikti sąrašą „daiktų, kurie tikriausiai neturėtų būti šio projekto taikymo srityje“, ir aptarkite jį su komanda.
- Komandos ir suinteresuotųjų šalių patvirtinimas. Peržiūrėkite projektą kartu su darbo paketo savininkais. WBS niekada nėra „planas“ be komandos patvirtinimo.
Įspėjimas: AI sukurtas WBS dažnai gali praleisti svarbų paketą (pvz., „teisinį patvirtinimą“, „duomenų perkėlimą“, „naudotojų mokymą“, kuris atrodo logiškas, bet būdingas jūsų organizacijai). Dėl trūkstamo paketo jūsų prognozė nuo pat pradžių bus klaidinga. Būtinai taikykite 100% taisyklę iš žmogaus perspektyvos.
trys mini dėklai
1 atvejis – laiką taupantis projektas. Užuot sukūręs WBS nuo nulio naujam intraneto projektui, PMO ekspertas pateikė YZ anoniminę apimties santrauką ir paprašė juodraščio. YZ pasiūlė 6 etapus ir 34 darbų paketus. Ekspertas pašalino 5 paketus ir pridėjo 3 trūkstamus paketus (SSO integravimas, prieinamumo testavimas, turinio perkėlimas) 45 minučių trukmės seminare su komanda. Darbas, kuris būtų užtrukęs vieną dieną nuo nulio, buvo atliktas per pusdienį ir tapo išsamesnis.
2 atvejis – gaudomas taiklio šliaužimas. Projekto vadovas pateikia AI 12 nedidelių kliento užklausų ir klausia: „Ar tai atitinka dabartinę taikymo sritį, ar nepatenka į taikymo sritį? Jis jį klasifikavo kaip: YZ 7 pažymėjo užklausą kaip „galbūt nepatenkančią“. PM juos pavertė oficialiais pakeitimų prašymais; kitu atveju papildomos 3 darbo savaitės tyliai nutekėtų į projektą.
3 atvejis – trūksta paketų gaudyklės. Komanda patvirtino 28 YZ pagamintus WBS pakuotes be patikrinimo. Įpusėjus projektui buvo pastebėta, kad nėra „duomenų migracijos“ ir „pradėti repeticijos“ paketų; šie du praleidimai papildė tvarkaraštį 4 savaitėmis. Pamoka: AI juodraščiai neturėtų būti patvirtinti be bandymų su žmonėmis pagal 100 % taisyklę.
Silpnas raginimas / Stiprus raginimas
Silpnas raginimas:
Rašykite WBS mobiliųjų programų projektui.
Šis raginimas yra labai bendras: AI paprastai sukuria šabloną, tačiau jis mažai susijęs su faktiniais projekto rezultatais, apribojimais ir priėmimo kriterijais.
Galingas raginimas:
Jūsų vaidmuo: vyresnysis projektų planavimo specialistas.Kontekstas: atsargų sekimo mobilioji aplikacija mažmeniniam klientui (vardas užmaskuotas).Apribojimai: 4 mėnesiai, integracija su esama ERP privaloma, iOS+Android, galimas duomenų perkėlimas.Užduotis: Sukurkite WBS projektą, suskirstytą į fazes ir darbo paketus.Taisyklės:- Laikykitės 100% taisyklės; kiekvieno etapo paketai turėtų visiškai apimti etapą.- Kiekvienam darbo paketui: vienos eilutės apimtis + pagrindinis pristatymas + išmatuojami priėmimo kriterijai.- Pabaigoje pateikite atskirą sąrašą „galimai NE apimties“.- Konkrečios institucijos paketus, dėl kurių nesate tikri, pažymėkite „[patvirtinti su komanda]“, pritaikydami. Rezultatas: kainų mažinimo lentelė (fazė | pakuotė | Taikymo sritis | Pristatymas | Priėmimo kriterijai).
Šis prašymas yra stiprus, nes kontekstas, apribojimas, 100 % taisyklė, priėmimo kriterijai ir užklausa, kuri nepatenka į taikymo sritį, yra aiškūs; taip pat įtvirtina neapibrėžtumą „[patvirtinimas su komanda]“.
Papildomi šablonai:
# Apimties ieškiklisPerskaitykite toliau pateiktą taikymo srities teiginį. Išvardykite kaip „netinkamas kandidates“ užduotis, kurios yra dažnos, bet AIŠKIAI nepaminėtos čia (pvz., mokymas, dokumentacija, palaikymas, perkėlimas, saugos tikrinimas). Dėl kiekvieno paklauskite, kodėl jis turėtų būti įtrauktas / neįtrauktas.
# Priėmimo kriterijų gamintojas Pasiūlykite 3–5 išmatuojamus priėmimo kriterijus tokiam pristatymui (SMART formatu): [pristatymas]. Nerašykite kriterijų, kurių negalima išmatuoti (pvz., „turėtų gerai veikti“).
# 100 % taisyklių tikrintuvasIšnagrinėkite toliau pateiktą WBS. Kuris apimties teiginio rezultatas NĖRA atitikmens jokiame darbo pakete? Kurie paketai VIRŠYTI taikymo sritį? Išvardykite spragas.
Dažnos klaidos
- Nerašoma už taikymo srities: jei neaišku „ko mes nedarysime“, apimties šliaužimas yra neišvengiamas.
- Per didelės arba per plonos pakuotės: milžiniška pakuotė, kurios užtenka mėnesiui, yra nenuspėjama; Mažytis vienos valandos paketas pribloškia vadovybę. Paketai turi būti nuspėjami ir sekami.
- AI plano patvirtinimas jo nepatvirtinus: Neužbaigtas konkrečiai įmonei skirtas paketas (duomenų perkėlimas, reguliavimo patvirtinimas, mokymas) suklastoja planą nuo pat pradžių.
- Priėmimo kriterijų praleidimas: Jei kriterijų nėra, diskusija „atlikta“ yra begalinė.
- Nenustatant WBS, dėmesys sutelkiamas į rezultatus, o ne į veiklą: geras WBS rodo rezultatus (pavadinimus), o ne veiklą, pvz., „susitikimo surengimas“.
Patarimas: nerašykite WBS vieną kartą ir palikite tai. Kai bus patvirtintas pakeitimas, atnaujinkite WBS, tada tvarkaraštį ir biudžetą. WBS yra gyvas dokumentas.
Apibendrinant
Apimties teiginys apibrėžia projekto ribas, o WBS apibrėžia valdomas darbo dalis. Geras taikymo srities pareiškimas apima aiškius priėmimo kriterijus ir tvirtą „neapimančių“ sąrašą; Geras WBS laikomasi 100% taisyklės ir abipusio išskirtinumo. AI sukuria greitus ir išsamius abiejų modelių brėžinius, tačiau gali praleisti konkrečiai įstaigai skirtus paketus. Projekto vadovas turi taikyti 100 % taisyklę iš žmogaus perspektyvos, paaiškinti už taikymo sritį ir gauti komandos patvirtinimą.
Taikymo užduotis
Dabartiniam savo projektui sukurkite WBS juodraštį iš AI, suskirstytą į fazes ir darbo paketus (anonimizuoti duomenis). Tada su savo komandos nariu taikykite 100% taisyklę: kurių pakuočių trūksta, kurios nereikalingos, kurios pristatymas neturi priėmimo kriterijų? Ištaisykite mažiausiai 3 trūkstamus / neteisingus taškus ir išsaugokite pataisytą WBS.
kontrolinis sąrašas
- [ ] Mano apimties pareiškimas turi tikslą, rezultatą, priėmimo kriterijus, nepatenka į taikymo sritį, prielaidą ir apribojimą.
- [ ] Sąrašą „neapimtas“ užpildžiau tyčia.
- [ ] WBS laikosi 100 % taisyklės (nėra trūkstamų / perteklinių paketų).
- [ ] Kiekvienas darbų paketas yra nuspėjamas ir atsekamas.
- [ ] Kiekvienas svarbus rezultatas turi išmatuojamus priėmimo kriterijus.
- [ ] Su komanda patikrinau AI juodraštį; Pridėjau konkrečiai įstaigai skirtus paketus.