Pelnas:
- Galimybė patekti į posėdį pasiruošus, prieš posėdį paruošus darbotvarkę ir galimų prieštaravimų sąrašą dirbtiniu intelektu
- Galimybė struktūrizuoti neapdorotus užrašus ar nuorašus kaip sprendimus / veiksmus (kas-kas-kada) / atvirus klausimus, kad būtų išvengta prarastų veiksmų
- Gebėjimas atkreipti dėmesį į sutikimą perrašyti ir konfidencialumą, patvirtinant užduotis ir sprendimus, kuriuos gali atlikti dirbtinis intelektas, ir platinant santrauką
Susitikimai yra didžiausias ir daugiausia skundžiamasis įmonės laiko elementas. Blogas susitikimas; Tai susitikimas, į kurį patenkama nepasiruošus, išsibarsčius, o galiausiai neaišku, kas ką darys. Dirbtinis intelektas naudojamas kiekviename susitikimo darbo eigos etape: darbotvarkė ir pasiruošimas prieš, pastabos jo metu, santrauka ir veiksmų sekimas po jo. Tačiau žmonės nustato susitikimo kokybę; Dirbtinis intelektas tik sustiprina pasiruošimą, o tolesnis darbas tampa nepakeičiamas. Didžiausia nauda dažniausiai būna po susitikimo: sprendimai ir veiksmai neišgaruoja.
Sąlygos. Darbotvarkė yra sutvarkytas posėdyje aptartų temų sąrašas. Veiksmo elementas yra užduotis, kuri ateina iš susitikimo, yra kam nors priskirta ir turi datą. Susitikimo santrauka / protokolas yra diskusijų ir sprendimų įrašas. Nuorašas yra pokalbio transkripcija žodis į žodį – kai kurie susitikimo įrankiai jį sukuria automatiškai. Tolesnė veikla – tai stebėjimas, ar iš tikrųjų imamasi veiksmų.
Trys susitikimo ir AI etapai
Prieš (pasiruošimas): AI iš išsklaidyto temų sąrašo išrenka struktūrizuotą darbotvarkę, iš anksto apgalvoja galimus klausimus ir kontrargumentus, apibendrina atitinkamus dokumentus ir paruošia jus. Geras pasiruošimas susitikimo laiką gali sutrumpinti per pusę.
Užsakymas (pastaba): susitikimo metu nesijaudinkite su AI; Užsirašykite neapdorotus užrašus arba naudokite nuorašo įrankį (jei leidžiama). Sutelkite dėmesį į pokalbį.
Pasekmės (santrauka ir veiksmas): štai tikrasis atlygis. Jūs pateikiate neapdorotą pastabą ar nuorašą į AI ir suskirstote jį į „sprendimus, veiksmus (kas-kas-kada), atvirus klausimus“. Tada aiškiai paskirstykite jį dalyviams. Taigi „ką mes ketinome daryti toliau? dingsta netikrumas.
Žingsnis po žingsnio: susitikimo darbo eiga
- Nustatykite darbotvarkę. Suteikite dirbtiniam intelektui neapdorotas temas ir susikurkite prioritetinę darbotvarkę su laiku.
- Pasiruoškite. Apibendrinti atitinkamus dokumentus; Iš anksto apsvarstykite galimus prieštaravimus.
- Užsirašykite neapdorotus užrašus. Supaprastintas, neapdorotas įrašymas; Nesipainiokite su AI.
- Konfigūruoti. Tada pateikite pastabą / nuorašą AI ir priimkite sprendimus bei veiksmus.
- Patvirtinti. Palyginkite kiekvieną sprendimą ir užduotį su tuo, ką prisimenate; AI gali priskirti neteisingai.
- Diegti ir sekti. Siųsti santrauką; Įtraukite veiksmus į tolesnių veiksmų sąrašą.
Patarimas: parengus susitikimo santrauką su AI, dalyvių klausiama „ar ši santrauka teisinga, ar nėra kokių nors / neteisingų? Paklauskite per 24 valandas. Taip pastebėsite klaidas ir įsitikinsite, kad visi yra tame pačiame puslapyje.
Nuorašas ir konfidencialumas
Daugelis susitikimų platformų siūlo automatinius nuorašus ir AI santraukas. Tai galinga, tačiau būkite atsargūs dėl dviejų dalykų. Pirmasis yra sutikimas: dalyviai turi žinoti, kad jie įrašomi; Kai kuriose vietose tai yra teisinis reikalavimas. Antra – privatumas: nuorašuose gali būti neskelbtinos informacijos; Žinokite, kur jis išsaugotas ir kas jį pasiekė. Slapto susitikimo stenogramos įklijavimas į bendrą AI įrankį tiesiog ištraukia šią informaciją.
Scena
AI indėlis
vyro vaidmuo
Dienotvarkė
Struktūros, prioritetai
nusprendžia, apie ką kalbėti
paruošimas
Dokumentas apibendrina, siūlo prieštaravimą
Nustato strategiją
pastaba
Nuorašas / santrauka (su įrankiu)
Išlaiko dėmesį pokalbiui
Santrauka
Sprendimas+imasi veiksmų
Patvirtina tikslumą
sekimas
Priminimas, būsena klausia
Prisiima atsakomybę
Keturi kopijuojami susitikimų šablonai
Sukurkite struktūrizuotą susitikimo darbotvarkę iš šių neapdorotų temų: - Kiekvienai temai skirkite numatomą laiką, iš viso ne daugiau kaip [45] minutes. - Pirmiausia nurodykite svarbiausias / sprendimo reikalaujančias temas. - Nurodykite kiekvienos temos „norimą rezultatą“ (sprendimą arba informaciją). Temos: """[neapdorotas sąrašas]"""
Padėkite man pasiruošti rytojaus susitikimui. Tema: [X].- 5 sunkūs klausimai/prieštai, kurie gali kilti iš antrosios pusės.- 1-2 sakinių paruošta atsakymo kryptis kiekvienam.- 3 kritiniai taškai, kuriuos turiu žinoti prieš susitikimą. Kontekstas: """[trumpas fonas]"""
Struktūruokite mano neapdorotą susitikimo užrašą:- Antraštės "Sprendimai", "Veiksmai (kas-kada)", "Atviri klausimai".- Jei užduotis neaiški, rašykite "nepriskirta", niekam nepriskirkite sugalvotos užduoties.- Jei data nenurodyta, parašykite "nėra datos". Neapdorota pastaba: """[įklijuoti]"""
Paruoškite tolesnį pranešimą iš šios susitikimo santraukos:- Trumpas, bus skirtas dalyviams.- Tik sprendimai, susiję su visais + kiekvieno žmogaus veiksmai.- Pabaigoje pastaba "praneškite man per 24 valandas, jei ko nors trūksta/neteisinga". Santrauka: """[įklijuoti]"""
Silpnas raginimas / Stiprus raginimas
Silpnas: „Apibendrinkite šį susitikimo užrašą“. (Sprendimai ir veiksmai susimaišo į netvarkingą tekstą; lieka neaišku, kas ką darys.)
Stiprus: "Suskirstykite šią neapdorotą atmintinę į tris antraštes: sprendimai, veiksmai (kas-kada), atviri klausimai. Jei neaišku, kas tai atliks, parašykite "nepriskirta" – niekam nepriskirkite užduoties. Jei nėra datos, parašykite "nėra datos"." Galinga versija suteikia veiksmingą, tiesiogiai priskiriamą išvestį be jokių veiksmų.
trys mini dėklai
1 atvejis – pasiruošimo galia. Pardavimų vadybininkas prieš kritinį klientų susitikimą AI pateikė „5 galimus prieštaravimus ir atsakymo nurodymus“. Susitikime klientas išsakė lygiai tris iš šių prieštaravimų; Vadovas buvo pasiruošęs. Per tą susitikimą sandoris buvo baigtas. Išmoką atnešė dirbtinis intelektas, iš anksto apgalvojus galimus scenarijus.
2 atvejis – prarasti veiksmai. Viena komanda rengdavo savaitinius susitikimus, bet nefiksavo veiksmų; Kas savaitę vėl buvo keliamos tos pačios temos. Po kiekvieno susitikimo su AI jie pradėjo kurti ir dalytis „veiksmų (kas-kas-kada)“ sąrašais. Po 4 savaičių pakartotinai atvertų temų sumažėjo 70%, o susitikimo trukmė sutrumpėjo.
3 atvejis – netinkamo priskyrimo spąstai. Padėjėjas išplatino dirbtinio intelekto sudarytą susitikimo santrauką be patikrinimo. AI sugalvojo veiksmą iš neaiškaus sakinio, kuriame sakoma: „Ayse parengs biudžeto ataskaitą“, nors tokio paskyrimo nebuvo. Ayşe nustebo, kilo sumaištis. Pamoka: AI gali sugalvoti veiksmus ir užduotis; Patvirtinkite kiekvieną eilutę savo prisiminimais.
Dažnos klaidos
- Įėjimas nepasiruošęs: dirbtinio intelekto naudojimas tik vėliau; Jis buvo bent jau toks pat vertingas kaip anksčiau.
- Darbas su AI metu: Padalintas fokusavimas; Užsirašykite neapdorotus užrašus, palikite apdorojimą vėlesniam laikui.
- Nepatvirtina užduočių: AI gali sudaryti užduotis ir žmones; patvirtinti.
- Neplatinti santraukos: santrauka, kuri liko viduje, yra santrauka, kurios nėra; Dalinkitės ir paprašykite patvirtinimo.
- Apeiti nuorašo privatumą: gaukite sutikimą, neįklijuokite neskelbtino nuorašo į viešąjį įrankį.
- Nepaisydami tolesnių veiksmų: jei sudarysite veiksmų sąrašą ir jo nesilaikysite, sąrašas mirs.
Įspėjimas: automatizuotos susitikimų santraukos gali paversti neaiškius pokalbius galutiniais sprendimais. „Galbūt mes tai padarysime“ santraukos įrankyje galėtų būti „tai buvo nuspręsta padaryti“. Visada patikrinkite svarbius sprendimus su žmogaus atmintimi.
Apibendrinant
- Dirbtinis intelektas naudojamas visuose trijuose susitikimo etapuose, tačiau tikrasis pelnas yra po to: užtikrinama, kad sprendimai ir veiksmai nebūtų prarasti.
- Pirmiausia nustatykite darbotvarkę ir pagalvokite apie galimus prieštaravimus; Pasiruošimas sutrumpina susitikimą.
- Nesijaudinkite su dirbtiniu intelektu, užsirašykite neapdorotus užrašus; Palikite apdorojimą vėlesniam laikui.
- Tada suformuluokite pastabą kaip „Sprendimai + veiksmai (kas-kas-kada) + Atviri klausimai“.
- AI gali priimti susitikimus ir priimti sprendimus; patvirtinkite kiekvieną eilutę, išplatinkite santrauką ir paprašykite atsiliepimų; Nepamirškite nuorašo konfidencialumo ir sutikimo.
Taikymo užduotis
Sukurkite būsimo susitikimo darbotvarkę pagal laiką, naudodami pirmąjį šabloną ir galimų prieštaravimų sąrašą naudodami antrąjį šabloną. Struktūruokite neapdorotą po susitikimo atmintinę naudodami trečiąjį šabloną ir palyginkite kiekvieną veiksmo užduotį su tuo, ką prisimenate – patikrinkite, ar AI neatliko kokių nors klaidingų užduočių. Galiausiai paruoškite tolesnį pranešimą su ketvirtuoju šablonu ir paprašykite dalyvių patvirtinti.
kontrolinis sąrašas
- [ ] Dirbdamas dirbtinį intelektą naudojau prieš posėdžio darbotvarkę ir pasiruošimą.
- [ ] užsirašiau neapdorotus užrašus, nesivarginau dirbtinio intelekto.
- [ ] Pastabą suskirstiau kaip Sprendimai/Veiksmai/Atviri klausimai.
- [ ] Kiekvieną veiksmo užduotį patvirtinau savo prisiminimu.
- [ ] Išplatinau santrauką ir paprašiau atsiliepimo per 24 valandas.
- [ ] Gavau sutikimą dėl nuorašo ir užtikrinau konfidencialumą.