Pelnas:
- Gebėjimas suprasti projekto chartiją, šablonus, išmoktas pamokas ir žinių bazės koncepcijas bei parengti standartinius dokumentų projektus su dirbtinio intelekto palaikymu
- Gebėjimas naudoti dirbtinį intelektą dokumentų standartizavimui, archyvų apibendrinimui ir organizacinės informacijos išgavimui
- Supratimas, kad dokumentų tikslumas, versijų kontrolė ir įmonės atmintis turi būti kontroliuojami žmogaus
Projektai baigiasi, bet institucijų atmintis išlieka – ar ne. Daugumoje organizacijų kiekvienas naujas projektas pradedamas nuo nulio; Praeitų projektų pamokos, šablonai ir žinios lieka žmonių mintyse ir eina su jais. PMO (Project Management Office) – tai padalinys, teikiantis standartus, metodus ir paramą projektams įstaigoje; Viena iš jų pareigų – išlaikyti šią institucinę atmintį gyvą. Šio skyriaus tema – gera projekto dokumentacija ir žinių valdymas: standartiniai šablonai, projekto chartija, mokymasis pamokose ir ieškomos žinių bazės sukūrimas. Dirbtinis intelektas yra labai galingas asistentas šioje srityje: jis rengia standartinius dokumentų juodraščius, apibendrina išsklaidytą archyvą, ištraukia temas ir įžvalgas iš praeities projektų. Tačiau dokumentų tikslumas, versijų valdymas ir institucinės atminties patikimumas reikalauja žmogaus kontrolės.
Pagrindiniai PMO dokumentai
Projekto chartija yra dokumentas, kuris oficialiai inicijuoja projektą, apibrėžia jo tikslą, apimtį, rėmėją, pagrindinius etapus ir PM įgaliojimus. Tai tarsi trumpa, bet kritiška sutartis: „kodėl mes vykdome šį projektą ir kas vadovauja?
Šablonai standartizuoja pasikartojančius dokumentus: WBS šablonas, rizikos registro šablonas, būsenos ataskaitos šablonas, susitikimų suvestinės šablonas. Standartiniai šablonai taupo laiką ir užtikrina kokybę bei palyginamumą; Tai vienas vertingiausių PMO rezultatų.
Išmoktos pamokos – tai dokumentas, kuriame įrašomi atsakymai į klausimus „kas sekėsi gerai, kas blogai, ką darysime toliau“ projekto pabaigoje (arba etapo pabaigoje). Šis dokumentas yra pigiausia priemonė, neleidžianti organizacijai pakartotinai daryti tos pačios klaidos, tačiau daugumoje organizacijų jis arba niekada nerašomas, arba rašomas ir niekada daugiau neatidaromas.
Žinių bazė yra kolektyvinė atmintis, kurioje visi šie dokumentai saugomi ieškomu ir prieinamu formatu. Kad būtų vertinga, ji turi būti organizuota, atnaujinta ir prieinama paieškai; Netvarkinga failų krūva nėra žinių bazė.
dokumentas
Tikslas
AI indėlis
Projekto chartija
Oficialiai pradėti projektą
parengti standartinį projektą
šablonus
standartizuoti pasikartojimą
Pasiūlykite šablono skeletą
Pamokos išsinešimas
išsaugoti atmintį
Temų ištraukimas iš įrašų
Būsenos ataskaitų archyvas
Pažangos istorija
Padarykite tendencijų santrauką
žinių bazė
ieškoma atmintis
Dokumento klasifikacija/santrauka
Žingsnis po žingsnio: dokumentacija ir žinių valdymas naudojant AI
- Sukurkite standartinį šabloną. Paprašykite YZ dokumento šablono skeleto pagal jūsų organizacijos poreikius; prisitaikyti prie institucinio konteksto.
- Sudarykite chartijos projektą. Prašyti projekto chartijos projekto iš AI su anonimine projekto informacija; Rėmėjo ir jurisdikcijos sritis užpildykite tiesa.
- Apibendrinkite archyvą. Suteikite AI istorinės būsenos ataskaitas arba uždarymo dokumentus ir leiskite jam išskirti temas bei pasikartojančias problemas.
- Apibendrinkite pamoką. Sujunkite kelių projektų pamokas į bendras temas naudodami AI; bet patikrinkite kiekvieną išvadą pagal jos kontekstą.
- Versijų ir faktų tikrinimas. Patikrinkite AI parengtą dokumentą; Pridėkite datą, versijos numerį ir patvirtinimo informaciją. Neteisingas dokumentas nuodija žinių bazę.
- Privatumas ir anonimiškumas. Pašalinkite visus kaltinančius ar konfidencialius duomenis iš pamokų aprašymų ir archyvinių suvestinių.
Atsargiai: išmoktos pamokos dokumentai gali lengvai tapti „kriminalinės paieškos“ dokumentais. Naudokite į procesą orientuotą, anoniminę kalbą, pvz., „patvirtinimo procesas neapibrėžtas“, o ne „asmuo X vėlavo“. AI gali generuoti kaltinančius pareiškimus; Juos reikia sušvelninti.
trys mini dėklai
1 atvejis – pagreitis naudojant standartinį. PMO ekspertas norėjo standartizuoti būsenos ataskaitas, kurias skirtingi PM rašo skirtingais formatais. Ji paėmė bendrą šablono sistemą iš AI ir pritaikė ją įmonės kontekstui. Per tris mėnesius visi projektai buvo pateikti tuo pačiu formatu; vadovybei pavyko atlikti palyginimus ir ataskaitos rengimo laikas sumažėjo vidutiniškai 40%.
2 atvejis – paslėptos atminties atskleidimas. Institucija AI pateikė 14 paskutinių 2 metų baigiamųjų ataskaitų ir nustatė bendras problemas (duomenys anonimizuoti). AI nustatė tokį modelį kaip „tiekėjų integracija buvo atidėta 6 iš 9 projektų“. Remdamasi šia įžvalga, PMO sukūrė standartinį „tiekėjų integravimo kontrolinį sąrašą“. Žmonių galvose išsibarsčiusi informacija virto įmonės įrankiu.
3 atvejis – užnuodyta žinių bazė. Viena komanda į žinių bazę įtraukė dirbtinio intelekto sukurtą „geriausios praktikos“ dokumentą, jo nepatvirtinusi. Dokumente metodika, kuri įstaigoje niekada nebuvo naudojama, apibūdinta kaip „mūsų standartas“ (haliucinacija). Nauji premjerai manė, kad tai tikra, ir kilo sumaištis. Pamoka: kiekvienas dokumentas, patenkantis į žinių bazę, turi būti žmogaus patikrintas.
Silpnas raginimas / Stiprus raginimas
Silpnas raginimas:
Parašykite projekto chartiją.
Be konteksto; Pasirodo dokumentas, kuris yra bendras, nesusijęs su jūsų institucija ir jame gali būti sugalvotų laukų.
Galingas raginimas:
Jūsų vaidmuo: PMO dokumentacijos specialistas.Kontekstas: [anoniminis projektas: tikslas, rėmėjo vaidmuo, pagrindiniai rezultatai, trukmė, biudžeto diapazonas].Užduotis: parengti projekto chartijos JURAŽĄ. Skyriai: Tikslas / loginis pagrindas, Apimties santrauka, Pagrindiniai etapai, Rėmėjas ir įgaliojimai, Aukšto lygio rizika, Sėkmės kriterijai. Taisyklės: naudokite tik mano pateiktą informaciją; Palikite nepažįstamą laukelį „[pildyti]“, užpildykite jį.- NEPRIDĖKITE institucijos pavadinimo, tikro asmens vardo ar tikrosios sumos.- Vartokite trumpą ir formalią kalbą; Kiekviena dalis ne daugiau kaip 4 sakiniai.
Šis raginimas yra galingas: apima struktūrą, lauko žymėjimą, kurį reikia užpildyti, draudimą gaminti ir privatumo ribą.
Papildomi šablonai:
# Pamokos išvadų sintezatorius Žemiau pateikiami kelių projektų (anoniminiai) pamokų išvadų užrašai. Grupuoti bendras temas (procesas, komunikacija, prognozavimas, pirkimai). Parašykite į PROCESĄ orientuotą, anoniminį kiekvienos temos tobulinimo pasiūlymą. Nenaudokite kaltinančio posakio.
# Šablonų standartizatoriusŽemiau pateikiamos 3 skirtingų formatų būsenos ataskaitos. Pasiūlyti bendrą, daugkartinio naudojimo šablonų sistemą; Nurodykite, kurie laukai yra privalomi, o kurie – neprivalomi.
# Archyvų tendencijų ekstraktorius Iš šio istorinės būsenos ataskaitų archyvo (anoniminio) ištraukite pasikartojančias problemas ir tobulinimo sritis. Prie kiekvieno radinio nurodykite, kuria ataskaita remiatės; Nepagrįstų pretenzijų teikimas.
Dažnos klaidos
- Pamokos nerašymas visai: neužrašyta pamoka yra pakartotinė klaida.
- Dokumento archyvavimas jo nepatikrinus: neteisingas dokumentas nuodija žinių bazę ir klaidina naujokus.
- Versijos valdymo aplenkimas: jei neaišku, kuris dokumentas yra dabartinis, įmonės atmintis painiojasi.
- Kaltinamoji kalba: įvardijimas neleidžia žmonėms būti sąžiningiems.
- Primesti šabloną ar ne: jei bendras AI šablonas naudojamas neatsižvelgiant į institucijos tikrovę, jis neveiks.
- Konfidencialių duomenų perkėlimas į archyvą: Kliento/asmens informacija neturėtų būti saugoma be anonimiškumo.
Patarimas: rinkite pamokas, išmoktas etapais, o ne tik projekto užbaigimo metu. Pasibaigus projektui, visi pavargsta, o detalės pasimiršta; Šviežios pamokos vertingesnės.
Apibendrinant
PMO dokumentacija ir žinių valdymas leidžia organizacijai mokytis nuo projekto iki projekto. Projekto chartija inicijuoja projektą, standartiniai šablonai pagreitina iteraciją, pamokos išvada išsaugo atmintį, o žinių bazė leidžia jų ieškoti. Dirbtinis intelektas yra galingas šablonų generavimo, archyvo apibendrinimo ir kursų sintezės pagalbininkas. Tačiau dokumentų tikslumas, versijų kontrolė, laisvė nuo kaltinančios kalbos ir konfidencialumas reikalauja žmogaus priežiūros; Nepatvirtintas dokumentas nuodija institucinę atmintį.
Taikymo užduotis
Pasirinkite dokumento tipą, kuris nėra standartinis jūsų įstaigoje (pvz., būsenos ataskaita arba susitikimo suvestinė). Sukurkite standartinę šablono sistemą iš AI ir pritaikykite ją savo įmonės kontekstui. Be to, sumažinkite (anonimiškai) bent dviejų ankstesnių projektų paskaitų pastabas iki bendrų temų su AI ir pateikite tris į procesą orientuotus, anoniminius tobulinimo pasiūlymus. Patikrinkite savo parengtus dokumentus ir įtraukite juos į žinių bazę su versijos / datos informacija.
kontrolinis sąrašas
- [ ] Pritaikiau projekto chartiją/šabloną prie institucinio konteksto, nepalikdamas vietos apsigalvojimui.
- [ ] Patikrinau dokumentus ir pridėjau informaciją apie versiją ir datą.
- [ ] Pamoką parašiau į procesą orientuota ir anonimiška kalba.
- [ ] Archyvo santraukas saugojau kartu su jų pagrindu (kuri ataskaita).
- [ ] Aš anonimizuojau konfidencialius / asmeninius duomenis.
- [ ] Į žinių bazę įtraukiau tik patikrintus dokumentus.