Pelnas:
- Gebėjimas atskirti, kur dirbtinis intelektas sutaupo realų laiką projektų valdyme (planavimas, įvertinimas, ataskaitų teikimas, komunikacija) ir kur sprendimai, tokie kaip biudžeto įsipareigojimas ir pristatymo data, paliekami projekto vadovui, atsižvelgiant į užduoties rizikos lygį.
- Gebėjimas taikyti discipliną, kuri patikrina kiekvieną dirbtinio intelekto išvestį, prijungiant ją prie šaltinio, perskaičiuojant ir perduodant administracinį filtravimą.
- Projekto, klientų ir suinteresuotųjų šalių duomenų anonimiškumas, atsižvelgiant į KVKK/privatumo ir NDA taikymo sritį, ir įprotis rinktis saugias transporto priemones
Kiekviename projekte yra šimtai sprendimų, kurių dauguma priimami tyliai. Kam skirtas šis darbas? Kiek dienų užtruks ši užduotis? Ar biudžetas laikosi? Kokią datą turėtume pasakyti klientui? Ką daryti, jei kyla ši rizika? Kokį sprendimą priėmėme praėjusios savaitės posėdyje, kas ką darys? Kai kurie iš šių sprendimų yra pasikartojantys, reikalaujantys daug duomenų ir daug laiko; Didžiąją dalį projektų vadovo (PM – Projekto vadovas, atsakingas asmuo nuo plano iki projekto pristatymo) darbo užima ataskaitų rašymas, lentelių pildymas, el. laiškų ruošimas ir susirinkimų užrašų vedimas. Dirbtinis intelektas (AI arba trumpai AI – kompiuterinės sistemos, galinčios generuoti tekstą, atpažinti šablonus, numatyti prognozes ir apibendrinti duomenis, kaip žmonės) telpa tiesiai į šio paveikslo vidurį: tinkamai naudojant, jis gali parengti darbo suskirstymo struktūrą, rizikos registrą, būsenos ataskaitą arba susitikimo santrauką minutėmis, o ne valandomis; Neteisingai naudojant, klientas gali įsipareigoti iš pažiūros saugios, bet nepagrįstos spėlionės.
Pirmasis šio modulio vienetas nėra programinės įrangos įvadas. Jo tikslas – paaiškinti, kur AI naudoti projekto darbe, o kur jo nedėti. Kadangi projektų valdymas yra ir „kritinė veikla“, ir „įsipareigojimas“ sritis: jūsų pateikta laiko sąmata pagrįsta su klientu pasirašyta sutartimi; vienas sprendimas dėl išteklių virsta savaitėmis užpildytu komandos nario kalendoriumi. Nuo pat pradžių išdėstykime pagrindinį principą: AI yra asistentas, o ne projektų vadovas. Atsakomybė ir galutinis sprendimų, tokių kaip biudžeto įsipareigojimas, pažadas dėl pristatymo datos, išteklių paskirstymas ir sutartiniai įsipareigojimai, patvirtinimas priklauso kompetentingam projekto vadovui ir atsakingoms suinteresuotosioms šalims.
Projektų valdymo sluoksniai ir AI vieta
Norint suprasti projektą, naudinga padalyti darbą į tris sluoksnius. Operatyvinis sluoksnis yra kasdienė operacija: užduočių sekimas, susitikimo užrašas, el. paštas, būsenos atnaujinimas. Taktinis sluoksnis yra planavimas ir sekimas: darbų suskirstymo struktūra, grafikas, prognozė, rizikos registras, būklės ataskaita. Strateginis lygmuo nulemia projekto pagrindimą ir kryptį: kaštų ir naudos santykį, portfelio prioritetą, apimties sprendimą. AI gali liesti visus tris sluoksnius; bet kiekviename turi skirtingą autoritetą. Operatyviniame lygmenyje AI sukuria greitus juodraščius ir santraukas; Strateginiame lygmenyje ji suteikia tik indėlį, sprendimą priima vadovybė ir rėmėjas. Toliau pateiktuose skyriuose po vieną paaiškinsime tokias sąvokas kaip rėmėjas (aukščiausias vadovas, finansuojantis projektą ir įmonės nuosavybę), suinteresuotoji šalis (visi, kuriems daro įtaką projektas arba turi įtakos projektui – klientas, komanda, tiekėjas, vartotojas).
Apibrėžkime keletą pagrindinių terminų nuo pat pradžių. Apimtis yra tai, ką projektas padarys ir ko nepadarys. Darbo suskirstymo struktūra (WBS) yra darbo suskirstymas į valdomas dalis. Gairės yra svarbus taškas, žymintis pažangą (pvz., „projekto patvirtinimas“). Rizika yra neapibrėžtas įvykis, kuris turės įtakos projektui, jei jis įvyks. Pristatyti yra projekto metu pagaminta konkreti produkcija. Visose šiose sąvokose dirbtinis intelektas pateikia kontūrus ir analizę, bet nepriima sprendimų.
Šioje lentelėje apibendrinamas AI vaidmuo ir rizikos lygis pagal misiją:
Quest
AI vaidmuo
Rizikos lygis
Kas pritaria
Susitikimo santrauka / el. pašto juodraštis
eskizų generatorius
žemas
projekto vadovas
WBS / apimties kontūras
eskizų generatorius
žemas-vidutinis
PM + komanda
Trukmė ir išteklių įvertinimas
Prognozatorius, scenarijų generatorius
vidutinio aukšto
PM + komandos duomenys
Rizikos registro balai
Statistinis stimulas
vidutinis
Rizikos savininkas + PM
Būsenos ataskaita / EVM komentaras
Analizė ir juodraštis
vidutinis
projekto vadovas
Pristatymo data / biudžeto įsipareigojimas
pagalbinis įėjimas
labai aukštas
PM + rėmėjas
Sutarties / išteklių paskirstymo sprendimas
pagalbinis įėjimas
labai aukštas
Rėmėjas + PM
Nepamirškite vienos šios diagramos eilutės: didėjant rizikai, AI vaidmuo mažėja, žmonių pritarimas auga.
Kodėl „patikrinimas“ yra šio verslo esmė
Dirbtinio intelekto kalbos modeliai atrodo įsitikinę savo atsakymu, tačiau jie gali būti tikri. Techninėje kalboje tai vadinama haliucinacija: tai modelio neegzistuojančios informacijos išgalvojimas sklandžiu sakiniu, lyg tai būtų tiesa. Projekto vadovui tai yra rimti spąstai: modelis gali užtikrintai pateikti jums terminą „tokios rūšies programinės įrangos integravimas paprastai trunka 3 savaites“, tuo tarpu jis nieko nežino apie jūsų komandos greitį, technines skolas, atostogų grafiką, o šis skaičius yra visiškas apibendrinimas. Arba gali klaidingai pateikti metodiką (pvz., „PMBOK 7 reikalauja šių dalykų“). Kadangi jis abu sako vienodai sklandžiai, vienintelis dalykas, kuris skiria teisingą nuo neteisingo, yra jūsų žinios ir įprotis patikrinti.
Patikrinimo disciplina susideda iš trijų etapų:
- Nuoroda į šaltinį: pasikliaukite savo organizacijos įrašais (istoriniais projekto duomenimis, tvarkaraščiais, išteklių telkiniu, apskaita) ir komandos spėlionėmis, o ne AI atmintimi, nustatydami trukmę, išlaidas, pajėgumus ir ankstesnius rezultatus. Naudokite AI norėdami komentuoti tuos duomenis, o ne prisiminti.
- Perskaičiuokite / palyginkite: Nepriklausomai patikrinkite kiekvieną skaitinį rezultatą, kurį grąžina AI (bendras laikas, biudžetas, užbaigimo procentas, CPI / SPI). Pats patikrinkite bendrą sumą, svertinį vidurkį, kritinį kelią.
- Vadovo filtras: patikrinkite iš vadovo perspektyvos, ar rezultatas prieštarauja faktams vietoje (komandos prieinamumas, biudžetas, sutartis, priklausomybės).
Dėmesio: AI parengtos prognozės ar ataskaitos pateikimas rėmėjui arba jos įsipareigojimas klientui to nepatvirtinus yra tarsi nepasirašytos sutarties davimas. Vien todėl, kad išvestis sklandžiai, nėra tiesa.
Konfidencialumas: projekto duomenys dažnai yra konfidencialūs
Daugelis projekto duomenų yra jautrūs. Kliento vardas, pavardė, sutarties suma, pasiūlymo kainos, informacija apie personalo atlyginimą ir veiklos rezultatus bei produktų planai, kurie dar nebuvo paskelbti, dažnai yra saugomi NDA (Neatskleidimo sutartimi); Asmens duomenims taikomas KVKK (asmens duomenų apsaugos įstatymas) Turkijoje ir GDPR Europoje. Tiesiog kliento vardo, sutarties kainos, komandos narių vardų ir našumo balų įklijavimas į viešai prieinamą AI įrankį gali būti ir sutarties pažeidimas, ir duomenų pažeidimas. Taisyklė paprasta: anonimizuoti duomenis ir nesidalyti nereikalingais. „Programinės įrangos projektas stambiam finansiniam klientui“ vietoj „4,2 mln. Lt CRM projektas su ABC banku“; Vietoj „teta (vyresnysis kūrėjas, prastas pasirodymas)“ parašykite „vyresnysis komandos narys“. Jei įmanoma, rinkitės įmonės įrankius, kurie turi duomenų apdorojimo sutartį ir nenaudokite savo duomenų modelių mokymuose.
trys mini dėklai
1 atvejis – saugus naudojimas. Vienas projekto koordinatorius kiekvieną savaitę skirdavo 2,5 valandos, kad iš 6 darbų paketų pažangą sudarytų į vieną būsenos ataskaitą. Jis anonimiškai pateikė pažangos duomenis (kliento vardas ir sumos užmaskuotos) AI ir paprašė pateikti santraukos projektą. AI eskizą sukūrė per 12 minučių; Koordinatorius palygino kiekvieną procentą su savo sekimo diagrama, ištaisė neteisingą užbaigimo rodiklį ir pakoregavo būsenos spalvas į tikrovę. Trukmė: 35 minutės vietoj 2,5 valandos. AI pateikė projektą, atsakomybė liko žmogui.
2 atvejis – nepatvirtinti spąstai. Ministras Pirmininkas paklausė AI „kiek dienų trunka programos mobiliesiems testas? AI pasakė „apie 8 dienas“, kol pamatė komandos duomenis. PM įsipareigojo tai klientui; tikrasis laikas buvo 15 darbo dienų, remiantis komandos istoriniais duomenimis. 7 dienų nukrypimas buvo nubaustas. Klaida: tikimasi, kad AI skaičius sukurs įsipareigojimą be komandos duomenų.
3 atvejis. Konfidencialumo pažeidimas. Komandos vadovas į viešą AI įrankį įkėlė išteklių planą, kuriame yra kliento vardas, sutarties suma ir visos komandos vardo bei atlyginimo informacija, ir pasakė „optimizuoti tai“. Duomenys nukeliavo į išorinį serverį; klientas išsiuntė pranešimą dėl NDA pažeidimo. Teisingas būdas buvo praleisti vardą, pavardę, sumą ir atlyginimą ir bendrinti tik anoniminius laukus, pvz., vaidmenį ir pastangų procentą.
Silpnas raginimas / Stiprus raginimas
Silpnas raginimas:
Parašykite apie mūsų projekto būseną šį mėnesį ir papasakokite, kiek mes nuėjome.
Šis teiginys yra ydingas: dirbtiniu intelektu nebuvo pateikta jokių duomenų, todėl į klausimą „kiek mes nuėjome“ jis gali atsakyti tik su sugalvotu numeriu. Neaiškus nei laikotarpis, nei apimtis, nei kontekstas.
Galingas raginimas:
Jūsų vaidmuo: asistentas, padedantis projekto vadovui.Kontekstas: Žemiau yra 5 darbo paketų planas / faktiniai duomenys (kliento vardas ir užmaskuotos sumos).Užduotis: Parašykite santraukos projektą (200 ar mažiau žodžių). Tiesiog naudokite mano pateiktus duomenis; parašykite "[reikalingas patvirtinimas]" dėl trūkstamos informacijos, numerio pritaikymo. Struktūra: 1) Bendra būsena (RAG), 2) Išplėstiniai paketai, 3) Nukrypstantys paketai ir priežastis, 4) Rekomendacija. Duomenys:- WBS-1 Analizė: planas 100% / faktinis 100% WBS-2 Dizainas: planas 80% / faktinis 60% WBS-3 Kūrimas: planas 40% / faktinis 25% WBS-4 Testavimas: planas 10% / faktinis 0% - WBS-5 Dokumentacija: planas 20% / faktinis 20%
Šis raginimas yra stiprus, nes yra aiškiai nurodytas vaidmuo, kontekstas, duomenys, riba („numerio pritaikymas“), formatas ir dviprasmiškumas („[reikalingas patvirtinimas]“). Išvestį vis tiek turi patvirtinti projekto vadovas.
Trys kiti naudingi pradedančiųjų šablonai:
# Šablonas, kuris užtikrina neapibrėžtumą Išimkite sprendimus ir veiksmus iš šio teksto. Neskirti jokių pareigų ar datų, kurios tekste nėra aiškiai nurodytos; Parašykite „neaišku“, kur nesate tikri. Nesigalvok.
# Anonimizacijos priminimas (savipatikra) Jei tekste, kurį jums pateiksiu, matote kliento vardą, sumą ar asmens vardą, įspėkite mane prieš pradėdami procesą ir pasiūlykite šiuos laukus pakeisti į [MASKED].
# Šablonas, kuris generuoja patvirtinimo sąrašą Prie kiekvieno pateikto skaitinio rezultato pridėkite vienos eilutės „patvirtinimo veiksmą“, kaip projekto vadovas gali savarankiškai jį patikrinti.
Dažnos klaidos
- Tikėtis skaičių nepateikiant duomenų: AI paklausus laiko, sąnaudų ar pažangos nepateikus savo projekto duomenų, jis kviečia į haliucinacijas.
- Sklandumo ir tikslumo painiojimas: gerai parašytas tekstas nereiškia, kad jis teisingas.
- Konfidencialių duomenų įklijavimas tokius, kokie yra: Kliento vardas, suma ir kontaktinė informacija neturėtų būti įvestas į jokį atvirą įrankį be anonimiškumo.
- Įsipareigojimo perdavimas dirbtiniam intelektui: pristatymo data ir biudžetas neturėtų būti priskirti be komandos patvirtinimo.
- Bandymas užbaigti tai vienu raginimu: geri rezultatai pasiekiami naudojant struktūrinius raginimus, kuriuose yra vaidmuo-kontekstas-duomenys-riba-formatas.
Patarimas: kiekvieną AI sesiją pradėkite klausdami: „Kokius tris dalykus turėčiau patikrinti pats prieš pateikdamas šį rezultatą rėmėjui? Pradėkite nuo klausimo. Šis įprotis apsaugos jus atliekant visas likusio modulio užduotis.
Apibendrinant
Dirbtinis intelektas yra galingas projektų valdymo asistentas, kuris pagreitina ataskaitas, planus, sąmatas ir komunikaciją; Tačiau tai yra įrankis, kuris rengia projektus, o ne įsipareigojimus. Kai verslą suskirstome į operatyvinį, taktinį ir strateginį sluoksnius, DI vaidmuo mažėja didėjant rizikai. Kiekviena išvestis turi būti patvirtinta trimis etapais (nuoroda į šaltinį, perskaičiavimas, administracinis filtras); Projekto ir kliento duomenys turi būti anonimizuoti pagal KVKK/NDA taikymo sritį. Atsakomybė ir galutinis kritinių sprendimų priėmimas visada tenka žmogui.
Taikymo užduotis
Pasirinkite užduotį iš dabartinio projekto. Pirmiausia parašykite sąmoningai „silpną“ raginimą AI (be konteksto, nepateikdami jokių duomenų) ir išsaugokite išvestį. Tada dar kartą užduokite tą pačią užduotį naudodami „stiprios raginimo“ struktūrą šiame vienete (vaidmuo, kontekstas, anoniminiai duomenys, riba, formatas). Padėkite du spaudinius vienas šalia kito ir abiejuose spaudiniuose parašykite skirtumą ir bent tris taškus, kuriuos turite patys patikrinti.
kontrolinis sąrašas
- [ ] Dirbtinio intelekto vaidmenį nustatiau kaip „asistentą / juodraštį“, o sprendimą – kaip „žmogų“.
- [ ] Nustačiau savo užduoties rizikos lygį (žemą/vidutinį/aukštą).
- [ ] Prie raginimo pridėjau vaidmenį, kontekstą, duomenis, ribą ir formatą.
- [ ] Anonimizuojau kliento vardą, pavardę, sumą ir informaciją apie asmenį.
- [ ] Aš pažymėjau veiksmą, kai atskirai patikrinsiu kiekvieną išvestyje esantį skaičių.
- [ ] Aš nepasidalinau jokia produkcija, kurioje būtų įsipareigojimas (data / biudžetas), jo nepatikrinęs.